Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
a. Giám sát thường xuyên
Các hoạt động hàng ngày của đơn vị luôn được giám sát thường xuyên. Một số ví dụ về hoạt động giám sát thường xuyên:
- Báo cáo hoạt động và BCTC: dựa trên báo cáo này, những khác biệt hay chênh lệch đáng kể so với dự toán hay kế hoạch sẽ được phát hiện một các nhanh chóng.
- Thông tin từ các đối tác bên ngoài sẽ làm rõ thêm các thông tin thu thập bên trong.
- Cách giám sát tốt nhất cho hệ thống KSNB và giúp xác định các khiếm khuyết của hệ thống là tạo ra bộ máy tổ chức hợp lý song hành với công tác giám sát thường xuyên.
- Việc đối chiếu giữa số liệu ghi chép về tài sản trên sổ sách với số liệu tài sản thực tế cũng là thủ tục giám sát thường xuyên.
- Các kiến nghị về các biện pháp cải tiến KSNB của kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
b.Giám sát định kỳ
Bên cạnh giám sát thường xuyên, doanh nghiệp cần có cái nhìn khách quan, độc lập hơn về tính hữu hiệu của hệ thống thông qua đánh giá hệ thống định kỳ. Giám sát định kỳ còn giúp đánh giá tính hữu hiệu của các hoạt động giám sát thường xuyên trong tổ chức. Khi thực hiện hoạt động giám sát định kỳ, cần lưu ý các nội dung sau:
- Quy mô và và mật độ của các hoạt động giám sát định kỳ: quy mô đánh giá đánh giá tùy thuộc vào loại mục tiêu mà nhà quản lý cần quan tâm như: mục tiêu về hoạt động, mục tiêu về BCTC hay mục tiêu tuân thủ. Mật độ của các giám sát định kỳ dựa vào các rủi ro được đánh giá, phạm vi và mức độ của các hoạt động giám sát thường xuyên.
- Người thực hiện các hoạt động giám sát định kỳ: Thông thường, việc giám sát định kỳ diễn ra dưới hình thức tự đánh giá của nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị.
- Quy trình đánh giá trong giám sát định kỳ:
+ Người đánh giá phải hiểu rõ đặc điểm hoạt động của đơn vị và từng yếu tố của hệ thống KSNB. Họ cần tập trung vào việc tìm hiểu sự thiết kế và vận hành của hệ thống KSNB.
+ Người đánh giá cần xác định hệ thống KSNB thực tế hoạt động ra sao. + Sau khi đã hiểu rõ sự vận hành trong thực tế, người đánh giá phải phân tích tính hữu hiệu của việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB.
- Phương pháp đánh giá trong giám sát định kỳ: có rất nhiều phương pháp và công cụ có thể sử dụng để đánh giá hệ thống KSNB. Các công cụ có thể là: bảng kiểm tra (checklist), bảng câu hỏi và lưu đồ. Về phương pháp đánh giá: một số doanh nghiệp sử dụng phương pháp so sánh thông qua so sánh hệ thống KSNB của họvới các doanh nghiệp khác.
điểm của từng doanh nghiệp. Các doanh nghiệp lớn luôn có những sổ tay về chính sách của đơn vị, sơ đồ hệ thống cơ cấu tổ chức, các bảng mô tả và hướng dẫn công việc và lưu đồ về hệ thống thông tin. Các doanh nghiệp nhỏ thường ít quan tâm đến việc tài liệu hóa các nội dung trên. Chính người đánh giá sẽ quyết định cần tài liệu hóa những gì khi họ đánh giá hệ thống KSNB.
- Kế hoạch thực hiện: Người thực hiện đánh giá hệ thống KSNB lần đầu tiên nên tham khảo kế hoạch các nôi dung sau đây để thực hiện:
+ Quyết định về phạm vi đánh giá.
+ Xác định các hoạt động giám sát thường xuyên trong đơn vị.
+ Phân tích các đánh giá của kiểm toán viên nội bộ và kiểm toán viên độc lập để xem xét các phát hiện liên quan đến KSNB.
+ Xác định mức độ ưu tiên (thông thường những khu vực rủi ro cao sẽ được quan tâm trước tiên)
+ Xây dựng chương trình đánh giá phù hợp với thứ tự ưu tiên ở trên.
+ Họp tất cả các nhân viên có liên quan để bàn về phạm vi, thời gian cũng như phương pháp, công cụ sử dụng, các phát hiện cần phải báo cáo.
+ Tiến hành đánh giá và rà soát lại các phát hiện.
+ Xem xét về các hành động cần thiết tiếp theo và việc điều chỉnh quá trình đánh giá các khu vực tiếp theo nếu cần thiết.
