6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.1.2 Khái quát chung về chu trình bán hàng thu tiền trong doanh nghiệp
1.1.2.1 Khái niệm chu trình bán hàng- thu tiền
Hàng hóa là sản phẩm của lao động, có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của con người thông qua trao đổi, mua bán. Hàng hóa có thể ở dạng hữu hình như: sắt, thép, lương thực, thực phẩm... hoặc ở dạng vô hình như những dịch vụ thương mại, vận tải hay dịch vụ của giáo viên, bác sĩ và nghệ sĩ... Hàng hóa có hai thuộc tính giá trị sử dụng và giá trị. Tiền là hình thái giá trị cuối cùng của sản xuất và lưu thông hàng
hóa giản đơn đồng thời cũng là hình thức biểu hiện đầu tiên của tư bản.
Bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh tương mại, là quy trình vốn của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ, doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về tiền tệ hoặc được quyền đòi tiền và mất quyền sở hữu về hàng hoá. Chu trình bán hàng - thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa chủ hàng và khách hàng của họ, bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa và dịch vụ khi chúng đã sẵn sàng chờ bán. Với ý nghĩa như vậy, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc bằng việc thu tiền. Hàng hóa và tiền tệ được xác định theo bản chất kinh tế của chúng: Hàng hóa là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được; tiền tệ là phương tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giải quyết tức thời. Tuy nhiên ranh giới của bán hàng (tiêu) và thu tiền (thụ) có thể chế hóa trong từng thời kì và cho từng đối tượng cũng có điểm cụ thể khác nhau.
Trong chuẩn mực kế toán Việt Nam: Chuẩn mực số 14 - "Doanh thu và thu nhập khác" có nêu rõ, doanh nghiệp ghi nhận doanh thu khi nghiệp vụ bán hàng thỏa mãn tất cả 5 điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
- Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng; - Xác định được chi phí liên quan đến bán hàng
Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất, song phương thức thực hiện mục đích này rất đa dạng. Chẳng hạn, theo phương thức trao đổi và thanh toán có thể bán hàng thu trực tiếp bằng tiền mặt hoặc thu qua ngân hàng, bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp nhưng sẽ thu tiền sau (bán chịu), bán hàng theo phương thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp nhận (sau khi kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa rồi mới trả tiền)… Ngày nay với
sự phát triển của Internet, bán hàng có thể thực hiện qua mạng với những mô hình khác nhau. Theo cách thức cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hóa sản xuất ra, dịch vụ hoàn thành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo phương thức bán lẻ hoặc gián tiếp qua phương thức bán buôn, bán hàng qua đại lý.
Như vậy, chu trình bán hàng - thu tiền được xem là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh nó là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng của họ, chu trình bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng thông qua đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng,… và kết thúc bằng việc thu tiền. Các hoạt động của chu trình này bao gồm: xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hoá đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền.
Chu trình có đặc điểm cần quan tâm sau đây:
- Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hoá, tiền… nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng.
- Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của đơn vị, bởi lẽ sự cạnh tranh gây gắt trên thị trường là một nhân tố thúc đẩy nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có sai phạm.
1.1.2.2 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng – thu tiền:
Chu trình bán hàng và thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn vị kinh doanh. Hiệu quả hoạt động của các đơn vị này chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này, chẳng hạn như đơn vị có bán được hàng hoá và dịch vụ hay không, có kiểm soát được nợ phải thu hay không, có bị tổn thất tài sản hay không… đều là mối quan tâm của nhà quản lý. Vì vậy, bộ phận kiểm soát nội bộ phải giám sát chặt chẽ tất cả các nguồn thu của tổ chức. Nếu đơn vị không xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu đối với chu trình bán hàng thì việc không thu hồi được các khoản nợ là điều khó tránh khỏi, mặt khác báo cáo tài chính cũng có khả năng không phản ảnh đúng các khoản nợ phải thu khách hàng của đơn vị. Chẳng hạn do đơn vị bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán, hoặc sổ sách theo dõi không chặt chẽ nên dẫn đến thất thoát công nợ, hay nhầm lẫn trong theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng.
Để kiểm soát nội bộ hữu hiệu về chu trình bán hàng cần phải có sự tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách. Tùy theo quy mô và đặc điểm của từng đơn vị mà cách thức tổ chức cụ thể về kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng có thể rất khác nhau. Chu trình bán hàng được phân chia theo các chức năng sau:
Nhận đơn đặt hàng: đây là khâu đầu tiên của chu trình, thông thường được thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc bộ phận kinh doanh, đơn đặt hàng của khách hàng có thể ghi nhận bằng nhiều cách khác nhau, có thể khách hàng điền vào mẫu đơn in sẵn hoặc khách hàng có thể gọi điện thoại, hoặc fax, gửi qua mail. Yêu cầu của khách hàng phải được ghi nhận một cách cụ thể và chính xác về chủng loại, số lượng hàng hoá, thời gian, địa điểm giao hàng, người nhận hàng, điều kiện thanh toán. Đây là thông tin làm cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo của chu trình.
