6. Bố cục của luận văn
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Vietcombank Kiên Giang là Chi nhánh cấp 1 trực thuộc Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam. Do vậy, cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Chi nhánh cũng dựa theo mô hình tổ chức hiện nay của Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam. Việc phân chia các phòng, ban, tổ chủ yếu dựa trên các mảng nghiệp vụ mà phòng, ban, tổ đảm nhiệm. Mô hình tổ chức của Vietcombank Kiên Giang được thể hiện qua sơ đồ:
Hình 2. 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Vietcombank Kiên Giang
Quan hệ phụ thuộc
Quan hệ chức năng
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Ban Giám Đốc
Ban Giám đốc Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam – Chi nhánh Kiên Giang gồm có một Giám đốc và 02 Phó Giám đốc làm công tác tham mưu giúp việc và trực tiếp phụ trách các Phòng, Ban do Giám đốc phân công.
Ban giám đốc có nhiệm vụ hoạch định toàn bộ chính sách kinh doanh tại đơn vị và chỉ đạo các Phòng, Ban thực hiện từng nhiệm vụ chuyên môn của mình theo chương trình kế hoạch đã được thống nhất. Trong đó, Giám đốc chịu trách nhiệm chính toàn bộ mọi hoạt động tại đơn vị, còn các phó Giám đốc chịu trách nhiệm làm tham mưu cho Giám đốc về các mảng công việc được phân công. Trường hợp Giám đốc đi vắng (Công tác, họp hội . . .), một trong hai Phó giám đốc được Giám đốc ủy quyền chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động phải thực hiện một cách nghiêm túc các nhiệm vụ được ủy quyền trong thời gian Giám đốc đi vắng. Hết thời gian được ủy quyền phải trực tiếp báo cáo lại kết quả đã thực hiện bằng văn bản cho
Giám đốc để tiếp tục điều hành những công việc tiếp theo và kiến nghị thêm các việc làm đang dang dở (nếu có).
Phòng Khách hàng Doanh nghiệp (P. KHDN)
- Chức năng: Xây dựng và triển khai kế hoạch kinh doanh cho nhóm khách hàng doanh nghiệp (KHDN) tại Vietcombank Kiên Giang theo đúng quy định của pháp luật, NHNN và Vietcombank.
- Nhiệm vụ: Đầu mối xây dựng và triển khai kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát triển KHDN tại Vietcombank Kiên Giang; chủ động tổ chức tiếp thị, cung cấp sản phẩm dịch vụ tới các KHDN; quản lý quan hệ khách hàng và chăm sóc khách hàng; tham mưu và trình Ban giám đốc (BGĐ) phê duyệt chính sách lãi suất, tỷ giá, phí đối với KHDN; thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác do BGĐ giao.
Phòng Khách hàng bán lẻ (P. KHBL)
- Chức năng: Xây dựng và triển khai kế hoạch kinh doanh đối với nhóm khách hàng cá nhân, hộ kinh doanh và DNNVV theo đúng quy định của pháp luật, NHNN và Vietcombank.
- Nhiệm vụ: Đầu mối xây dựng và triển khai kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát triển khách hàng; tổ chức tư vấn, bán hàng; quản lý quan hệ khách hàng và chăm sóc khách hàng; xây dựng kế hoạch phát triển mạng lưới và chuyển phòng Hành chính nhân sự tổng hợp trình BGĐ; tham mưu và trình BGĐ phê duyệt chính sách lãi suất, tỷ giá, phí đối với khách hàng cá nhân và DNNVV; thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác do BGĐ giao.
Phòng Dịch vụ Khách hàng (P. DVKH)
- Chức năng: Thực hiện hỗ trợ bán hàng nhằm cung cấp và xử lý dịch vụ kế toán, thanh toán cho khách hàng theo đúng quy định của pháp luật và quy trình cung cấp dịch vụ hiện hành của Vietcombank.
- Nhiệm vụ: Quản lý hồ sơ thông tin khách hàng (CIF), hồ sơ tài khoản tiền gửi thanh toán và các dịch vụ gia tăng theo đúng quy trình, quy định cung cấp dịch vụ hiện hành của Vietcombank; thực hiện các công việc hỗ trợ bán hàng và xử lý tác nghiệp tài khoản tiền gửi, tài khoản tiền vay và dịch vụ thanh
toán cho khách hàng theo đúng quy trình, quy định cung cấp dịch vụ hiện hành của NHNN và Vietcombank; thực hiện các công việc tác nghiệp khác như tham gia công tác bán hàng thụ động, thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác do BGĐ giao.
Phòng Quản lý nợ (P. QLN)
- Chức năng: Thực hiện tác nghiệp trên hệ thống phần mềm liên quan đến thông tin hồ sơ tín dụng, các sản phẩm bán kèm tín dụng và các tác nghiệp khác theo qui trình của Vietcombank trong từng thời kỳ; thực hiện báo cáo liên quan đến khoản vay và danh mục tín dụng tại chi nhánh đảm bảo chính xác, đầy đủ, kịp thời, đúng quy định của pháp luật và quy định hiện hành của Vietcombank.
