Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập đa phương hóa, hoạt động phát triển đại lý vận tải quốc tế trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế vẫn một lĩnh vực còn khá mới mẻ của ngànhngành logistics Việt Nam. Nó không những chịu ảnh hưởng bởi các quy định của Việt Nam mà còn chịu sức ép từ quy định của các đại lý nước ngoài và hệ thống quy chuẩn quốc tế.
Tóm lại, đại lý vận tải quốc tế trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế đóng vai trò như một đại lý của một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế tại một quốc gia khác và cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hóa như đã thỏa thuận. Bài học kinh nghiệm từ hệ thống doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế của Nhật Bản và Hàn Quốc giúp Công ty rút ra được bài học về tầm quan trọng của việc phát triển hệ thống đại lý đi cùng với quá trình CNH- HĐH, cách tổ chức hệ thống đại lý và việc mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế để đẩy mạnh hoạt động đại lý quốc tế.
Việt Nam từ khi gia nhập WTO và trong lộ trình thực hiện những cam kết về mở cửa thị trường và những quy định khác của WTO, ngành logistics Việt Nam đã có nhiều hoạt động sôi nổi về liên kết, hợp tác với nhiều đại lý ở quốc gia khác trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế nhằm hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức và nâng cao năng lực cạnh tranh cho chính mình. Bên cạnh những thời cơ và cơ hội, ngành logistics Việt Nam cũng phải đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức. Điều này đòi hỏi ngành logistics Việt Nam phải luôn có kế hoạch và chiến lược nhằm giảm thiểu khó khăn và phát huy hơn nữa thế mạnh của mình.
Mạng lưới đại lý phát triển với số lượng nhiều chưa hẳn là tốt, hiệu quả và thời gian duy trì sự hợp tác giữa các đại lý vận tải mới là yếu tố quyết định năng lực của ngành logistics Việt Nam. Đây chính là định hướng phát triển quan hệ đại lý
của ngành logistics Việt Nam – phát triển theo chiều rộng trong giai đoạn đầu và củng cố mối quan hệ theo chiều sâu trong những bước phát triển tiếp theo.
Để phát triển đại lý vận tải quốc tế, trên cơ sở các định hướng nêu trên của ngành logistics Việt Nam tới năm 2030 và trên cơ sở thực trạng phát triển đại lý vận tải quốc tế của ngành logistics Việt Nam giai đoạn 2016-2019, những mặt được cũng như những tồn tại và nguyên nhân của các tồn tại, dưới đây là hai nhóm giải pháp chính được đề xuất cho ngành logistics Việt Nam với mục đích nhằm khắc phục những khó khăn, vướng mắc; cải thiện và làm rõ định hướng lâu dài trong việc phát triển quan hệ đại lý vận tải quốc tế.
a) Nhóm giải pháp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh cho ngành logistics Việt Nam trên cơ sở nâng cao hiệu quả công tác quản lý về quy trình, nghiệp vụ, nhân viên, cơ sở hạ tầng, chiến lược quản lý điều hành
Hoàn thiện các dịch vụ đang cung cấp và mở rộng thị trường bằng cách đa dạng hóa các loại hình dịch vụ
Trong tình hình cạnh tranh gay gắt trên thị trường giao nhận như hiện nay, muốn tồn tại và phát triển ngành logistics Việt Nam cần phải mở rộng thị trường giao nhận. Khi thị trường đã được mở rộng thì cho dù một khu vực thị trường nào đó có biến động cũng sẽ không gây ra ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của toàn ngành logistics Việt Nam. Hiện nay hoạt động đại lý vẫn là hoạt động thu lợi lớn, cần không ngừng nâng cao uy tín và sức cạnh tranh để thu hút các hãng, công ty nước ngoài tin tưởng và tăng cường mối quan hệ hợp tác kinh doanh.
Xây dựng chiến lược kinh doanh cho những năm tiếp theo trong đó chú trọng phát triển và đa dạng hóa các loại hình dịch vụ vận tải giao nhận, trên cơ sở khai thác triệt để những thế mạnh sẵn có trong kinh doanh tập trung vào dịch vụ giao nhận mang tính quốc tế, dần hướng tới phát triển toàn diện.
