7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.4.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức, phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho yếu tố còn lại của hệ thống KSNB nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát. Môi trường kiểm soát có một ảnh hưởng quan trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát (Ramos, 2004; COSO, 2013). Khi xây dựng môi trường kiểm soát tốt thì có thể hạn chế được sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố sau đây:
- Tính trung thực và các giá trị đạo đức: tính trung thực của toàn thể nhân viên trong đơn vị và việc cư xử có đạo đức của họ là văn hóa của tổ chức. Đây là yếu tố quan trọng trong môi trường kiểm soát vì nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các yếu tố khác của KSNB.
- Các cam kết về năng lực: Để thực hiện thành công một nhiệm vụ thì cần phải có năng lực, đó chính là kiến thức và kỹ năng. Khi nhà quản lý xét đoán về các mục tiêu của đơn vị và các kế hoạch chiến lược để đạt được các mục tiêu đó, họ sẽ định hình về kiến thức và kỹ năng cần có đối với từng nhiệm vụ. Đối với mỗi công việc nhất định, nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực và yêu cầu một cách cụ thể về kiến thức và kỹ năng.
- HĐQT và ủy ban về kiểm toán: HĐQT và ủy ban về kiểm toán có ảnh hưởng lớn đến môi trường. HĐQT và ủy ban về kiểm toán càng độc lập, càng có kinh nghiệm, tham gia và giám sát nhiều vào các hoạt động của công ty thì tính hữu hiệu của môi trường kiểm soát càng tăng. Ngoài ra, môi trường kiểm soát càng hữu hiệu khi có sự phối hợp của HĐQT, ủy ban về kiểm toán với nhà quản lý để giải quyết khó khăn trong việc thực hiện các kế hoạch, khi có sự phối hợp giữa HĐQT, ủy ban về kiểm toán với kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ.
- Triết lý và phong cách điều hành của các nhà quản lý: Việc điều hành doanh nghiệp; xây dựng và lựa chọn các chính sách, các ước tính kế toán; phân công nhiệm vụ cho nhân viên đều chịu tác động của triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.
- Cơ cấu của tổ chức: Mọi hoạt động trong doanh nghiệp bao gồm: lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch, kiểm tra và giám sát đều được xây dựng nên bởi cơ cấu tổ chức. Một cơ cấu tổ chức được coi là thích hợp khi nó xác định được quyền hạn và trách nhiệm đối với từng hoạt động, các cấp bậc để báo cáo trong đơn vị. Không có khuôn mẫu cơ cấu tổ chức chung cho tất cả các đơn vị vì nó còn tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của từng đơn vị.
- Phân chia quyền hạn và trách nhiệm: để thực hiện tốt các nhiệm vụ cần phải xác định quyền hạn và trách nhiệm của các cá nhân hay từng nhóm. Để phân chia quyền hạn và trách nhiệm, nhà quản lý phải xây dựng chính sách thể hiện được kiến thức, kinh nghiệm của các nhân viên chủ chốt, nguồn lực để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến các hoạt động. Nhà quản lý thường có xu hướng gia tăng quyền lực của nhân viên cấp dưới để thuận tiện trong công việc thông qua việc ủy quyền. Ưu điểm của việc ủy quyền là làm cho cơ cấu của tổ chức của đơn vị trở nên đơn giản, thúc đẩy sự sáng tạo,tăng tính chủ động cho nhân viên, gia tăng sức cạnh tranh và thảo mãn các yêu cầu của các đối tác. Nhược điểm của việc ủy quyền là đòi hỏi năng lực cá nhân và trách nhiệm của nhân viên phải gia tăng để có thể đáp ứng và vì vậy yêu cầu nhà quản lý phải gia tăng thêm sự giám sát đối với việc ủy quyền đó.
- Chính sách nhân sự: bao gồm chính sách của nhà quản lý về tuyển dụng, đào tạo, đánh giá xếp loại nhân viên, động viên, khen thưởng, kỷ luật. Đây là các yêu cầu của nhà quản lý đối với nhân viên về năng lực, đạo đức của họ.