8. Kết cấu của luận văn
3.2. Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ quy trình giao dịch một cửa tại ngân
hàng Thương Mại Cổ Phần – Chi nhánh Nguyễn Văn Trỗi.
3.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Một môi trường kiểm soát tốt sẽ có khả năng phát huy hiệu quả, hạn chế những thiếu sót của các thủ tục kiểm soát; ngược lại một môi trường yếu kém sẽ kìm hãm các thủ tục kiểm soát và làm cho nó chỉ còn là hình thức mà thôi. Chính vì vậy một số vấn đề cần quan tâm của Ban giám đốc để tạo lập môi trường kiểm soát mạnh.
Nâng cao tính trung thực và các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên
Thông qua việc xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong đơn vị, Ban giám đốc phải cư xử đúng đắn, làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực. Đồng thời, Ban giám đốc cũng giúp cho nhân viên các cấp hiểu rõ tầm quan trọng của KSNB. Nhân viên trong chi nhánh cần nhận thức được rằng họ phải thực hiện nghiêm túc những nhiệm vụ được giao, đảm bảo trách nhiệm và phải liên lạc với cấp quản lý phù hợp về bất kỳ vấn đề gì xảy ra trong hoạt động không tuân thủ sự chỉ đạo hay những lạm dụng chính sách hay những hành động phi pháp. Đặc biệt, trong quy trình giao dịch một cửa, các nhân viên giao dịch là người quyết định quy trình giao dịch nên ý thức trách nhiệm và trình độ nghiệp vụ của nhân viên tốt sẽ giúp ngân hàng hạn chế được những rủi ro của mô hình này
Tổ chức xem xét, đánh giá định kỳ hoạt động của KSNB
Phổ biến quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp như định kỳ 1 tháng /1 lần nên thảo luận với KSV, Trưởng Bộ phận giao dịch ngân quỹ về tính hiệu quả của KSNB. Khuyến khích KSV và GDV mạnh dạn nói lên quan điểm của mình, sẵn sàng tham mưu với Ban giám đốc về các sai sót bằng cách khen thưởng, động viên những ý kiến có tính chất xây dựng và có khả năng ứng dụng trong thực tế hay tổ chức những cuộc thi về những ý kiến sáng tạo để giúp hoàn thiện hệ thống KSNB giao dịch một cửa tại chi nhánh. Bên cạnh đó, cần quy định rõ
trách nhiệm của KSV trong việc báo cáo, kiến nghị những sai sót sau khi kiểm soát cho người đứng đầu đơn vị và đề xuất hướng xử lý.
Thực hiện luân chuyển cán bộ, nhân viên
Tại Chi nhánh, định kỳ hàng quý hoặc 6 tháng nên có sự luân chuyển, chuyển đổi nơi làm việc giữa các nhân viên bộ phận giao dịch tại các đơn vị khác nhau trong cụm. Thời gian luân chuyển từ 15 – 30 ngày là hợp lý, không nên áp dụng thời gian luân chuyển quá lâu vì đây là khoảng thời gian đủ để nhân viên nắm bắt được quy trình cũng như một số nghiệp vụ mới, đồng thời không làm ảnh hưởng đến việc tiếp cận KH của nhân viên. Đây chính là một biện pháp rất phù hợp và hiệu quả để nhân viên có thể nắm bắt hết các thao tác, nghiệp vụ của các giao dịch với KH, học hỏi những nghiệp vụ mới cũng như đánh giá lại về cách thức thực hiện quy trình giao dịch của bản thân so với những gì công văn quy định. Sự luân chuyển như vậy giúp chi nhánh khắc phục được những rủi ro do nhân viên ngân hàng thiếu sự hiểu biết về tất cả các khâu, các nghiệp vụ giao dịch.
