- Chủ thể giao tiếp Nội dung giao tiếp
2.8.2.Tổ chức văn phòng môi giớ
A. Chọn vị trí văn phòng
Giống như trong mọi lĩnh vực kinh doanh khác, dường như có một xu hướng rất tự nhiên là người môi giới bất động sản luôn nỗ lực giữ cho mức chi phí của mình càng thấp càng tốt, và một trong những khoản chi phí chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí là chi phí thuê địa điểm đặt văn
phòng môi giới. Điều này là dễ hiểu bởi nó là một trong số các chi phí cố định để duy trì hoạt động bình thường của văn phòng môi giới bất động sản trải qua sự thăng trầm của hoạt động trong các thời kỳ trong năm.
Kiểm soát một cách hiệu quả loại chi phí này là một phần không thể thiếu trong việc tạo ra thu nhập ròng của nhà môi giới. Tuy nhiêm, việc giảm thiểu mức tiền thuê không phải là mục tiêu tốt nhất đối với vấn đề ngân sách. Mức thuê cao ở một vị trí hiệu quả có thể tạo ra các hoạt động kinh doanh tốt hơn từ đó sẽ tối đa hoá được lợi nhuận. Một không gian tốt và cách bố trí hiệu quả có thể là những nhân tố quan trọng góp phần vào kết quả hoạt động chung của văn phòng môi giới. Một vị trí văn phòng tốt có thể được ví như là những phương tiện hiệu quả duy trì sự liên lạc với khách hàng. Hình ảnh của văn phòng có thể được duy trì theo nhiều cách khác nhau và cách thể hiện có lợi ra công cộng là cách tiết kiệm nhất. Văn phòng có thể đặt ở tầng 1 của 1 toà nhà ở mặt phố với việc quảng cáo hấp dẫn sẽ là phương tiện phi chính thức để liên hệ với công chúng. Hàng ngàn người có thể đi bộ hoặc lái xe qua văn phòng môi giới ngày này qua ngày khác, tuần này qua tuần khác, tháng này qua tháng khác, năm này qua năm khác. Họ chắc chắn sẽ trở nên quen thuộc với tên của văn phòng và vị trí đặc biệt của nó. Hình ảnh của văn phòng đã được thiết lập trong trí nhớ của họ và sự nhận dạng văn phòng được củng cố theo thời gian. Trong khi họ có thể không có liên hệ trực tiếp với văn phòng nhưng họ đã nhận biết về hình ảnh văn phòng môi giới. Sự thể hiện trước công chúng kiểu này sẽ nhắc nhở công chúng rằng nhà môi giới đã ở một vị trí cụ thể cho giai đoạn sau này. Sự duy trì tại một địa điểm của văn phòng môi giới thể hiện sự thành công của văn phòng môi giới tại khu vực thị trường đó, nếu thất bại thì văn phòng phải đóng cửa và chấm dứt hoạt động hoặc phải chuyển đi nơi khác. Điều này thể hiện lợi thế của một địa điểm văn phòng tốt và đó chính là những lợi ích của chi phí về địa điểm. Một phần chi phí thuê địa điểm như vậy có thể được coi như một phần của chi phí quảng cáo và khuyếch trương trong kinh doanh.
Sản phẩm của một nhà môi giới bất động sản cung cấp cho khách hàng là dịch vụ. Và dịch vụ này hoàn toàn không đòi hỏi nhiều trang thiết bị để hỗ trợ trực tiếp cho việc tạo ra dịch vụ nếu nhà môi giới có đủ thời gian (và cả lực lượng) để thực hiện các công đoạn trong việc môi giới. Nhà môi giới sẽ phải đi lại như con thoi giữa các địa điểm khác nhau, từ nơi mà người bán hay người cho thuê chọn để gặp gỡ (có thể là bất kỳ nơi đâu mà họ cảm thấy thoải mái) cho tới nơi mà người mua hay người thuê hẹn gặp. Điều đó rõ ràng là rất mất thời gian, tốn kém nhân lực, và tất nhiên là kém hiệu quả. Chính vì vậy mà, trong thời đại công nghệ cao ngày nay, sự hiện diện của các thiết bị như điện thoại cố định và di động, máy vi tính có nối mạng internet băng thông rộng, máy fax,... là điều rất cần thiết.
