6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng:
Những mục tiêu kiểm soát này được xây dựng trên các rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong quá trình thực hiện chu trình bán hàng – thu tiền.
1.2.1.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với hoạt động bán hàng
Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ của nghiệp vụ bán hàng được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 1.1 Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ của nghiệp vụ bán hàng
ST
T Mục tiêu Công việc kiểm soát nội bộ
1 Hàng bán ghi sổ thực tế đã vận chuyển đến người mua là có thật.
- Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa vào các chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng đã phê chuẩn.
ST
T Mục tiêu Công việc kiểm soát nội bộ
- Hóa đơn được đánh số thứ tự trước và xác định rõ mục đích sử dụng.
- Các bảng cân đối bán hàng – thu tiền hàng tháng gửi cho người mua được thực hiện độc lập với kế toán.
2 Mọi nghiệp vụ bán hàng đã được ghi sổ.
- Các chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàng được đánh số trước và định rõ mục đích sử dụng.
3 Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn.
Việc phê chuẩn chung hoặc xét duyệt cụ thể từng thương vụ phải qua các thể thức đúng đắn trên cả 3 mặt:
- Xét duyệt bán chịu trước khi vận chuyển hàng bán.
- Chuẩn y việc vận chuyển hàng bán.
- Phê duyệt giá bán bao gồm cả cước phí vận chuyển và chiết khấu.
4 Các khoản bán hàng đã ghi sổ đúng số lượng, chủng loại hàng hóa đã vận chuyển và hóa đơn bán hàng đã lập đúng.
- Phân công người độc lập với nghiệp vụ bán hàng để kiểm tra nội bộ về việc lập hóa đơn theo giá cả từng loại mặt hàng tại thời điểm bán và ghi chép vào nghiệp vụ kế toán. 5
Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại thích hợp.
- Xây dựng và sử dụng sơ đồ tài khoản cho từng nghiệp vụ.
- Xem xét và kiểm tra lại việc ghi chép các nghiệp vụ vào tài khoản.
6 Các nghiệp vụ bán hàng được ghi đúng thời gian phát sinh
- Xây dựng trình tự cần có để lập chứng từ và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng đúng thời gian.
ST
T Mục tiêu Công việc kiểm soát nội bộ
7
Các nghiệp vụ bán hàng được đưa vào sổ thu tiền và cộng lại đúng
- Cách ly trách nhiệm ghi sổ bán hàng với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu của người mua.
- Lập cân đối bán hàng – thu tiền hàng tháng và gửi cho người mua.
- Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán hàng – thu tiền.
1.2.1.2 Những sai phạm có thể xảy ra của chu trình bán hàng
Bảng 1.2 Sai phạm có thể xảy ra của chu trình bán hàng
Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra
Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng.
- Đồng ý bán nhưng không có khả năng cung ứng.
- Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số điều khoản bán hàng hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác.
Xét duyệt bán chịu
- Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu, dẫn đến mất hàng, không thu được tiền. - Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng, làm cho doanh nghiệp phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức.
Giao hàng
- Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng, giao nhầm khách hàng, nhầm địa chỉ hoặc quên giao.
- Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm.
- Hàng gửi đi nhưng không được ghi lại hoặc ghi lại không chính xác.
1.2.1.3 Thủ tục kiểm soát nhằm ngăn chặn rủi ro trong chu trình bán hàng
Tính hợp lý của doanh thu ghi sổ
Doanh thu bán hàng được xem là có thật khi nghiệp vụ bán hàng thực tế có xảy ra. Doanh thu được xác nhận khi công ty chuyển giao hàng hóa dịch vụ cho khách hàng và đã thu được tiền hay đã được chấp nhận thanh toán.
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu:
- Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa trên các hóa đơn, chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng đã được phê chuẩn.
- Hóa đơn phải được đánh số thứ tự và được theo dõi, ghi chép đúng đắn. - Các bảng cân đối bán hàng - thu tiền được gửi hằng tháng cho khách hàng và việc tiếp nhận ý kiến người mua được thực hiện độc lập với kế toán phụ trách.
Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn
- Xét duyệt bán chịu trước khi gửi hàng
- Phê duyệt giá bán và phương thức bán hàng, phương thức vận chuyển và các khoản chiết khấu
Các nghiêp vụ bán hàng được ghi sổ đầy đủ
- Thực hiện việc đánh số trước đối với những tài liệu và hoá đơn bán hàng, ghi lại tất cả những số liệu này
- Ghi chép ngay tất cả các nghiệp vụ vào hệ thống máy tính và gán mã duy nhất cho nghiệp vụ bằng các ứng dụng của máy tính
- Đối chiếu số liệu từ hoá đơn vận chuyển với hoá đơn bán hàng, các sổ sách kế toán có liên quan
Doanh thu bán hàng ghi sổ được đánh giá đúng
Các thủ tục kiểm soát có thể bao gồm:
- Giới hạn quyền truy cập đối với các file tới việc phê chuẩn của cá nhân. - In một bản danh sách sự thay đổi về giá để chính bộ phận phê chuẩn giá kiểm tra lại.
- Giới hạn việc phê chuẩn đối với giám đốc marketing hoặc một vài cá nhân khác có trách nhiệm về giá bán.
Doanh thu bán hàng được phân loại đúng đắn
- Sử dụng sơ đồ tài khoản đầy đủ, chi tiết cho các nghiệp vụ - Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tài khoản
Doanh thu phải được tính và ghi sổ ngay sau khi hàng đã được chuyển giao, để tránh sự vô ý bỏ sót, không ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách. Để đảm bảo doanh thu được ghi sổ đúng kỳ, thủ tục kiểm soát chủ yếu là:
- So sánh ngày trên các hóa đơn vận chuyển với ngày trên bản sao hóa đơn bán hàng, sổ nhật ký bán hàng và các sổ khác có liên quan.
- Đối chiếu chứng từ phát sinh với sổ sách kế toán khi cập nhật dữ liệu
Các nghiệp vụ bán hàng được ghi chép, tổng hợp và cộng dồn đúng
- Cách ly trách nhiệm ghi sổ nhật ký bán hàng và ghi sổ các khoản phải thu - Gửi đều đặn các báo cáo hàng tháng cho khách hàng