8. Đo lường, phân tích và cải tiến 1 Hướng dẫn chung
8.5.3 Phòng ngừa tổn thất
Lãnh đạo cần lập kế hoạch ngăn ngừa các tác động của sự thiệt hại đối với tổ chức để duy trì sự hoạt động của các quá trình và sản phẩm. Cần hoạch định việc ngăn ngừa tổn thất cho quá trình tạo sản phẩm và quá trình hỗ trợ, các hoạt động và các sản phẩm để đảm bảo sự thoả mãn của các bên quan tâm.
Để có hiệu lực và hiệu quả việc hoạch định ngăn ngừa tổn thất cần có hệ thống. Việc hoạch định này cần được dựa trên các dữ liệu có được từ các phương pháp thích hợp bao gồm việc đánh giá các dữ liệu lịch sử về xu hướng, và tầm quan trọng liên hệ với hoạt động và sản phẩm của tổ chức nhằm tạo ra các dữ liệu định lượng: Các dữ liệu có thể tạo ra từ
- sử dụng các công cụ phân tích rủi ro như phân tích mốt (mode) sai hỏng và tác động. - Xem xét nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
- Phân tích thị trường.
- Kết quả xem xét của lãnh đạo - Kết quả phân tích dữ liệu - đo lường sự thoả mãn - đo lường các quá trình
- các hệ thống tập hợp nhiều nguồn thông tin từ các bên quan tâm. - các hồ sơ của hệ thống quản lý chất lượng liên quan
- các bài học từ những kinh nghiệm trước đó - kết quả của tự xem xét đánh giá, và
- các quá trình đưa ra những cảnh báo sớm về việc có thể dẫn đến các điều kiện vận hành nằm ngoài tầm kiểm soát
Các dữ liệu như vậy cung cấp thông tin cho việc xây dựng một kế hoạch ngăn ngừa tổn thất có hiệu lực và hiệu quả và các ưu tiên thích hợp đối với mỗi quá trình và sản phẩm nhằm mục đích thoả mãn nhu cầu và mong đợi của tất cả các bên quan tâm.
Cần là một đầu ra của xem xét của lãnh đạo và cần được sử dụng như là một đầu vào cho việc sửa đổi các kế hoạch và cho các kế hoạch cải tiến.
TCVN ISO 9000:2000 - Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu 8.5.3 Hành động phòng ngừa
Tổ chức phải xác định các hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn để ngăn chặn sự xuất hiện của chúng. Các hành động phòng ngừa được tiến hành phải tương ứng với tác động của các vấn đề tiềm ẩn.
Phải lập một thủ tục dạng văn bản để xác định các yêu cầu đối với:
a) việc xác định sự không phù hợp tiềm ẩn và các nguyên nhân của chúng;
b) việc đánh giá nhu cầu thực hiện các hành động để phòng ngừa việc xuất hiện sự không phù hợp;
c) việc xác định và thực hiện các hành động cần thiết,
d) hồ sơ các kết quả của hành động được thực hiện (xem 4.2.4), và e) việc xem xét các hành động phòng ngừa được thực hiện.