6. Kết cấu của khóa luận
2.2.6. Sắp xếp và lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán tại công ty
Công ty sắp xếp và lưu trữ chứng từ theo ngày tháng phát sinh để có thể tránh việc bỏ sót chứng từ khi hạch toán lên sổ kế toán.
- Đối với hóa đơn đầu vào:
+ Với các hóa đơn GTGT đầu vào có giá trị dưới 20 triệu đồng: Công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt. Chứng từ đươc sắp xếp : Phiếu chi - phiếu nhập kho - hóa đơn GTGT
+ Với các hóa đơn GTGT đầu vào với giá trị từ 20 triệu đồng trở lên: Công ty thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Chứng từ được sắp xếp : Ủy nhiệm chi - Phiếu nhập kho kẹp chung với hóa đơn.
- Đối với hóa đơn bán hàng ( hóa đầu ra):
+ Với các hóa đơn GTGT đầu ra có giá trị dưới 20 triệu đồng: Khách hàng thường trả bằng tiền mặt. Chứng từ đươc sắp xếp: Phiếu thu - phiếu xuất kho - hóa đơn GTGT.
+ Với các hóa đơn GTGT đầu ra với giá trị từ 20 triệu đồng trở lên: Khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Chứng từ được sắp xếp: Giấy báo có -
Phiếu xuất kho kẹp chung với hóa đơn.
Các chứng từ kế toán được lập và sử dụng khá linh hoạt phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, công ty vẫn thực hiện lưu trữ chứng từ bằng giấy,
khiến cho công tác kế toán gặp những trở ngại trong việc tìm kiếm chứng từ. Chứng từ qua các năm dồn lại sẽ rất lớn, đòi hỏi phải có một không gian lớn để lưu trữ, việc sử dụng chứng từ giấy như hiện nay khá là bất cập và dễ bị mất mát.