8. Kết cấu của luận văn
1.2.2. Những lợi ích và rủi ro của mô hình giao dịch một cửa
1.2.2.1. Lợi ích của mô hình giao dịch một cửa
Về phía ngân hàng
- Việc áp dụng quy trình giao dịch một cửa góp phần giúp ngân hàng đơn giản
hóa quá trình giao dịch, nâng cao chất lượng dịch vụ. Do đó, thu hút được KH đến với ngân hàng và nâng cao doanh số cho ngân hàng.
- Giao dịch một cửa còn giúp giảm bớt sự cồng kềnh trong việc luân chuyển chứng từ trong bộ máy kế toán. Các GDV có thể tự duyệt hạn mức hoặc đẩy sang cho KSV duyệt nếu quá hạn mức. Cuối ngày tập trung chứng từ lên cho bộ phận kế toán kiểm tra. Nhờ đó ngân hàng giảm bớt được chi phí hoạt động, tạo điều kiện đa dạng hóa dịch vụ cung cấp. Ngoài ra, việc cấp hạn mức cho mỗi GDV cũng hạn chế tối đa được thời gian giao dịch, tăng tính chuyên nghiệp, an toàn trong giao dịch ngân hàng, nâng cao tính độc lập, trình độ, ý thức của GDV, Trưởng giao dịch cũng như lãnh đạo chi nhánh.
- Trong mô hình giao dịch một cửa, mỗi GDV đầu ngày được tạm ứng một lượng tiền, giấy tờ có giá và các tài sản khác. Số lượng bao nhiêu tùy thuộc vào quy định của mỗi ngân hàng để giao dịch với KH. Trong quá trình giao dịch nếu như số dư tồn quỹ vượt hạn mức thì GDV phải chuyển phần thừa về cho bộ phận quỹ, còn nếu thiếu thì có quyền đề nghị quỹ tiếp thêm. Cuối ngày, tất cả tiền và giấy tờ có giá nêu trên phải được chuyển hết về bộ phận quỹ. Nhờ sự kiểm soát chặt chẽ này mà ngân hàng có thể tăng cường khả năng quản lý, điều hành trên các phương tiện hoạt động.
- Mô hình giao dịch một cửa đảm bảo an toàn và tính bảo mật hơn so với mô hình giao dịch nhiều cửa, mỗi GDV được cấp một mã bảo mật để thực hiện nghĩa vụ theo thẩm quyền. Bên cạnh đó, hệ thống camera quan sát là điều bắt buộc phải có để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho KH giao dịch.
- Cuối ngày giao dịch, sau khi đã khóa sổ GDV không được phép vào hệ thống để sửa chữa hay hạch toán thêm giao dịch. Điều này cho thấy sự quản lý chặt chẽ trong mô hình giao dịch một cửa, tạo tính an toàn và chính xác trong giao dịch.
- Thực hiện giao dịch một cửa sẽ tăng cường khả năng kiểm tra, giám sát từ xa. Chương trình kế toán này chỉ cần một máy tính nối mạng, nhân viên kiểm soát có thể ngồi tại phòng làm việc kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của Chi nhánh, PGD.
Về phía KH
- Việc áp dụng mô hình giao dịch một cửa giúp KH tiếp cận với những sản phẩm dịch vụ hiện đại, chất lượng cao và được phục vụ tận tình. KH có thể giao dịch tại mọi quầy và một GDV có thể giải quyết được tất cả nhu cầu của KH như tiền gửi, thanh toán, tiền vay, mua bán ngoại tệ,…Trong khi hình thức giao dịch nhiều cửa yêu cầu KH phải đến đúng quầy giao dịch tiếp nhận yêu cầu của mình.
- Hệ thống giao dịch một cửa sẽ đem lại nhiều tiện ích cho KH như khả năng giao dịch liên chi nhánh, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu phiền hà, giúp KH thoải mái khi giao dịch.
Như vậy, việc áp dụng hình thức giao dịch một cửa đều mang lại lợi ích cho cả ngân hàng và KH. Làm cho KH hài lòng hơn đối với sản phẩm, dịch vụ của ngân hàng, từ đó thúc đẩy tính cạnh tranh và xu hướng ngày càng đa dạng hóa dịch vụ cung cấp của các NHTM.
