8. Đóng góp của đề tài
2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng tại BIDV Dak
KSNB đối với hoạt động tín dụng tại BIDV Dak Lak
2.2.1.1 Cơ cấu tổ chức các phòng ban liên quan đến kiểm soát hoạt động cấp tín dụng tại BIDV Dak Lak dụng tại BIDV Dak Lak
Nhận thức rõ những rủi ro trong hoạt động ngân hàng, BIDV luôn chú trọng đến công tác tổ chức bộ máy để đạt hiệu quả cao trong kiểm soát hoạt động cấp tín dụng. Do đó, đã tạo lập được cơ cấu tổ chức hướng theo thông lệ quốc tế, tách bạch qua 3 khâu: Đề xuất - Phê duyệt/quản lý rủi ro - Tác nghiệp, đảm bảo tính minh bạch, tính
đầy đủ và chuyên nghiệp, có sự chuyên sâu của các bộ phận trong quy trình cho vay thể hiện trong Sơ đồ 2.2.
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Dak Lak
(Nguồn: Phòng Tổ chức nhân sự - BIDV Dak Lak)
Bộ phận Quản lý khách hàng: Đầu mối thiết lập quan hệ khách hàng, duy trì và
không ngừng mở rộng mối quan hệ với khách hàng trên tất cả các mặt hoạt động, tất cả các sản phẩm ngân hàng nhằm đạt được mục tiêu phát triển kinh doanh một cách an toàn, hiệu quả và tăng thị phần của BIDV. Nhiệm vụ chính của bộ phận Quản lý khách hàng là: Xác định thị trường kinh doanh mục tiêu và đối tượng khách hàng mục tiêu, xây dựng chính sách khách hàng, trực tiếp tham gia thực hiện chính sách khách hàng và đánh giá việc thực hiện chính sách khách hàng, trực tiếp triển khai các biện pháp Marketing giới thiệu cho khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ mà BIDV có lợi thế và có thể cung ứng, trực tiếp khởi tạo và quản lý mối quan hệ tín dụng với khách hàng, tùy theo đặc điểm riêng đối với từng khách hàng, phối hợp cùng các phòng ban khác thiết kế các loại sản phẩm phù hợp và có tính chất hấp dẫn đối với khách hàng.
Bộ phận quản lý rủi ro: có chức năng nghiên cứu, phân tích, quản lý rủi ro bao
gồm rủi ro chung (rủi ro hệ thống, rủi ro thị trường…) và rủi ro riêng (rủi ro từng khách hàng, từng dự án) nhằm đảm bảo phát triển tín dụng, mở rộng hoạt động một cách an toàn, hiệu quả. Nhiệm vụ chính của bộ phận quản lý rủi ro tín dụng là: Xây dựng chính sách quản lý rủi ro tín dụng, quản lý danh mục đầu tư, trực tiếp thẩm định rủi ro đối với từng khoản cấp tín dụng đến khách hàng, tham gia phê duyệt tín dụng, tham gia và giám sát quá trình thực hiện các quyết định đã được phê duyệt, tham gia xử lý các khoản cấp tín dụng có vấn đề. Hội đồng tín dụng Giám đốc Phó giám đốc Quản lý rủi ro Quản lý khách hàng Dịch vụ khách hàng Quản trị tín dụng
Bộ phận quản trị tín dụng: có chức năng quản lý và trực tiếp thực hiện các tác nghiệp liên quan đến việc giải ngân, thu hồi nợ, đảm bảo số liệu trên hệ thống khớp đúng với số liệu trên hồ sơ. Đảm bảo lưu giữ hồ sơ vay đầy đủ và an toàn. Đảm bảo các khoản cấp tín dụng đều tuân thủ các bước quy định trong quy trình tín dụng. Nhiệm vụ chính của bộ phận quản trị tín dụng là: Kiểm soát tính tuân thủ, nhập dữ liệu vào hệ thống, nhập và lưu giữ hồ sơ tín dụng, thực hiện chỉ thị thanh toán liên quan đến rút vốn, lập các báo cáo dữ liệu của các khoản vay, tham gia vào quá trình thu nợ, lãi.
Bộ phận dịch vụ khách hàng: có chức năng thực hiện giải ngân theo yêu cầu
của khách hàng, lưu trữ hồ sơ chứng từ giải ngân, thực hiện thu hồi nợ gốc và lãi khi đến hạn theo yêu cầu của bộ phận Quan hệ khách hàng.