Đề xuất lên Hội sở mở thêm các lớp tập huấn về kỹ năng, nghiệp vụ
Con người chính là người thiết lập các mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và cũng chính con người có thể bẻ gãy hoặc vô hiệu hóa các chốt kiểm soát. Chính vì vậy, chi nhánh cần tiến hành rà soát, sắp xếp lại nhân viên để có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng bằng nhiều hình thức khác nhau như: tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ, bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp bằng tiếng Anh,….Một hạn chế hiện nay của chi nhánh là nhân viên mặc dù khá thành thạo về nghiệp vụ trên máy tính nhưng lại không có kiến thức về đảm bảo an toàn cho máy mình sử dụng nên mỗi khi có sự cố xảy ra nhân viên đều phải nhờ đến sự hỗ trợ của nhân viên tin học. Một điều dễ nhận thấy là: mặc dù công nghệ ngân hàng có hiện đại, chương trình giao dịch có tốt đến đâu nếu như người sử dụng chúng không có kiến thức, không thành thạo thì nó cũng không có tác dụng trong việc cải thiện môi trường kiểm soát, thực hiện thủ tục kiểm soát. Bởi vậy, ngoài việc bồi dưỡng thêm cho nhân viên kiến thức về nghiệp vụ, ngoại ngữ,..chi nhánh cần đề xuất lên Hội sở bổ sung thêm các khóa học kiến thức tin học cho nhân viên để họ có thể khai thác thông tin và đảm bảo an toàn cho hệ thống công nghệ của ngân hàng
Hiện nay tại ACB Nguyễn Văn Trỗi số lượng KH giao dịch ngày một tăng lên, các GDV và KSV gặp áp lực rất nhiều trong việc xử lý, kiểm tra chứng từ vì vậy sai sót là khó tránh khỏi. Khối lượng chứng từ trung bình của 1 GDV tại ACB là 80-90 chứng từ/GDV/ngày. Tuy nhiên, tại ACB Nguyễn Văn Trỗi trung bình một ngày GDV thực hiện từ 130-140 chứng từ. Vì vậy, ACB Nguyễn Văn Trỗi cần kiến nghị với cấp trên tuyển thêm 1 GDV và 1 KSV để nhằm mục đích giảm sai sót, vừa đáp ứng việc phục vụ nhu cầu KH.
Quy định chế độ khen thưởng, kỷ luật hợp lý
Ban Giám Đốc cần đề ra chế độ khen thưởng đối với những nhân viên hoàn thành tốt công việc, tuân thủ quy trình, nghiệp vụ: tuyên dương trước toàn thể cán bộ, nhân viên trong chi nhánh, khen thưởng bằng tiền mặt.... để khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc. Bên cạnh đó, đưa ra các mức chế tài cụ thể đối với những trường hợp không tuân thủ, cố ý vi phạm quy định, quy trình. Tùy vào mức độ sai phạm nặng nhẹ mà có mức độ xử lý, chế tài khác nhau. Ví dụ như: quy định mức phạt tiền đối với những trường hợp hạch toán sai hay việc chậm trễ trong khâu luân chuyển chứng từ và kiểm soát chứng từ,...Đối với những vi phạm nặng hơn hay có tính chất lặp đi lặp lại nhiều lần có thể áp dụng hình thức khiển trách trước toàn thể nhân viên, khiển trách bằng văn bản, bắt buộc đi học tái đào tạo nghiệp vụ, cắt giảm lương, thưởng,...
Bên cạnh đó, chính sách đãi ngộ, cơ hội thăng tiến của các cán bộ có năng lực, có nhiều đóng góp trong công việc cũng cần được Ban Giám Đốc của chi nhánh quan tâm vì đây chính là yếu tố ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát.
3.2.2. Đánh giá rủi ro
Hoạt động kinh doanh ngân hàng vốn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Khi ứng dụng mô hình giao dịch một cửa, những nguy cơ rủi ro lại tăng lên đối với ACB Nguyễn Văn Trỗi. Vì vậy, chi nhánh cần phải nâng cao năng lực đánh giá và quản lý rủi ro của mình để tăng cường hiệu quả kiểm soát, tăng cường hoạt động đào tạo cán bộ kiểm soát nhằm nâng cao năng lực của cán bộ kiểm soát đặc biệt là khả năng dự báo, nhận dạng rủi ro, phân tích và đánh giá rủi ro.
Sự thiếu hụt trong đào tạo về KSNB đã làm hạn chế khả năng dự báo, khả năng đưa ra các kiến nghị cũng như khả năng nhận dạng rủi ro, phân tích và đánh giá rủi ro của cán bộ kiểm soát trong chi nhánh. Gần như hoạt động KSNB được tiến hành một cách thụ động và luôn đi theo một lối cũ. Điều này để thấy được rằng KSNB trong mô hình giao dịch một cửa tại chi nhánh là chưa thực sự hữu hiệu.
