6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2 THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠ
- Quản lý nguồn vốn và nguồn ngân quỹ của công ty, cân đối thu chi, thực hiện sổ sách, báo cáo theo quy định, theo dõi đối chiếu theo công nợ, lập kế hoạch SXKD.
- Phân tích tình hình tài chính từ đó chủ động đề xuất với giám đốc các biện pháp đúng đắn, đường lối phát triển vững mạnh của công ty.
- Chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật và cơ quan nhà nước về việc sử dụng và quản lý vốn, tài sản cũng như chính sách thuế hiện hành.
Kho: Chịu trách nhiệm từ khâu kiểm nhận, bảo quản, theo dõi hạn dùng của sản phẩm, đóng dấu tiêu chuẩn chất lượng trước khi bàn giao cho khách hàng.
2.2 THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠICÔNG TY CÔNG TY
2.2.1 Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với hoạt động bán hàng tại Công ty
Bán hàng và thu tiền là quy trình phức tạp đòi hỏi công việc kiểm soát nội bộ phải thực hiện chặt chẽ. Do đó, công ty ngày càng coi trọng hoàn thiện kiểm soát nội bộ để bảo vệ tài sản của công ty.
2.2.1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hình thức bán buôn
Phòng kinh doanh được bố trí độc lập nhưng vẫn liên kết chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty. Bộ phận bán hàng tại công ty nằm trong Phòng kinh doanh, phụ trách việc bán hàng khu vực Quảng Nam – Đà Nẵng. Các bộ phận có liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền: bán hàng, kế toán, thủ kho, lái xe được tách bạch chức năng rõ ràng. Các nhân viên của mỗi chức năng được phân quyền sử dụng, có user và password riêng để truy cập trong hệ thống thông tin của toàn đơn vị. Có thể khái quát hình thức bán buôn thông qua lưu đồ như hình 2.3.
Khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ yêu cầu mua kèm theo đơn đặt hàng. Quá trình bán hàng tại công ty được bắt đầu từ khi phòng kinh doanh nhận được lời đặt hàng của khách hàng. Tại Công ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi, hầu hết khách hàng là các đại lý, công ty hay các khách hàng quen thuộc, có mối quan hệ làm ăn lâu năm và lâu dài. Do đó mỗi khi cần lấy hàng, các đại lý, công ty hay các đơn vị chỉ cần gọi điện hay fax trực tiếp đến phòng kinh doanh của công ty để đặt hàng, làm như vậy vừa tiết kiệm được chi phí vừa rút ngắn giai đoạn đặt hàng mà thủ tục cũng đơn giản.
Đối với các khách hàng mới lần đầu tiên giao dịch với công ty thì phải tìm hiểu thêm về khách hàng mới này. Sau khi tìm hiểu thấy công ty khách hàng đáng tin cậy thì công ty mới có quyết định bán hàng hay không và cho phép nợ hay không.
HĐMB HĐMB Lệnh xuất hàng Lập lênh xuất hàng Lập PXK Phiếu XK Lập HĐ GTGT Hóa đơn GTGT Lập BB GNHH BB GNHH 1 Lập HĐMB Ký duyệt HĐMB Ký duyệt HĐ GTGT BB GNHH Nhận hàng Thanh toán 2 Ký duyệt Xuất hàng Thẻ k ho Nhận hàng HĐ GTGT BB GNHH PXK Sổ chi tiế t hà ng hó a Bảng tổ ng h ợp chi tiế t HĐ GTGT Sổ chi tiế t D T,G V,P TKH Bảng tổ ng hợ p D T,G V,P TKH 3 Ký duyệt 1 1 2 2 2 1 1 2 1 1 2 3 PXK (1) (2) (3) (4) (5)
Khách hàng P.Kinh doanh Giám đốc Thủ kho Nhân viên VC KT hàng hóa KTTT,CN
Hình 2.3 Lưu đồ KSNB đối với hình thức bán buôn
Việc bán hàng cho các khách hàng mới sẽ tốn nhiều thời gian tìm hiểu hơn các khách hàng cũ nhưng bù lại bù lại sẽ đảm bảo tính chắc chắn, hạn chế rủi ro. Còn đối với các khách hàng quen thuộc lâu dài, việc đặt hàng được thực hiện một cách đơn giản như đã nêu trên.
