7. Bố cục của luận văn
2.1. GIỚI THIỆU VỀ AGRIBANK CHI NHÁNH CẦN THƠ
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Hiện tại Agribank Chi nhánh thành phố Cần Thơ gồm 1 Chi nhánh chính và 8 chi nhánh quận, huyện với 18 điểm giao dịch phân bố rộng khắp địa bàn thành phố Cần Thơ. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Ban giám đốc, các phòng nghiệp vụ đƣợc thực hiện theo Quyết định số 1377/QĐ/HĐQT-TCCB ngày 24/12/2007 của Chủ tịch Hội đồng Quản trị Ngân hàng Agribank. Tại Hội sở phân ra các phòng ban ngồi điều hành hoạt động cịn kinh doanh các nghiệp vụ của ngân hàng gồm: Ban giám đốc, phịng Hành chính nhân sự, phịng Kế tốn, phịng Kế hoạch tổng hợp, phịng Tín dụng, phịng Kinh doanh ngoại hối, phịng Marketing, phịng Kiểm tra
kiểm sốt nội bộ, phịng Tin học. Tại các chi nhánh cơ cấu gồm có Ban giám đốc, phịng Kế hoạch kinh doanh, phịng Kế tốn ngân quỹ, phịng Hành chính nhân sự (tùy thuộc vào mỗi chi nhánh, có chi nhánh có chi nhánh khơng). Các phịng ban hoạt động điều theo sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc, ngồi cơng việc quản lý, điều hành các chi nhánh trực thuộc, tại Hội sở còn kinh doanh tất cả các nghiệp vụ của ngân hàng. Để hiểu rõ hơn về quan hệ trong công việc tại đơn vị, cơ cấu tại đơn vị đƣợc trình bày theo sơ đồ hình 2.1
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Agribank - Chi nhánh Cần Thơ
(Nguồn: Cơ cấu tổ chức của Agribank - chi nhánh Cần Thơ)
Chức năng của từng phòng ban đƣợc thực hiện theo quyết định của Agribank nhƣ sau:
* Ban giám đốc: Giám đốc chịu trách nhiệm cao nhất và có mọi quyền hành cao nhất tại Chi nhánh. Tùy theo tình hình thực tế tại đơn vị mà phân cơng cho Phó giám đốc đảm nhận quản lý các nghiệp vụ liên quan nhƣng chức năng nhiệm vụ luôn thực hiện theo Quy chế 1377/QĐ/HĐQT-TCCB ngày 24/12/2007 của Chủ tịch Hội đồng Quản trị Ngân hàng Agribank nhƣ: có trách nhiệm trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động của chi nhánh, ký duyệt từng hợp đồng tín dụng, tiếp cận, phổ biến và đề ra các biện pháp thực hiện các Quyết định và Chỉ thị của Ngân hàng cấp
Phó giám đốc Giám đốc - Phịng kế tốn - Phòng Market Chi nhánh, phòng giao dịch - Phòng tin học - Phịng HC-NS Phó giám đốc Phó giám đốc - Phịng kiểm tra kiểm sốt nội bộ - Phịng tín dụng - Phịng kế hoạch tổng hợp - Phịng kinh doanh ngoại hối
trên giao phó đến từng cán bộ trong chi nhánh. Phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận và nhận phản hồi từ các phòng ban. Giám đốc đƣợc quyền quyết định, tổ chức, bổ nhiệm, khen thƣởng hoặc kỷ luật cán bộ công nhân viên trong đơn vị mình.
* Các phịng nghiệp vụ: Mỗi phịng ban sẽ có một lãnh đạo phịng và có một hoặc hai phó phịng phụ trách và mỗi phịng điều có chức năng nhiệm vụ khác nhau nhƣng kết hợp cùng nhau hoạt động tạo nên một thể thống nhất tại đơn vị, tại các phịng ban ngồi quản lý điều hành và hoạt động kinh doanh, mỗi quý, nữa năm hay mỗi năm các phịng ban có trách nhiệm thu thập, tổng hợp và phân tích các số liệu tại Chi nhánh và các chi nhánh, phòng giao dịch trực thuộc báo cáo về Hội sở chính, đồng thời tham mƣu, tham gia xây dựng các kế hoạch, chỉ tiêu cùng Ban giám đốc, đƣa ra từng chỉ tiêu cụ thể, kế hoạch cụ thể để thực hiện, nhiệm vụ các phòng ban đƣợc thực hiện nhƣ sau:
- Phịng kế tốn ngân quỹ có nhiệm vụ chức năng: Hoạch toán các nghiệp vụ cho vay, thu nợ, trực tiếp hạch toán và kế toán các nghiệp vụ thanh toán và dịch vụ theo dõi các tài khoản giao dịch với khách hàng, kiểm tra chứng từ phát sinh, thu thập số liệu để lập bảng cân đối thanh toán hàng quý, báo cáo quyết toán cuối năm, có trách nhiệm kiểm sốt lƣợng tiền mặt, ngân phiếu thanh toán trong kho hàng, trong thu chi kho quỹ phát sinh, kiểm tra doanh mục hồ sơ pháp lý, hồ sơ vay vốn, hƣớng dẫn khách hàng mở tài khoản tại Ngân hàng, nhận tiền chuyển đi, chuyển đến theo nhu cầu của khách hàng.