Hoạt động của hội đồng tín dụng: Hội đồng tín dụng là bộ phận hỗ trợ cho
Giám đốc chi nhánh, có nhiệm vụ và quyền ra quyết định các khoản cấp tín dụng có giá trị lớn, mức độ phức tạp để bảo đảm tính khách quan. Hình thức làm việc của Hội đồng tín dụng là tổ chức họp các thành viên. Các cuộc họp đều phải có biên bản với đầy đủ các chữ ký thành viên. Quyết định của Hội đồng tín dụng dựa trên cơ sở ý kiến biểu quyết của các thành viên, theo nguyên tắc đa số.
2.2.1.2 Môi trường kiểm soát:
Chính sách nhân sự và sự đảm bảo về năng lực
Chính sách nhân sự là một yếu tố quan trọng, ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng nói riêng và hoạt động ngân hàng nói chung.
- Chất lượng nhân viên được kiểm soát từ đầu vào với một chính sách tuyển
dụng nghiêm túc thông qua các đợt tuyển dụng riêng của chi nhánh cũng như đợt tuyển dụng tập trung của toàn hệ thống BIDV.
- Tiêu chuẩn tuyển dụng là nhân viên phải có trình độ chuyên môn tốt nghiệp
Đại học chính quy chuyên ngành ngân hàng, tài chính, kinh tế, kế toán kiểm toán đồng thời phải đạt trình độ nhất định về ngoại ngữ, tin học.
- Đối với hoạt động tín dụng, các nhân viên dù là mới vào làm việc hay đã có
kinh nghiệm làm việc tại ngân hàng khi được bổ nhiệm vào các vị trí liên quan đến hoạt động tín dụng đều được chi nhánh cử đi tham gia khóa đào tạo, tập huấn trong
thời gian 3 tháng nhằm trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng cần thiết liên quan đến quy trình vận hành, xử lý nghiệp vụ.
- Đào tạo nghiệp vụ và rèn luyện kỹ năng cho nhân viên thông qua quá trình
làm việc tại ngân hàng và sự hướng dẫn của các nhân viên có thâm niên công tác tại các bộ phận liên quan đến tín dụng tại BIDV.
- Tổ chức định kỳ hằng năm các cuộc thi nhằm kiểm tra, đánh giá nhân viên về
sự am hiểu những quy định chung, về kiến thức nghiệp vụ tại bộ phận mình làm việc.
- Chính sách lương thưởng được quy định rõ ràng, cụ thể. Nhân viên được đánh
giá dựa trên Bảng tự đánh giá công việc và Bảng chấm điểm của Trưởng phòng. Chi nhánh cũng đề ra các quy định về việc xử lý kỷ luật và trách nhiệm vật chất đối với sai phạm của nhân viên với các hình thức kỷ luật từ nhắc nhở, khiển trách cho tới kỷ luật, sa thải nhằm thắt chặt việc tuân thủ các quy định, phòng ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra gian lận, rủi ro.
- Ban lãnh đạo ngân hàng luôn quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần của
nhân viên như tặng quà cho cán bộ nhân viên trong ngày sinh nhật, kết hôn, lễ Tết….
- Thường xuyên tổ chức các hoạt động thể dục thể thao, tham quan, du lịch
nhằm tạo một không khí thoải mái, đoàn kết gắn bó giữa các nhân viên.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Ban lãnh đạo chi nhánh luôn hướng đến mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận, hoàn thành kế hoạch nhưng đồng thời cũng thận trọng nhằm hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra, đảm bảo an toàn trong mọi hoạt động của ngân hàng. Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động tín dụng cũng như ảnh hưởng của những rủi ro trong tín dụng đối với hoạt động kinh doanh ngân hàng, ban lãnh đạo BIDV Dak Lak luôn chú trọng công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ này. Ngân hàng đã thiết lập và phổ biến những quy định, quy trình cụ thể liên quan đến hoạt động tín dụng đến các nhân viên cùng với việc xây dựng các chốt kiểm soát, tổ chức các cuộc kiểm tra nội bộ để đánh giá sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng nói riêng cũng như toàn hoạt động của chi nhánh nói chung.