Sau khi nhận được lời đề nghị đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ tiến hành xem xét về điều kiện mua hàng của khách hàng và khả năng đáp ứng của công ty về số lượng, chủng loại hàng hóa, giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán... Đồng thời đối với những khách hàng quen thuộc, phòng kinh doanh sẽ kiểm tra phần công nợ của khách hàng đó. Nếu khách hàng đó còn nợ ít thì sẽ tiếp tục bán, còn nợ nhiều thì sẽ yêu cầu trả bớt số tiền còn nợ rồi mới đồng ý bán.
Bước 2: Lập Hợp đồng mua bán và các chứng từ liên quan
Sau khi xem xét kỹ phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập hợp đồng mua bán. Hợp đồng mua bán được xem là ràng buộc pháp lý giữa công ty và khách hàng. Trên hợp đồng mua bán có quy định rõ quyền hạn và nghĩa vụ của các bên. Các bên phải thực hiện theo đúng các quy định và điều kiện đã nêu trong hợp đồng, bên nào vi phạm sẽ phải bồi thường thiệt hại cho bên còn lại theo đúng quy định pháp luật.
Ở công ty việc ký kết các hợp đồng mua bán đều do giám đốc trực tiếp ký. Hợp đồng mua bán là chứng từ thể hiện sự thỏa thuận giữa khách hàng và công ty. Hợp đồng mua bán được lập thành 4 bản: Khách hàng giữ hai bản; Phòng kinh doanh giữ một bản để theo dõi tình hình xuất bán và thanh toán của khách hàng, đồng thời có biện pháp đốc thúc khách hàng thanh toán đúng hạn; Phòng kế toán giữ một bản để theo dõi việc xuất hàng, thanh toán của khách hàng. Mẫu hợp đồng mua bán (Phụ lục số 2.1).
Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, phòng kinh doanh tiến hành lập lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT:
-Lệnh xuất hàng được lập thành 2 bản: một bản lưu tại nơi lập, bản còn lại giao cho thủ kho để xuất hàng. Tuy nhiên không phải lúc nào công ty cũng lập lệnh xuất hàng, chỉ khi nào bán với số lượng lớn thì công ty mới lập. Mẫu lệnh xuất hàng (Phụ lục số 2.2).
-Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: liên 1 lưu tại cùi, liên còn lại giao cho thủ kho làm căn cứ để xuất hàng. Mẫu phiếu xuất kho (Phụ lục số 2.3)
Bảng 2.1 Hóa đơn GTGT
Công ty TNHH TMDV & KT HÓA ĐƠN GTGT Số: 0006934 Minh Nghi Liên 3: Nội bộ Ký hiệu: TA/2019T
Ngày 20 tháng 02 năm 2019
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH TMDV & KT MINH NGHI
Địa chỉ: 21 Bàu Trảng 5, P. Thanh Khê Tây, Q. Thanh Khê, TP. Đà Nẵng Điện thoại: 0236 3761 186 MS: 0400898116
Đơn vị mua: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC
Địa chỉ: 82-84 Bạch Đằng - Quận Hải Châu - Tp. Đà Nẵng MST: 0400101080
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Số TK: ...
I. PHẦN HÀNG HÓA
STT Hàng hóa ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền
(A) (B) (C) (1) (2) (3)=(1)*(2) 1 Ống nước uPVCTP 21x3mm Mét 500 11.550 5.775.000 2 Van MH Cái 80 96.500 7.720.000 1. Cộng tiền hàng: 13.495.000 2. Thuế GTGT (10%): 1.349.500 3. Cộng thanh toán: 14.844.500
Bằng chữ: Mười bốn triệu tám trăm bốn mươi bốn ngàn năm trăm đồng.
Hóa đơn GTGT lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại cùi, liên 2 giao cho khách hàng, liên còn lại lưu chuyển nội bộ để làm căn cứ ghi sổ. Mẫu hóa đơn của công ty sử dụng theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Hóa đơn được đánh số theo thứ tự trước khi sử dụng, điều này giúp cho ban giám đốc dễ dàng kiểm soát hơn đối với công tác lập kế hoạch và luân chuyển chứng từ. Mẫu hóa đơn GTGT theo hình 2.1.
Chuyển lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho cho thủ kho làm căn cứ xuất hàng. Thủ kho sẽ căn cứ vào lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho và xuất đúng số lượng, chủng loại đã ghi trên phiếu xuất.
Từ lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT, phòng kinh doanh sẽ lập biên bản giao nhận hàng hóa. Biên bản giao nhận hàng hóa sẽ được giao cho nhân viên vận chuyển hàng hóa và mang theo giấy giao nhận hàng hóa này đến cho khách hàng. Giấy giao nhận hàng hóa sau khi đã có chữ ký của khách hàng sẽ là chứng từ chứng minh hàng hóa đã được giao và công ty được ghi nhận doanh thu. Biên bản được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản.
