kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần An Bình
4.2.2.1 Giải pháp đối với nhân tố môi trường kiểm soát
Thiết lập bộ phận kiểm soát tín dụng độc lập với hoạt động nghiệp vụ
Theo như đã phân tích ở mục 4.1.2.1 môi trường kiểm soát, trong quy trình nghiệp vụ tín dụng, ở khâu kiểm soát trước giải ngân vẫn còn phát sinh nhiều trường hợp chưa tuân thủ các điều kiện phê duyệt tín dụng cũng như tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ tín dụng nhưng các đơn vị vẫn thực hiện giải ngân cho khách hàng. Nguyên nhân là do tính độc lập của kiểm soát viên tín dụng chưa được đảm bảo (kiểm soát viên tín dụng phải chịu sự chi phối và chỉ đạo của Trưởng đơn vị).
Do đó, Abbank cần xây dựng, thiết lập bộ phận kiểm soát độc lập trong hoạt động tín dụng nhằm tăng tính độc lập, khách quan và đạt hiệu quả của công tác kiểm soát. Theo đó, bộ phận kiểm soát này có trách nhiệm theo dõi sát mọi diễn biến trong quy trình tín dụng nhằm ngăn chặn kịp thời các sai sót và đánh giá kịp thời về sự tuân thủ các chính sách, thủ tục trong quy trình tín dụng.
Để phù hợp với quy mô và chi phí trong vận hành bộ phận kiểm tra, kiểm soát chuyên trách trong hoạt động tín dụng. Abbank có thể tổ chức theo mô hình phòng kiểm tra, kiểm soát nội bộ khu vực phân chia theo địa lý và được quản lý tập trung tại Hội sở. Theo đó, khi có kế hoạch giải ngân, các chi nhánh, phòng giao dịch phải chủ động cung cấp hồ sơ cho nhân viên thuộc bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ. Nhân viên thuộc bộ phẩn kiểm tra, kiểm soát sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ tín dụng trước khi giải ngân:
Thứ nhất, kiểm tra việc thực hiện đầy đủ các điều kiện tín dụng của hồ sơ giải ngân theo phê duyệt (khế ước tín dụng; lãi suất áp dụng, điều kiện tài sản thế chấp…);
Thứ hai, kiểm tra hồ sơ tài sản bảo đảm (bản chính hồ sơ tài sản thế chấp; hợp đồng thế chấp; hợp đồng thuê kho; bố trí cán bộ quản lý kho; việc kiểm tra hàng hóa thế chấp trước khi giải ngân, biên bản giao nhận hàng hóa …);
Thứ ba, kiểm tra hồ sơ pháp lý khách hàng (Biên bản họp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị… của khách hàng về việc vay vốn Abbank; đối chiếu chữ ký, mẫu dấu của người ký hồ sơ tín dụng, hồ sơ thế chấp…);
Cán bộ kiểm tra có ý kiến kết luận, trong đó ghi rõ ý kiến đồng ý/không đồng ý giải ngân, yêu cầu bổ sung theo các điều kiện của hồ sơ tín dụng đã được phê duyệt, bổ sung hồ sơ chứng từ pháp lý… và các kiến nghị khác để bảo đảm an toàn cho hoạt động.
Đồng thời, sau khi cấp tín dụng, cán bộ kiểm tra cần phải phối hợp với chi nhánh, phòng giao dịch để kiểm tra: Kiểm tra tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính, tình hình tài sản thế chấp; Kiểm tra, giám sát việc thu hồi nợ, việc điều chỉnh kỳ hạn nợ, gia hạn nợ, chuyển nhóm nợ, trích lập dự phòng, việc lưu hồ sơ tín dụng, hồ sơ tài sản đảm bảo,...
Việc thành lập bộ phận kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động tín dụng như trên là rất cần thiết, bởi nếu HTKSNB là toàn bộ các chính sách, quy trình, cách thức phân quyền… được cài đặt trong từng quy trình, hoạt động tín dụng thì bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ là con người cụ thể, chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát thường xuyên (gọi chung là các chốt kiểm soát) việc thi hành các quy trình, quy định… đã được thiết lập.
