6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.3 Các giải pháp bổ trợ khác
3.2.3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát:
Để đảm bảo công tác kiểm soát nội bộ được phát huy một cách có hiệu quả, trước hết công ty phải có một môi trường kiểm soát thật tốt:
- Ban hành các quy tắc, chính sách, quy định dưới dạng văn bản, phòng ngừa khả năng xảy ra xung đột quyền lợi giữa các nhân viên với công ty. Công ty nên phổ biến rộng rãi các quy tắc, quy định nêu trên và yêu cầu tất cả nhân viên kí bản cam kết tuân thủ thực hiện.
- Hiện nay, tại công ty tuy đã có sự tách biệt giữa các chức năng: Xử lý nghiệp vụ - ghi chép sổ sách - bảo quản tài sản, nhưng sự kiểm tra độc lập tương đối chưa được đảm bảo thực hiện. Ví dụ: không có sự tách biệt giữa bộ phận lập hóa đơn và bộ phận bán hàng. Do đó cần phải có sự độc lập tương đối trong việc kiểm tra giữa các bộ phận mới giúp cho cơ cấu tổ chức hoạt động thích hợp và có hiệu quả.
- Xây dựng một hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, khen thưởng, trả lương, phụ cấp, đảm bảo tính công bằng để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính và có hiệu quả.
phận thẩm định tín dụng đối với khách hàng, bộ phận này sẽ do chính Giám đốc chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu cho khách hàng. Chỉ trong trường hợp đi vắng thì giám đốc mới ủy quyền cho phó giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh ký duyệt. Bởi vì chính sách tín dụng là công cụ tác động mạnh mẽ đến độ lớn cũng như hiệu quả của các khoản phải thu trên cơ sở cân nhắc rủi ro và tính sinh lời. Việc thiết lập chính sách tín dụng hợp lý sẽ giúp cho việc quản lý các khoản phải thu được hiệu quả hơn.
Lập kế hoạch tiêu thụ:
Lập kế hoạch cũng là một khâu rất quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành doanh nghiệp. Công ty nên đặt công tác lập kế hoạch tiêu thụ lên hàng đầu. Dự toán tiêu thụ được lập một cách nghiêm túc, khoa học, dựa trên những căn cứ hợp lý sẽ giúp cho công ty dự báo được số lượng hàng tiêu thụ dự kiến, doanh thu dự kiến. Ngoài ra, bằng cách đối chiếu giữa số lượng thực tế đạt được so với kế hoạch đề ra, công ty sẽ có những điều chỉnh hợp lý để cải thiện tình hình kinh doanh.
Cơ sở lập dự toán tiêu thụ: Căn cứ vào số lượng hàng tiêu thụ của kì trước, chu kì sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm, chính sách giá cả, chính sách quảng cáo, khuyến mãi...
Phương pháp lập:
Doanh thu tiêu thụ dự
kiến =
Số lượng tiêu
thụ dự kiến X Đơn giá bándự kiến
Ví dụ: Công ty xây dựng dự toán tiêu thụ trong quý IV năm 2019 cho mặt hàng ống nước uPVC BM. Số mét ống bán dự kiến: 100.000 mét. Trong đó, tháng 10 chiếm 25 %, tháng 11 chiếm 35 % và tháng 12 chiếm 40 %. Đơn giá bán là 16.000 đồng/ mét. Các khoản phải thu mặt hàng đầu vào đầu tháng 10 là 80 triệu đồng. Doanh thu bán hàng được thanh toán ghi trên hóa đơn là 70% thu tiền ngay trong tháng, 30% còn lại thu vào tháng sau.
Bảng 3.1 Dự toán tiêu thụ quý 4/2019-SP ống nước uPVC BM
DỰ TOÁN TIÊU THỤ ỐNG NƯỚC UPVC BM Quý 4 năm 2019
ĐVT: 1.000 đ
Chỉ tiêu Tháng Cả quý
Như vậy: căn cứ vào tài liệu ta có khối lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến Số lượng ống tiêu thụ dự kiến của từng tháng được tính theo công thức:
Số lượng ống tiêu thu dự kiến = Tổng khối lượng ống tiêu thụ dự kiến x % tiêu thụ tưng tháng
Doanh thu ống tiêu thụ dự kiến của từng tháng được tính theo công thức:
Doanh thu tiêu thụ
ống dự kiến =
Khối lượng ống tiêu
thụ dự kiến x
Đơn giá bán dự kiến
Ngoài ra, dự toán tiêu thụ còn đính kèm với bản dự kiến lịch thu tiền của từng tháng trong kì kế hoạch.