Bước 4: Ghi sổ
Khi xuất hàng xong, căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho và chuyển lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán hàng hóa sẽ đối chiếu số lượng thực xuất trên phiếu xuất và số lượng trên lệnh xuất xem thử có trùng khớp với nhau không. Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán sẽ nhập vào máy, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết hàng hóa, bảng tổng hợp chi tiết. Kế toán tổng hợp sẽ cập nhật vào chứng từ ghi sổ và Sổ Cái tài khoản 156. Ở công ty, khi xuất hàng không có chứng từ nào ghi rõ giá vốn của hàng xuất kho. Giá vốn của từng mặt hàng cụ thể đã được cài đặt sẵn trong phần mềm. Đến cuối tháng, kế toán chỉ cần thực hiện các thao tác đơn giản trong phần mềm thì phần mềm sẽ cho ra các số liệu chính xác về giá vốn. Cuối tháng thủ kho và kế toán sẽ tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho và các sổ sách được in ra. Nếu có xảy ra sai sót trong quá trình ghi chép hoặc nhập số liệu thì sẽ tiến hành điều chỉnh kịp thời. Đây được xem là một thủ tục kiểm soát nhập - xuất - tồn hàng hóa khá hữu hiệu.
Sau khi nhận hàng từ thủ kho, nhân viên vận chuyển sẽ cầm Hóa đơn GTGT và biên bản giao nhận hàng để đem đến cho khách hàng ký. Liên 2 của Hóa đơn GTGT và 1 biên bản giao nhận hàng hóa sẽ giao cho khách hàng giữ lại, 2 liên còn lai của hóa đơn GTGT và 1 biên bản giao nhận hàng hóa, nhân viên vận chuyển sẽ mang về và giao cho phòng kinh doanh giữ 1 liên. Hóa đơn GTGT và 1 biên bản giao nhận hàng hóa, liên 3 của hóa đơn sẽ được giao cho phòng kế toán.
Ghi sổ doanh thu: kế toán tiêu thụ, công nợ sau khi nhận được lệnh xuất hàng và liên 3 của hóa đơn sẽ tiến hành đối chiếu. Sau đó, căn cứ vào liên 3 của hóa đơn GTGT để làm căn cứ nhập vào máy. Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ chi tiết (sổ chi tiết giá vốn, doanh thu, phải thu khách hàng), bảng tổng hợp giá vốn, doanh thu, phải thu khách hàng.
Bảng 2.2 Sổ chi tiết tài khoản
Kế toán tổng hợp cũng căn cứ vào hóa đơn đó để cập nhật và chứng từ ghi sổ và sổ Cái tài khoản doanh thu. Cuối ngày, kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu với nhau. Nếu có sai sót sẽ tiến hành sửa chữa.
Bước 5: Theo dõi công nợ và xử lý các khoản giảm trừ doanh thu
Đối với trường hợp bán chịu hàng hóa, việc theo dõi công nợ được thực hiện ở cả hai bộ phận: phòng kinh doanh và kế toán tiêu thụ, công nợ. Sau khi giao hàng kế toán tiêu thụ, công nợ căn cứ vào Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho cập nhật vào máy và theo dõi công nợ phải thu khách hàng. Ở phòng kinh doanh, nhân viên bán hàng cũng mở sổ theo dõi công nợ. Đối chiếu công nợ được tiến hành giữa phòng kinh doanh và kế toán tiêu thụ, công nợ hàng tháng, quý, năm và khi có yêu cầu hoặc khi cần thiết.
Đối chiếu công nợ giữa khách hàng và công ty được tiến hành khi khách hàng có
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01/02/2019 đến ngày 28/02/2019
Tài khoản: 5111 – Hàng hóa Dư nợ đầu kỳ:
Dư có đầu kỳ: Dư nợ cuối kỳ: Dư có cuối kỳ:
Ngày Chứng từ Diễn giải TK Đ.Ư PS Nợ PS Có
20/02/2019 0006934 Bán hàng cho Cty vận tải ĐPT
1121 14.844.500
Lập ngày ... tháng ... năm....
thắc mắc về công nợ hay khi công ty muốn nhắc nhở khách hàng của mình thông qua biên bản đối chiếu công nợ. Biên bản này do kế toán tiêu thụ, công nợ lập.
