6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình thu tiền
1.2.2.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu tiền:
Bảng 1.3 Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền
ST
T Mục tiêu Công việc kiểm soát nội bộ
1 Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận.
- Phân công nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ.
- Đối chiếu độc lập với tài khoản ở ngân hàng.
2
Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt, phiếu thu tiền được đối chiếu, kí duyệt
- Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn.
- Duyệt các khoản chiết khấu.
- Đối chiếu chứng từ gốc và kí duyệt thu tiền.
3
Tiền mặt thu được đã ghi đầy đủ vào sổ quỹ và các nhật kí thu tiền.
- Phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền với người ghi sổ.
- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời.
4
Các khoản tiền thu đã ghi sổ và nộp đúng với giá bán.
- Theo dõi chi tiết các khoản thu theo thương vụ và đối chiếu với chứng từ bán hàng và thu tiền.
5 Các khoản thu tiền được phân loại đúng.
- Sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền.
- Soát xét, đối chiếu nội bộ việc phân loại, chú ý định khoản đặc biệt.
ST
T Mục tiêu Công việc kiểm soát nội bộ
6 Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian.
- Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ và sổ.
- Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ.
7
Các khoản thu tiền ghi đúng vào sổ quỹ, sổ cái và tổng hợp đúng.
- Phân cách nhiệm vụ ghi sổ quỹ với theo dõi thanh toán tiền hàng.
- Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn.
- Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ.
1.2.2.2 Những sai phạm có thể xảy ra của chu trình thu tiền:
Bảng 1.4 Sai phạm có thể xảy ra của chu trình thu tiền
Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra
Lập hóa đơn
- Bán hàng nhưng không lập hóa đơn.
- Lập hóa đơn sai về giá trị, thông tin của khách hàng. - Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn.
Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu
- Ghi sai số tiền, ghi trùng hoặc ghi sót hóa đơn.
- Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt. - Phản ánh doanh thu sai kỳ kế toán.
- Quản lý nợ phải thu khách hàng kém nhưng chưa được xét duyệt.
- Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ.
1.2.2.3 Thủ tục kiểm soát nhằm ngăn chặn rủi ro trong chu trình thu tiền:
Các thủ tục kiểm soát nội bộ cần có để đạt được các mục tiêu về:
a. Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận
- Cần cách ly trách nhiệm giữa nhân viên quản lý tiền mặt và ghi sổ sách - Phân công công việc đối chiếu với ngân hàng độc lập với kế toán ngân hàng
b. Các khoản chiết khấu được xét duyệt đúng đắn
- Chính sách về chiết khấu phải thực sự tồn tại trong công ty - Các khoản chiết khấu phải được các cấp có thẩm quyền phê chuẩn và phù hợp với chính sách của công ty
c. Tiền mặt thu được đã ghi sổ đầy đủ vào Sổ quỹ và Nhật ký thu tiền mặt
- Cách ly trách nhiệm giữa nhân viên thu tiền và kế toán tiền
- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ nhận báo cáo kịp thời
- Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền
- Lập và gửi đều đặn bảng cân đối bán hàng - thu tiền cho khách hàng - Kiểm tra nội bộ việc thu tiền: Đối chiếu giấy báo nhận tiền, bảng kê, giấy báo của ngân hàng với sổ sách tương ứng
d. Các khoản thu tiền đã ghi sổ được đem gửi và ghi sổ theo số tiền nhận được
- Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ và đối chiếu chúng với mức giá đã duyệt trên các chứng từ bán hàng
- Đối chiếu độc lập, đều đặn sổ phụ với tài khoản ngân hàng - Kiểm tra nội bộ việc định giá, các phép tính
e. Các khoản thu tiền được phân loại đúng
- Sử dụng sơ đồ tài khoản đầy đủ
- Kiểm tra các chứng từ chứng minh các khoản thu tiền mặt và so sánh với thực tế trên sơ đồ tài khoản
f. Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ đúng thời gian
- Các nghiệp vụ thu tiền phải được quy định ghi sổ hàng ngày khi có chứng từ chứng minh
- Cử nhân viên độc lập kiểm soát việc ghi sổ và thu tiền
g. Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ đúng đắn và tổng hợp chính xác
- Cách ly trách nhiệm giữa việc ghi sổ nhật ký thu tiền mặt với việc ghi sổ phụ các khoản phải thu và sổ quỹ
- Gửi đều đặn các khoản cân đối thu tiền cho khách hàng
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu sẽ giúp các đơn vị đạt được mục tiêu. Tuy nhiên trong một hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng chỉ đảm bảo hợp lý chứ không hoàn toàn tuyệt đối. Nó tồn tại những hạn chế, sai lầm nhất định đẫn đến không đạt mục tiêu. Do vậy khi thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp nên quan tâm đến những rủi ro có thể xảy ra trong hiện tại và tương lai để có thể hạn chế nó ở mức tối đa.
