6. Kết cấu của khóa luận
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của Công ty
2.1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy
quản lý
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý tại công ty
hành công ty có hiệu quả. Phòng kinh doanh:
- Tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược kinh doanh
- Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm.
- Báo cáo thường xuyên về tình hình chiến lược, những phương án thay thế và cách hợp tác với các khách hàng.
- Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh
- Xây dựng cách chiến lược PR, marketng cho các sản phẩm, hàng hóa theo từng giai đoạn và đối tượng khách hàng.
- Xây dựng chiến lược phát triển về thương hiệu Bộ phận kho:
- Chịu trách nhiệm về toàn bộ số hàng hoá, xắp xếp và bảo quản chất lượng hàng hóa do mình quản lý
- Theo dõi tình hình nhập, xuất kho hàng hoá theo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm
- Cùng với bộ phận Kế toán kiểm kê kho định kỳ (theo tháng hoặc theo quý)
Phòng tài chính kế toán:
- Có nhiệm vụ làm công tác quản lý về tài chính của công ty.
- Luôn chấp hành nghiêm chỉnh chế độ, chính sách của nhà nước về quản lý tài chính, tránh những lãng phí và vi phạm nguyên tắc nghề nghiệp.
- Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính, kế toán trong công ty phù hợp với chính sách quy định của nhà nước.
- Tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước các khoản nộp ngân sách nhà nước như thuế GTGT, thuế TNDN.
- Cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc lập BCTC và định kì phân bổ hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định kết quả kinh doanh.
2.1.3 Phương pháp hạch toán áp dụng tại Công ty
2.1.3.1. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/TT BTC ngày 26 tháng 8 năm 2016 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính. Căn cứ vào các chuẩn mực kế toán , hệ thống
các tài khoản kế toán và đặc điểm kinh doanh , công ty lựa chọn hình thức kế toán phù hợp nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác phục vụ cho việc ra quyết định của Ban Giám Đốc.
- Niên độ kế toán công ty áp dụng từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 của năm đó.
- Đơn vị tiền tệ công ty sử dụng là VNĐ
- Phương pháp tính thuế GTGT : Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương
pháp khấu trừ
- Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên - Công ty tính giá vật tư xuất kho theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ. - Phần mềm kế toán sử dụng: phần mềm kế toán Misa
2.1.3.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Hiện nay, công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Misa được thiết kế theo hình thức kế toán Nhật ký chung.
Hàng ngày, dựa vào các chứng từ, kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm máy tính. Cuối kỳ, khóa sổ và tiến hành in sổ kế toán theo quy định.
Với công nghệ máy tính ngày càng hiện đại, với phần mềm kế toán công ty sử dụng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổ theo trình tự thời gian và được nhập
Sơ đồ 2.3: Hình thức ghi sổ trên phần mềm máy tính của Công ty CP Hóa Chất Vật Tư Y Tế Hoàng Hà
Ghi chú:
---► Nhập số liệu hàng ngày
► In sổ kế toán, báo cáo tài chính *---► Quan hệ đối chiếu, kiểm tra.
2.2. Thực trạng công tác kế toán mua bán hàng hóa tại Công Ty Cổ Phần HóaChất Vật Tư Y Tế Hoàng Hà Chất Vật Tư Y Tế Hoàng Hà
2.2.1. Đặc điểm kế toán mua, bán hàng hóa tại công ty
2.2.1.1. Phương thức mua,bán hàng hóa và thanh toán tại công ty
a) Phương thức mua hàng
Công Ty Cổ Phần Hóa Chất Vật Tư Y Tế Hoàng Hà sử dụng nhiều phương thức
mua hàng tùy thuộc vào số lượng, chủng loại của hàng hóa mà công ty áp dụng phương thức mua hàng phù hợp
Đối với hàng mua trong nước công ty thường mua theo phương thức chuyển hàng về kho, hoặc sử dụng phương thức mua hàng trực tiếp tại kho của người bán.