Bảng 2.3 Biên bản đối chiếu công nợ
Kèm theo Biên bản đối chiếu công nợ là sổ chi tiết phải thu khách hàng:
Bảng 2.4 Sổ chi tiết phải thu khách hàng
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ
(Từ ngày 01/01/2019 đến ngày 31/12/2019) Hôm nay ngày 4 tháng 1 năm 2019 chúng tôi gồm có:
Đại diện (bên mua): CÔNG TY TNHH MTV DVTH VẬN TẢI HỒNG THỦY Ông (bà): Nguyễn Văn Thanh Chức vụ: Giám đốc
Ông (bà): Bùi Thị Thu Hà Chức vụ: Kế toán trưởng Đại diện (bên bán): CÔNG TY TNHH TMDV &KT MINH NGHI Ông (bà): Trần Thị Mỹ Linh Chức vụ: Giám đốc Ông (bà): Vũ Thị Thu Thủy Chức vụ: Kế toán
Hai bên đối chiếu xác nhận số lượng hàng hóa và số tiền thanh toán về việc mua bán như sau:
1. Số tiền bên mua trả cho bên bán đến ngày 31/12/2018: 39.963.400 2. Số phát sinh bên mua trả cho bên bán trong kỳ: 80.801.200 (kèm phụ lục) 3. Số tiền bên mua đã thanh toán cho bên bán trong kỳ: 39.963.400 (kèm phụ lục) 4. Số tiền bên mua phải trả cho bên bán đến 31/12/2019: 80.801.200
Như vậy đến ngày 31 tháng 12 năm 2019, công ty TNHH DVTH Vận tải Hồng Thủy còn nợ Công ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi số tiền: 80.801.200 đ
Viết bằng chữ: Tám mươi triệu tám trăm linh một ngàn hai trăm đồngy.
ĐẠI DIỆN BÊN MUA ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
Giám đốc Kế toán trưởng Giám đốc Kế toán trưởng
Ghi chú: Xin vui lòng xác nhận viên bản này và gửi về Công ty TNHH TMDV&KT Minh Nghi 1 bản theo địa chỉ: Công ty TNHH TMDV&KT Minh Nghi,21 Bàu Trảng 5, P. Thanh Khê Tây, Q. Thanh Khê, TP. Đà Nẵng Tel 0236 3761 186. Nếu có gì vướng mắc xin liên hệ: Vũ Thị Thu Thủy - P.Kế toán công ty.
SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG (TK131)
Từ ngày 01/01/2019 đến ngày 31/12/2019
MKH: 0067 Công ty TNHH MTV DVTH Vận tải Hồng Thủy Tài khoản: 131 – Phải thu khách hàng
Tại Công ty TNHH TMDV &KT Minh Nghi hiếm khi xảy ra trường hợp khách hàng trả lại hàng. Công ty luôn đặt uy tín và tiêu chuẩn chất lượng lên hàng đầu. Nếu có trường hợp này xảy ra thì giám đốc công ty sẽ trực tiếp xem xét số hàng mà khách hàng trả lại. Sau đó phòng kinh doanh sẽ nhận lại hàng nhưng khách hàng phải lập biên bản trả lại hàng và kèm theo Hóa đơn bán hàng của công ty. Nếu khách hàng trả lại muốn lấy lại tiền, giám đốc sẽ trực tiếp giải quyết và hoàn lại tiền cho khách hàng.
toán tiêu thụ sẽ cập nhật bút toán giảm trừ doanh thu và trong máy. Phần mềm sẽ tự động xử lý và cập nhật vào các sổ sách liên quan như sổ giá vốn, sổ doanh thu, sổ phải thu khách hàng và sổ Cái của các tài khoản có liên quan đến doanh thu.
Những hạn chế về kiểm soát nội bộ đối với hình thức bán buôn:
Đơn đặt hàng được áp dụng cho các khách hàng mới, lần đầu tiên giao dịch với công ty nhưng không áp dụng với các khách hàng quen thuộc, điều này có thể tiết kiệm được thời gian nhưng cũng có thể dẫn tới tính chủ quan, sai sót trong quá trình giao hàng như giao hàng không đúng số lượng, chủng loại mà các khách hàng đã đặt.
-Hiện tại công ty không có một bộ phận độc lập để làm nhiệm vụ tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Tất cả các đơn đặt hàng của khách hàng đều do phòng kinh doanh đảm trách. Điều này gây ra một áp lực công việc rất lớn cho nhân viên phòng kinh doanh.
-Đơn đặt hàng không có mẫu sẵn, các đơn này đều do các khách hàng có nhu