Phát triển dịch vụ logistics theo hướng 3PL (dịch vụ trọn gói, tích hợp); thêm nhiều giá trị gia tăng phục vụ khách hàng.
Tạo uy tín với đại lý bằng cách nâng cao chất lượng dịch vụ
Đối với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ để giữ vững đại lý truyền thống đồng thời mở rộng mạng lưới đại lý hơn nữa cần phải nâng cao chất lượng
dịch vụ để tạo năng lực khác biệt. Đây là giải pháp mang tính chiến lược, mang lại lợi ích lâu dài cho ngành logistics Việt Nam, tuy nhiên đồng thời là một giải pháp khó khăn bởi chất lượng dịch vụ không phải ngày một ngày hai mà có được. Hơn nữa khái niệm “chất lượng dịch vụ” còn rất mơ hồ, chưa có một tiêu chuẩn nào đánh giá, do vậy không dễ dàng tạo được ý niệm trong tâm tưởng của đại lý.
Mặc dù vậy, trong hoạt động giao nhận hàng hoá, ta có thể hình dung chất lượng của dịch vụ đem đến cho đối tác, cho khách hàng sự tin tưởng, yên tâm là hàng hóa của mình đang được an toàn và đến đích chính xác trong tay những người giao nhận mẫn cán nhất. Đặc biệt, trong mọi điều kiện tránh tình trạng lô hàng ủy thác gặp quá nhiều trục trặc khi thực hiện, điều này cũng thể hiện chất lượng dịch vụ chưa cao dẫn đến việc mất khách hàng. Do vậy, việc cạnh tranh bằng chất lượng là rất cần thiết, nó giúp ngành logistics Việt Nam bớt được gánh nặng cạnh tranh bằng giá bởi trong cuộc chiến giá cả, ngành logistics Việt Nam không thể cạnh tranh được với các công ty nước ngoài có tiềm lực về vốn.
Với lĩnh vực giao nhận hàng hoá quốc tế, chất lượng dịch vụ thể hiện ở cả những việc rất nhỏ, cũng có thể thay đổi cách nhìn nhận, đánh giá của đại lý cũng như khách hàng đối với dịch vụ của ngành logistics Việt Nam. Chẳng hạn với những hàng hoá đặc biệt như hàng container treo cần yêu cầu về vệ sinh cao thì nên chọn container sạch, các trang thiết bị làm hàng cũng nên đảm bảo để hàng được xếp đều, không bị nhàu nát...
Ngoài ra tạo dịch vụ tốt cũng đồng nghĩa với mở rộng đại lý và tư vấn cho khách hàng về tình hình cạnh tranh trên thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, luật pháp quốc tế. Cung cấp được cho đại lý hay khách hàng những thông tin về đối tác xuất nhập khẩu, đưa ra các lời khuyên về các điều khoản hợp đồng mua bán ngoại thương, giải thích cụ thể các điều khoản phức tạp để khách hàng không hiểu sai, dẫn đến tranh cãi khi có tranh chấp xảy ra. Những dịch vụ bổ sung này mang tính chất như một loại chất xúc tác duy trì và củng cố quan hệ với đại lý cũng như nâng cao vị thế của công ty trong cạnh tranh.
Hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật
các yếu tố: Hàng hóa, cơ sở vật chất, nhân lực. Trong đó, cơ sở vật chất là yếu tố cơ bản, quan trọng. Vì vậy, song song với hoạt đông phát triển đại lý quốc tế, Công ty coi trọng việc đầu tư cơ sở vật chất, nâng cao năng lực cạnh tranh.
Đây là một trong những điều kiện đảm bảo sự phát triển ổn định, khả năng cạnh tranh, đảm bảo chất lượng dịch vụ của ngành logistics Việt Nam. Hiện nay, cơ sở hạ tầng của ngành logistics Việt Nam chưa đảm bảo được tiêu chuẩn dịch vụ quốc tế, còn thô sơ và lạc hậu, cản trở chất lượng và tốc độ cung cấp dịch vụ.