b) Phương thức bán hàng
Công Ty Cổ Phần Hóa Chất Vật Tư Y Tế Hoàng Hà tiêu thụ hàng hóa theo phương pháp trực tiếp chủ yếu là bán buôn hàng hóa qua kho:
Theo hình thức này, khách hàng đến kho của công ty nhận hàng. Công ty xuất giao trực tiếp hàng hóa cho khách hàng. Sau khi khách hàng nhận đủ hàng, thanh toán
ngay hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được xác nhận là tiêu thụ. Phương thức thanh toán
Tùy thuộc vào mối quan hệ giữa Công ty và khách hàng mà công ty áp dụng phương thức thanh toán phù hợp để không những thu hút khách hàng mà còn tạo được
niềm tin, sự tín nhiệm của khách hàng với công ty. Công ty sử dụng 2 phương thức thanh toán chính :
- Thanh toán bằng tiền mặt :Công ty có thể tiến hành thanh toán tiền mua hàng
hóa cho nhà cung cấp nếu trị giá của hợp đồng kinh tế dưới 20 triệu đồng. - Thanh toán bằng chuyển khoản: Với các hợp đồng kinh tế có giá trị trên 20
triệu đồng thì công ty thanh toán qua ngân hàng theo quy định hiện hành.
2.2.1.2. Các chính sách bán hàng hóa
Các chính sách bán hàng hóa tại công ty:
- Chính sách chiết khấu thương mại đối với những khách hàng mua hàng với số
lượng lớn.
- Chính sách đổi trả lại hàng nếu hàng bị lỗi, hỏng do yếu tố của công ty : Trong
thời gian 30 ngày, nếu sản phẩm bị hỏng , bị lỗi khách hàng có thể trả lại hàng.
Với quan điểm “Vì sức khỏe cộng đồng”, công ty luôn cam kết với khách hàng rằng: Luôn bán các hàng hóa chất lượng, không bán hàng gi ả, hàng nhái, hàng không
rõ nguồn gốc xuất xứ; luôn đặt niềm tin của khách hàng nên hàng đầu, luôn cung cấp cho khách hàng sự thoái mái và thuận tiện nhất khi mua hàng.
2.2.2. Kế toán mua hàng tại công ty
2.2.2.1. Quy trình mua hàng và chứng từ sử dụng
• Lập đơn yêu cầu mua hàng
Bộ phận kho có nhu cầu mua hàng hóa sẽ lập phiếu yêu cầu mua hàng chuyển đến bộ phận kinh doanh. Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng, Trưởng phòng kinh doanh sẽ xem xét và phê duyệt đơn đặt hàng.
Tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp
Từ yêu cầu mua hàng, bộ phận kinh doanh gửi đơn đề nghị báo giá đến các nhà cung cấp truyền thống và các nhà cung cấp mới. Sau khi thu thập các báo giá của các nhà cung cấp, phòng mua hàng trình lên Ban lãnh đạo để phê duyệt.
Lập đơn đặt hàng
Sau khi chọn được nhà cung cấp, phòng kinh doanh lập đơn đặt hàng (3 liên) , liên 1 lưu tại bộ phận mua hàng, liên 2 chuyển đến bộ phận kho ,liên 3 gửi đến nhà cung cấp để xác định việc mua hàng.
Nhập kho hàng hóa
Khi hàng hóa được vận chuyển về kho, Bộ phận kho tiến hành kiểm tra (số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa) có đúng quy cách không. Các hàng hóa đã đúng tiêu chuẩn thì tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho (3 liên), liên 1 lưu tại bộ phận kho, liên 2 chuyển sang bộ phận kinh doanh, liên 3 chuyển sang phòng kế toán. Nếu các mặt hàng không đạt đúng tiêu chuẩn sẽ phản hồi cho Phòng mua hàng và Phòng mua hàng tiếp nhận và thực hiện các bước trả lại nhà cung cấp.
Kết thúc nhập hàng, thủ kho hàng hóa và các phòng ban/ bộ phận liên quan có trách nhiệm ký vào Biên bản nghiệm thu, giao nhận vật tư theo quy định.