Cải thiện quy trình tuyển dụng nhân sự phòng tín dụng, kiểm toán nội bộ, cải thiện hoạt động của ủy ban quản lý rủi ro:
Theo phân tích ở mục 4.1.2.1 môi trường kiểm soát, Abbank cần phải cải thiện quy trình tuyển dụng và hoạt động của ủy ban quản lý rủi ro. Quy trình tuyển dụng cần phải được thực hiện nghiêm chỉnh nhằm đảm bảo nhân sự tín dụng phải có kinh nghiệm, kiến thức về tín dụng và tốt nghiệp trình độ đại học. Quy trình tuyển dụng của các chi nhánh và hội sở phải được rà soát bởi KTNB hàng năm để đảm bảo rằng phòng nhân sự đã thực hiện đúng quy trình tuyển dụng. Để tránh trường hợp nhân sự đã được tuyển
dụng, sau đó mới phát hiện nhân sự đó không đáp ứng đủ các tiêu chuẩn trong quy trình tuyển dụng.
Ngoài ra quy trình tuyển dụng nhân sự kiểm toán nội bộ cần phải bổ sung tuyển nhân sự có kinh nghiệm làm kiểm toán độc lập đã từng tham gia kiểm toán ngân hàng, thay vì chỉ tuyển dụng nhân sự nội bộ có kinh nghiệm. Các nhân sự này có kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực kiểm toán nên có thể hỗ trợ trong việc đánh giá và nhận biết rủi ro liên quan đến các sai sót, gian lận trên BCTC. Abbank cũng cần có quy định cụ thể trong các giới hạn độc lập của KTNB: Cần quy định rõ ràng trong những trường hợp nào, nhân sự KTNB không được tham gia vào quá trình kiểm toán để tránh các trường hợp nhân sự KTNB tham gia kiểm toán cho cả những phần việc mà mình đã trực tiếp tham gia trước đó.
Ngoài ra cơ cấu tổ chức của KTNB cũng cần xem xét lại để phát huy được tối đa chức năng nhiệm vụ của KTNB và kiểm tra khu vực. Abbank cần quy định các tổ kiểm tra khu vực cần báo cáo trực tiếp cho KTNB hội sở thay vì báo cáo cho giám đốc khu vực như hiện nay. Như vậy thông tin kiểm tra sẽ được báo cáo trực tiếp và nhanh chóng cho KTNB, ban kiểm soát, hội đồng quản trị để có những chỉ đạo sát sao nhằm hạn chế rủi ro và ngăn chặn ngay khi có dấu hiệu sẽ xảy ra.
Thêm vào đó, trong thực tế, Ủy ban quản lý rủi ro của Abbank mới chỉ hoàn thành việc ban hành các chính sách, quy trình quản lý rủi ro, thiết lập khẩu vị rủi ro và mức độ chịu đựng rủi ro cho các mảng nghiệp vụ mà chưa hoàn thành tốt việc phân tích và cảnh báo các rủi ro tiềm ẩn để giúp ngân hàng có thể lường trước được những nguy cơ có thể tác động bất lợi đến hoạt động. Điều này đòi hỏi phòng nhân sự phải có kế hoạch tuyển dụng những nhân sự tài năng, đủ trình độ để có thể làm tốt những đòi hỏi của việc dự báo rủi ro cũng như những tác động xấu có thể có đến hoạt động ngân hàng.
4.2.2.2 Giải pháp đối với nhân tố đánh giá rủi ro
Hoàn thiện Hệ thống chấm điểm và xếp hạng tín dụng
Từ phân tích ở mục 4.1.1.2 Hạn chế của kiểm soát nội bộ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động tín dụng, có thể rút ra được Abbank cần phải hoàn thiện hệ thống chấm điểm và xếp hạng tín dụng. Đối với phân tích định lượng, Abbank nên xây dựng và hoàn thiện các chỉ tiêu trong hệ thống chấm điểm và xếp hạng tín dụng nội bộ cho cả khách hàng doanh nghiệp và khách hàng cá nhân. Hệ thống này cần được thường xuyên điều chỉnh cho phù hợp với thực tế và điều kiện kinh tế Việt Nam, không nên cứng nhắc theo những tính toán của các nước có điều kiện không tương đồng. Thông qua việc sử dụng các mô hình định lượng, mức độ rủi ro sẽ được lượng hóa hợp lý, phản ánh một cách rõ ràng hơn mức độ rủi ro của các khoản vay dự kiến và xây dựng những biện pháp phòng ngừa và hạn chế rủi ro trước khi cấp tín dụng với khách hàng. Nỗ lực xác định giới hạn tín dụng hợp lý sẽ giúp cho ngân hàng luôn ở thế chủ động và có giải pháp kiểm soát rủi ro tín dụng một cách hiệu quả.