Vì vậy, để phát triển đại lý vận tải quốc tế có hiệu quả việc cải tạo nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật theo hướng đầu tư mới, hoặc hiện đại hóa hệ thống cơ sở hạ tầng vật chất kỹ thuật như : Kho bãi, hệ thống thông tin liên lạc, trang thiết bị tạo điều kiện phục vụ cho công tác giao nhận vận tải hàng hóa cũng như công tác quản lý hoạt động là cần thiết. Xây dựng mới một số toà nhà hiện đại dùng làm văn phòng và cho thuê, nhằm nâng cao thương hiệu và uy tín của ngành logistics Việt Nam trên thị trường.
Đào tạo nguồn nhân lực, xây dựng phòng kinh doanh vững mạnh.
Dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế là một ngành dịch vụ phức tạp và mang tính quốc tế cao. Vì vậy để thực hiện tốt kế hoạch phát triển đại lý vận tải quốc tế trong điều kiện hội nhập khu vực và thế giới, đồng thời đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và nâng cao sức cạnh tranh, ngành logistics Việt Nam cần xây dựng một đội ngũ kinh doanh đáp ứng được tiêu chuẩn quốc tế: Có trình độ nghiệp vụ, ngoại ngữ, năng động sáng tạo... Là rất quan trọng.
Một nội dung được cho là quan trọng của công tác đào tạo và bồi dưỡng nhân lực là tăng cường kahr năng quản lý kinh doanh của các cán bộ quản lý : Đào tạo nâng cao trình độ và chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ quản lý ; Đào tạo kiến thức về quản lý và quản trị kinh doanh để sớm đạt được mục tiêu phát triển đại lý quốc tế lâu dài và bền vững.
Đưa ra chính sách tuyển dụng và đào tạo. Ví dụ, ngay từ khâu tuyển dụng, công ty cần nghiêm túc, khách quan để chọn được những nhân viên trẻ, tài năng, nhiệt tình. Đào tạo ngoại ngữ cho cán bộ, vì đây là một hoạt động mang tính quốc tế đòi hỏi người cán bộ làm giao nhận phải có trình độ ngoại ngữ để có khả năng
giải quyết công việc linh hoạt, chính xác.
Hàng năm, các doanh nghiệp trong ngành logistics Việt Nam nên tổ chức các cuộc thi sát hạch về nghiệp vụ, đặc biệt là ngoại ngữ để mọi nhân viên luôn phải tự học tập, học hỏi nghiệp vụ, không lơ là việc trau dồi, làm giàu kíến thức, trình độ của mình. Có thể thường xuyên tổ chức các khoá học về nghiệp vụ ngoại thương, nghiệp vụ thanh toán quốc tế, giao tiếp khách hàng, đào tạo thêm về luật pháp cho các nhân viên kinh doanh.
Bên cạnh đó, việc nâng cao ý thức tinh thần trách nhiệm cá nhân, hiệu quả công việc cho các nhân viên cũng rất quan trọng. Điều này khuyến khích tinh thần chủ động và sáng tạo của mỗi cá nhân trong ngành logistics Việt Nam, góp phần giúp công ty nâng cao hiệu quả công việc. Đó là tinh thần trách nhiệm, tư duy sang tạo trong công việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn bảo vệ tài sản. Đối với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, tinh thần trách nhiệm, tính mẫn cán trong công việc nên đặc biệt coi trọng vì khi khách hàng đã tin tưởng giao hàng hoá vào tay người giao nhận, họ phải được đảm bảo rằng hàng hoá sẽ được an toàn.