Trước thực tế đó, công tác đào tạo cán bộ KSNB nói chung và KSNB trong mô hình giao dịch một cửa nói riêng là một yêu cầu cấp thiết. Chi nhánh nên tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và độ nhanh nhạy trong kiểm soát cho các KSV như: tổ chức luân chuyển cán bộ kiểm soát giữa các chi nhánh, các PGD với nhau, tổ chức các buổi chuyên đề dành riêng cho hoạt động KSNB trong mô hình giao dịch một cửa để nâng cao trình độ của các các bộ kiểm soát trong hoạt động giao dịch. Đồng thời chi nhánh cũng nên quan tâm lấy ý kiến từ KH bằng cách thực hiện các cuộc khảo sát, lấy ý kiến KH bởi KH sẽ cung cấp những thông tin hữu ích về quá trình làm việc của nhân viên về cũng như các tiện ích và rủi ro với quy trình giao dịch một cửa.
3.2.3. Hoạt động kiểm soát
Trong quá trình làm việc, ACB Nguyễn Văn Trỗi cần đưa ra những quy định cụ thể về cơ chế kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các nhân viên như: cuối ngày GDV phải tiến hành kiểm tra lại chứng từ của mình trước khi luân chuyển chứng từ qua KSV kiểm soát. Thay vì kiểm tra chính chứng từ của mình thì các GDV có thể thực hiện kiểm tra chứng từ chéo cho nhau để tăng cường tính kiểm soát. KSV kiểm soát chéo chứng từ của nhau, định kỳ hàng tháng có thể thực hiện tái kiểm tra ngẫu nhiên chứng từ giao dịch trong một vài ngày...., việc làm này nhằm mục đích để phát hiện, hạn chế sai sót, gian lận trong tác nghiệp.
Hoàn thiện quy định về công tác lập, xử lý, kiểm soát và luân chuyển chứng từ và thực hiện tuân thủ theo đúng quy định. Xử lý chứng từ đòi hỏi sự đúng đắn về nội dung, có đầy đủ chữ ký của các đối tượng liên quan. Ban Giám Đốc cần nhắc nhở GDV sắp xếp, kiểm tra, luân chuyển chứng từ, tránh chậm trễ cho KSV. Đôn đốc KSV phải thực hiện kiểm tra, kiểm soát chứng từ trong ngày. Như đã đề cập ở trên Ban giám đốc cũng nên quy định chặt chẽ về thời hạn nộp báo cáo, chứng từ, đưa ra các hình thức xử lý nghiêm khắc đối với các trường hợp vi phạm.
Thực hiện nghiêm túc việc bảo mật password của các nhân viên đăng nhập vào hệ thống. Đồng thời nhân viên cần được nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác bảo vệ bí mật user, password. Cán bộ quản trị hệ thống thực hiện phân quyền sử dụng đúng với chức năng và phân công công việc cụ thể của mỗi cá nhân. Khi cấp mới User cho người sử dụng cần lập biên bản bàn giao mã. Tất cả các user của nhân viên nghỉ việc nghỉ sinh đều phải được báo cáo kịp thời cho IT để khóa/treo user đó, mà không thực hiện bàn giao cho người khác. Nếu phát hiện trường hợp nhân viên nào cố tình tiết lộ user, password phải xử lý thật nghiêm như khiển trách trước toàn thể nhân viên đơn vị để làm gương cho những người khác không dám tái phạm. Trường hợp vi phạm nhiều lần, Ban giám đốc có thể xem xét đến việc gián chức hay hạ bậc lương.
Ban giám đốc, KTNB cần thường xuyên và đột xuất thực hiện công tác kiểm quỹ để phát hiện, xử lý các trường hợp vi phạm.
3.2.4. Thông tin và truyền thông
Một hệ thống KSNB hiệu quả yêu cầu phải có hệ thống thông tin đáng tin cậy, phản ánh toàn bộ những hoạt động của ngân hàng. Hệ thống này phải an toàn và được theo dõi độc lập. Việc ra quyết định quản lý có thể bị ảnh hưởng bất lợi bởi thông tin không đáng tin cậy hoặc bị thất lạc nếu hệ thống thông tin thiết lập và kiểm soát kém. Nếu thiếu sự kiểm soát thích đáng đối với hệ thống thông tin và công nghệ thì ngân hàng có thể bị thất thoát dữ liệu, sai sót mang tính hệ thống và khó phục hồi. Vì vậy, nâng cao công nghệ để hệ thống thông tin của chi nhánh đáng tin cậy và đầy đủ cũng là biện pháp quan trọng để hoàn thiện KSNB tại chi nhánh.