Chương 1 trình bày những vấn đề lí luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nói chung và đối với chu trình bán hàng- thu tiền nói riêng. Đây chính là nền tảng để tiến hành việc nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi. Từ đó, luận văn đưa ra những giải pháp để tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chu trình này tại đơn vị.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV & KT MINH NGHI 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TMDV & KT MINH NGHI 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty
Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi hoạt động theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0400898116 được thành lập Ngày 20 tháng 02 năm 2009 theo quyết định số 4219 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Đà Nẵng.
Mã số thuế: 0400898116
Địa chỉ: 21 Bàu Trảng 5, P. Thanh Khê Tây, Q. Thanh Khê, TP. Đà Nẵng. Đại diện pháp luật: Bà Trần Thị Mỹ Linh
Công ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi là đại lý phân phối sản phẩm ống nước và phụ kiện PPR, Upvc & HDPE DISMY của Công ty CP Cúc Phương tại khu vực Thành phố Đà Nẵng. Hiện nay Công ty đã trở thành nhà cung cấp uy tín cho nhiều công trình, dự án lớn tại khu vực Tp. Đà Nẵng. Sự đa dạng về sản phẩm, uy
tín, chất lượng & giá thành cạnh tranh là thế mạnh đem lại sự hợp tác lâu dài của khách hàng và đối tác của Công ty.
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu:
- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng - Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác - Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp
- Lắp đặt hệ thống xây dựng khác
Các sản phẩm công ty đang cung cấp:
- Ống và phụ kiện nước
- Bồn nước inox, chậu rửa inox - Bình nước nóng
- Thiết bị sen vòi, thiết bị vệ sinh - Vật tư nước khác…
Đinh hướng phát triển:
“Trở thành đơn vị thương mại đa dạng sản phẩm trong kinh doanh lĩnh vực ngành nước, có tiềm lực mạnh về tài chính và nguồn nhân lực”.
Tiêu chí kinh doanh:
“Quyền lợi và sự hài lòng của khách hàng - Dịch vụ bán hàng và giá thành cạnh tranh”.
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
2.1.2.1 Chức năng
Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi là một doanh nghiệp kinh doanh tổng hợp gồm nhiều ngành nghề khác nhau, đa dạng, phong phú, từ buôn bán hàng hóa đến cung ứng dịch vụ. Trong đó nổi bật lên đó là kinh doanh vật liệu, thiết bị, lắp đặt máy móc, thiết bị và phụ tùng trong xây dựng…
Quy mô của Công ty vẫn còn nhỏ, chưa lớn lắm so với nhiều Công ty khác trên địa bàn Thành phố Đà Nẵng. Tuy vậy nhưng phạm vi hoạt động của Công ty tương đối rộng do ngành nghề kinh doanh và dịch vụ tương đối đa dạng.
2.1.2.2 Nhiệm vụ
-Kinh doanh vật liệu, thiết bị lắp đặt, máy móc trong xây dựng; sử dụng vốn có hiệu quả nhằm hoàn thanh các mục tiêu góp phần thực hiện các chỉ tiêu kinh tế xã hội
-Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước khách hàng, pháp luật về sản phẩm mà công ty cung cấp. Cụ thể: kinh doanh vật liệu, thiết bị lắp đặt; sử dụng vốn có hiệu quả nhằm hoàn thành các mục tiêu đề ra góp phần thực hiện các chỉ tiêu kinh tế xã hội.
-Duy trì và ổn định hoạt động kinh doanh để đảm bảo đời sống cho người lao động.
-Nghiên cứu nhu cầu của thị trường để xây dựng phương án kinh doanh có hiệu quả.
-Chấp hành chính sách, pháp luật của nhà nước, chính sách về tiền lương, bảo hiểm xã hội…
-Lập đầy đủ các báo cáo về tình hình kinh doanh sản phẩm của công ty cho cơ quan thuế cũng như các đối tác bên ngoài.
Để làm tốt các nhiệm vụ trên, nhiệm vụ trước mắt của công ty là: + Mở rộng thị trường
+ Không ngừng củng cố cơ cấu tổ chức ở công ty theo chiều hướng tinh gọn, khoa học.
