6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KSNB CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV & KT MINH NGHI 3.2.1 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng
3.2.1.1 Đối với hình thức bán buôn
Để tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền, công tác này cần được hoàn thiện hơn như sau:
Bước 1: Khách hàng có nhu cầu mua hàng dù là khách hàng cũ hay khách hàng mới thì công ty cũng nên sử dụng đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng do công ty thiết kế sẵn, khách hàng chỉ cần điền theo mẫu là được. Sau khi xem xét yêu cầu của khách hàng và khả năng cung ứng của công ty, phòng kinh doanh sẽ chuyển lên cho giám đốc để thực hiện việc phê duyệt bán chịu.
Bước 2: Việc ký kết hợp đồng mua bán phải do chính giám đốc ký duyệt,
đặc biệt là những hợp đồng có giá trị lớn. Chỉ trong trường hợp đi vắng thì giám đốc mới ủy quyền cho phó giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh ký duyệt. Phải xem xét kỹ hơn các điều khoản bán chịu trước khi xét duyệt Hợp đồng mua bán, như: khả năng thanh toán, tình hình kinh doanh của đối tác...
Bước 3: Phòng kinh doanh sau khi lập các chứng từ như lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận hàng hóa phải có một bộ phận độc lập kiểm tra lại trước khi lưu hành.
Bước 4: Phòng kinh doanh chuyển lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho cho thủ
xuất đúng số lượng, chủng loại đã ghi trên phiếu xuất. Nhân viên vận chuyển sẽ căn cứ vào Hóa đơn để nhận hàng từ thủ kho. Khi xuất hàng xong, căn cứ vào phiếu xuất kho này, thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho và chuyển lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho cho kế toán hàng hóa làm căn cứ ghi sổ. Cuối tháng, thủ kho và kế toán hàng hóa sẽ tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho và sổ sách được in ra.
- Nếu bán hàng với số lượng lớn thì thay vì cuối tháng, thủ kho và kế toán hàng hóa sẽ tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho và sổ sách được in ra; thì động tác này có thể được tiến hành thường xuyên hơn.
- Việc đối chiếu công nợ giữa khách hàng và và công ty cần được tiến hành thường xuyên hơn và công tác đôn đốc trả nợ phải được thực hiện theo kế hoạch để đảm bảo các khoản doanh thu.
Bước 5: Kế toán các phần hành sẽ căn cứ vào Hóa đơn, phiếu xuất kho để
tiến hành nhập vào máy tính. Tại phòng kế toán, kế toán hàng hóa sẽ đối chiếu số lượng thực xuất trên phiếu xuất và số lượng trên lệnh xuất xem thử có trùng khớp với nhau không. Sau đó, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán sẽ nhập vào máy, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết hàng hóa, bảng tổng hợp chi tiết, kế toán tiêu thụ, công nợ phải căn cứ vào Hóa đơn cập nhật vào sổ chi tiết doanh thu, phải thu khách hàng và bảng tổng hợp chi tiết. Kế toán tổng hợp sẽ cập nhật vào chứng từ ghi sổ và sổ Cái TK 156, TK511. Đến cuối tháng, kế toán chỉ thực hiện các thao tác đơn giản trong phần mềm thì phần mềm sẽ cho ra các số liệu chính xác về giá vốn.
3.2.1.2 Đối với hình thức bán lẻ
Bước 1: Khách hàng có nhu cầu mua hàng và công ty có khả năng cung ứng
sẽ thực hiện việc trao đổi bán hàng.
Bước 2: Khi khách hàng cần lấy Hóa đơn, kế toán cửa hàng phải tiến hành lập Hóa đơn GTGT cho khách.
Bước 3: Hóa đơn có đầy đủ chữ ký của khách hàng, cửa hàng trưởng và
người lập. Liên 2 của hóa đơn sẽ được giao cho khách hàng, 2 liên còn lại sẽ do kế toán của cửa hàng giữ làm căn cứ lập bảng cân đối hàng hóa và bảng tổng hợp doanh thu. Hằng ngày, kế toán cửa hàng lập bảng kê bán hàng, thu tiền theo buổi và lưu trữ cẩn thận.
Để hình dung rõ hơn việc hoàn thiện đối với hình thức bán lẻ có thể tham khảo như lưu đồ sau:
Hình 3.1 Lưu đồ hoàn thiện KSNB đối với hình thức bán lẻ trực tiếp
Bước 4: Định kỳ hoặc thường xuyên hơn, kế toán cửa hàng phải gửi các báo
cáo, bảng tổng hợp về phòng kế toán công ty. Kế toán hàng hóa tại công ty sẽ tiến hành kiểm tra và nhập dữ liệu vào máy.