Thanh toán và lưu trữ chứng từ
Căn cứ vào các chứng từ do các bộ phận gửi đến, Phòng kế toán tiến hành nhập
liệu, ghi sổ kế toán và thanh toán theo hợp đồng, hóa đơn mua hàng. Bộ phận kế toán
lập UNC( 2 liên), UNC sẽ được kế toán trưởng, giám đốc xét duyệt, sau đó kế toán ra ngân hàng thực hiện giao dịch. Trong đó liên 1: ngân hàng giữ lại, liên 2 công ty giữ lại làm căn cứ xác định hoàn thành việc thanh toán tiền hàng. Phòng kế toán sẽ lưu trữ các chứng từ theo quy định
• Các chứng từ sử dụng trong quá trình mua hàng
- Phiếu yêu cầu mua hàng
- Đơn đặt hàng (3 liên)/ Hợp đồng mua hàng - Phiếu NK(3 liên)
- Biên bản bàn giao hàng hóa - Hóa đơn GTGT(Liên 2)
- UNC( 2 liên)
Trả nhà cung cấp
Lưu đồ 2.1: Quy trình lưu chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong quá trình mua hàng
2.2.2.2. Tài khoản, sổ sách sử dụng và trình tự lên sổ kế toán
Công ty chủ yếu mua hàng hóa trong nước về nhập kho, chứng từ kế toán sử dụng: hóa đơn bán hàng, biên bản kiểm kê hàng hóa, phiếu nhập kho, đơn đặt hàng, phiếu chi, giấy báo nợ,...
Tài khoản sử dụng : - TK 156: Hàng hóa
- TK 331: Phải trả người bán ( Công ty mở tài khoản chi tiết để theo dõi cho từng nhà cung cấp)
- TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ - TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính - TK 112: Tiền gửi ngân hàng
• Sổ kế toán được sử dụng: Sổ chi tiết mua hàng, sổ nhật ký chung, sổ tổng
hợp mua hàng, sổ cái tài khoản 156 • Trình tự lên sổ kế toán:
Dựa vào hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao hàng hóa do bên bán hàng chuyển đến, kế toán kho tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho. Hàng ngày, căn cứ vào hóa đơn bán hàng, kế toán mua hàng nhập liệu vào phần mềm kế toán nghiệp vụ mua hàng. Khi đó, phần mềm kế toán sẽ tự động lưu dữ liệu và tự động lên các sổ kế toán.
Cuối kỳ, kế toán mua hàng in sổ kế toán và đối chiếu với sổ kho để kiểm tra xem hàng hóa mua trong kỳ nhập kho đã khớp đúng với sổ mua hàng chưa để kịp thời điều chỉnh nếu có sai sót. In và lưu sổ kế toán theo quy định.
Nhìn chung, quá trình mua hàng của công ty đã đáp ứng được các yêu cầu theo quy định của Bộ tài chính, đảm bảo đầy đủ, chặt chẽ. Công ty đã mở tài khoản chi tiết để theo dõi cho từng nhà cung cấp. Điều này cho thấy, hệ thống tài khoản công ty sử dụng rất linh hoạt và khoa học. Các chứng từ và sổ sách kế toán kế toán được lập theo đúng quy định và được ký duyệt đầy đầy đủ. Tuy nhiên, công việc mua hàng khá lớn, trong khi chỉ có một kế toán mua hàng điều này gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
2.2.3. Ke toán bán hàng hóa tại công ty
2.2.3.1. Quy trình bán hàng và chứng từ sử dụng
• Quy trình bán hàng
Bộ phận kinh doanh: Khi tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, Bộ kinh
doanh gửi báo giá cho khách hàng và kiểm tra xem hàng hóa còn đủ hay không, tiến hành lập một hợp đồng kinh tế giữa 2 bên, sau đó sẽ lập một lệnh bán hàng (2 liên), liên 1 lưu, liên 2 chuyển cho bộ phận kho.
Bộ phận kho: Bộ phận kho xác nhận và lập phiếu xuất kho (3 liên), liên 1 lưu,
liên 2 giao cho phòng kế toán, liên 3 chuyển cho khách hàng. Phiếu xuất kho sau khi được xét duyệt, bộ phận kho chuyển hàng cho khách hàng.
