6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.2 Những tồn tại hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng-
- thu tiền tại Công ty
2.3.2.1 Môi trường kiểm soát
Hiện nay, tại công ty tuy đã có sự tách biệt giữa các chức năng: Xử lý nghiệp vụ - ghi chép sổ sách - bảo quản tài sản, nhưng sự kiểm tra độc lập tương đối chưa được đảm bảo thực hiện. Ví dụ: không có sự kiểm tra độc lập giữa kế toán ngân hàng và một nhân viên khác
Công ty cũng đã quan tâm đến công tác lập kế hoạch song cũng chưa thật hiệu quả. Đối với chu trình bán hàng - thu tiền, công tác lập kế hoạch tiêu thụ cũng chưa được quan tâm đúng mức. Trong khi đó, kế hoạch tiêu thụ nếu được lập nghiêm túc sẽ trở thành một biện pháp kiểm soát hữu hiệu về doanh thu, số lượng hàng bán ra...
2.3.2.2 Tổ chức công tác kế toán
Hiện nay, tại công ty nhân viên kế toán chỉ nhập số liệu từ chứng từ gốc ban đầu vào máy, ghi chép vào các loại sổ sách chủ yếu là do phần mềm máy tính đảm nhận. Do đó, việc nhập dữ liệu và xử lý dữ liệu trên máy tính vẫn có nhiều chỗ hở để kẻ gian có thể tận dụng:
- Không có một tài khoản sử dụng và một mật khẩu riêng để chống tình trạng các dữ liệu kế toán có thể bị sửa đổi, sao chép. Các tập tin hoặc bản ghi không được lập bản sao dự phòng dễ dẫn đến rủi ro khi các tập tin dữ liệu, tài liệu hoặc phần mềm của công ty bị hư hỏng, hoặc do hành động phá hoại, đánh cắp...
- Công ty không có mẫu đơn đặt hàng thống nhất, do đó gây khó khăn cho phòng kinh doanh trong việc kiểm tra và xét duyệt đơn đặt hàng.
- Hóa đơn được lập nhưng không có người độc lập kiểm tra dễ xảy ra các rủi ro.
- Công ty thường bán chịu cho những khách hàng quen biết là chủ yếu. Nhưng phòng kinh doanh lại bỏ qua giai đoạn nhận và xét duyệt đơn đặt hàng đối với đối tượng khách quen này. Việc bỏ qua như vậy dễ gây rủi ro trong công nợ, cũng như chủ quan, nhầm lẫn hoặc bỏ soát đơn đặt hàng của khách.
a. Hoạt động bán hàng
- Sự phân công công việc chưa thực sự rõ ràng giữa các bộ phận. Ví dụ: không có sự tách bạch rõ ràng giữa các bộ phận như: Bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng, bộ phận bán hàng và lập hóa đơn. Tất cả các công việc từ khâu tiếp nhận đơn đặt hàng cho đến khi lập hợp đồng mua bán, lập hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho...đều do phòng kinh doanh đảm nhận.
- Các báo cáo bán hàng đặc thù của các bộ phận còn hạn chế. Chẳng hạn bộ phận bán hàng không có báo cáo về tình hình thực hiện bán hàng hằng ngày, không có báo cáo phân tích tuổi nợ của khách hàng...Điều này làm cho nhân viên không chủ động trước cấp trên khi có yêu cầu cung cấp thông tin đột xuất. Do đó, làm ảnh hưởng đến việc ra quyết định của cấp trên.
- Chưa thể hiện chặt chẽ việc kiểm tra, đối chiếu giữa sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và sổ chi tiết công nợ.
-Công ty chỉ căn cứ vào uy tín của khách hàng truyền thống để quyết định bán chịu, dễ xảy ra trường hợp nợ khó đòi khi khách hàng gặp khó khăn.
b. Hoạt động thu tiền
- Việc đối chiếu hàng ngày giữa kế toán tiền mặt và thủ quỹ diễn ra không thường xuyên, không có kiểm tra chặt chẽ.
- Việc đối chiếu giữa kế toán tiền gửi ngân hàng và ngân hàng không được thực hiện thường xuyên, nghiêm túc.
- Đối với công tác thu tiền từ bán lẻ: ở công ty, hàng ngày số lượng hàng bán ra nhiều nên việc thu tiền từ các cửa hàng không được diễn ra trong ngày mà phải đợi đến ngày hôm sau mới thu được tiền (đối với các cửa hàng ở gần). Như vậy việc thu tiền được thực hiện qua ngày hôm sau dễ dẫn đến tình trạng chiếm dụng tiền tạm thời.
- Hóa đơn do nhân viên bán hàng trực tiếp lập thể hiện tính không chuyên nghiệp trong nghiệp vụ và tính kiểm soát yếu.
- Vai trò của kế toán các cửa hàng bán lẻ còn hạn chế, chỉ dừng lại ở việc thu tiền và lập báo cáo.
Tóm lại: Xuất phát từ những ưu điểm cũng như những tồn tại còn hạn chế đã nêu trên, sự cần thiết của công ty là phải làm thế nào để công tác kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng vừa phát huy được
hiệu quả của nó, vừa bổ sung những yếu tố cần thiết để hoạt động kiểm soát được trở nên hữu hiệu hơn.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương 2, luận văn đã trình bày khái quát về Công ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi, từ quá trình hình thành, phát triển, chức năng, nhiệm vụ cũng như những đặc điểm tổ chức kinh doanh và quản lý tại công ty, xem xét thực trạng môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán và thủ tục kiểm soát chu trình bán
hàng - thu tiền tại đơn vị thì công tác kiểm soát nội nói chung và kiểm soát nội bộ về bán hàng - thu tiền nói riêng được công ty rất quan tâm, các thủ tục kiểm soát hiện tại công ty đang vận dụng trong kiểm soát bán hàng và thu tiền cũng đã góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên, công tác kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty vẫn còn những tồn tại cần khắc phục như là vẫn có nhiều khe hở tạo điều kiện cho gian lận sai sót trong quá trình bán hàng, thu tiền, chưa có sự giám sát chặt chẽ, công tác phân tích cũng không được chú trọng thực hiện nên việc phát hiện hao hụt, mất mát không kịp thời…
Từ thực tế tại công ty, tiến hành đánh giá để tổng kết những mặt tích cực cũng như hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền, đưa ra hướng hoàn thiện hơn công tác kiểm soát nội bộ về nội dung bán hàng - thu tiền để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý trong điều kiện hội nhập, tránh tình trạng công tác kiểm soát nội bộ về bán hàng - thu tiền mang tính hình thức, kém hiệu quả.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KSNB ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV & KT MINH NGHI