3.2.2 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình thu tiền
3.2.2.1 Thu tiền tư bán buôn
* Trường hợp khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt
Người nộp tiền Kế toán tiền mặt Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ KTCN Nộp tiền Đề nghị nộp tiền Chứng từ liên quan: HĐ GTGT Kiểm tra chứng từ Lập phiếu thu Phiếu thu
Ký duyệt phiếu thu Ký duyệt phiếu thu
Phiếu thu
Thu tiền và xác nhận PT
Sổ quỹ, báo cáo thu chi
Phiếu thu
Phiếu thu Phiếu thu
Phiếu thu
Sổ chi tiết tiền
mặt Sổ chi tiết công nợ
1 2
2
S
Đ
2 1 3
Khách hàng Nhân viên bán hàng Kế toán cửa hàng Cửa hàng trưởng
Hóa đơn GTGT
Nhận hàng
Thanh toán
Lập Bảng đôi cân đối hàng hóa, bảng tổng hợp
Doanh thu
Bảng cân đối hàng hóa, tổng hợp doanh
thu
Có nhu cầu hàng Xuất hàng
Lập Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT Ký xác nhận Hóa đơn GTGT (1) (2) (3) (4)
Hình 3.2 Lưu đồ hoàn thiện KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền mặt
-Kế toán tiền mặt kiểm tra chứng từ người nộp tiền mang đến. Nếu chứng từ hợp lệ sẽ tiến hành lập phiếu thu. Nếu không hợp lệ sẽ trả lại cho người nộp tiền.
-Kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu
-Giám đốc ký duyệt phiếu thu
-Thủ quỹ thu tiền và ghi sổ quỹ, báo cáo thu chi. Kế toán tiền mặt ghi vào sổ chi tiết tiền mặt, kế toán công nợ ghi giảm nợ phải thu khách hàng ở sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng.
-Cuối ngày thủ quỹ và kế toán tiền mặt phải tiến hành kiểm tra đối chiếu với nhau và kế toán công nợ cũng phải đối chiếu giữa sổ chi tiết tiền mặt và sổ chi tiết công nợ.
* Trường hợp khách hàng thanh toán qua ngân hàng:
Ngân hàng của công ty Kế toán ngân hàng Kế toán công nợ
Hình 3.3 Lưu đồ hoàn thiện KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng
-Kế toán ngân hàng nhận được giấy báo có do ngân hàng gửi đến.
-Kế toán ngân hàng tiến hành kiểm tra giấy báo có và đối chiếu với các chứng từ có liên quan. Đúng thì sẽ vào sổ chi tiết tiền gửi, sai thì kế toán ngân hàng chuyển trả lại cho ngân hàng. Đồng thời kế toán công nợ phải thu vào sổ chi tiết công nợ để ghi giảm nợ cho khách hàng.
-Do lượng tiền thu trong ngày nhiều nên cuối mỗi ngày kế toán ngân hàng phải đối chiếu với sổ phụ ngân hàng và đối chiếu với sổ chi tiết công nợ để đề phòng sai sót có thể xảy ra.
3.2.2.2 Thu tiền tư bán lẻ
Lập giấy báo Có Nhận được tiền do khách hàng chuyển trả Giấy báo Có (GBC) Sổ phụ ngân hàng Kiểm tra GBC Nhận giấy báo Có GBC, chứng từ liên quan
Sổ chi tiết công nợ Sổ chi tiết TGNH
S
Việc thu tiền từ bán lẻ tại các cửa hàng diễn ra với số lượng tương đối, nhưng tổng lượng tiền thu về trong ngày cũng không nhỏ nên yêu cầu về kiểm soát với việc thu tiền từ các cửa hàng bán lẻ cũng phải được thực hiện chặt chẽ hơn:
-Kế toán các cửa hàng cần thể hiện vai trò kiểm soát chặt chẽ và theo dõi sát sao lượng tiền từ các nhân viên bán hàng thu được.
-Cuối mỗi buổi sáng, buổi chiều, buổi tối kế toán các cửa hàng phải có báo cáo số lượng, cũng như lượng tiền thu được để tổng hợp vào cuối ngày, tránh tình trạng số liệu thống kê dồn vào cuối ngày, cuối tháng nhiều dễ dẫn đến sai sót và khả năng chiếm dụng tiền trong thời gian ngắn. Điều này cũng làm cho công tác quản lý và kiểm tra tốt hơn.