1.2.2.2. Rủi ro khi ngân hàng áp dụng mô hình giao dịch một cửa
Bên cạnh những lợi ích mà mô hình giao dịch một cửa mang lại thì mô hình này vẫn còn tồn tại những rủi ro nhất định như sau:
Rủi ro do quy trình, quy định
Trong quá trình xây dựng mô hình giao dịch một cửa, đôi khi các ngân hàng đưa ra những quy định chưa phù hợp gây khó khăn cho nhân viên trong quá trình thực hiện nghiệp vụ hoặc do quy trình có nhiều điểm bất cập, sơ hở tạo điều kiện cho kẻ xấu lợi dụng, gây thiệt hại cho ngân hàng.
Rủi ro do nhân viên ngân hàng
Trong quy trình giao dịch một cửa GDV vừa làm kế toán, vừa làm Thủ quỹ thực hiện việc thu, chi tiền mặt. Mô hình này đã vi phạm nguyên tắc phân công,
phân nhiệm (một cá nhân hay bộ phận không được thực hiện một nghiệp vụ từ khâu đầu tới khâu cuối cùng). Do đó, các sai sót rất khó phát hiện và các gian lận dễ xảy ra hơn vì không có sự phân chia công việc và trách nhiệm cho nhiều người nên khó cho việc kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc. Hoạt động KSNB khó phát huy hiệu quả và dẫn đến rủi ro xảy ra đối với ngân hàng. Điển hình như một số trường hợp sau:
- Trong nghiệp vụ ngân quỹ, ngân hàng có thể gặp rủi ro nếu như kỹ năng phân biệt tiền giả của GDV còn yếu kém hoặc do GDV phát hiện tiền giả nhưng không thu giữ. Tiền mặt không được đóng gói, niêm phong và được sắp xếp đúng nơi quy định. GDV không thực hiện đúng hạn mức đã giao như hạn mức giao dịch, hạn mức thu chi, hạn mức tồn quỹ,…
- Trong mô hình giao dịch một cửa KH chỉ thực hiện giao dịch với một GDV nên trong một vài trường hợp sẽ dẫn đến những sai sót mà GDV không thể khắc phục được như: thiếu chữ ký, sai số tiền bằng chữ….do GDV không gặp lại KH, lúc đó họ sẽ ký khống giấy tờ…
- Nhân viên cố ý sử dụng thẩm quyền của người khác hoặc sử dụng mật mã phê duyệt chứng từ của KSV để thực hiện những nghiệp vụ gian lận, trái với quy định ngân hàng. KSV phê duyệt hạn mức không đúng thẩm quyền hay sự cấu kết giữa GDV và KSV để thực hiện những hành vi trục lợi làm ảnh hưởng đến tài sản, uy tín ngân hàng.
- Ngoài ra, mô hình giao dịch một cửa đòi hỏi nhân viên giao dịch phải thực sự hiểu biết, thành thạo tất cả các nghiệp vụ, các loại giao dịch của ngân hàng và phần mềm tin học ứng dụng trong mô hình giao dịch một cửa.
Rủi ro từ công nghệ thông tin
Hoạt động ngân hàng hầu hết được xử lý bằng máy vi tính. Vì vậy, bất kỳ rủi ro nào xảy ra cho hệ thống máy tính sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của ngân hàng. Sự kết nối mạng trực tiếp giữa Hội sở và các chi nhánh ngân hàng trong cùng hệ thống giúp công việc hạch toán giữa ngân hàng với KH nhanh chóng, chính xác. Từ đó góp phần nâng cao chất lượng, đơn giản hóa các thủ tục hành chính, đa dạng hóa các dịch vụ của ngân hàng, giúp ngân hàng nâng cao năng lực cạnh tranh. Tuy
nhiên, đơn vị cũng phải nhận định được một số rủi ro sau để thiết kế quy trình KSNB sao cho phù hợp với môi trường công nghệ thông tin:
- Rủi ro do hệ thống công nghệ thông tin không hoạt động do không có đầy đủ dữ liệu. Đối với ngân hàng có mạng lưới rộng sẽ rất khó khăn cho việc đồng bộ hóa mô hình giao địch trong toàn hệ thống do có sự bất cập về trình độ và công nghệ ở khu vực.
- Sự cố kỹ thuật khiến nhân viên không thể truy cập vào hệ thống thông tin khiến cho giao dịch bị ngưng trệ, tốn nhiều thời gian để xử lý giao dịch làm cho chất lượng phục vụ KH giảm sút.
- Không thực hiện tốt chính sách bảo mật, không phân cấp một cách rõ ràng việc sử dụng thông tin kế toán dẫn đến thông tin sử dụng không đúng đối tượng.
