a. Đánh giá kiểm soát nội bộ đối với khoản mục Phải trả người bán
Khi tiến hành kiểm toán khoản mục Phải trả người bán, thông thường để có cơ sở xác định phạm vi triển khai các thử nghiệm cơ bản, KTV cần thực hiện khảo sát đối với kiểm soát của khoản mục nợ phải trả người bán của đơn vị được kiểm toán. Mục tiêu chủ yếu của khảo sát này là hiểu rõ cơ cấu KSNB đối với khoản mục Phải trả người bán; đánh giá mức độ rủi ro về KSNB, KTV sẽ xác định phạm vi kiểm toán và thiết kế các khảo sát cơ bản thích hợp.
- Đánh giá về các chính sách kiểm soát, các quy định về KSNB đối với các khoản Phải trả người bán
- Để có được hiểu biết về các chính sách, các quy định của đơn vị về KSNB đối với khoản mục Phải trả người bán, KTV cần yêu cầu các nhà quản lý đơn vị cung cấp các văn bản quy định về KSNB có liên quan như: quy định về việc thực hiện đối chiếu công nợ vào cuối kỳ với các đối tượng phải trả trả, quy định theo dõi các đối tượng công nọ',...
Khi nghiên cứu về các văn bản quy định về KSNB của đơn vị, cần chú ý đến các khía cạnh cơ bản sau:
+ Sự đầy đủ của các quy định cho kiểm soát đối với khoản mục PTNB.
+ Tính chặt chẽ và phù hợp của quy chế KSNB đối với các đặc điểm của khoản mục nợ phải trả người bán.
> Tìm hiểu KSNB và thử nghiệm kiểm soát
Mục tiêu cụ thể của khảo sát này là nhằm thu thập bằng chứng làm căn cứ đánh giá về tính hiệu quả trong hoạt động KSNB đối với khoản mục nợ phải trả người bán. Các quy chế KSNB có hiện hữu và hoạt động trong thực tế hay không? Sự hoạt động của các quy chế KSNB có đảm bảo diễn ra một cách thường xuyên, liên tục hay không?
Các thủ tục chủ yếu được áp dụng trong khâu khảo sát này bao gồm: Trực tiếp quan sát các hoạt động kiểm soát của các nhân viên hay bộ phận liên quan (ví dụ: quan sát việc nhận hàng hóa mua về,.); phỏng vấn những người có liên quan đến hoạt động kiểm soát (người thực hiện kiểm soát và người bị kiểm soát); kiểm tra các hồ sơ, tài liệu để xem xét các dấu vết của sự kiểm soát còn lưu lại trên đó (như lời phê, chữ ký.); có thể yêu cầu các bộ phận KSNB làm lại các công việc kiểm soát đã thực hiện để đánh giá độ tin cậy về sự vận hành của KSNB trong doanh nghiệp.
Sau khi thực hiện các thủ tục khảo sát về KSNB và dựa vào kết quả đã thu thập, KTV đánh giá về rủi ro kiểm soát nội bộ đối với khoản nợ phải trả người bán ở mức độ cao, trung bình hay thấp. Nếu KSNB được thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp và KTV có thể tin tưởng vào KSNB. Và ngược
Học viện Ngân Hàng 22 Khóa luận tốt nghiệp
lại, nếu KSNB còn kém hiệu quả thì nhóm kiểm toán sẽ thảo luận với khách hàng, tăng các thủ tục kiểm tra chi tiết để thu thập bằng chứng kiểm toán đối với khoản mục nợ phải trả người bán.
b. Thủ tục phân tích
Thực hiện thủ tục phân tích trong giai đoạn thực hiện kiểm toán nhằm mục đích xem xét tính hợp lý về sự biến động của số dư các khoản phải trả người bán giữa năm kiểm toán hiện hành với các năm trước.
> Phân tích các thông tin tài chính
Các kỹ thuật phân tích chủ yếu có thể sử dụng bao gồm:
✓ Kỹ thuật phân tích ngang:
- So sánh nợ phải trả năm nay với năm trước theo từng đối tượng để xác định những biến động bất hợp lý;
- So sánh tổng số nợ phải trả người bán của năm nay với năm trước.