- Nhiệm vụ: Kiểm soát tính tuân thủ; tác nghiệp dữ liệu trên hệ thống phần mềm; nhận và lưu giữ hồ sơ tín dụng; thực hiện tác nghiệp liên quan đến việc rút vốn; tham gia vào quá trình theo dõi nợ, nhắc nợ và thu nợ; lập và đối chiếu báo cáo; chấm điểm xếp hạng tín dụng theo quy định hiện hành của Vietcombank; thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác do BGĐ giao.
Phòng Kế toán
- Chức năng: Thực hiện chức năng đơn vị kế toán cơ sở tại chi nhánh; thực hiện và đảm bảo công tác kế toán tổng hợp chính xác, đầy đủ, kịp thời, tuân thủ quy định của pháp luật, NHNN và Vietcombank.
- Nhiệm vụ: Đầu mối xây dựng và tham gia triển khai kế hoạch tài chính, kế hoạch ngân sách của chi nhánh. Thực hiện công tác kế toán nội bộ và kế toán tổng hợp của chi nhánh; thực hiện kiểm tra, kiểm soát (bộ phận KTB); thực hiện công tác báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán cho Trụ sở chính Vietcombank; thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác do BGĐ giao.
Phòng Ngân quỹ (P. NQ)
- Chức năng: Thực hiện công tác quản lý, giao nhận, bảo quản, vận chuyển và thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá/coi như có giá và ấn chỉ quan trọng tại chi nhánh đảm bảo đúng quy trình, quy chế của NHNN và Vietcombank; xây dựng và hướng dẫn thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn kho quỹ trong toàn chi
nhánh.
- Nhiệm vụ: Thực hiện công tác quản lý, giao nhận, bảo quản, vận chuyển và thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá/coi như có giá và ấn chỉ quan trọng tại chi nhánh;hướng dẫn thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn kho quỹ trong toàn chi nhánh, kiểm tra công tác an toàn kho quỹ tại chi nhánh theo yêu cầu cua BGĐ; thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác do BGĐ giao.
Phòng Hành chính nhân sự (P. HCNS)
- Chức năng: Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chính, quản trị, xây dựng cơ bản tại chi nhánh, trực tiếp triển khai thực hiện các công tác này theo đúng các quy định của pháp luật, NHNN và Vietcombank;tham mưu cho BGĐ về đề xuất thay đổi mô hình tổ chức bộ máy chi nhánh, công tác quản lý và phát triển nguồn nhân lực, chính sách lao động và tiền lương của chi nhánh theo các quy định của Vietcombank, của pháp luật và của ngành, phù hợp với định hướng hoạt động, hỗ trợ tích cực cho hoạt động kinh doanh của CN.
- Nhiệm vụ: Thực hiện công tác quản lý hành chính;thực hiện công tác xây dựng cơ bản và phát triển mạng lưới. Các nhiệm vụ khác: Thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác do BGĐ giao phù hợp với quy định của pháp luật, NHNN và Vietcombank; tham mưu cho BGĐ trong công tác xây dựng, đề xuất sửa đổi, bổ sung các văn bản, quy chế, quy định của Vietcombank có liên quan đến công tác cán bộ; tham mưu cho BGĐ trong việc đề xuất thay đổi mô hình tổ chức bộ máy chi nhánh; tham mưu cho BGĐ trong công tác xây dựng, quản lý đội ngũ CBNV; tham mưu cho BGĐ trong công tác lao động – tiền lương, các chính sách cho người lao động; tham mưu cho BGĐ trong công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ;thực hiện chế độ báo cáo thống kê lao động, tiền lương và công tác quản lý nhân sự theo quy định của Vietcombank và NHNN tại địa bàn; thực hiện các công việc liên quan đến công tác Đảng, đoàn thể, thi đua tại chi nhánh;thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác do BGĐ giao phù hợp với quy định của Pháp luật, NHNN và Vietcombank.
Phòng Giao dịch (PGD)
- Chức năng: Thực hiện 2 chức năng chính bán hàng và hỗ trợ bán hàng nhằm cung cấp và xử lý tất các các dịch vụ ngân hàng phù hợp với mọi đối tượng khách hàng trong phạm vi sản phẩm dịch vụ và hạn mức do Trụ sở chính, BGĐ chi nhánh quy định, tuân thủ đúng các quy định của pháp luật, NHNN và Vietcombank.
- Nhiệm vụ: Bán hàng, hỗ trợ bán hàng trong phạm vi hạn mức và phân công cụ thể của BGĐ chi nhánh quy định áp dụng thực hiện tại phòng giao dịch.