Hiện tại, việc chấm điểm tín dụng tại Abbank được thực hiện rất thủ công, nhân viên tín dụng sẽ cho điểm với từng tiêu chí được cài đặt sẵn trên hệ thống. Để hạn chế được tình trạng nhân viên tín dụng thực hiện chấm điểm theo cảm tính và đôi khi dẫn đến sự thiên vị Abbank cần nghiên cứu và thiết kế Hệ thống xếp hạng tín dụng theo hướng tự động hoá. Theo đó, khi khách hàng có nhu cầu cấp tín dụng sẽ cung cấp thông tin theo mẫu (do Abbank soạn sẵn) cho nhân viên tín dụng. Các tiêu chí đánh giá, chấm điểm tín dụng thể hiện sẵn theo từng ngành nghề, quy mô và nhóm khách hàng. Nhân viên tín dụng có trách nhiệm đối chiếu giữa thông tin trên bảng so với thông tin trên các hồ sơ, chứng từ do khách hàng cung cấp và tiến hành nhập thông tin trên chương trình được cài đặt sẵn. Đối với từng tiêu chí, chương trình sẽ chấm điểm theo thang điểm được cài đặt sẵn. Chương trình sẽ tự động phân loại khách hàng vào nhóm tín dụng phù hợp nhất. Sau đó, công tác trên phải được kiểm soát bởi Kiểm soát viên tín dụng, Trưởng đơn vị.
Định kỳ hoặc đột xuất, hội đồng tín dụng cần chọn mẫu kiểm tra việc chấm điểm tín dụng của nhân viên nghiệp vụ nhằm đánh giá công tác chấm điểm tại đơn vị. Ngoài ra, hội đồng tín dụng cần phối hợp với các phòng ban khác để xem xét, sửa đổi, bổ sung các tiêu chí trong việc xếp hạng tín dụng khách hàng nhằm đảm bảo phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của Abbank và các quy định của NHNN.
4.2.2.3 Giải pháp đối với nhân tố hoạt động kiểm soát
Kiểm soát chất lượng thẩm định tín dụng
Từ phân tích ở mục 2.2.1.5, có thể rút ra khâu thẩm định và phân tích tín dụng không cẩn trọng và thiếu chính xác dẫn đến những quyết định cấp tín dụng sai lầm. Do đó, nhân viên tín dụng cần thực hiện:
Thứ nhất, đối với đánh giá phương án kinh doanh của khách hàng: Dựa trên kết quả phân tích tính khả thi, hiệu quả kinh tế của phương án, nhân viên tín dụng có thể lập bảng dự báo tài chính gồm kết quả kinh doanh, cân đối kế toán dự báo và đặc biệt là bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo. Việc phân tích các dòng lưu chuyển tiền tệ sẽ giúp ngân hàng có thể dự báo được luồng tiền mặt mà khách hàng có khả năng trả và cũng tính toán được kế hoạch trả nợ hợp lý của khách hàng.
Thứ hai, nhân viên tín dụng không nên chỉ chú trọng phân tích các chỉ tiêu tài chính vì các báo cáo tài chính đa số đều được khách hàng sửa đổi để làm tốt hơn rất nhiều. Để có thể đánh giá đáng tin cậy trong việc phân tích các chỉ tiêu tài chính, nhân viên tín dụng nên trực tiếp đến quan sát cơ sở sản xuất của khách hàng, đánh giá khách hàng qua thông tin liên quan. Tùy vào tính chất quan trọng của khoản vay, nhân viên tín dụng có thể linh hoạt trong quá trình thẩm định, những thông tin trên có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hoặc tiếp xúc thực tế.
Tăng cường kiểm soát quá trình giải ngân và giám sát sau cho vay
Từ phân tích ở mục 4.1.2.4, có thể rút ra được Abbank cần phải tăng cường kiểm soát quá trình giải ngân và giám sát sau cho vay. Khả năng trả nợ vay của khách hàng phụ thuộc rất lớn vào tình hình tài chính của khách. Do đó, việc thường xuyên kiểm tra
tình hình kinh doanh của khách hàng sau khi cấp tín dụng là rất quan trọng, giúp cho Ngân hàng chủ động xử lý kịp thời khi tình hình kinh doanh của khách hàng thay đổi theo chiều hướng xấu. Tuy nhiên, tại Abbank công tác trên được thực hiện chưa hiệu quả, chỉ mang tính hình thức, đối phó. Trên thực tế hầu hết nhân viên tín dụng đều rất xem nhẹ khâu kiểm tra, giám sát khoản vay sau khi đã giải ngân, Biên bản kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng vốn vay đa phần là những chứng từ ký khống và không đánh giá được thực tế khách hàng, nội dung Biên bản kiểm tra thường sơ sài và rất ít nội dung chi tiết. Để tăng cường và kiểm soát chặt chẽ quá trình theo dõi tình hình kinh doanh, mục đích sử dụng vốn của khách hàng. Abbank cần ban hành công văn quy định về trách nhiệm kiểm tra sau cho vay của nhân viên tín dụng và Trưởng đơn vị, Trưởng bộ phận kinh doanh:
Thứ nhất, quy định chặt chẽ trách nhiệm của nhân viên tín dụng về việc giám sát sau cho vay bao gồm kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay, kiểm tra định kỳ tình hình thực tế của khách hàng và bắt buộc nhân viên tín dụng phải nêu nhận xét và ý kiến về tình hình sử dụng vốn của khách hàng bên cạnh xác nhận và ý kiến của khách hàng trong trường hợp có các thay đổi ảnh hưởng đến kế hoạch trả nợ.