Tính trung thực và các giá trị đạo đức
Tại BIDV Dak Lak, Ban Giám đốc luôn đề cao vai trò của tính trung thực và các giá trị đạo đức trong những yếu tố ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ. Các chuẩn mực, giá trị đạo đức không chỉ được biểu hiện qua trang phục, logo, khẩu
hiệu mà còn được thể hiện qua cách ứng xử, chuẩn mực đạo đức mà mỗi nhân viên cần phải có. Trên nền tảng Sổ tay phong cách giao dịch, Bộ quy tắc ứng xử và đạo đức nghề nghiệp của cán bộ nhân viên BIDV do HĐQT ban hành, Ban Giám đốc BIDV Dak Lak đã xây dựng một Bộ Quy tắc ứng xử trong các mối quan hệ và giao tiếp áp dụng cho tất cả cán bộ nhân viên tại chi nhánh. Đồng thời, Ban Giám đốc, các cán bộ Trưởng, Phó phòng tích cực làm gương cho cấp dưới về việc thực hiện cũng như nhắc nhở nhân viên phải thực hiện một cách nghiêm túc, chuẩn mực trong giao tiếp, trong mối quan hệ với khách hàng và với đồng nghiệp, cấp trên.
Cách thức truyền đạt sự phân công quyền hạn và trách nhiệm
Tại BIDV Dak Lak, tất cả những thông tin, quy định từ Hội sở hay Ban Giám đốc đều được truyền đạt cho nhân viên dưới dạng văn bản. Quyền hạn và trách nhiệm của Ban Giám đốc, Trưởng phòng, Phó phòng và các nhân viên tại BIDV Dak Lak cũng được quy định rõ ràng và được trình bày dưới dạng văn bản cho từng nghiệp vụ cụ thể. Những văn bản này được phổ biến cho các Trưởng phòng, Phó phòng sau đó được chuyển đến các nhân viên đọc và kí tên để đảm bảo rằng họ đã đọc và chịu trách nhiệm về việc tuân thủ quy trình, quy định được đề ra. Đồng thời, các văn bản này được lưu trữ tại phòng Tổ chức nhân sự cũng như các phòng ban có liên quan.
2.2.1.3 Đánh giá rủi ro
Việc nhận dạng, phân tích và quản lý rủi ro đối với hoạt động tín dụng được Ban Giám đốc thực hiện dựa trên các chính sách, quy định do Hội sở đề ra. Đồng thời, Ban Giám đốc cũng đề ra những mục tiêu cụ thể, thường xuyên thực hiện rà soát hoạt động tín dụng tại các phòng ban trong các cuộc họp giao ban nội bộ để nhận dạng rủi ro phát sinh và kịp thời triển khai các biện pháp đối phó với rủi ro nhằm đảm bảo hoạt động an toàn, có hiệu quả.
2.2.1.4 Hoạt động kiểm soát
Các quy định liên quan đến kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại BIDV
Nhằm thực hiện thống nhất hoạt động tín dụng trong hệ thống, các chi nhánh và phù hợp với thông lệ quốc tế, phù hợp với luật pháp của Việt Nam, BIDV đã ban hành đầy đủ, có hệ thống các quy trình, quy định liên quan đến hoạt động tín dụng cũng như quy chế kiểm soát nội bộ. Hệ thống các quy trình, quy định này tạo điều kiện để nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của mình trong quá trình thực hiện nghiệp vụ và là căn cứ, cơ sở để quy trách nhiệm khi có sai sót xảy ra.
Hộp 2.1. VĂN BẢN NỘI BỘ BIDV VỀ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG Quy chế, quy định về cấp tín dụng
1722/QĐ-HĐQT ngày 2/10/2013: Quy chế cho vay đối với khách hàng
4633/BIDV-QLTD ngày 30/6/2015 quy định về quy trình cấp tín dụng đối với khách hàng tổ chức
6959/QĐ-NHBL ngày 11/03/2014 Quy định cấp tín dụng bán lẻ
6251/QĐ-QLRRTD2 ngày 6/12/2010 quy định tạm thời cấp tín dụng đối với nhóm khách hàng có liên quan
Chính sách cấp tín dụng
1138/QĐ-HĐQT ngày 11/11/2011 v/v Chính sách cấp tín dụng KH tổ chức 353/QĐ-HĐQT ngày 22/04/2010 Chính sách cấp tín dụng bán lẻ
Phân cấp thẩm quyền
3812/QĐ-QLTD ngày 02/7/2013 Phân cấp thẩm quyền phán quyết tín dụng đối với các cấp điều hành KH tổ chức
2838/QĐ-NHBL ngày 29/5/2014 Phân cấp ủy quyền đối với các cấp điều hành trong hoạt động tín dụng bán lẻ
Giao dịch bảo đảm