Ngoài ra, những trang thiết bị khác hỗ trợ cho hoạt động hành chính của văn phòng cũng là không thể thiếu được. Văn phòng trước tiên nên có các bàn làm việc riêng cho các nhân viên môi giới,
là nơi mà họ lưu giữ các tài liệu liên quan đến các khách hàng mà họ đang thực hiện giao dịch. Văn phòng cũng nên có một phòng tiếp khách lịch sự và ấm cúng để khi khách hàng đến làm việc, khách hàng và nhà môi giới có không gian yên tĩnh để thảo luận các nội dung liên quan đến giao dịch bất động sản mà họ đang cần. Nói chung, các trang thiết bị của văn phòng, cách sắp đặt đồ đạc và trang trí văn phòng có thể tạo ra một ấn tượng tích cực cho khách hàng từ ngay những phút đầu tiên.
B. Thông tin quảng cáo cho văn phòng
Bước đầu tiên trong việc quảng cáo cho văn phòng môi giới là lựa chọn tên của văn phòng. Đây có thể được xem như là một nhiệm vụ khá đơn giản, tuy nhiên nếu tên của văn phòng được chọn một cách cẩn thận và phù hợp thì nó sẽ đóng góp không nhỏ vào sự thành công sau này của văn phòng. Một cái tên phù hợp có thể truyền đạt sự tự tin, tạo ra được một hình ảnh tốt và có giá trị và có khả năng duy trì trong trí nhớ của con người. Tất nhiên cái tên không thể tạo ra giá trị hiện tại của văn phòng. Mặt khác, việc lựa chọn một cái tên nghèo nàn cho văn phòng có thể dễ dàng trở thành sự nhạo báng hoặc nguyên nhân của những trò đùa của mọi người. Khi lựa chọn tên của văn phòng nên đặt một cái tên ngắn gọn, không nên đặt tên dài. Tên ngắn gọn sẽ rất tiện cho việc quảng cáo sau này bởi vì chúng ta có thể trình bày dễ dàng và hiệu qủa trên các mục quảng cáo trên báo chí. Tuy nhiên trong một số trường hợp tên văn phòng của những người nổi tiếng mà nhiều người biết đến trước đó lại là điều ngoại lệ, bởi vì những cái tên như vậy truyền đạt sự tự tin cho khách hàng thì độ dài của tên văn phòng là cần thiết. Khi chúng ta đã lựa chọn được tên của văn phòng cần phải duy trì, không nên thay đổi. Việc thay đổi tên thường xuyên được ví như việc huỷ bỏ thoả thuận tốt với khách hàng cũ và nhà môi giới lại phải bắt đầu những nỗ lực mới để thiết lập hình ảnh hiệu qủa của văn phòng.
Bước tiếp theo văn phòng cần phải có chương trình quảng cáo phù hợp. Một chương trình khuếch trương và dịch vụ chất lượng tốt có xu hướng tích lũy một cách tự nhiên và xây dựng hình ảnh của văn phòng theo thời gian. Các khẩu hiệu đi kèm với tên văn phòng có thể có ý nghĩa nếu chúng dễ dàng được nhận ra và được thiết kế một cách chuyên nghiệp. Sự khoe khoang lộ liễu và sự tự ca ngợi sẽ khó có hiệu quả lâu dài trong mắt khách hàng. Đối với những nhà môi giới có chứng chỉ hành nghề trong quảng cáo nên đưa thông tin về chứng chỉ hành nghề như số chứng nhận hành nghề số:... Một số văn phòng môi giới cố gắng có được số điện thoại liên lạc dễ nhớ.