Thông thường các khoản nợ phải trả người bán rất ổn định do quá trình sản xuất kinh doanh của DN ổn định. Nếu có chênh lệch thì có thể DN mở rộng quy mô, tăng công suất, giá cả thị trường tăng, tỷ giá ngoại tệ tăng,... Khi có sự biến động, KTV phải tìm được bằng chứng hợp lý chứng minh và thường tập trung vào những người bán và những khoản nợ phải trả người bán mới phát sinh.
✓ Kỹ thuật phân tích dọc:
- So sánh tỷ lệ nợ phải trả cuối kỳ với tổng giá trị mua vào trong kỳ của năm nay và năm trước.
- So sánh tỷ lệ số dư nợ phải trả cuối kỳ với tổng nợ ngắn hạn của năm nay so và năm trước.
> Phân tích các thông tin phi tài chính
KTV cũng cần lưu ý phân tích, xem xét đến các tác động và rủi ro có thể liên quan đến khoản mục nợ phải trả người bán trước khi đưa ra các xét đoán, các nghi vấn và định hướng của kiểm tra chi tiết.
Từ các thông tin, tài liệu thu được, KTV đưa ra các xét đoán về rủi ro và là cơ sở để kiểm toán viên quyết định phạm vi, nội dung và lịch trình thực hiện các kiểm tra chi tiết tiếp theo.
c. Kiểm tra chi tiết
> Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ nợ phải trả cho người bán
❖ Cơ sở dẫn liệu “sự phát sinh”
- So sánh các khoản nợ phải trả người bán theo từng người bán, từng khoản nợ đã được phản ánh trên sổ chi tiết nợ phải trả người bán của DN với các chứng từ gốc như: các hóa đơn, hợp đồng mua bán, chứng từ thanh toán tiền nợ,... Đặc biệt, chú ý đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn, mới phát sinh hoặc phát sinh vào đầu hoặc cuối kỳ, chú ý đến những khách hàng lạ, không bình thường,
- Gửi thư xác nhận đến người bán của DN sau đó tổng hợp các kết quả, thư đã xác nhận và không xác nhận để có biện pháp kiểm toán bổ sung.
- Kiểm tra thẩm quyền phê chuẩn cũng như dấu hiệu của quá trình KSNB được để lại trên chứng từ.
❖ Cơ sở dẫn liệu “tính toán và đánh giá”
• Kiểm tra tính hợp lý và đúng đắn của số liệu đơn vị để tính các khoản nợ phải
trả người bán:
- So sánh số lượng trên hóa đơn mua hàng với số lượng trên đơn đặt hàng, hợp đồng thương mại, kế hoạch mua hàng đã phê duyệt...
- So sánh đơn giá ghi trên hóa đơn với đơn giá đã ghi trên hợp đồng thương mại, bảng giá của bên bán, tham khảo giá trên thị trường.
- So sánh thuế suất ghi trên hóa đơn với biểu thuế của Nhà nước.
- So sánh tỷ giá với tỷ giá của Ngân hàng công bố tại thời điểm mua hàng nếu có phát sinh thanh toán bằng ngoại tệ.
- Kiểm tra kết quả tính toán: Nếu xét thấy cần thiết, KTV tự tính toán lại và đối chiếu với số liệu của đơn vị.
❖ Cơ sở dẫn liệu “sự hạch toán đầy đủ”
Học viện Ngân Hàng 24 Khóa luận tốt nghiệp
- So sánh số lượng bút toán ghi nhận các khoản nợ phải trả người bán với số lượng các hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho.
- Kiểm tra tính liên tục số thứ tự của các phiếu nhập kho đã hạch toán.
❖ Cơ sở dẫn liệu “sự phân loại và hạch toán đúng đắn”
- Kiểm tra nội dung ghi chép trên chứng từ về sự rõ ràng, đầy đủ, chính xác để đảm bảo không lẫn lộn nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nợ phải trả người bán với các nghiệp vụ khác; đồng thời xem xét việc hạch toán các nghiệp vụ mua hàng vào sổ theo dõi các khoản nợ phải trả người bán và hàng tồn kho.
- Kiểm tra việc hạch toán đồng thời vào sổ kế toán của các tài khoản đối ứng để đảm bảo các nghiệp vụ đã được ghi nhận đúng quan hệ đối ứng.
❖ Cơ sở dẫn liệu “tính đúng kỳ”
- Tiến hành xem xét tính hợp lý trong việc chia cắt niên độ và hạch toán các khoản nợ phải trả người bán của đơn vị.
- So sánh, đối chiếu giữa ngày ghi nhận nghiệp vụ vào sổ kế toán với ngày phát sinh nghiệp vụ tương ứng.
- Lưu ý những nghiệp vụ được hạch toán vào cuối kỳ kế toán này và đầu kỳ kế toán tiếp theo, dễ xảy ra sai phạm do vô tình hay cố ý.
❖ Cơ sở dẫn liệu “trình bày và công bố”
- Cuối kỳ hạch toán, số liệu về các nghiệp vụ liên quan đến các khoản nợ phải trả đã ghi sổ trong kỳ phải được tổng hợp một cách đầy đủ, chính xác trên sổ chi tiết, sổ tổng hợp. Việc trình bày thông tin về các khoản nợ phải trả người bán vào BCTC phải phù hợp với chỉ tiêu đã được chế độ quy định và phải đảm bảo sự nhất quán về số liệu đã được cộng dồn trên sổ kế toán có liên quan.
• Các thủ tục kiểm toán thường được áp dụng:
- Tiến hành kiểm tra việc tính toán tổng hợp lũy kế số phát sinh trên từng sổ kế toán chi tiết cũng như sổ kế toán tổng hợp các khoản nợ phải trả người bán về các khía cạnh: tính đầy đủ của các khoản nợ phải trả người bán, tính chính xác của kết quả tổng hợp các khoản nợ phải trả người bán của kỳ báo cáo.
- Kiểm tra việc trình bày các khoản nợ phải trả người bán trên BCTC xem có phù hợp với chế độ kế toán quy định. Đồng thời so sánh số liệu trên BCTC với
số liệu trên sổ kế toán của đơn vị để đảm bảo sự trình bày và công bố các khoản nợ phải trả người bán một cách đúng đắn.
> Kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả cho người bán
Đối với khảo sát chi tiết số dư trong kiểm toán nợ phải trả người bán thường được các KTV thực hiện đối với các tài khoản có liên quan như: TK “Phải trả người bán”, TK “Tiền mặt”, TK “Tiền gửi ngân hàng”,...
> Kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả cho người bán
- Thủ tục kiểm toán đáng nói đến trong trường hợp này là nhờ người bán xác nhận.
- Nếu không có điều kiện xác nhận thì KTV thực hiện các thủ tục thay thế sau đây:
✓ Kiểm tra tính có thật của khách hàng như: sự tồn tại thực tế, tính pháp lý. Nếu khách hàng là có thật thì KTV phải thực hiện các bước kiểm toán tiếp theo.
✓ Nhờ ngân hàng xác nhận về số tiền trên tài khoản công nợ phải trả người bán.
> Kiểm tra, đối chiếu số liệu của các chứng từ, hóa đơn, số dư tài khoản trong sổ kế toán của doanh nghiệp với bảng kê chứng từ, hóa đơn.
> Khảo sát chi tiết số dư TK thanh toán đối với nợ phải trả cho người bán
Thực tế, trong DN, các nghiệp vụ trả tiền phần lớn có liên quan đến hàng mua vào và nợ phải trả. Ngoài ra còn liên quan đến việc chi tiền cho các hoạt động khác: chi thanh toán lương cho công nhân viên, chi trả lãi vay,.Vì vậy, trong quá trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả người bán, để đạt kết quả tốt, KTV cần có sự đối chiếu với số phát sinh và số dư của các tài khoản này.