Kiểm soát nội bộ đối với TSCĐ (KSNB) là những chính sách, thủ tục được thiết lập nhằm đảm bảo đạt các mục tiêu cụ thể sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị, ngăn ngừa và phát hiện các hành vi lãng phí, gian lận hoặc sử dụng tài sản không hiệu quả,
Khóa luận tôt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Hoa
cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy, đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị, đánh giá việc chấp hành các chính sách quy định tại đơn vị.
Ngoài ra kiểm soát nội bộ còn phải giúp hạch toán đúng đắn các chi phí cấu thành
nên nguyên giá TSCĐ, chi phí sửa chữa, chi phí khấu hao. Do các chi phí này đều quan
trọng nên nếu sai sót có thể dẫn đến sai lệch trọng yếu trên BCTC. Chẳng hạn nếu không
phân loại đúng khoản chi nào làm tăng nguyên giá TSCĐ hoặc khoản chi nào phải tính vào chi phí của niên độ sẽ làm cho khoản mục TSCĐ khoản mục chi phí trong kỳ bị sai
lệch. Hoặc ngược lại, nếu không có quy định chặt chẽ về việc mua sắm, thanh lý, bảo dưỡng.. .thì chi phí phát sinh sẽ lớn hơn thực tế, dẫn đến lỗ tăng gây thiệt hại cho doanh
nghiệp và không kém tổn thất do gian lận về tiền.
Vì vậy các doanh nghiệp cần thiết kế các thủ tục kiểm soát chặt chẽ đối với khoản mục TSCĐ để ngăn ngừa và phát hiện xử lý những gian lận, sai sót có thể xảy ra như đã nêu phần trên, đồng thời mọi bộ phận của đơn vị đều phải tôn trọng và thực hiện một cách nghiêm túc, đồng bộ các quy định đó, vì có như vậy hệ thống kiểm soát của đơn vị mới phát huy hết tác dụng của nó. Các thủ tục kiểm soát được xây dựng theo nguyên tắc sau:
a. Lập kế hoạch và dự toán cho TSCĐ
Cần thiết lập kế hoạch cho các nội dụng: mua sắm, thanh lý nhượng bán, nguồn vốn tài trợ cho kế hoạch và dự toán ngân sách cho TSCĐ như vậy doanh nghiệp sẽ phải rà soát toàn bộ tình trạng TSCĐ hiện có và mức độ sử dụng chung.
b. Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm giữa các chức năng
Theo nguyên tắc này, các chức năng như: bảo quản, ghi sổ, phê chuẩn và việc thực hiện việc mua, thanh lý, nhượng bán TSCĐ cần có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng. Việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đầu tư xây dựng hay mua
Khóa luận tôt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Hoa
c. Hệ thống sổ chi tiết của TSCĐ
Đơn vị cần mở sổ chi tiết cho từng loại TSCĐ, bao gồm sổ chi tiết, thẻ chi tiết, hồ sơ chi tiết (Biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hóa đơn mua và các chứng từliên quan khác). TSCĐ cần được phân loại thống kê, đánh số và có thẻ riêng. Một hệ thống sổ chi tiết đầy đủ sẽ giúp phân tích, quản lý dễ dàng các TSCĐ tăng, giảm trong năm, từ đó giúp bảo vệ hữu hiệu tài sản, phát hiện kịp thời những mất mát, thiếu hụt đối với tài sản để sử dụng tài sản có hiệu quả.
d. Quy định những thủ tục cần thiết khi mua sắm TSCĐ và đầu tư xây dựng cơ bản.
Mỗi doanh nghiệp cần thiết lập một qui trình riêng các thủ tục cần thiết khi mua sắm, đầu tư mới TSCĐ để đảm bảo việc đầu tư đạt hiệu quả cao nhất. Chẳng hạn mọi trường hợp mua sắm phải được người có thẩm quyền xét duyệt, phù hợp với kế hoạch và dự toán, phải tổ chức đấu thầu (TSCĐ có giá trị lớn), tuân theo các tiêu chuẩn chung về bàn giao, nghiệm thu, chi trả tiền....
e. Quy định thủ tục về thanh lý, nhượng bán TSCĐ
Các thủ tục này cần phải được mỗi doanh nghiệp qui định bài bản và thực hiện nhất quán nhằm tránh thất thoát, biển thủ công quỹ từ những đối tượng tư lợi. Chẳng hạn như phải được sự đồng ý của các bộ phận có liên quan, phải thành lập hội đồng thanh lý gồm các thành viên theo quy định.
f. Chế độ kiểm kê tài sản
Định kỳ đơn vị nên tiến hành kiểm kê TSCĐ để kiểm tra về sự hiện hữu, địa điểm đặt tài sản, điều kiện sử dụng cũng như phát hiện các tài sản nằm ngoài sổ sách, hoặc bị thiếu hụt mất mát. Hàng năm, ít nhất công ty nên tiến hành kiểm kê tất cả TSCĐ, và đối chiếu số lượng kiểm kê thực tế với bản đăng ký TSCĐ. Việc kiểm kê và đối chiếu cũng phải tìm ra bất kỳ tài sản nào không sử dụng, hư hỏng hay đã khấu hao đủ mà vẫn còn tiếp tục tính khấu hao. Những bản sao của bản đăng ký TSCĐ nên được gửi cho phòng hành chính và bộ phận mà TSCĐ đặt ở đó vì điều này giúp các bộ phận trong việc bảo vệ các tài sản này hàng ngày. Ngoài ra, nên có một hệ thống
Khóa luận tôt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Hoa
để cập nhật bản đăng ký TSCĐ được kịp thời thông qua sự phối hợp giữa các bộ phận này với phòng kế toán.
g. Các biện pháp bảo vệ TSCĐ
Thiết kế và áp dụng các biện pháp bảo vệ tài sản, chống trộm cắp, hỏa hoạn, mua bảo hiểm cho tài sản. Đồng thời đơn vị cũng phải xây dựng hệ thống bảo quản tài sản như kho bãi, hàng rào chắn và phân định trách nhiệm rõ ràng trong việc bảo vệ tài sản cũng như đưa các quy định về việc đền bù khi làm mất TSCĐ. Quy định thủ tục chặt chẽ về việc đưa tài sản cố định ra khỏi đơn vị
h. Quy định về tính khấu hao
Thông thường thời gian tính khấu hao cho từng loại TSCĐ phải được Ban giám đốc phê chuẩn trước khi sử dụng, và được thực hiện đúng theo khung khấu hao mà chế độ kế toán quy định. Doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện việc quản lý, sử dụng đối với TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với TSCĐ thuê tài chính doanh nghiệp phải theo dõi, quản lý và sử dụng chúng như TSCĐ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp mình.