Số tiền dự kiến thu được kỳ này =
% số tiền trên doanh thu thực hiện kỳ trước +
% số tiền thu được trên doanh thu dự toán thực hiện kỳ này Bảng 3.2 Bảng dự kiến lich thu tiền
BẢNG DỰ KIẾN LỊCH THU TIỀN ỐNG NƯỚC UPVC BM Quý 4 năm 2019 ĐVT: 1.000 đ Chỉ tiêu Tháng Cả quý 10 11 12 Tiền cuối tháng 9/2019 80.000 Tháng 10/2019 308.000 132.000 Tháng 11/2019 431.200 184.800 Tháng 12/2019 492.800 Tổng cộng 388.000 536.200 677.600 1.628.800
Như vậy: chính sách thu tiền tại công ty có thể quy định: Doanh thu tiêu thụ Dự kiến của từng tháng được chia thành 2 phần:
+70% doanh thu (bao gồm cả thuế VAT) sẽ thu ngay trong tháng
+30% doanh thu (bao gồm cả thuế VAT) còn lại sẽ thu vào tháng tiếp theo. Việc lập bảng dự kiến thu tiền của tháng sẽ giúp ban giám đốc kiểm soát được lượng tiền thu vào từ việc bán hàng trong từng tháng. Như vậy sẽ hạn chế được các gian lận và sai sót có thể xảy ra trong quá trình thu tiền như: Biển thủ tiền hàng hoặc thu không đủ.
Việc lập dự toán tiêu thụ là một công việc có ý nghĩa đối với hoạt động kinh doanh của đơn vị. Do đó hàng tháng, hàng quý công ty cần lập dự toán tiêu thụ cho các mặt hàng mà có sức tiêu thụ mạnh. Dự toán tiêu thụ có thể giao cho phòng kinh doanh lập và phải trình lên ban giám đốc xem xét.
3.2.3.2 Hoàn thiện về hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin
Hiện nay, ở công ty kế toán nhân viên chỉ nhập số liệu vào máy từ chứng từ gốc ban đầu, ghi chép vào các loại sổ sách chủ yếu là do phần mềm máy tính đảm nhận. Do đó, công ty cũng cần chú ý đến việc thiết kế các thủ tục kiểm soát đối với việc nhập dữ liệu và xử lý dữ liệu trên máy tính.
Mọi người có sử dụng máy tính cần có một tài khoản sử dụng và một mật khẩu riêng để chống tình trạng các dữ liệu kế toán có thể bị sửa đổi, sao chép.
Các tập tin hoặc bản ghi cần thường xuyên lập bản sao dự phòng, tốt nhất là hàng ngày nhưng không được ít hơn mức hàng tuần để đề phòng các tập tin dữ liệu, tài liệu hoặc phần mềm của công ty bị hư hỏng, hoặc do hành động phá hoại, đánh
cắp... Việc đảm bảo an toàn cho những đối tượng nêu trên cũng phải được thực hiện đồng thời với công tác bảo vệ an ninh cho hệ thống thông tin nói chung trong toàn doanh nghiệp. Các hệ thống máy tính và các thiết bị liên quan như thiết bị đầu vào, đầu ra có thể gặp phải những nguy cơ bị phá hủy do các tai họa như hỏa hoạn, lũ lụt, cúp điện đột ngột hay do sự phá hoại của con người; các thiết bị cũng có thể bị hư hỏng và ngừng hoạt động do việc sử dụng không đúng, hoặc do việc bảo dưỡng, bảo trì không được quan tâm đúng mức. Tất cả những nguy cơ này sẽ ảnh hưởng đến quá trình xử lý và lưu trữ, bảo mật dữ liệu thông tin kế toán và cần phải được nhận thức nghiêm túc, đầy đủ. Đối với Công ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi, tài sản được bảo vệ trong hệ thống thông tin kế toán như sau:
Hình 3.4 Hệ thống bảo vệ thông tin các tài sản trong công ty
Để đảm bảo an ninh cho các thiết bị máy tính, phần mềm và dữ liệu kế toán, công ty cần chú trọng các nhóm biện pháp như:
Bảo vệ hệ thống thông tin kế toán khỏi sự thâm nhập bất hợp pháp:
Việc thâm nhập máy tính của các nhân viên kế toán và máy chủ chứa các phần mềm và dữ liệu kế toán bất hợp pháp có thể làm tổn hại vật chất cho công ty
và làm cho hệ thống kế toán của công ty không thể vận hành theo thiết kế. Để hạn chế nguy cơ truy cập bất hợp pháp và phá hoại, sửa đổi hoặc lấy cắp thông tin kế toán thì việc kiểm soát sự truy cập vào hệ thống máy tính của công ty là rất cần thiết.