Bộ phận ke toán: Sau khi các chứng từ được chuyển đến, kế toán lập hóa đơn
và ghi sổ kế toán. Hóa đơn (3 liên) liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu chuyển nội bộ. Khi khách hàng trả tiền, thường sẽ trả bằng tiền gửi ngân hàng. Khi nhận được giấy báo có từ ngân hàng gửi đến, Bộ phận kế toán tiến hành bù trừ công nợ đối với khách hàng và cập nhật vào sổ kế toán
• Các chứng từ được sử dụng trong hoạt động bán hàng tại công ty:
- Lệnh bán hàng( 2liên) - Phiếu XK(3 liên)
- Hóa đơn GTGT( 3 liên) - Giấy báo có
Trả tiền ◄---
Khách hàng
Lưu đồ 2.2: Lưu đồ luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong quá trình bán hàng
2.2.3.2. Tài khoản, sổ sách sử dụng và trình tự lên sổ kế toán tại Công ty
Tài khoản kế toán sử dụng: + TK 156: Hàng hóa
+ TK 511 : Doanh thu bán hàng hóa + TK 632: Giá vốn hàng bán
+ TK 131: Phải thu khách hàng. Tài khoản này được mở chi tiết để theo dõi cho từng khách hàng
+ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp nhà nước + TK 5211: Chiết khấu thương mại
+ TK 112: Tiền gửi ngân hàng
• Sổ kế toán sử dụng: Sổ chi tiết bán hàng, sổ nhật ký chung, sổ tổng hợp bán
hàng, sổ cái TK 511, Sổ cái TK 632
Công ty chủ yếu bán hàng cho các phòng khám tư nhân , các bệnh viện đa khoa, bán cho một số của hàng bán lẻ vật tư thiết bị y tế
Hàng ngày, từ các chứng từ kế toán đã được xét duyệt (phiếu xuất kho, hóa đơn
GTGT, phiếu thu,...) kế toán nhập liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ tự động lưu trữ dữ liệu và lên các sổ kế toán..
Cuối kỳ, kế toán thực hiện tính giá vốn hàng bán trong kỳ do công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, thực hiện kết chuyển lãi lỗ. In và lưu các sổ kế toán bán hàng từ phần mềm Misa theo yêu cầu của nhà quản trị.
Quy trình bán hàng của công ty tương đối chặt chẽ. Lưu chuyển chứng từ khá đơn giản, các chứng từ được lập ra dựa trên các quy định do Bộ tài chính ban hành. Đặc biệt, công ty đã mở thêm các tài khoản chi tiết để theo dõi cho từng đối tượng khách hàng, điều này giúp cho việc theo dõi công nợ được chi tiết và hiệu quả hơn. Sau khi xuất hóa đơn GTGT, kế toán thực hiện ghi nhận doanh thu bán hàng điều này
cho thấy kế toán tuân thủ nghiểm chỉnh nguyên tắc cơ sở dồn tích.
2.2.4. Thực trạng quy trình nghiệp vụ kế toán mua, bán hàng hóa tại Công TyCP Hóa Chất Vật Tư Y Tế Hoàng Hà CP Hóa Chất Vật Tư Y Tế Hoàng Hà
Chẳng hạn, như thực tế tại công ty như sau:
Ngày 8/4/2020 Chi tiền mặt 1,000,000đ (Thuế GTGT 10%) trả tiền vận chuyển
hàng về kho cho Công ty vận tải Bắc Nam -φ Kế toán hạch toán: Nợ TK 156 :1,000,000
Nợ TK 133: 100,000 Có TK 111: 1,100,000
φ Quy trình nhập liệu và hạch toán trên phần mềm kế toán Misa: Vào phân hệ “mua hàng”, “chọn thêm chứng từ mua dịch vụ” và nhập liệu. Căn cứ vào PC01, HD12345 (Phụ lục), Kế toán hạch toán nghiệp vụ chi phí mua hàng trả tiền ngay bằng tiền mặt. Kế toán cần chú ý nhấn tích vào ô là “chi phí mua hàng” thì sau đó phần mềm mới ghi nhận đây là khoản chi phí tính vào giá gốc
Hình 2.1: Màn hình giao diện nghiệp vụ mua dịch vụ
Ngày 8/4/2020 nhập kho hàng hóa:
+ Dụng cụ bấm gim và cắt nội soi cắt trĩ 4.8mm theo hóa đơn GTGT 0259: Số lượng: 60 chiếc.Giá chưa thuế GTGT: 8,036,850đ (Thuế GTGT 5%)
+ Mạch máu nhân tạo 60cmx8mm (Uni Graft). Số lượng 50 chiếc. Giá chưa thuế GTGT: 7,255,000đ (Thuế GTGT 5%)
+ Băng ghim dùng trong dụng cụ khâu nối nội soi cỡ 80-3.8mm. Số lượng 80 chiếc. Giá chưa thuế GTGT: 4,865,000đ (Thuế GTGT: 5%).
-φ Kế toán hạch toán: Nợ TK 156: 1,226,342,500 Nợ TK 133: 61,317,125 Có TK 331:1,287,659,625
φ Quy trình nhập liệu và hạch toán trên phần mềm kế toán Misa: Kế toán vào