+ Sử dụng phương thức kinh doanh linh hoạt, chủ động và có hiệu quả kinh tế. + Xây dựng, củng cố và phát triển doanh nghiệp, đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ.
2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán và quản lý của Công ty
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Công Ty TNHH TMDV & Kỹ Thuật Minh Nghi áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ tài chính ngày 22 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam. Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác sang đồng Việt Nam theo tỉ giá giao dịch liên ngân hàng được Ngân hàng nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 dương lịch hàng năm.
Hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hình thức kế toán: Công ty áp dụng là hình thức kế toán trên máy vi tính, chương trình phần mềm kế toán Công ty sử dụng là phần mềm “Kế toán Việt Nam” với hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung.
Tổ chức bộ máy kế toán là công việc do tổ chức nhân sự đảm nhận, nhằm thực hiện các chức năng nhiệm vụ của công tác kế toán trong công ty, chính vì thế việc tổ chức bộ máy kế toán sao cho hợp lý, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả là điều quan trọng để cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin, đồng thời phát huy nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán.
Để đảm nhận được các yêu cầu trên, kế toán công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:
Hình 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Chức năng, nhiệm vụ chính của các phòng ban chức năng:
Phòng kế toán: bám sát quá trình kinh doanh, phản ánh và đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phục vụ công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh của giám đốc, đồng thời theo dõi trực tiếp các nghiệp vụ phát sinh, ghi sổ kế toán. Nhân viên đều có trình độ chuyên môn vững vàng và có kinh nghiệm, phòng có nhiệm vụ thu thập và xử lý các thông tin kế toán trong phạm vi Công ty, trên cơ sở đó phân tích và lập báo cáo tài chính giúp cho ban giám đốc đưa ra những phương hướng và quyết định chỉ đạo hoạt động kinh doanh. Nhiệm vụ cụ thể của mỗi kế toán như sau:
Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp):
Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ, thuế Kế toán chi phí, tính giá thành sản phẩm, kế toán NVL, kế toán lương Thủ quỹ Thủ kho
- Tổ chức hệ thống kế toán của doanh nghiệp để tiến hành ghi chép hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của công ty.
- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ tài chính. - Kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra việc bảo quản lưu trữ các tài liệu kế toán.
- Hoạch định và đưa ra những quyết định tài chính ngắn hạn.
- Có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong công ty chuyển đầy đủ kịp thời những tài liệu cần thiết cho công việc kiểm tra, kiểm soát của kế toán trưởng.
- Đảm bảo yêu cầu về bảo mật đối với các thông tin kế toán trong doanh nghiệp.
- Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của phòng kế toán cho BGĐ.
Kế toán Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Công nợ và kế toán thuế:
- Theo dõi các khoản vay ngắn hạn ngân hàng.
- Theo dõi các nghiệp vụ phát sinh của ngân hàng: rút tiền, gửi tiền, lãi vay....
- Giải trình các số dư tài khoản liên quan.
- Theo dõi các khoản công nợ phải thu của khách hàng, phải trả nhà cung cấp.
- Đưa ra kế hoạch thanh toán cho từng nhà cung cấp, thu hồi công nợ. - Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh.
- Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào, đầu ra. - Hàng tháng, quý, năm chịu trách nhiệm lập báo cáo thuế.
- Cập nhật kịp thời các thông tin về luật thuế.
- Phụ trách quyết toán thuế, lập hồ sơ hoàn thuế khi có phát sinh.
Kế toán tiền lương, Nguyên vật liệu, Kế toán chi phí, tính giá thành sản phẩm:
- Theo dõi tình hình cấp phát vật tư, tình hình tăng giảm vật tư. - Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư, hàng hóa, sản phẩm. - Tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Cung cấp kịp thời những số liệu thông tin tổng hợp về các khoản mục chi phí và yếu tố chi phí đã quy định.
- Theo dõi, quản lý khối lượng hàng hóa bán ra.
- Có trách nhiệm xác định kết quả kinh doanh phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp
- Theo dõi và thanh toán các khoản thanh toán lương, quỹ lương và các chế độ của người lao động trong công ty dựa trên Bảng chấm công và hợp đồng lao động.
- Thực hiện việc nhập, xuất hàng hóa. - Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho hàng hóa. - Theo dõi nhập, xuất, tồn hàng hóa.
- Theo dõi và đối chiếu số lượng tồn kho tối thiểu.