Thiếu sự truyền thông hiệu quả thì thông tin cũng trở nên vô dụng. Do đó, ban lãnh đạo tại chi nhánh cần thiết lập những kênh truyền tin hiệu quả để đảm bảo những thông tin cần thiết đến được với những người phù hợp. Những mục tiêu, chiến lược, chỉ tiêu cũng như các thủ tục, chính sách của ngân hàng được truyền tới các cấp quản lý thấp hơn và những cán bộ nghiệp vụ. Kênh truyền thông hiệu quả sẽ đảm bảo cho tất cả các thành viên trong chi nhánh có sự hiểu biết đầy đủ về những chính sách, thủ tục của ngân hàng.
Việc thực hiện giao dịch một cửa là để đơn giản hóa thủ tục hành chính, tạo ra sự thoải mái cho KH khi giao dịch nhưng lại gia tăng thêm rủi ro và sự phức tạp cho việc kiểm tra, kiểm soát các giao dịch đó đối với ngân hàng. Chính vì vậy ngân hàng cần xây dựng một quy chế kiểm tra, kiểm soát gắn liền với quy trình giao dịch một cửa để không bỏ sót bất kỳ khâu quan trọng nào. Chú trọng đến việc xây dựng hệ thống các văn bản nội bộ để điều chỉnh các hoạt động, nghiệp vụ theo đặc điểm riêng của từng loại nghiệp vụ. Qua đó, sẽ giúp ngân hàng phát hiện được những rủi ro tiềm ẩn trong quá trình thực hiện quy trình, xác định, đánh giá tính phù hợp của các chốt kiểm soát đang được thiết kế, từ đó sửa đổi, bổ sung thêm các chốt kiểm soát. Mặc khác cần triển khai tốt cơ chế liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện quy trình, quy định nội bộ tại đơn vị. Trong hoạt động kiểm soát cần thực hiện phân chia trách nhiệm hợp lý trên nguyên tắc không để một cá nhân nắm tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc. Chính điều này sẽ làm giảm thiểu cả cơ hội dẫn đến sai sót và gian lận cũng như giúp phát hiện ra sai sót và gian lận trong quá trình tác nghiệp.
Nâng cao vai trò và hiệu quả hoạt động của bộ phận KTNB
Để nâng cao hiệu quả, vai trò của KSNB trong quy trình giao dịch một cửa thì bộ phận KTNB cần phải đẩy mạnh hơn nữa công tác KTNB cả về tần suất lẫn lực lượng kiểm toán nhằm có những đánh giá thiết thực và hiệu quả hơn. Chi nhánh cần đề xuất tăng cường thêm nhân lực trong công tác kiểm quỹ hàng tháng từ 1 đến 2 người, để ngoài kiểm tra an toàn kho quỹ, KTNB còn có thể kiểm tra thao tác, quy trình thực hiện giao dịch của GDV nhằm phát hiện những sai sót và khắc phục hậu quả kịp thời.
3.3. Kiến nghị đối với ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Á Châu
- Thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo, nâng cao tay nghề của nhân viên: ngoài việc mở các lớp đào tạo nghiệp vụ thông thường, ACB cần tổ chức thêm những lớp đào tạo nghiệp vụ nâng cao để bổ sung thêm kiến thức cho nhân viên hay những lớp về những khóa học về công nghệ thông tin, những lớp học về cách thức phục vụ KH,.... ACB có thể thuê thêm chuyên gia về giảng dạy tại các chi nhánh, tổ chức các buổi hội thảo, tọa đàm về KSNB giao dịch một cửa với các ngân hàng khác để nhằm trao đổi kinh nghiệm với nhau.
- Môi trường kiểm soát chịu tác động rất lớn từ quan điểm quản lý của Ban lãnh đạo đơn vị. Vì vậy ACB nên tổ chức những khóa học cho các Trưởng đơn vị về công tác điều hành KSNB giao dịch một cửa, những rủi ro tiềm tàng có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hay những lợi ích mà KSNB mang lại nếu như được thực hiện một cách nghiêm túc,…nhằm mục đích cao nhận thức của họ về vai trò của KSNB trong hoạt động giao dịch, tránh tình trạng Trưởng đơn vị thực hiện một cách qua loa, đại khái mang tinh chất đối phó.