- Chủ thể giao tiếp Nội dung giao tiếp
2.8.3.Quản trị tài chính
Trong hoạt động kinh doanh của 1 văn phòng môi giới sổ sách kế toán có thể cho chúng ta biết điều gì đang xẩy ra. Nhưng những thông tin này thường chỉ được tổng hợp vào cuối tháng và như vậy sẽ là quá muộn để có thể theo dõi và điều hành hoạt động thường ngày của văn phòng. Sự thành công của văn phòng môi giới là ở chỗ có được những thông tin về thị trường cập nhật nhất nhằm quản lý được hoạt động hàng ngày của văn phòng. Nếu người quản lý văn phòng chờ đợi việc chuẩn bị các báo cáo kế toán hàng tháng thì có thể phải mất tới 30 ngày thậm chí còn dài hơn. Do đó cần phải đưa các thông tin hoạt động thị trường của văn phòng vào biểu mẫu, được gọi là “Tốc độ tiến triển doanh thu”.
Khi thiết lập biểu “Tốc độ tiến triển doanh thu” cần lưu ý quy trình này phải thật đơn giản, không tốn kém thời gian và phải đưa ra được tiến trình hoạt động của văn phòng, nhờ đó người quản lý văn phòng có thể ra được những quyết định ngay lập tức về tố độc tiến triển bán hàng. Nếu số lượng các vụ mua, bán không đáp ứng được yêu cầu theo kế hoạch hoạt động thì người quản lý văn phòng (công ty) xác định cần thực hiện hành động nào ngay lập tức. Nếu do chậm bán được hàng công ty có thể tăng số lượng cho xem các BĐS, lên lịch quảng cáo đặc biệt hoặc tổ chức một diễn đàn để trình bày về thế chấp cho người mua...đây là những cố gắng trong ngắn hạn để tăng lượng giao dịch bán BĐS của văn phòng. Còn nếu do thiếu hụt hàng hoá, thiếu những BĐS đưa vào niên yết để bán, làm chậm tiến triển bán hàng thì công ty cũng cần có biện pháp quảng cáo tức thì. Ngoài ra công ty có thể áp dụng nhiều biện pháp khác như thưởng để khuyến khích những nhân viên kinh doanh hoặc thực hiện một chiến dịch điện thoại do các nhân viên kinh doanh thực hiện để xúc tiến tìm kiếm BĐS hoặc những khoản hỗ trợ tài chính khác.
Để phát hiện những thay đổi đột ngột trong tiến triển bán hàng chúng ta có thể lập biểu theo dõi như sau.
Trong các cột thể hiện doanh thu hàng này của công ty từ các chào bán được chấp nhận. Mỗi cột có tỷ lệ phần trăm khác nhau trong tổng số tiền hoa hồng, nó thể hiện phần tổng doanh thu mà công ty nhận được trên mỗi chào bán được chấp nhận.
Biểu: Tốc độ tiến triển doanh thu hàng ngày
(Toàn bộ doanh thu của những chào bán đã được chấp nhận)
Ngày Niêm yết và bán, 50% Chỉ niêm yết, 25% Chỉ bán, 25% 1/10/07 ... Tổng cộng Lưu ý:
- Cột niêm yết và bán ghi giá cháo bán BĐS đã được chấp nhận do công ty vừa niêm yết vừa bán.
- Cột chỉ niêm yết ghi giá chào bán BĐS được chấp nhận do công ty niêm yết và được người đồng môi giới bán.
- Cột chỉ bán ghi giá chào bán BĐS được chấp nhận do công ty bán từ niêm yết của người đồng môi giới.