Việc bảo vệ hệ thống dữ liệu của công ty khỏi sự truy cập bất hợp pháp là biện pháp tích cực ngay từ đầu để ngăn chặn sự phá hoại bằng nhiều kĩ thuật thâm nhập vô cùng sắc sảo và tinh vi. Ngoài việc hạn chế sự thâm nhập bất hợp pháp về mặt vật lý đối với các thiết bị máy tính, cần quan tâm để hạn chế quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu và thông tin. Các biện pháp cụ thể áp dụng để kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm: (1) Sử dụng mật mã cho các tập tin: Ngoài hệ thống mật khẩu, công ty còn có thể sử dụng mật mã cho các tập tin để giới hạn sự truy cập vào những tập tin nhất định. (2) Quy định một người có thể thực hiện hoạt động nào trong số các hoạt động được phép thực hiện khi truy cập. Cụ thể, các quyền truy cập dữ liệu vào các tập tin gồm đọc, ghi thêm, sửa, xóa cần quy định cụ thể cho từng chức năng, từng công việc, từng cá nhân cụ thể. Ví dụ, kế toán trưởng có mật mã sử dụng tất cả các tập tin dữ liệu kế toán và thực hiện tất cả các quyền, còn các nhân viên kế toán chỉ được truy cập vào tập tin mình phụ trách để đọc, ghi, sửa và in dữ liệu chi tiết…(3) Khóa bàn phím: Khi máy tính không được giám sát, kĩ thuật tự động khóa bàn phím có thể làm cho bộ điều khiển máy tính không hoạt động. Như vậy sẽ ngăn chặn được sự truy cập khi người sử dụng rời khỏi máy tính nhưng có thể vô tình chưa thoát khỏi hệ thống.
Hình 3.5 Minh họa danh sách quyền truy cập các tập tin
Giám sát hoạt động truy cập vào hệ thống:
Đảm bảo an ninh cho hệ thống dữ liệu kế toán không chỉ ngăn chặn sự truy cập trái phép mà còn phải theo dõi giám sát tất cả các hoạt động truy cập vào hệ thống. Công ty có thể sử dụng Nhật kí truy cập, thường là một phần của một mô- đun hệ điều hành bảo mật để theo dõi, kiểm soát thời gian đăng nhập, mã của người truy cập, loại yêu cầu truy cập và dữ liệu truy cập. Đây là căn cứ để truy tìm những truy cập bất hợp pháp vào hệ thống.
Bảo vệ thiết bi máy tính khỏi những rủi ro dẫn đến hư hỏng và ngưng hoạt động:
Phòng máy nên được xây dựng bằng các chất liệu chống cháy, chống thấm, chống ẩm và được lắp đặt đầy đủ các thiết bị an toàn như hệ thống phát hiện khói, còi báo lửa và các thiết bị chữa cháy. Để đảm bảo hoạt động liên tục của các thiết bị máy tính, trách những gián đoạn bất ngờ do mất điện, công ty cần sử dụng hệ thống điện dự phòng như các máy phát điện.
Sử dụng các kĩ thuật công nghệ để ngăn chặn những hành vi phá hoại hệ thống.
An ninh đối với việc lưu trữ dữ liệu kế toán:
(1) Đối với các thiết bị lưu trữ như đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa nén, đĩa CD hay băng từ: cần dán nhãn, đặt tên đĩa, phân loại, sắp xếp theo thời gian và bảo quản ở
những nơi an toàn, tránh để bị hư hỏng hay mất cắp. Sau một khoảng thời gian nhất định cần thực hiện việc thay thế các đĩa lưu trữ này (do tuổi thọ các đĩa là có giới hạn), đồng thời thực hiện việc hủy các đĩa lưu trữ không sử dụng nữa để ngăn ngừa việc lộ thông tin của công ty ra bên ngoài.
(2) Đối với việc sao lưu dự phòng dữ liệu: Việc sao lưu dữ liệu là cần thiết để tránh sự mất mát dữ liệu, tuy nhiên công ty cần phải kiểm soát chặt chẽ việc sao lưu này. Cụ thể, công ty cần đưa ra các quy định kiểm soát sao lưu dữ liệu trong đó nêu rõ phương pháp, thời gian sao lưu, quy trình thực hiện sao lưu, phục hồi, đồng thời phải xác định rõ trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân trong quá trình thực hiện sao lưu dữ liệu. Tùy theo phương thức xử lý dữ liệu của công ty là theo lô hay theo thời gian thực mà công ty có các phương pháp sao lưu cho phù hợp.
An ninh đối với việc truyền dữ liệu:
Phải mã hóa dữ liệu, thường xuyên thực hiện kiểm tra đường truyền, sử dụng phần mềm ngăn chặn sự thâm nhập đường truyền dữ liệu của công ty.
Các kế hoạch phục hồi và xây dựng lại dữ liệu đã mất:
Khi dữ liệu kế toán bị mất mát hoặc hư hỏng do các nguyên nhân khác nhau, việc phục hồi dữ liệu là việc sống còn của công ty. Do đó, công ty cần có kế hoạch ngăn ngừa và phục hồi dữ liệu bằng việc thực hiện sao lưu dự phòng dữ liệu. Cần cài đặt những phần mềm cho phép phục hồi nhanh nhất những dữ liệu đã mất.
3.2.3.3 Hoàn thiện công tác chứng tư và sổ sách kế toán liên quan a. Về chứng tư
Công ty nên sử dụng lệnh xuất hàng trong tất cả các trường hợp bán hàng, làm như vậy thông tin sẽ được đảm bảo chắc chắn hơn và việc xuất hàng cũng sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng.
Đối với hệ thống chứng từ như: Phiếu thu, hóa đơn GTGT công ty nên thực hiện việc đánh số thứ tự đầy đủ trước khi sử dụng. Làm như vậy vừa tránh được sự nhầm lẫn vừa dễ kiểm tra kiểm soát lại khi cần thiết.
Để tránh trường hợp đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác, không đảm bảo thanh toán từ phía khách hàng. Một giải pháp có thể thực hiện đó là: Công ty nên có một mẫu đơn đặt hàng
chuẩn và mẫu này nên được đánh số thứ tự trước và phải được người có thẩm quyền kí duyệt khi chấp nhận đơn đặt hàng. Đối với những khách hàng quen thuộc thì phòng kinh doanh cũng nên sử dụng đơn đặt hàng chuẩn này.
Bảng 3.3 Đơn đặt hàng
Thông thường khi tiến hành bán chịu cho khách hàng, bất kì một đơn vị nào cũng muốn thu hồi nợ trong một khoảng thời gian ngắn nhất. Do đó, định kì doanh nghiệp cần phải lập bảng phân tích tuổi nợ để xem xét các khoản phải thu từng khách hàng theo tuổi nợ. Bảng phân tích tuổi nợ do kế toán công nợ phải thu lập và lập cho từng đối tượng khách hàng.
b. Tổ chức sổ theo dõi nợ phải thu
Tổ chức sổ theo dõi nợ phải thu: từ sổ này đưa số liệu vào Bảng phân tích tuổi nợ.
Công ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi 21 Bàu Trảng 5 – Thanh Khê – Đà Nẵng
ĐƠN ĐẶT HÀNG Số: …
Họ tên khách hàng:……….
Tên đơn vị:………..
Địa chỉ: ………..Điện thoại: ………..Fax:……….
Ngày đặt hàng:……….
Ngày giao hàng:………
Địa điểm giao hàng:……….
Phương thức giao hàng:………
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Quy cách Kích cỡ … … …. … … …
… … … … … … Ngày … tháng … năm ….
Hình 3.6 Bảng phân tích tuổi nợ Hôm nay: 31/3/201 9 BẢNG PHÂN TÍCH TUỔI NỢ KHÁCH HÀNG (ĐVT: trđ) Hóa đơn Ngày HĐ Khách hàng Ngày thanh toán S ố ti ề n Tìn h trạ ng nợ Số ng ày qu á hạ n Số tiền quá hạn 1- 30 ng ày 31- 60 ng ày 61- 90 ng ày Tr ên 90 ng ày 1001 04/01/20 19 Cty VT Mai Trang 03/02/20 19 2 3 1002 05/01/20 19 Cty Hồng Thủy 08/01/20 19 4 0 …. Tổng: - - - -
Việc lập bảng phân tích tuổi nợ sẽ giúp cho công ty nắm rõ hơn về tình hình công nợ của khách hàng mình, xem xét sự uy tín của khách hàng để có biện pháp đòi nợ thích hợp. Mặt khác, bảng phân tích tuổi nợ còn là căn cứ để phân tích nợ