6. Kết cấu của khóa luận
2.2.2.1. Quy trình mua hàng và chứng từ sử dụng
• Lập đơn yêu cầu mua hàng
Bộ phận kho có nhu cầu mua hàng hóa sẽ lập phiếu yêu cầu mua hàng chuyển đến bộ phận kinh doanh. Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng, Trưởng phòng kinh doanh sẽ xem xét và phê duyệt đơn đặt hàng.
Tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp
Từ yêu cầu mua hàng, bộ phận kinh doanh gửi đơn đề nghị báo giá đến các nhà cung cấp truyền thống và các nhà cung cấp mới. Sau khi thu thập các báo giá của các nhà cung cấp, phòng mua hàng trình lên Ban lãnh đạo để phê duyệt.
Lập đơn đặt hàng
Sau khi chọn được nhà cung cấp, phòng kinh doanh lập đơn đặt hàng (3 liên) , liên 1 lưu tại bộ phận mua hàng, liên 2 chuyển đến bộ phận kho ,liên 3 gửi đến nhà cung cấp để xác định việc mua hàng.
Nhập kho hàng hóa
Khi hàng hóa được vận chuyển về kho, Bộ phận kho tiến hành kiểm tra (số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa) có đúng quy cách không. Các hàng hóa đã đúng tiêu chuẩn thì tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho (3 liên), liên 1 lưu tại bộ phận kho, liên 2 chuyển sang bộ phận kinh doanh, liên 3 chuyển sang phòng kế toán. Nếu các mặt hàng không đạt đúng tiêu chuẩn sẽ phản hồi cho Phòng mua hàng và Phòng mua hàng tiếp nhận và thực hiện các bước trả lại nhà cung cấp.
Kết thúc nhập hàng, thủ kho hàng hóa và các phòng ban/ bộ phận liên quan có trách nhiệm ký vào Biên bản nghiệm thu, giao nhận vật tư theo quy định.
Thanh toán và lưu trữ chứng từ
Căn cứ vào các chứng từ do các bộ phận gửi đến, Phòng kế toán tiến hành nhập
liệu, ghi sổ kế toán và thanh toán theo hợp đồng, hóa đơn mua hàng. Bộ phận kế toán
lập UNC( 2 liên), UNC sẽ được kế toán trưởng, giám đốc xét duyệt, sau đó kế toán ra ngân hàng thực hiện giao dịch. Trong đó liên 1: ngân hàng giữ lại, liên 2 công ty giữ lại làm căn cứ xác định hoàn thành việc thanh toán tiền hàng. Phòng kế toán sẽ lưu trữ các chứng từ theo quy định
• Các chứng từ sử dụng trong quá trình mua hàng
- Phiếu yêu cầu mua hàng
- Đơn đặt hàng (3 liên)/ Hợp đồng mua hàng - Phiếu NK(3 liên)
- Biên bản bàn giao hàng hóa - Hóa đơn GTGT(Liên 2)
- UNC( 2 liên)
Trả nhà cung cấp
Lưu đồ 2.1: Quy trình lưu chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong quá trình mua hàng