Thứ hai, Abbank cần quy định trách nhiệm của nhân viên tín dụng là phải báo cáo định kỳ tình hình sử dụng vốn vay và hoạt động kinh doanh thực tế của khách hàng cho Trưởng đơn vị, cấp có thẩm quyền. Nếu phát hiện bất kỳ dấu hiệu bất thường nào của khách hàng mà ảnh hưởng đến khả năng trả nợ gốc và lãi, nhân viên tín dụng phải có trách nhiệm báo cáo cấp có thẩm quyền và tìm ra hướng giải quyết thích hợp.
Bên cạnh đó, Trưởng đơn vị/Trưởng bộ phận kinh doanh phải kiểm soát chặt chẽ quá trình kiểm tra, giám sát sau khi cấp tín dụng của nhân viên kinh doanh và phải thông báo cho cấp có thẩm quyền nếu có những dấu hiệu bất thường về khoản vay của khách hàng.
4.2.2.4 Giải pháp đối với nhân tố thông tin và truyền thông
Thường xuyên cập nhật, bổ sung các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ
Từ phân tích nhân tố đánh giá rủi ro ở bảng 3.1 mục 3.1.6, có thể thấy Abbank cần thường xuyên cập nhật, bổ sung các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ. Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ tín dụng đã được từ năm 2008 nhưng đến nay vẫn chưa cập nhật, bổ sung các thông tin mới. Do đó, những nhân viên tân tuyển sẽ không có cơ sở để tham khảo khi cần thiết. Vì vậy, các phòng ban Hội sở cần nhanh chóng rà soát và sửa đổi, bổ sung và cập nhật lại đối với các tài liệu đã lỗi thời.
Xây dựng trung tâm thông tin tín dụng tại Abbank
Từ phân tích ở mục 4.1.2.3, có thể rút ra được Abbank cần phải xây dựng trung tâm thông tin tín dụng. Mặc dù trong những năm gần đây Trung tâm CIC của NHNN đã có nhiều nỗ lực trong tạo lập kho dữ liệu về các doanh nghiệp vay vốn cũng như xây dựng đánh giá về các ngành sản xuất kinh doanh, làm cơ sở trong phân tích tín dụng nhưng khả năng đáp ứng các yêu cầu này còn nhiều hạn chế. Đặc biệt thông tin tín dụng chỉ tập trung vào cung cấp thông tin, ít có tính dự báo, đưa ra các giải pháp phòng ngừa và không phản ánh được đặc thù tình hình kinh tế xã hội tại địa phương. Do đó khả năng sử dụng các thông tin này cho công tác thẩm định tín dụng chưa cao và chưa đáp ứng được yêu cầu phòng ngừa rủi ro.
Thông tin tín dụng có vai trò quan trọng trong việc quản lý và đảm bảo chất lượng hoạt động tín dụng. Nhờ có thông tin tín dụng người quản lý có thể đưa ra những quyết định cần thiết liên quan đến khoản vay, quản lý và giám sát khoản vay. Tuy nhiên, vấn đề thu thập thông tin nói trên lại là một vấn đề hết sức khó khăn do phạm vi thu thập thông tin rộng, các kênh cung cấp thông tin không đầy đủ và khó tiếp cận trong khi nhân viên tín dụng bị giới hạn về thời gian.
Do đó, Abbank cần xây dựng một hệ thống thông tin tín dụng hoàn chỉnh, đầy đủ và chính xác hơn bằng cách thành lập trung tâm thông tin tín dụng riêng cho Abbank theo hướng:
Thứ nhất, dựa trên thông tin về các doanh nghiệp, ngành nghề, dự án đã cấp tín