- Mạng máy tính của ngân hàng có thể bị nhiễm máy tính, mã độc do bị lây nhiễm từ USB hay do nhân viên truy cập vào những trang web có chứa vi rút, hoặc do hacker xâm nhập vào hệ thống máy tính để phát tán vi rút nhằm mục đích lừa đảo.
- Việc chưa giám sát, hạn chế số lần truy cập không hợp lệ vào hệ thống cũng là nguyên nhân gây rủi ro cho ngân hàng trong việc bảo mật thông tin.
Rủi ro bên ngoài
Mặc dù mô hình giao dịch một cửa là hoạt động thuộc về nội bộ của ngân hàng nhưng khó tránh khỏi những rủi ro do các yếu tố bên ngoài gây ra. Rủi ro có thể xảy ra khi KH lập chứng từ giả mạo, giả mạo chữ ký, giấy tờ tùy thân mà nhân viên ngân hàng không phát hiện được. Những vụ cướp ngân hàng đã xảy ra là mối lo ngại của bất kỳ ngân hàng nào. Bênh cạnh đó, một yếu tố bên ngoài khác gây ra rủi ro cho hoạt động ngân hàng đó là những thảm họa từ thiên nhiên như động đất, núi lửa, lũ lụt, sóng thần,…Một khi thảm họa xảy ra, rủi ro đối với ngân hàng là khó tránh khỏi.
Ngoài ra, ngân hàng còn có thể chịu rủi ro liên quan đến pháp luật do sai sót trong quá trình hoạt động kinh doanh làm thiệt hại cho KH, đối tác dẫn đến việc bị khởi kiện, bồi thường.
Cơ sở hạ tầng yếu kém cũng có thể gây ra rủi ro. Ví dụ: hệ thống đường sá xuống cấp, thông tin liên lạc không ổn định dẫn đến kéo dài thời gian luân chuyển
tài sản, chứng từ, những trục trặc trên đường vận chuyển dẫn đến mất mát tài sản,… hệ thống mạng không đáp ứng được nhu cầu xử lý công việc dẫn đến lỗi mạng, nghẽn mạng, tạo điều kiện cho các hành vi trục lợi,….
1.3. Kiểm soát nội bộ quy trình giao dịch một cửa tại ngân hàng thương mại.
1.3.1. Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ đối với quy trình giao dịch một cửa tại ngân hàng thương mại ngân hàng thương mại
Bên cạnh những ưu điểm mà mô hình giao dịch một cửa mang lại thì nó vẫn tồn tại những hạn chế ẩn chứa nhiều rủi ro gây tổn hại đến ngân hàng. Các rủi ro này có thể gây thiệt hại đến tài sản của ngân hàng và nhân viên ngân hàng. Mặt khác, khi rủi ro xảy ra còn ảnh hưởng đến tâm lý KH, KH sẽ cảm thấy e ngại, thiếu tin tưởng khi giao dịch với ngân hàng và họ sẽ tìm đến một ngân hàng khác mà họ cảm thấy thoải mái, yên tâm hơn khi giao dịch. Điều đó đồng nghĩa với việc ngân hàng sẽ bị mất KH, ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh. Vì vậy, để có thể hoạt động an toàn và đạt được mục tiêu phát triển bền vững của mình, mỗi ngân hàng đều phải có sự kiểm tra – kiểm soát chặt chẽ. KSNB nắm giữ một vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà quản trị phát hiện, xử lý kịp thời các sai sót, hạn chế ở mức thấp nhất những thiệt hại cho ngân hàng.
1.3.2. Cơ chế kiểm soát nội bộ trong quy trình giao dịch một cửa
1.3.2.1. Thiết lập hạn mức giao dịch – thu chi tiền mặt và hạn mức tồn quỹ
Để hạn chế những sai sót, gian lận do GDV các ngân hàng cần phải thiết lập một hạn mức giao dịch và hạn mức tồn quỹ phù hợp với trình độ và năng lực của GDV, đồng thời phải gắn với khả năng kiểm soát của ngân hàng.
Hạn mức giao dịch: “ là giá trị tối đa của một giao dịch mà GDV được phép
thực hiện không cần có sự phê duyệt của KSV. Mỗi loại giao dịch có hạn mức khác nhau” 3.