8955/QĐ-QLTD ngày 31/12/2014 quy định về giao dịch bảo đảm
Pháp lý về Hợp đồng liên quan đến hoạt động tín dụng
6610/QĐ-BIDV ngày 28/8/2015 ban hành và hướng dẫn các Bộ mẫu hợp đồng
Xếp hạng tín dụng và Phân loại nợ
1226/QĐ-HĐQT ngày 30/5/2014 : Chính sách phân loại tài sản có, mức trích lập, phương pháp trích lập DPRR trong hoạt động của BIDV
8598/QĐ-BNC ngày 20/10/2006: ban hành hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ và các văn bản về Hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ mới
Các văn bản sản phẩm tín dụng riêng
Thủ tục kiểm soát trong quy trình, quy định hoạt động tín dụng tại BIDV Bảng 2.3.Thủ tục kiểm soát nội bộ trong hoạt động tín dụng tại BIDV
Stt Quy định
Các thủ tục kiểm soát cơ bản
Phê duyệt Định dạng trước Báo cáo bất thường Bảo vệ tài sản Bất kiêm nhiệm Sử dụng chỉ tiêu Đối chiếu Kiểm tra và theo dõi 1 Quy chế phán quyết
cấp tín dụng Có Có Không Có Không Không Có Có
2 Báo cáo giao dịch
đáng ngờ Có Có Có Có Có Có Có Có 3 Quy trình cấp tín dụng (Chi tiết Phụ lục I; Phụ lục II) Có Có Không Có Có Không Có Có 4 Quy định giao nhận, luân chuyển và bảo quản tài sản đảm bảo
Có Có Có Có Có Không Có Có
5 Quy định về Chính
sách cấp tín dụng Có Có Không Có Có Không Có Có
6 Quy định về các sản
phẩm tín dụng Có Có Không Có Không Không Có Có
7
Hướng dẫn phân loại nợ và trích lập dự phòng rủi ro tín dụng Có Có Không Có Có Có Có Có 8 Biểu mẫu hợp đồng tín dụng Có Có Không Có Có Không Có Có 9 Biểu mẫu hợp đồng
bảo đảm tiền vay Có Có Không Có Có Không Có Có
10 Xếp hạng tín dụng
11 Quy đinh về quản trị
tín dụng Có Có Không Có Có Không Có Có
12 Các tiêu chí cảnh báo
sớm nợ có vấn đề Có Có Có Có Có Có Có Có
13 Quy đinh về xử lý nợ Có Có Không Có Có Có Có Có
14 Kế hoạch kinh doanh
hàng năm Có Có Không Không Có Có Có Có
15
Hệ thống chức danh, tiêu chuẩn tuyển dụng.
Có Có Không Không Có Có Có Có
16 Chính sách kiểm
toán nội bộ Có Có Có Có Có Có Có Có
Qua bảng 2.3 cho thấy, BIDV ban hành các quy trình, quy định kiểm soát khá đầy đủ trong đó lồng ghép các thủ tục kiểm soát trong hoạt động tín dụng.
2.2.1.5 Thông tin và truyền thông
BIDV luôn coi công nghệ là chìa khóa then chốt để phát triển, mở rộng hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro và quản trị hệ thống. Do đó,ngân hàng luôn triển khai, áp dụng các công nghệ tiên tiến như hệ thống CoreBanking, các web ứng dụng hỗ trợ, hệ thống MIS (Hệ thống khai thác thông tin đa chiều),… để hoạt động ngân hàng được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, chính xác và nắm bắt kịp thời các chỉ đạo, điều hành kinh doanh của Ban lãnh đạo/ Phòng HSC xuống các chi nhánh.
Sự truyền đạt thông tin từ Ban Giám đốc đến lãnh đạo các phòng ban còn được thực hiện thông qua các cuộc họp giao ban định kỳ. Thông qua những cuộc họp này mà Ban Giám đốc tiếp nhận những ý kiến phản hồi từ các phòng ban về tình hình thực hiện các chỉ tiêu tín dụng, huy động vốn, khó khăn vướng mắc,… Những thông tin, ý kiến chỉ đạo từ Ban Giám đốc được lãnh đạo phòng truyền tải đến nhân viên thông qua các cuộc họp ngắn đầu tuần hoặc qua email nội bộ. Những công văn, quyết định, thông báo mới bên cạnh việc phổ biến bằng văn bản hoặc qua các cuộc họp thì còn được cập nhật trên hệ thống mạng nội bộ để tất cả nhân viên, phòng ban được tiếp cận một cách nhanh chóng.
BIDV Dak Lak cũng đặt hòm thư góp ý tại chi nhánh và các phòng giao dịch, thiết lập đường dây nóng để tiếp nhận những thông tin góp ý, phản hồi từ khách hàng
về chất lượng dịch vụ, về những bất cập khi xử lý nghiệp vụ hay thái độ, tác phong của