Xét duyệt bán chiu: trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt việc bán chịu. Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi nợ phải thu. Một số cách thức có thể hỗ trợ cho công việc này là thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập nhật thông tin và tình hình tài chính, vấn đề chi trả của khách hàng. Trong những môi trường kinh doanh có rủi ro cao, một biện pháp khá hữu hiệu là yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản, ký quỹ hay có sự bảo lãnh thanh toán từ phía ngân hàng.
Lập lệnh bán hàng: căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng, các bộ phận có liên quan sẽ xét duyệt về số lượng, chủng loại... để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị và lập lệnh bán hàng (hay phiếu xuất kho). Trong trường hợp nhận đơn hàng qua email, điện thoại, fax...cần có những thủ tục để đảm bảo cơ sở pháp lý về việc khách hàng đã đặt hàng. Việc chấp nhận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai.
Xuất kho hàng hóa: căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận phụ trách bán chịu, thủ kho xuất hàng cho bộ phận gửi hàng.
họ phải trả nên nó cần được lập chính xác và đúng thời gian. Hóa đơn cần lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng, bộ phận này có trách nhiệm:
- Kiểm tra số hiệu các chứng từ chuyển hàng.
- So sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh (nếu có).
- Ghi tất cả các dữ liệu cần thiết vào hóa đơn.
- Ghi giá vào hoá đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị
- Tính số tiền cho từng loại và cho cả hoá đơn. Trước khi gửi hoá đơn cho khách hàng, cần kiểm tra lại những số liệu ghi trên hoá đơn. Tổng cộng hoá đơn phát hành từng ngày phải được ghi vào tài khoản tổng hợp trên sổ cái. Từng hoá đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết giúp theo dõi nợ phải thu của từng khách hàng. Để tăng cường kiểm soát đối với chức năng này, có thể:
- Thiết lập và thường xuyên cập nhật bảng giá đã được duyệt. - Quy định rõ ràng và chặt chẽ về chính sách chiết khấu.
- Trước khi gửi đi, hoá đơn cần được kiểm tra lại bởi một người độc lập với người lập hoá đơn.
- Theo dõi các khoản phải thu: sau khi lập hoá đơn và hàng hoá đã giao cho khách hàng, kế toán vẫn phải tiếp tục theo dõi các khoản nợ phải thu. Để theo dõi chặt chẽ việc thu tiền, cần liệt kê các khoản nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để theo dõi và phân công đòi nợ, thông thường công việc này được giao cho bộ phận phụ trách bán chịu. Ngoài ra, để giảm thiểu sai phạm, đơn vị có thể phân công cho hai nhân viên khác nhau phụ trách kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng gian lận vẫn có thể xảy ra nếu họ thông đồng với nhau.
Ngoài ra, nên thường xuyên thực hiện thủ tục gửi thông báo nợ cho khách hàng. Điều này, một mặt sẽ giúp cho các đơn vị nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu, mặt khác còn giúp đơn vị xác minh và điều chỉnh kịp thời những chênh lệch (nếu có) giữa số liệu của hai bên. Thủ tục gửi thông báo nợ có thể có thể thực hiện định kỳ hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý trong năm, và dưới nhiều hình thức như gửi mail, fax, gửi thư qua bưu điện hay nhân viên theo dõi công nợ của hai bên trực tiếp đối chiếu với nhau.
với số hàng nhận được do sai quy cách hay kém phẩm chất, họ có thể gửi trả lại cho đơn vị. Vì thế, doanh nghiệp cần có một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận xét duyệt cũng như khấu trừ những khoản liên quan đến các hàng hoá này, và đơn vị đã thiết kế một chứng từ riêng để phản ánh sự xét duyệt đối với hàng bị trả lại hay giảm giá, chứng từ này cũng được sử dụng làm căn cứ ghi sổ nghiệp vụ trên.
- Dự phòng thu khó đòi: được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu thụ trong kỳ này song không còn khả năng thu được cả trong tương lai.
- Cho phép xoá sổ các khoản nợ không thu hồi được: khi không còn hy vọng thu hồi được các khoản nợ phải thu khách hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để cho phép để cho phép hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép xoá sổ các khoản nợ này. Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách. Để tăng cường kiểm soát đối với việc xoá sổ nợ phải thu khó đòi, hạn chế các gian lận có thể phát sinh (ví dụ nhân viên chiếm dụng các khoản tiền mà khách hàng đã trả, sau đó che dấu bằng cách xoá sổ chúng như một khoản nợ khó đòi), đơn vị cần quy định chặt chẽ thủ tục xét duyệt vấn đề này.