Những công việc trên sẽ được ủy quyền cho nhiều người thực hiện. Tuy nhiên, người chịu trách nhiệm đánh giá phải giám sát được quá trình đánh giá đến khi hoàn tất.
c. Báo cáo về các khiếm khuyết của h ệ t h ố n g KSNB
Thông tin cần báo cáo là những khiếm khuyết của hệ thống KSNB có ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Bên cạnh những khiếm khuyết phát hiện, cần xem xét hậu quả do khiếm khuyết gây ra. Nhân viên khi thực hiện các hoạt động hằng ngày cần báo cáo cho người quản lý trực tiếp các phát hiện của mình. Sau đó,
người này sẽ báo cáo lên cấp cao hơn để đảm bảo rằng thông tin sẽ đến người có thể đưa ra các hành động cần thiết.
2.5 Xây dựng thang đo các nhân tố
Căn cứ vào những nghiên cứu trước đây đã được trình bày trong chương 1, kế thừa bảng câu hỏi khảo sát từ tổng hợp các nghiên cứu, tác giả đã xây dựng bảng câu hỏi khảo sát dựa vào thang đo Likert 5 mức độ, với thang đo này là phù hợp với nghiên cứu này.
Sau khi tổng hợp tài liệu, tác giả đã thiết kế bảng câu hỏi khảo sát dựa trên 5 nhân tố: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Thang đo Likert 5 mức độ được sử dụng cho toàn bộ nội dung chính của bảng câu hỏi: 1- hoàn toàn không đồng ý, 2- không đồng ý, 3- bình thường/phân vân, 4- đồng ý, 5- hoàn toàn đồng ý.
Thang đo lường nhân tố môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát được ký hiệu là MT và được đo lường bằng 10 biến quan sát sau:
MT1: NH thiết lập và truyền thông các quy tắc đạo đức, ứng xử trong nội bộ NH và với khách hàng.
MT2: NH phát hiện và giải quyết kịp thời việc không tuân thủ đạo đức liên quan đến hoạt động tín dung.
MT3: BLĐ ngân hàng và các cấp quản lý gương mẫu trong việc thực hiện các quy tắc đạo đức
MT4: NH phân định quyền hạn và trách nhiệm phù hợp cho các bộ phận liên quan đến hoạt động tín dụng
MT5: NH thiết lập các chính sách thu hút và phát triển nguồn nhân lực. MT6: NH phân công người có đủ năng lực thực hiện hoạt động tín dụng MT7: NH quy định cụ thể và thể chế hóa bằng văn bản rõ ràng chức năng, trách nhiệm của cán bộ quản lý và từng nhân viên liên quan hoạt động tín dụng.
MT8: Lãnh đạo NH chịu trách nhiệm và giải trình nếu có vi phạm trong hoạt động tín dụng.
MT9: NH có chính sách khen thưởng, kỷ luật liên quan hiệu quả hoạt động tín dụng.
MT10: NH xem xét điều chỉnh áp lực khi phân công trách nhiệm. Thang đo lường nhân tố đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro được ký hiệu là ĐG và được đo lường bằng 03 biến quan sát sau:
ĐG1: NH có các mục tiêu về hoạt động tín dụng
ĐG2: NH cập nhật các quy định về các ngành nghề có rủi ro cao ảnh hưởng đến hoạt động tín dụng.
ĐG3: Tính kịp thời của NH về các tiêu chí cảnh báo sớm rủi ro môi trường và xã hội đối với cấp tín dụng.
Thang đo lường nhân tố hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát được ký hiệu là HĐKS và được đo lường bằng 06 biến quan sát sau
HĐKS1: Tính hiệu lực của phân chia trách nhiệm giữa thẩm định, quyết định tín dụng, giám sát, báo cáo kết quả hoạt động tín dụng trong quy trình tín dụng.
HĐKS2: NH xem xét nhiều loại kiểm soát đế giảm thiểu rủi ro hoạt động tín dụng
HĐKS3: NH phân công trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm
HĐKS4: NH thực hiện bảo quản an toàn hồ sơ tín dụng, an toàn tài sản đảm bảo
HĐKS5: NH thường xuyên kiểm tra, đối chiếu theo kế hoạch và đột xuất các khoản tín dụng đã cấp.
HĐKS6: NH lựa chọn và phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ cho hoạt động tín dụng
Thang đo lường nhân tố thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông được ký hiệu là TT và được đo lường bằng 04 biến quan sát sau
TT1: NH triển khai tích cực công tác thông tin, truyền thông về tín dụng cho nhân viên và khách hàng.
