8. Kết cấu của luận văn
1.3.2.5. Lập và kiểm soát chứng từ kế toán
Lập chứng từ kế toán
Một trong những yêu cầu của việc lập chứng từ kế toán là phải đảm bảo tính kịp thời, khách quan, và độ chính xác cao. Chứng từ kế toán ngân hàng được thể hiện bằng hình thức chứng từ giấy và chứng từ điện tử.
Chứng từ kế toán bằng giấy phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau và chỉ lập một lần đúng với thực tế thời gian, địa điểm, nội dung và số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trường hợp chứng từ in hỏng, in thiếu liên, viết sai phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo (X) hoặc ghi chữ “HỦY BỎ” vào tất cả các liên sai hỏng. Những liên của các chứng từ có in số sẵn (như Séc, Giấy báo liên hàng, v.v…) bị viết sai phải được giữ lại đầy đủ ở cuốn hay ở quyển chứng từ trước khi làm thủ tục tiêu huỷ. Khi tiêu huỷ các chứng từ quan trọng viết sai, phải lập biên bản tiêu huỷ và tiến hành tiêu huỷ theo đúng quy định. Các chứng từ kế toán bằng giấy do ngân hàng lập hoặc chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy để giao dịch, thanh toán với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị ngân hàng thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị ngân hàng (chi nhánh, sở giao dịch…). Việc sử dụng con dấu để đóng trên các chứng từ kế toán
5 Theo Điều 5 Mục 3 của QĐ số:1498/2005/QĐ-NHNN do NHNN phát hành ngày 13/10/2005 về “Ban hành quy chế giao dịch một cửa áp dụng đối với các TCTD”
hạch toán, thanh toán trong nội bộ ngân hàng do Tổng giám đốc (Giám đốc) ngân hàng đó quy định, nhưng phải đảm bảo tính pháp lý của chứng từ và phù hợp với quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
Chứng từ điện tử “ là chứng từ kế toán mà các yếu tố của nó được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã được mã hoá mà không có sự thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Chứng từ điện tử phải có đủ các yếu tố quy định cho chứng từ kế toán, đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán và phải được mã hoá bảo đảm an toàn trong quá trình xử lý truyền tin và lưu trữ; riêng yếu tố chữ ký phải được mã hoá bằng khoá mật mã - được gọi là chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử được xác lập riêng cho từng cá nhân để xác định quyền hạn và trách nhiệm của người lập và những người liên quan chịu trách nhiệm về tính an toàn và chính xác của chứng từ điện tử. Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ giấy”6
Dù là chứng từ giấy hay chứng từ điện tử thì vẫn có thể xảy ra những trường hợp sai sót, gian lận. Chính vì vậy kiểm soát chứng từ luôn là khâu đảm bảo sự chính xác của những chứng từ này. Đồng thời các chứng từ và ấn chỉ giao cho KH phải được in từ máy in chuyên dụng. Các máy in chứng từ, máy in khác kết nối với hệ thống máy tính trong giao dịch một cửa phải được theo dõi và quản lý chặt chẽ để không sử dụng sai mục đích.
Kiểm soát chứng từ
Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán. Tất cả các chứng từ kế toán phải được kiểm soát chặt chẽ trước, trong và sau khi thực hiện các nghiệp vụ.
Kiểm soát trước được thực hiện ngay khi GDV tiếp nhận chứng từ. Đối với những giao dịch trong hạn mức thì GDV vừa là người lập, vừa là người kiểm soát chứng từ và chỉ có một chữ ký của GDV trên chứng từ.
Kiểm soát trong là việc kiểm tra trong quá trình thực hiện giao dịch trên hệ thống. Kiểm soát trong bao gồm: sự khớp đúng thông tin trên hệ thống và chứng từ/hồ sơ; sự hợp lệ của các giao địch theo quy định của ngân hàng và quy định của
6 Theo Điều 2 của QĐ số: 44/2002/QĐ-TTg do Thủ tướng chính phủ ban hành ngày 21/03/2002 về “Về việc sử dụng chứng từ điện tử làm chứng từ kế toán để hạch toán và thanh toán vốn của các tổ chức cung ứng dịch vụ”
pháp luật; Sự khớp đúng thông tin ghi nhận trên hệ thống (bút toán hạch toán, tạo mới/ điều chỉnh thông tin) và chứng từ hồ sơ.
Kiểm soát sau được thực hiện bởi KSV. Đối với những giao dịch vượt hạn mức các chứng từ sau khi được GDV lập phải được KSV kiểm tra và kiểm soát. Các chứng từ thuộc giao dịch này phải có đầy đủ chữ ký của KSV và GDV. Cuối ngày, GDV và KSV phải kiểm tra, đối chiếu bảng kê chứng từ giao dịch với chứng từ của KH để đảm bảo tính khớp đúng và chính xác. Sau đó, toàn bộ chứng từ hạch toán phải được luân chuyển về bộ phận kế toán tổng hợp để thực hiện kiểm tra, đối chiếu lại, bảo quản và lưu trữ theo quy định.