-Nếu lượng tiền thu về từ 3 đến 5 ngày lớn và địa điểm các cửa hàng xa công ty, kế toán cửa hàng phải gửi tiền về ngân hàng công ty để đảm bảo sự an toàn.
-Nên cần thiết thiết lập nhân viên bảo vệ tại các cửa hàng có đông khách, đảm bảo an toàn cho cửa hàng và bảo vệ tài sản của cửa hàng tốt hơn.
3.2.3 Các giải pháp bổ trợ khác
3.2.3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát:
Để đảm bảo công tác kiểm soát nội bộ được phát huy một cách có hiệu quả, trước hết công ty phải có một môi trường kiểm soát thật tốt:
- Ban hành các quy tắc, chính sách, quy định dưới dạng văn bản, phòng ngừa khả năng xảy ra xung đột quyền lợi giữa các nhân viên với công ty. Công ty nên phổ biến rộng rãi các quy tắc, quy định nêu trên và yêu cầu tất cả nhân viên kí bản cam kết tuân thủ thực hiện.
- Hiện nay, tại công ty tuy đã có sự tách biệt giữa các chức năng: Xử lý nghiệp vụ - ghi chép sổ sách - bảo quản tài sản, nhưng sự kiểm tra độc lập tương đối chưa được đảm bảo thực hiện. Ví dụ: không có sự tách biệt giữa bộ phận lập hóa đơn và bộ phận bán hàng. Do đó cần phải có sự độc lập tương đối trong việc kiểm tra giữa các bộ phận mới giúp cho cơ cấu tổ chức hoạt động thích hợp và có hiệu quả.
- Xây dựng một hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, khen thưởng, trả lương, phụ cấp, đảm bảo tính công bằng để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính và có hiệu quả.
phận thẩm định tín dụng đối với khách hàng, bộ phận này sẽ do chính Giám đốc chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu cho khách hàng. Chỉ trong trường hợp đi vắng thì giám đốc mới ủy quyền cho phó giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh ký duyệt. Bởi vì chính sách tín dụng là công cụ tác động mạnh mẽ đến độ lớn cũng như hiệu quả của các khoản phải thu trên cơ sở cân nhắc rủi ro và tính sinh lời. Việc thiết lập chính sách tín dụng hợp lý sẽ giúp cho việc quản lý các khoản phải thu được hiệu quả hơn.
Lập kế hoạch tiêu thụ:
Lập kế hoạch cũng là một khâu rất quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành doanh nghiệp. Công ty nên đặt công tác lập kế hoạch tiêu thụ lên hàng đầu. Dự toán tiêu thụ được lập một cách nghiêm túc, khoa học, dựa trên những căn cứ hợp lý sẽ giúp cho công ty dự báo được số lượng hàng tiêu thụ dự kiến, doanh thu dự kiến. Ngoài ra, bằng cách đối chiếu giữa số lượng thực tế đạt được so với kế hoạch đề ra, công ty sẽ có những điều chỉnh hợp lý để cải thiện tình hình kinh doanh.
Cơ sở lập dự toán tiêu thụ: Căn cứ vào số lượng hàng tiêu thụ của kì trước, chu kì sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm, chính sách giá cả, chính sách quảng cáo, khuyến mãi...
Phương pháp lập:
Doanh thu tiêu thụ dự
kiến =
Số lượng tiêu
thụ dự kiến X Đơn giá bándự kiến
Ví dụ: Công ty xây dựng dự toán tiêu thụ trong quý IV năm 2019 cho mặt hàng ống nước uPVC BM. Số mét ống bán dự kiến: 100.000 mét. Trong đó, tháng 10 chiếm 25 %, tháng 11 chiếm 35 % và tháng 12 chiếm 40 %. Đơn giá bán là 16.000 đồng/ mét. Các khoản phải thu mặt hàng đầu vào đầu tháng 10 là 80 triệu đồng. Doanh thu bán hàng được thanh toán ghi trên hóa đơn là 70% thu tiền ngay trong tháng, 30% còn lại thu vào tháng sau.