TT2: NH thiết lập đường dây nóng, kênh thông tin đặc biệt hỗ trợ cho việc phản hồi của các bên liên quan
TT3: Các quy định, chính sách tín dụng được thông tin, truyền thông bằng văn bản kịp thời, rõ ràng, cụ thể.
TT4: NH thiết lập đường dây nóng, kênh thông tin đặc biệt hỗ trợ cho việc tiếp nhận các thông tin từ các đối tượng bên ngoài.
Thang đo lường nhân tố giám sát
Giám sát được ký hiệu là GS và được đo lường bằng 05 biến quan sát sau GS1:NH thực hiện tự giám sát thường xuyên suốt quá trình cấp tín dụng GS2: Tính kịp thời của các báo cáo về đánh giá rủi ro trong hoạt động tín dụng, báo cáo về yếu kém trong quy trình tín dụng
GS3: Kiểm toán nội bô / Bộ phận kiểm tra, kiểm soát thực hiện báo cáo kiểm toán liên quan đến tín dụng
GS4: NH thực hiện đầy đủ quy định báo cáo định kỳ và bất thường về hoạt động tín dụng.
GS5: NH điều chỉnh phạm vi và mức độ đánh giá phụ thuộc vào rủi ro. Thang đo lường tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
HH1: Hoạt động tín dụng trong ngân hàng đạt được hiệu quả và hiệu năng thông qua chỉ tiêu mức độ thực hiện chỉ tiêu nợ tín dụng so với kế hoạch và chỉ tiêu nợ xấu so với kế hoạch.
HH2: Các báo cáo hoạt động tín dụng trong ngân hàng là đáng tin cậy. HH3: Các quy định trong hoạt động tín dụng tại ngân hàng được tuân thủ.
Kết luận chương 2
Nội dung chính của chương này giúp khái quát toàn bộ cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ, tính hữu hiệu, hoạt động tín dụng và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng, báo cáo của Basel về hệ thống KSNB. Trong chương này còn trình bày các lý thuyết nền làm cơ sở để giải thích ảnh hưởng của các nhân tố đến sự hữu hiệu của hệ thống KSNB, đó là: lý thuyết ủy nhiệm; lý thuyết bất định của các tổ chức, lý thuyết hành vi. Dựa trên báo cáo của COSO (2013), Ủy ban Basel về tính hữu hiệu của hệ thống KSNB và các nghiên cứu của Angella và Inanga (2009), Douglas (2011), Sultana và Haque (2011), Gamage and Fernando (2014) tác giả cũng đưa ra đưa ra tiêu chí đánh giá tính hữu hiệu của KSNB trong hoạt động tín dụng.
CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.1 Phương pháp nghiên cứu và quy trình nghiên cứu 3.1.1 Phương pháp nghiên cứu 3.1.1 Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp hỗn hợp bao gồm phương pháp định tính và phương pháp định lượng, cụ thể:
Phương pháp định tính: Dựa trên các tài liệu đã nghiên cứu của các chuyên gia và kế thừa các nghiên cứu khảo sát để rút ra các nhân tố cơ bản ảnh hưởng đến hệ thống KSNB, từ đó xây dựng bảng câu hỏi khảo sát và chọn mẫu. Các biến được điều chỉnh và bổ sung cho phù với đặc thù hoạt động tín dụng của Vietinbank Gia Lai. Sau khi tiến hành thiết kế bảng câu hỏi dựa trên 5 nhân tố tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB hoạt động tín dụng được sử dụng chính thức. Trong quá trình khảo sát, tác giả cũng tiến hành điều chỉnh lại bảng câu hỏi cho phù hợp hơn.
Phương pháp định lượng: Thiết kế thang đo các nhân tố của hệ thống KSNB; Đánh giá giá trị và độ tin cậy thang đo bằng hệ số Cronbach Alpha và phân tích nhân tố khám phá EFA; Đánh giá và kiểm định sự phù hợp của mô hình hồi quy.
3.1.2 Quy trình nghiên cứu
Bước 1: Nghiên cứu cơ sở lý thuyết và những nghiên cứu trước nhằm xác định mục tiêu và câu hỏi nghiên cứu.
Bước 2: Xây dựng mô hình và phương pháp nghiên cứu.
Bước 3: Thiết kế thang đo và bảng câu hỏi khảo sát các nhân tố tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB hoạt động tín dụng tại Vietinbank Gia Lai.
Bước 4: Nghiên cứu định lượng đo lường các nhân tố tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB hoạt động tín dụng tại Vietinbank Gia Lai.
Bước 5: Phân tích và thảo luận kết quả. Bước 6: Kết luận-gợi ý chính sách
Để thực hiện quy trình này, các bước nghiên cứu cụ thể được mô tả ở hình như sau: