5. Kết cấu của đề tài
3.2.1. Đào tạo nguồn nhân lực vận hành kho
3.2.1.1. Mục tiêu giải pháp
Trong điều kiện hiện nay nước ta đang bước vào giai đoạn nền kinh tế thị trường do dịch covid. Trong điều kiện mới này đòi hỏi công ty phải có đội ngũ cán bộ nhân viên giỏi về nghiệp vụ , trình độ chuyên môn . Trước yêu cầu này yêu cầu công ty TNHH Thuốc lá Đà Nẵng có những chính sách đào tạo đội ngũ nhân viên.
3.2.1.2. Nội dung của giải pháp
lên, có trình độ tiếng anh khá, đặc biệt là các nhân viên phụ trách quản lý hàng tồn kho trên hệ thống. Vì vậy những nhân viên được đào tạo các kiến thức bài bản về kĩ thuật hoặc kinh tế ở các cấp Cao đẳng, đại học sẽ nắm bắt được bản chất vấn đề và đáp ứng tốt hơn nhu cầu công việc so với các nhân viên tốt nghiệp trung cấp được tuyển dụng và đào tạo bằng cách cầm tay chỉ việc như hiện nay.
Công ty cần tuyển thêm 1 người chỉ làm 1 nhiệm vụ là quản lý kho để có thể xem xét bao quát được tình hình hoạt động trong kho. Đối với cấp quản lý này, công ty cần có các chính sách nhân sự linh hoạt, các chế độ đãi ngộ hấp dẫn hơn để thu hút những nhà quản lý hàng tồn kho giỏi ở các doanh nghiệp sản xuất khác cũng như hạn chế việc nhân viên có kinh nghiệm rời công ty sang doanh nghiệp khác.
Về công tác đào tạo :
Trong công tác đào tạo chuyên môn nghiệp vụ: công ty cần tăng cường phối
hợp với tập đoàn đề cử những cán bộ đầu mối ra nước ngoài học tập về các nghiệp vụ mới . Duy trì việc phổ biến các quy định chung của công ty về quản lý hàng tồn kho với từng nhân viên, đặc biệt là các nhân viên mới.
Trong công tác đào tạo nâng cao và ý thức làm việc của nhân viên: Công ty
cần định ra kì 1 quý/ lần tổ chức các buổi gặp gỡ, trao đổi những khó khăn vướng mắc trong quá trình làm việc của nhân viên , nhằm tìm hướng giải quyết giúp nhân viên yên tâm trong quá trình làm việc.
Về công tác bố trí, sử dụng lao động quản lý hàng tồn kho: Ở những bộ
phận, công đoạn sản xuất với công suất cao thì tần xuất / nhập kho cũng như các hoạt động quản lý hàng tồn kho khác sẽ diễn ra hơn vói cường độ cao hơn. Chính vì vậy, lượng nhân sự cần thiết cho các bộ phận này sẽ nhiều hơn, nếu không sẽ dẫn đến tình trạng quá tải cho nhân viên, vì lẽ đó cần chủ động phối hợp nhịp nhàng hơn trong việc điều động nhân viên từ bộ phận chứng từ bộ phận đang tạm thời dư thừa lao động đến những bộ phận tạm thời thiếu hụt.
Về chính sách, chế độ đối với nhân viên: công ty cần nghiên cứu, đề xuất
các chế độ đãi ngộ thích hợp để khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ. Đề xuất tổ chức các cuộc thi về nghiệp vụ kho, làm động lực phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ cho các nhân viên. Bên cạnh đó công ty cần nhân rộng các chính sách thưởng nóng cho nhân viên có những ý tưởng tốt nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng hàng tồn kho, các ý tưởng giảm thiếu chi phí tồn kho.
3.2.2.1. Mục tiêu giải pháp
Việc sắp xếp hàng hóa của công ty hiện nay được bố trí theo hạn sử dụng của các loại sản phẩm, thuận tiện cho việc bảo quản kiểm soát được các mặt hàng thuốc lá, tránh bị hư hỏng, tổn thất; dễ dàng trong việc tìm kiếm các nguyên vật liệu đã qua hạn sử dụng còn tồn nhiều trong kho. Tuy nhiên, hình dạng thuốc lá gần giống nhau mà có rất nhiều loại sản phẩm thuốc lá của công ty xuất khẩu ra, nếu không đánh dấu các vị trị hàng hóa trong kho thì rất khó khăn trong việc tìm kiếm sản phẩm theo từng đơn hàng, mà vấn đề này công ty vẫn chưa thực hiện được, những nhân viên làm lâu có thể nhớ được nhưng rất khó đối với các nhân viên mới vào làm.
