Tổ chức cần thiết lập các quá trình có hiệu lực và hiệu quả để nhận biết các nguồn tiềm tàng về vật liệu mua vào, để phát triển ngừời cung ứng hiện tại hoặc các đối tác và để đánh giá khả năng của họ trong việc cung cấp sản phẩm được yêu cầu nhằm mục đích đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả toàn của toản bộ quá trình mua hàng.
Ví dụ về đầu vào cho quá trình kiểm soát người cung ứng: - đánh giá các kinh nghiệm liên quan,
- kết quả hoạt động của người cung ứng so với đối thủ cạnh tranh,
- xem xét sản phẩm được mua về chất lượng và giá cả, phân phối, phản hồi đối với những vấn đề xảy ra,
- đánh giá hệ thống quản lý của người cung ứng và đánh giá khả năng tiềm tàng trong việc cung cấp sản phẩm theo yêu cầu một cách có hiệu lực,hiệu quả và đúng thời hạn,
- kiểm tra giấy tờ chứng nhận và các dữ liệu sẵn có về sự thoả mãn khách hàng của họ,
- xem xét đánh giá về tài chính để đảm bảo khả năng vững vàng của người cung ứng trong các giai đoạn cung cấp và hợp tác đã định,
- việc phản hồi của người cung ứng đối với các yêu cầu, báo giá và mời thầu,
- khả năng dịch vụ, lắp đặt và hỗ trợ của người cung ứng đối với yêu cầu luật định và chế định, - khả năng hậu cần cùa người cung ứng, bao gồm cả địa điểm và nguồn lực,
- vị trí và vai trò của người cung ứng trong cộng đồng, cũng như hình ảnh của họ trong xã hội. Lãnh đạo cần xem xét các hành động cần thiết để duy trì hoạt động của tổ chức và để thoả mãn các bên quan tâm trong trường hợp người cung ứng có sai lỗi.
TCVN ISO 9001:2000 - Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu 7.4 Mua hàng
7.4.1 Quá trình mua hàng
Tổ chức phải đảm bảo sản phẩm mua vào phù hợp với các yêu cầu mua sản phẩm đã qui định. Cách thức và mức độ kiểm soát áp dụng cho người cung ứng và sản phẩm mua vào phụ thuộc vào sự tác động của sản phẩm mua vào đối với việc tạo ra sản phẩm tiếp theo hay thành phẩm.
Tổ chức phải đánh giá và lựa chọn người cung ứng dựa trên khả năng cung cấp sản phẩm phù hợp với các yêu cầu của tổ chức. Phải xác định các chuẩn mực lựa chọn, đánh giá và đánh giá lại. Phải duy trì hồ sơ các kết quả của việc đánh giá và mọi hành động cần thiết nảy sinh từ việc đánh giá (xem 4.2.4).