Bảng 3.1 Dự toán tiêu thụ quý 4/2019-SP ống nước uPVC BM
DỰ TOÁN TIÊU THỤ ỐNG NƯỚC UPVC BM Quý 4 năm 2019
ĐVT: 1.000 đ
Chỉ tiêu Tháng Cả quý
Như vậy: căn cứ vào tài liệu ta có khối lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến Số lượng ống tiêu thụ dự kiến của từng tháng được tính theo công thức:
Số lượng ống tiêu thu dự kiến = Tổng khối lượng ống tiêu thụ dự kiến x % tiêu thụ tưng tháng
Doanh thu ống tiêu thụ dự kiến của từng tháng được tính theo công thức:
Doanh thu tiêu thụ
ống dự kiến =
Khối lượng ống tiêu
thụ dự kiến x
Đơn giá bán dự kiến
Ngoài ra, dự toán tiêu thụ còn đính kèm với bản dự kiến lịch thu tiền của từng tháng trong kì kế hoạch.
Số tiền dự kiến thu được kỳ này =
% số tiền trên doanh thu thực hiện kỳ trước +
% số tiền thu được trên doanh thu dự toán thực hiện kỳ này Bảng 3.2 Bảng dự kiến lich thu tiền
BẢNG DỰ KIẾN LỊCH THU TIỀN ỐNG NƯỚC UPVC BM Quý 4 năm 2019 ĐVT: 1.000 đ Chỉ tiêu Tháng Cả quý 10 11 12 Tiền cuối tháng 9/2019 80.000 Tháng 10/2019 308.000 132.000 Tháng 11/2019 431.200 184.800 Tháng 12/2019 492.800 Tổng cộng 388.000 536.200 677.600 1.628.800
Như vậy: chính sách thu tiền tại công ty có thể quy định: Doanh thu tiêu thụ Dự kiến của từng tháng được chia thành 2 phần:
+70% doanh thu (bao gồm cả thuế VAT) sẽ thu ngay trong tháng
+30% doanh thu (bao gồm cả thuế VAT) còn lại sẽ thu vào tháng tiếp theo. Việc lập bảng dự kiến thu tiền của tháng sẽ giúp ban giám đốc kiểm soát được lượng tiền thu vào từ việc bán hàng trong từng tháng. Như vậy sẽ hạn chế được các gian lận và sai sót có thể xảy ra trong quá trình thu tiền như: Biển thủ tiền hàng hoặc thu không đủ.
Việc lập dự toán tiêu thụ là một công việc có ý nghĩa đối với hoạt động kinh doanh của đơn vị. Do đó hàng tháng, hàng quý công ty cần lập dự toán tiêu thụ cho các mặt hàng mà có sức tiêu thụ mạnh. Dự toán tiêu thụ có thể giao cho phòng kinh doanh lập và phải trình lên ban giám đốc xem xét.
3.2.3.2 Hoàn thiện về hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin
Hiện nay, ở công ty kế toán nhân viên chỉ nhập số liệu vào máy từ chứng từ gốc ban đầu, ghi chép vào các loại sổ sách chủ yếu là do phần mềm máy tính đảm nhận. Do đó, công ty cũng cần chú ý đến việc thiết kế các thủ tục kiểm soát đối với việc nhập dữ liệu và xử lý dữ liệu trên máy tính.
Mọi người có sử dụng máy tính cần có một tài khoản sử dụng và một mật khẩu riêng để chống tình trạng các dữ liệu kế toán có thể bị sửa đổi, sao chép.
Các tập tin hoặc bản ghi cần thường xuyên lập bản sao dự phòng, tốt nhất là hàng ngày nhưng không được ít hơn mức hàng tuần để đề phòng các tập tin dữ liệu, tài liệu hoặc phần mềm của công ty bị hư hỏng, hoặc do hành động phá hoại, đánh
cắp... Việc đảm bảo an toàn cho những đối tượng nêu trên cũng phải được thực hiện đồng thời với công tác bảo vệ an ninh cho hệ thống thông tin nói chung trong toàn doanh nghiệp. Các hệ thống máy tính và các thiết bị liên quan như thiết bị đầu vào, đầu ra có thể gặp phải những nguy cơ bị phá hủy do các tai họa như hỏa hoạn, lũ lụt, cúp điện đột ngột hay do sự phá hoại của con người; các thiết bị cũng có thể bị hư hỏng và ngừng hoạt động do việc sử dụng không đúng, hoặc do việc bảo dưỡng, bảo trì không được quan tâm đúng mức. Tất cả những nguy cơ này sẽ ảnh hưởng đến quá trình xử lý và lưu trữ, bảo mật dữ liệu thông tin kế toán và cần phải được