Trên cơ sở đánh giá rủi ro hoạt động tín dụng, ngân hàng sẽ thiết kế các hoạt động kiểm soát nghiệp vụ tín dụng. Hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách và thủ tục được cài đặt trong quy trình nhằm đảm bảo được mục tiêu kiểm soát rủi ro hoạt động tín dụng thông qua ngăn ngừa, phát hiện kịp thời các sai sót, gian lận có thể xảy ra trong quá trình hoạt động. Một số hoạt động kiểm soát nghiệp vụ tín dụng chủ yếu:
Phê duyệt
Việc phê duyệt một nghiệp vụ tín dụng phải do những cấp bậc cán bộ có đủ kinh nghiệm và khả năng phán xét thực hiện để đánh giá chuẩn xác mức độ rủi ro và lợi ích liên quan khi phê duyệt. Một cơ chế phân cấp ủy quyền thẩm quyền phê duyệt nghiệp vụ tín dụng ngân hàng một cách hợp lý, cụ thể sẽ giúp xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của các cá nhân có thẩm quyền phê duyệt tín dụng.
Định dạng trước
Cơ chế định dạng trước, giúp ngân hàng giảm thiểu được rủi ro trong hệ thống quản trị của mình. Ngân hàng dùng cơ chế định dạng trước như: định dạng sẵn mẫu biểu ngân hàng (tờ trình tín dụng, tờ trình thẩm định, hồ sơ tín dúng …), định dạng sẵn cách tính lãi vay, lãi quá hạn, trong hệ thống máy tính, hạn mức dư nợ, số ngoại tệ được bán…vv. Cơ chế định dạng còn kiểm soát các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt của hệ thống quản lý giúp tổ chức hạn chế được các rủi ro do tính không tuân thủ của các nhân viên.
Báo cáo bất thường
Trong mỗi hệ thống quản lý ngân hàng, nhà quản trị cần xây dựng cơ chế báo cáo khi có điều bất thường xảy ra, bằng cách báo cáo từ nhân viên lên cho cấp lãnh đạo để nhận biết rủi ro và có biện pháp xử lý kịp thời. Cơ chế này cho phép nhà quản trị nắm bắt được thông tin một cách nhanh nhất để có thể đưa ra những quyết định phù hợp, để có thể tránh được thất thoát và các nguy cơ rủi ro cho doanh nghiệp.
Trong hoạt động bảo vệ tài sản thì an toàn kho quỹ là yêu cầu đặc biệt quan trọng. Công tác tổ chức kiểm soát vật chất phải đảm bảo một số nội dung sau:
Thực hiện nghiêm túc chế độ ra vào kho quỹ, chỉ những người có trách nhiệm và có thẩm quyền mới được ra vào kho quỹ
Bố trí bảo vệ, phòng ốc kiên cố, khóa bằng mật mã, lắp đặt các thiết bị camera quan sát, theo dõi
Thường xuyên tổ chức kiểm kê, đối chiếu tất cả các loại giấy tờ đảm bảo tiền vay đang bảo quản trong kho với sổ sách kế toán.
Bất kiêm nhiệm
Đó là đảm bảo một quy trình tín dụng phải có ít nhất 2 cán bộ tham gia, không có cá nhân nào có thể một mình tiến hành giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi bắt đầu tiếp xúc khách hàng đến khi thanh lý hợp đồng tín dụng, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức được ngân hàng cho phép phù hợp với quy định của NHNN. Đây là một thủ tục kiểm soát hữu hiệu góp phần ngăn chặn sai sót xảy ra. Việc phải phân chia cho nhiều người cùng tham gia là nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ nhân viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình. Việc phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải phân tách giữa các chức năng: thực hiện nghiệp vụ, ghi chép nghiệp vụ, kiểm tra nghiệp vụ, phê chuẩn nghiệp vụ và quản lý tài sản. Cụ thể việc phân chia trách nhiệm thích hợp trong quy trình nghiệp vụ tín dụng đòi hỏi phải đảm bảo phân tách giữa các chức năng: ghi chép sổ sách và quản lý tài sản đảm bảo, thẩm định tín dụng và quyết định cấp tín dụng…
Sử dụng chỉ tiêu
Cơ chế sử dụng chỉ tiêu được hiểu như là các chỉ tiêu trong kinh doanh, trong quản trị rủi ro... Đó chính là các chỉ tiêu như: Tỷ lệ tăng trưởng tín dụng, tỷ lệ nợ xấu, tỷ lệ nợ quá hạn, số lượng khách hàng…vv. Cơ chế sử dụng chỉ tiêu giúp ngân hàng kiểm soát được chi phí hoạt động, tăng trưởng dư nợ, kiểm soát rủi ro …vv. Qua đó nó còn giúp
cho ngân hàng chỉ ra được những nhân viên có năng lực và không có năng lực, để có những chính sách đãi ngộ phù hợp. Cơ chế sử dụng chỉ tiêu phù hợp còn tạo ra động lực làm việc cho tổ chức.
Đối chiếu
Đối chiếu là một cơ chế kiểm soát chéo lẫn nhau. Đây là một cơ chế quan trọng để giúp hệ thống “Tự kiểm soát” trước khi nhà quản trị kiểm soát. Như vậy nó sẽ giúp hạn chế được nhiều sai sót trong nội bộ hệ thống trước khi chuyển đến tay nhà quản trị. Ví dụ: Quy định đối chiếu giữa giao dịch viên và kiểm soát viên, giữa kế toán viên và thủ quỹ; đối chiếu giữa nhân viên tín dụng và nhân viên xử lý nợ; đối chiếu giữa sử dụng và định mức …vv.
Kiểm tra và theo dõi
Kiểm tra việc thực hiện là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân khác (hoặc bộ phận khác) với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ tín dụng. Việc kiểm tra này rất cần thiết vì nhân viên có thể bất cẩn nhầm lẫn trong khi thực hiện nghiệp vụ, hoặc có thể cố tình vi phạm nhằm thâm lạm chiếm đoạt tài sản, do đó cần có người đánh giá việc thực hiện nghiệp vụ của họ. Yêu cầu quan trọng đối với người thực hiện công tác kiểm tra là phải độc lập với những người đã thực hiện nghiệp vụ, nếu không việc kiểm tra này sẽ không có hiệu quả. Kiểm tra độc lập việc thực hiện đối với nghiệp vụ tín dụng bao gồm: kiểm tra việc thực hiện trước, trong và sau tín dụng.
Theo dõi việc thực hiện là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh các thông số, các chỉ tiêu như tỷ lệ nợ xấu, tổng dư nợ… giữa thực tế và kế hoạch, giữa kỳ này với kỳ trước… Soát xét lại giúp các nhà lãnh đạo ngân hàng có thêm thông tin để đánh giá các nhân viên có thực hiện các mục tiêu của ngân hàng hữu hiệu và hiệu quả chưa, có vấn đề gì bất thường xảy ra hay không, xác định nguyên nhân, để kịp thời có những xử lý thích hợp.