b) Nhóm giải pháp nhằm mở rộng quan hệ đại lý với các doanh nghiệp nước ngoài bằng cách tăng cường hoạt động ngoại giao và gia nhập vào các mạng lưới đại lý uy tín của thế giới
Giải pháp về xúc tiến thương mại, kết hợp mareting
Trong bối cảnh hiện nay, khi mà ngành dịch vụ giao nhận đang bị cạnh tranh mạnh mẽ, thì hoạt động marketing quốc tế nhằm duy trì quan hệ đại lý truyền thống, đồng thời thu hút đại lý vận tải quốc tế để phát triển bền vững trong hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực cũng được coi là một trong những giải pháp trọng tâm nhưng nhiều thử thách của ngành logistics Việt Nam trong thời gian tới.Chính vì vậy, công tác marketing cũng là một trong những ưu tiên hàng đầu ngành logistics Việt Nam cần phát triển để duy trì và phát triển vị thế của mình.
Chú trọng đẩy mạnh công tác bán hàng, marketing, phát triển mạng lưới đại lý tạo cơ sở vững chắc cho hoạt động phát triển đại lý vận tải quốc tế của ngành logistics Việt Nam. Hiện nay công ty cũng sử dụng nhiều loại hình marketing như: in các ấn phẩm giới thiệu về công ty có hình thức đẹp, tham gia
các hội trợ triển lãm…. Không chỉ là thưòng xuyên giao dịch và gặp nhau để tìm hiểu về những nhu cầu, đòi hỏi của đại lý đối với dịch vụ của công ty, những cuộc trao đổi còn giúp cho hai bên hiểu và tin tưởng lẫn nhau. Điều này rất có lợi cho ngành logistics Việt Nam trong những lúc khó khăn. Bên cạnh đó, để giành được sự ủng hộ của đại lý, ngành logistics Việt Nam có thể áp dụng một số cách sau: cho đại lý hưởng hoa hồng thoả đáng, với những khách hàng lớn có lượng hàng ổn định cho hưởng mức giá ưu đãi,… đã được nhiều công ty áp dụng và đạt được nhiều thành công.
Xúc tiến thương mại là hoạt động vô cùng phong phú. Hầu hết các công ty đều biết đến tầm quan trọng của hoạt động này nhưng để thực hiện kế hoạch xúc tiến hiệu quả là một việc rất khó khăn bởi các công ty Việt Nam chưa có nguồn vốn đủ mạnh để theo đuổi chiến lược xúc tiến lâu dài. Nhưng muốn phát triển lâu dài và bền vững, quảng bá thương hiệu là vô cùng cần thết. Xúc tiến thương mại với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải bao gồm các hoạt động: quảng cáo và quan hệ đại lý mà trong đó quan trọng là chính sách chăm sóc khách hàng.
Giảm giá dịch vụ để thu hút đại lý.
Xây dựng thực hiện cơ chế điều hành kinh doanh, cơ chế giá cả, hoa hồng, tạo đòn bẩy thúc đẩy phát triển đại lý. Trong hoạt động giao nhận nói chung cần áp dụng rất nhiều biện pháp để giảm chi phí hoạt động nâng cao được hiệu quả kinh doanh có thể kể đến: giảm chi phí làm hàng, thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu, hãng hàng không nhờ đó mà giành được giá ưu đãi trong thời điểm nhiều hàng…Khi tiền hành giảm giá dịch vụ, ngành logistics Việt Nam có thể sẽ rơi vào tình trạng làm ăn không có lãi, thậm chí lỗ. Nhưng nếu không làm gì, các doang nghiệp ngành logistics cũng sẽ vẫn phải trả lương nhân viên, khấu hao máy móc thiết bị. Còn nếu thực hiện chiến lược giảm giá, công ty còn có thể duy trì và mở rộng quan hệ với đại lý, mang lại hiệu quả trong dài hạn và bền vững.
Khi tiến hành giảm giá, các doanh nghiệp ngành logistics Việt Nam phải nghiên cứu một mức hợp lý, vừa thu hút được đại lý vừa đảm bảo được lợi nhuận. Điều này không hề đơn giản vì mùa hàng xuống, các hãng tàu biển, hãng hàng không cũng như cơ quan cảng đồng loạt giảm giá khiến hầu hết các doanh nghiệp giao nhận vận tải cũng đều có khả năng giảm giá.