Dựa vào hiện trạng kho hàng của doanh nghiệp hiện nay thì diện tích kho rộng nhưng theo tôi cách sắp xếp, bố trí chưa hợp lí nên nhiều khi hàng hóa không được sắp xếp đúng theo loại. Vì vậy điều này sẽ gây khó khăn cho thủ kho về việc kiểm soát, chịu trách nhiệm về việc mất và nhầm lẫn giữa các sản phẩm thuốc lá. Và do công ty để như vậy trong khoảng thời gian dài nên việc sắp xếp trật tự hàng hóa trong kho đã không còn tính hợp lí, linh hoạt nữa. Mặc dù việc kiểm kê và kiểm soát khá tốt nhưng rất mất thời gian kiểm soát số lượng cũng như đảm bảo chất lượng của hàng hóa tồn kho
3.2.2.2. Nội dung của giải pháp
Nhằm để khắc phục tình trạng tìm kiếm các sản phẩm theo tên theo loại một cách nhanh chóng thì công ty nên đánh dấu vị trí hàng hóa trong kho theo các chữ cái như A,B,C… để đánh dấu các kệ; A1,A2 để đánh dấu các tầng của kệ. Mỗi loại chữ cái sẽ kí hiệu tên sản phẩm và số sau chữ cái là hạn sử dụng của sản phẩm thuốc lá, giúp việc tìm kiếm, kiểm kế hàng hóa diễn ra nhanh chóng, đẩy nhanh quá trình hoạt động xuất khẩu sản phẩm thuốc lá.
Các nhân viên kho nên sắp xếp hàng hóa chỉ vừa đủ, không nên xếp quá cao làm ảnh hưởng đến hệ thống thông gió của nhà kho; hàng hóa không được để gần cửa sổ hoặc sát tường vì đây là hai khu vực dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết bên ngoài, có thể gây hư hỏng cho sản phẩm; hàng hóa phải được sắp xếp ngay ngắn trong giá kệ, có thể giữ được an toàn tuyệt đối, giúp không cản trở lối đi cũng như góp phần làm tăng tính thẩm mỹ, giúp không gian kho được thoáng đãng hơn.
Dựa trên thực trạng cùng với hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty, các sắp xếp bố trí được đề xuất thành các kho riêng biệt như sau:
SƠ ĐỒ KHO MỚI (Nguồn: Sắp xếp của tác giả ) khí P. họp Khu văn phòng Nhà xe Bảo vệ Nhà xe IT P. Công nghệ Nguyên vật liệu thuốc lá Khu văn phòng
Khu vực xuất kho
PHÂN XƯỞNG THUỐC ĐIẾU B ao g ói Thành phẩm, hàng hóa thuốc lá điếu
Cổng chính Bao bì phế thải, phế liệu, kho chất thải Nhà xe Phụ liệu thuốc lá
Kho vật liệu xây dựng
Hình 3.1: Sơ đồ kho mới của công ty
Nhà ăn Nhà xe
Trạm biến thể
Kho nguyên vật liệu (lá thuốc lá…) Kho phụ liệu thuốc lá
Kho hàng hóa, thành phẩm Kho bao gói
Khu vực xuất kho Kho vật liệu xây dựng Kho chất thải, phế liệu
Qua quá trình quan sát phân tích nhận thấy lượng nguyên vật liệu tăng lên nên kho hàng sẽ được để riêng ở một phòng kho riêng biệt rất lớn để thuận tiên cho việc phân loại các mặt hàng. Bên cạnh đó, thành phẩm, hàng hóa đã ứ đọng ngày càng nhiều cho nên cũng được gộp chung các kho cũ nhỏ với nhau thành môt kho dành riêng cho thành phẩm, gần với kho hàng xuất khẩu gửi đi bán và kho bao bì đóng gói sản phẩm, thuận tiện cho việc chuyển đơn hàng hóa, và dễ dàng hơn đối với kho hàng xuất khẩu bởi dễ dàng cho việc vận chuyện bốc dở hàng hóa theo đơn hàng. Ngoài ra, diện tích phân xưởng sản xuất sẽ được mở rộng hơn, giúp cho việc đi lại và lưu thông hàng hóa một cách an toàn hơn. Kho chất thải sẽ được dời chuyển về cổng sau nhằm giúp việc xử lý chất thải trong quá trình sản xuất nhanh gọn hơn.
Khi thực hiện chuyển kho thì doanh nghiệp cần chấn chỉnh lại quyền và nghĩa vụ của các nhân viên trong kho, không để xảy ra tình trạng kế toán trưởng hay nhân viên phòng kế toán nắm quyền của thủ kho. Thêm vào đó, công ty Thuốc lá Đà Nẵng cần nâng cấp, sửa chữa kho nhằm đảm bảo an toàn cũng như nâng cao chất lượng của kho: Quét sơn xử lý thấm tường hoặc quét vôi nhằm tiết kiệm chi phí; xử lý tình trạng thấm nước; thay mới các thiết bị cũ trong kho; lắp đặt thêm các hệ thống giá đỡ, kệ;… cùng nâng cao diện tích kho để khi nguyên vật liệu, hàng nhập về sẽ không gặp tình trạng thiếu chỗ để và phù hợp với mỹ quan hơn.
Việc cất giữ hàng tồn kho phải được tiến hành hiệu quả và hợp lý. Công ty cần phân loại các mặt hàng khác nhau để ở những khu riêng biệt. Giúp cho việc bảo quản, kiểm tra và xuất hàng được thuận lợi và dễ dàng, tránh được những hư hỏng không đáng có. Như vậy vừa đảm bảo tính khoa học trong sắp xếp, bảo quản vừa tạo thuận lợi cho việc lấy hàng một cách chính xác và nhanh chóng.
3.2.3. Công tác đẩy mạnh tiêu thụ hóa
làm giảm tốc độ chu chuyển của hàng tồn kho ảnh hưởng đến chỉ số hiệu quả quản trị hàng tồn kho của công ty.
3.2.3.2. Nội dung của giải pháp
Công tác đẩy mạnh tiêu thụ hàng hóa là vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới các quý định liên quan đến việc dữ dự trữ hàng hóa trong kho của doanh nghiệp. Nếu công tác tiêu thụ hàng hóa được thực hiện tốt sẽ làm tăng tốc độ chu chuyển của hàng tồn kho cũng như khả năng quay vòng vốn của doanh nghiệp.
Một trong những chức năng của công ty là mua vào để bán ra, như vậy dự trữ tồn kho là giai đoạn quan trọng trong quá trình kinh doanh và nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Công ty có thể đẩy mạnh tiêu thụ hàng hóa bằng một số phương pháp như :
Lựa chọn phương án kinh doanh hợp lý: trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay
thì các quyết định của ban lãnh đạo ảnh hưởng rất nhiều bởi những nhu cầu của thị trường và nắm bắt những thời cơ là những yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại trong kinh doanh của doanh nghiệp.Do vậy việc lựa chọn phương án kinh doanh ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị tồn kho của doanh nghiệp.Các phương án kinh doanh được đưa ra dựa trên việc tiếp cận thị trường, nghiên cứu và phân tích các nhu cầu của người tiêu dùng.
Mở rộng thị trường tiêu thụ: công ty có thể mở rộng thị trường bằng cách liên
doanh , liên kết với các thành phần kinh tế khác để khai thác các tiềm năng và lợi thế cạnh tranh của đối tác nhằm mở rộng mạng lưới kinh doanh. Đẩy mạnh tiêu thụ hàng hóa để thực hiện tốt quản trị tồn kho nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
3.2.4. Sử dụng hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý tồn kho
3.2.4.1. Mục tiêu giải pháp
Hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý tồn kho Fast Accounting hiện tại mà công ty đang dùng với tốc độ sử lý nhanh, sử dụng làm việc mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị, dễ dàng truy xuất thông tin, đảm bảo tính chính xác. Một vấn đề mà khiến công ty đang lo ngại của hệ thống phần mềm này là tính bảo mật chưa cao, trong khi thao tác thường xảy ra lỗi nhỏ và dung lượng, người dùng khó phân biệt được data.
3.2.3.2. Nội dung của giải pháp
Trên thị trường hiện nay xuất hiện nhiều phần mềm quản lý nhằm hỗ trợ quản lý hàng tồn kho như Sapo POS, KioViet, Ecount,…Tuy nhiên trong các phần mềm này, thì phần mềm VsoftHQ.IM khá phù hợp với việc hỗ trợ công tác quản lý kho cho Vinataba Đà Nẵng
từng kho theo mô hình Client – Server, nhằm giải quyết các nghiệp vụ xuất nhập kho, báo cáo tồn kho, kiểm kê tồn kho,… Hệ thống quản lý dữ liệu, điều hành kinh doanh tập trung
VsoftHQ.IM khi áp dụng tại công ty Thuốc lá Đà Nẵng có những ưu điểm sau:
- VsoftHQ.IM được sử dụng để quản lý dữ liệu của các kho một cách dễ dàng, đơn giản và thuận tiện hơn
- VsoftHQ.IM cho công ty biết tình hình hoạt động kinh doanh của mình theo thời gian thực tại mỗi kho, có thể nắm bắt được toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu, tồn kho của từng kho hàng. Hệ thống VsoftHQ.IM sẽ giúp công ty trong việc củng cố các dữ liệu từ các kho khác nhau thành một hệ thống và đưa ra một phân tích tổng hợp nhập, xuất, tồn kho của toàn hệ thống.
Hình 3.2: Quy trình vận hàng VsoftHQ.IM (Nguồn: forum.vsoftgroud)
3.2.5. Tăng cường rà soát hàng tồn kho
3.2.5.1. Mục tiêu giải pháp
Hiện nay, các nhân viên quản lý hàng tồn kho chủ yếu mới tập trung rà soát độ chính xác của hệ thống vào cuối tháng, trước khi chốt sổ kế toán. Còn nhiều giao dịch nhân viên không phản ánh ngay vào hệ thống, hoặc hệ thống xử lý lỗi nhưng không được phát hiện kịp thời. Bên cạnh đó, việc rà soát định mức nguyên vật liệu đăng ký trên hệ thống chưa thường xuyên đang dừng lại ở một lần/tháng
3.2.5.2. Nội dung của giải pháp
Yêu cầu nhân viên phụ trách phải cập nhật kịp thời các giao dịch trên hệ thống đúng với thực tế. Kiểm tra các chức năng phát hiện lỗi trên hệ thống hàng ngày để xử lý kịp thời. Cuối ngày, nhân viên phụ trách kho làm báo cáo về các lỗi phát sinh và tiến độ xử lý. Vào cuối tháng, trước lúc chốt sổ kế toán hàng tháng, phòng Kế toán cần đầu mối phối hợp với các phòng ban kiểm tra lại mức độ chính xác của các giao dịch trên hệ thống; Thực hiện tốt công tác kiểm kê định kỳ hàng tồn kho.Trong quá trình kiểm kê cần cử những cán bộ kế toán có chuyên môn xuống giám sát quá trình kiểm kê,đảm bảo tính tuân thủ và chất lượng quá trình kiểm kê. Thực hiện tốt việc kiểm kêchéo (nhân viên bộ phận này kiểm kê bộ phận khác và ngược lại) nhằm đảm bảo tính khách quan. Nghiêm túc thực hiện các hướng dẫn của phòng kế toán về việcđiều chỉnh hàng tồn kho trên hệ thống về đúng thực tế sau các đợt kiểm kê. Ngoài ra, đối với những bộ phận có quy trình sản
HỆ THỐNG VSoftBMS.IM
Quản lý KHO HÀNG
BÁO CÁO CÔNG CỤ VÀ TIỆN
xuất để đánh giá mức độ chênh lệch hàng tồn kho giữa hệ thống và thực tế. Từ đó để xuất các giải pháp xử lý kịp thời, đảm bảo tính chính xác của hệ thống;
Rà soát, cập nhật liên tục định mức sử dụng nguyên vật liệu của sản phẩm. Khi có nhu cầu thay đổi định mức nguyên vật liệu, các bộ phận sản xuất cần thông báo ngay cho bộ phận nghiên cứu phát triển để cập nhật kịp thời lên hệ thống. Định kỳ hàng tuần , các phòng sản xuất cần rà soát lại một lần định mức sử dụngnguyên vật liệu mà mình đang quản lý, so sánh giữa thực tế đang sản xuất và địnhmức trên hệ thống.
Số lượng hàng tồn kho càng nhiều thì rủi ro phát sinh càng cao. Hàng hóa xuất ra thị trường đúng thời điểm với số lượng vừa đủ là mục tiệu, định hướng mà hấu hết các doanh nghiệp nhắm tới, trong đó có Công ty TNHH Thuốc lá Đà Nẵng.
Công ty TNHH Thuốc lá Đà Nẵng, hay còn gọi là Vinataba Đà Nẵng được coi là đơn vị tiên phong của ngành Công nghiệp Thuốc lá tại Miền Trung, đi đầu trong việc sản xuất và kinh doanh sản phẩm thuốc lá điếu của thị trường trong nước và quốc tế. Đứng trước nguy cơ về kim ngạch xuất khẩu giảm dẫn đến lượng hàng tồn kho sản phẩm thuốc lá xuất khẩu gia tăng, công ty đã và đang cải tiến dây chuyền công nghệ, tối ưu hóa các hoạt động quản lí doanh nghiệp để tối thiểu chi phí phát sinh. Đây chính là yêu cầu cấp thiết mà Công ty TNHH Thuốc lá Đà Nẵng cần chú trọng đến hoạt động quản trị tồn kho của mình.
Trong quá trình học tập cùng với vốn kiến thức của bản thân đã được học tại trường và quá trình thực tập, thực hiện nghiên cứu tại Công ty Thuốc lá Đà Nẵng, thu thập số liệu nghiên cứu liên quan cũng như đến thực tập tiếp xúc với môi trường làm việc tại