- Phòng Marketing: Thực hiện việc kinh doanh và nhận thủ tục làm hồ sơ về sản phẩm dịch vụ nhƣ mở thẻ ATM, tƣ vấn lấp đặt ATM, máy POS, mở thẻ thanh toán quốc tế, quản lý các công việc về thiết kế bảng hiệu, in ấn, kết hợp cùng phịng tin học bảo trì, bão dƣỡng ATM, có trách nhiệm giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của ngân hàng thông qua báo dài, băng gon, kinh doanh vàng ( năm 2016 đã nghỉ kinh doanh vàng)…
- Phịng kiểm tra kiểm sốt nội bộ: Kiểm tra về việc tuân thủ quy định về chi tiêu, hoạch toán nghiệp vụ, nội quy làm việc của Agribank, tuân thủ về các mẫu
biểu, chứng từ, tham mƣu các loại rủi ro cho ban lãnh đạo, xử lý các vấn đề phát sinh khiếu kiện, khiếu nại, báo cáo về việc tuân thủ các quy định của Agribank.
- Phịng tín dụng: Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh: thực hiện các nghiệp vụ cho vay, bảo lãnh, cầm cố giấy tờ có giá, quản lý món vay, thực hiện các biện pháp thu hồi nợ; đề xuất chiến lƣợc và kế hoạch kinh doanh; huy động vốn, điều tra tín dụng, giới thiệu các dịch vụ, sản phẩm của Ngân hàng, thực hiện các chƣơng trình bảo trợ xã hội, nghiên cứu và hồn thiện quy trình, lập mẫu biểu hồ sơ…
- Phịng kế hoạch tổng hợp: Có trách nhiệm phân phối nguồn vốn, lập chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh tại đơn vị và chi nhánh trực thuộc, tham mƣu chiến lƣợc kinh doanh và chỉ tiêu kinh doanh cho chi nhánh trực thuộc. Tổng hợp các kết quả kinh doanh tại chi nhánh trực thuộc, đảm bảo nguồn tiền thanh toán tại các chi nhánh hoạt động thông suốt.
- Phòng kinh doanh ngoại hối: Thực hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến xuất nhập khẩu, mua bán ngoại tệ của đơn vị và chi nhánh trực thuộc. Báo cáo hoạt động nguồn ngoại tệ cho Ngân hàng Nhà nƣớc, lập kế hoạch thu mua ngoại tệ và bán ngoại tệ.
- Phòng tin học: Quản lý đƣờng truyền, lắp đặt mạng, cài đặt các ứng dụng của Agribank, tham mƣu mua sắm các thiết bị tin học, quản lý kết hợp với bộ phận marketing bảo trì hệ thống ATM, máy POS, hệ thống IPCAS và một số hệ thống thanh toán song phƣơng khác nhƣ kiều hối, thanh toán kho bạc, điện lực,…
- Phịng hành chính nhân sự: Điều tra về nhu cầu sử dụng lao động tại đơn vị, tham mƣu tuyển dụng nhân sự, quản lý hồ sơ nhân tất cả cán bộ tại đơn vị, quản lý bộ phận hành chánh gồm tổ bảo vệ, tổ mua sắm, lao công, quản lý về tài sản trong cơ quan, tham mƣu xây dựng cơ bản, tham mƣu về vấn đề pháp lý tại Chi nhánh, lập quỹ lƣơng, báo cáo tình hình nhân sự của chi nhánh trực thuộc, tham mƣu điều động nhân sự giữa các chi nhánh với nhau,…