Mục đích của việc thiết lập hạn mức này là để rút ngắn thời gian giao dịch với KH, tạo điều kiện cho KH giao dịch thuận lợi, nhanh chóng, đồng thời để giúp hạn chế những sai sót, gian lận của GDV. Đối với những giao dịch nằm trong hạn mức, thì toàn bộ quá trình thực hiện nghiệp vụ được hoàn thành bởi một GDV. Còn đối
3 Theo Điều 2 Mục 4 của QĐ số:1498/2005/QĐ-NHNN do NHNN phát hành ngày 13/10/2005 về “Ban hành quy chế giao dịch một cửa áp dụng đối với các TCTD”
với những giao dịch vượt hạn mức, giao dịch được hoàn thành khi và chỉ khi được sự phê duyệt của KSV.
Hạn mức tồn quỹ :” là số dư tiền mặt tối đa mà GDV được phép giữ lại tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày giao dịch” 4. Tùy từng ngân hàng cũng như từng thời điểm sẽ quy định hạn mức tồn quỹ khác nhau. Việc quy định hạn mức tồn quỹ giúp ngân hàng dễ dàng hơn trong việc bảo quản an toàn tài sản, kịp thời đáp ứng những nhu cầu phát sinh của KH.
Đối với các giao dịch thu chi tiền mặt vượt hạn mức giao dịch, tiền có mệnh giá nhỏ, cơ cấu nhiều loại tiền phải mất thời gian kiểm đếm ảnh hưởng tới việc phục vụ KH, GDV chuyển cho bộ phận quỹ thực hiện.
1.3.2.2. Quản lý tồn quỹ giao cho giao dịch viên để thực hiện quy trình giao dịch một cửa một cửa
Đầu ngày giao dịch, GDV được giao tiền mặt, giấy tờ có giá và các tài sản khác từ bộ phận ngân quỹ theo như quy định của ngân hàng để giao dịch với KH. Trong quá trình giao dịch nếu số dư tồn quỹ của GDV cao hơn so với quy định, GDV phải tiến hành điều chuyển số tiền vượt hạn mức về quỹ và ngược lại. Khi tiến hành điều chuyển quỹ phải có sự giám sát của KSV, sự chứng kiến của bên điều quỹ và bên nhận quỹ. Và quá trình điều quỹ phải được ký vào Sổ điều chuyển quỹ theo quy định từng ngân hàng.
Tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày, số dư tồn quỹ thực tế của GDV phải khớp với số dư két tiền. Cuối ngày giao dịch, GDV phải chuyển hết tiền mặt, giấy tờ có giá về bộ phận quỹ kèm theo báo cáo in ra.
1.3.2.3. Chế độ tạm ứng và thanh toán tạm ứng
“ Tất cả các khoản tiền, giấy tờ có giá và các tài sản khác do bộ phận quỹ tạm ứng và giao cho GDV đầu ngày phải được kiểm soát, đối chiếu và tất toán vào cuối ngày giao dịch. Việc thực hiện giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá giữa GDV và Bộ phận quỹ phải theo đúng vụ trình về nghiệp vụ kho quỹ. Trong trường hợp giao nhận tiền theo bao nguyên niêm phong vào cuối ngày giao dịch,
4 Theo Điều 2 Mục 4 của QĐ số:1498/2005/QĐ-NHNN do NHNN phát hành ngày 13/10/2005 về “Ban hành quy chế giao dịch một cửa áp dụng đối với các TCTD”
đầu ngày giao dịch hôm sau, GDV không được phép nhận lại chính bao nguyên niêm phong mà ngày hôm trước mình đã nộp” .5
1.3.2.4. Phân cấp, phân quyền trong xử lý và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh
Mô hình giao dịch một cửa mang lại không ít những lợi ích nhưng nó cũng gây ra nhiều áp lực về khối lượng công việc cũng như thời gian xử lý nghiệp vụ. Vì vậy, công tác tổ chức, phân cấp, phân quyền và quy định quyền hạn, trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên tham gia quy trình giao dịch một cửa là điều hết sức cần thiết. Theo đó, không để một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ khâu đầu dến khâu cuối, như vậy sẽ dễ xảy ra gian lận và sai sót. Việc phân cấp, phân quyền này đòi hỏi phải được tuân thủ theo quy định của pháp luật và phải đảm bảo an toàn trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
1.3.2.5. Lập và kiểm soát chứng từ kế toán
Lập chứng từ kế toán
Một trong những yêu cầu của việc lập chứng từ kế toán là phải đảm bảo tính kịp thời, khách quan, và độ chính xác cao. Chứng từ kế toán ngân hàng được thể hiện bằng hình thức chứng từ giấy và chứng từ điện tử.
Chứng từ kế toán bằng giấy phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội