Lãnh đạo cao nhất của tổ chức cần đảm xác định và thực hiện các quá trình mua hàng có hiệu lực và hiệu quả để đánh giá và kiểm soát sản phẩm mua vào làm cho sản phẩm được mua thỏa mãn nhu cầu và yêu cầu của tổ chức cũng như các bên quan tâm.
Cần quan tâm sử dụng các mối liên hệ bằng phương tiện điện tử với ngưòi cung ứng để tối ưu hoá việc trao đổi các yêu cầu.
Để đảm bảo sự thực hiện có hiệu lực và hiệu quả của tổ chức, lãnh đạo tổ chức cần đảm bảo rằng quá trình mua hàng có xem xét đến các hoạt động sau:
- việc xác định kịp thời có hiệu lực và chính xác nhu cầu và qui định đối với sản phẩm được mua, - đánh giá chi phí của sản phẩm được mua, chú ý đến tính năng, giá cả và việc chuyển giao sản phẩm,
- nhu cầu của tổ chức và chuẩn mực kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào, - các quá trình liên quan đến người cung ứng duy nhất,
- việc quản trị hợp đồng, sự sắp đặt bố trí của người cung ứng và đối tác, - sự thay thế có bảo hành đối với sản phẩm mua vào không phù hợp, - yêu cầu hậu cần,
- việc nhận biết và xác định nguồn gốc,
- bảo toàn sản phẩm mua vào có sai lệch so với yêu cầu, - đánh giá cơ sở sản xuất của người cung ứng,
- sự phát triển người cung ứng, và
- xác nhận và hạn chế các rủi ro liên quan đến sản phẩm mua vào.
Cần xây dựng cùng với người cung ứng các yêu cầu đối với các quá trình của người cung ứng và qui định đối với sản phẩm cùng để tận dụng hiểu biết của người cung ứng. Tổ chức cũng có thể thu hút người cung ứng vào quá trình mua hàng liên quan đến sản phẩm của họ để cải tiến hiệu lực và hiệu quả của quá trình mua hàng của tổ chức. Điều này cũng có thể cho tổ chức trong việc kiểm soát tồn kho và đảm bảo luôn sẵn có.
Tổ chức cần xác định nhu cầu về hồ sơ của việc kiểm soát xác nhận sản phẩm mua vào, của việc trao đổi thông tin và các giải pháp đối với những sự không phù hợp để chưng tỏ sự phù hợp của sản phẩm với các qui định kỹ thuật.