2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Tên công ty: Công ty cổ phần phần mềm Quảng Ích
Địa chỉ trụ sở chính: Z5-46 TTTM LePARC, KM 1,5 Pháp Vân, CV Yên Sở, Phường Yên Sở, Quận Hoàng Mai, Hà Nội
Điện thoại: 02473085858 hoặc 19004740
Mail: info@quangich.com
Mã số thuế công ty: 0101359003
Ngành nghề kinh doanh chính: Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích được thành lập năm 2003, hoạt động trong lĩnh vực sau:
- Xuất bản phần mềm và cung cấp dịch vụ phần mềm
- Lắp đặt, bảo hảnh sửa chữa mạng máy tính, truyền thông, hệ thống thông tin;
- Tư vấn thiết kế nội dung, Kỹ thuật báo điện tử, Website;
- Đào tạo, tư vấn, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực công nghệ thông tin
- Tư vấn lập và quản lý dự án công nghệ thông tin
Công ty có đội ngũ CBCNV là 50 Cán bộ, trình độ từ Đại học trở lên. Có 20 cán bộ lập trình phụ trách sản xuất các phần mềm.
Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích thành lập từ năm 2003, mã số đăng ký kinh doanh 0101359003, đăng ký lần đầu 9/4/2003 thay đổi lần 10 ngày 13/4/2019 do Sở kế hoạch và đầu tư TP Hà Nội cấp.Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích là đơn vị hoạt động độc lập có sử dụng con dấu và mã số thuế riêng. Có quyền tự chủ trong tài chính.
Trải qua 18 năm thành lập Công ty đã có uy tín trên thị trường, đã đạt được các thành tựu nhất định. Sau chín năm nghiên cứu sản xuất phần mềm cũng như khảo sát thị trường đến Năm 2012 Công ty được vinh danh giải Nhân tài đất Việt phần mềm
Quản lý trường học trực tuyến tích hợp sổ liên lạc điện tử. Đây là thành công lớn đã động viên tinh thần làm việc không mệt mỏi của hai tác giả là Ông Trần Quốc Uy và Ông Đinh Mạnh Đạt. Đây cũng là cơ hội để sản phẩm của công ty có mặt trên thị trường được người dùng đón nhận. Năm 2013 đạt Top 30 doanh nghiệp công nghệ thông tin, năm 2015 gia nhập hội công nghệ thông tin. Đặc biệt hơn nữa Công ty đã có thị phần tương đối ổn định tại 350 đơn vị trường học của Thành phố Hà Nội đem lại một lượng doanh thu không nhỏ cho Công ty.
Trước xu thế của thời đại, ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý là nhu cầu cần thiết đối với mỗi đơn vị quản lý. Nắm bắt được xu hướng đó, Công ty không ngừng tìm tòi, sáng tạo, phát triển các phần mềm ngày càng hoàn thiện hơn, thân thiện với người dùng và trở thành công cụ khi làm việc của các bộ phận của khách hàng.
Năm 2015, Công ty phát triển thị phần vào các tỉnh phía Nam. Từ năm 2018, công ty xây dựng sản phẩm mới - phần mềm liên lạc điện tử - trực tuyến EnetViet. Công ty triển khai miễn phí ứng dụng eNetViet cho một bộ phận người dùng và mở rộng thị trường kinh doanh sang các tỉnh phía Bắc. Đây là một thách thức mới, một cơ hội mới với Công ty. Hiện nay thị trường sản phẩm phần mềm là thị trường rất nóng. Các Công ty tìm mọi cách như hạ giá, chiết khấu để chiếm được khách hàng về phía mình, do vậy Công ty ngày càng phải hoàn thiện sản phẩm phần mềm của mình về chất lượng và giá cả hợp lý. Hoàn thiện hơn nữa về quy trình quản lý chất lượng sản phẩm.
2.1.2. Đặc điểm quy trình kinh doanh
Hoạt động chính của Công ty là sản xuất các phần mềm quản lý trường học, phần mềm thư viện và các phần mềm theo đơn đặt hàng khác. Thị trường phần mềm không giống như các loại hàng hóa khác để tiếp cận và thuyết phục khách hàng sử dụng phần mềm của mình là một quá trình đòi hỏi có kỹ năng bán hàng và tính ứng dụng cao của phần mềm. Có hai quy trình kinh doanh như sau:
- Quy trình kinh doanh đối với các sản phẩm phần mềm đang có tại Công ty
Nhân viên kinh doanh, nhân viên kiểm soát chất lượng sản phẩm (KCS) đi làm việc với khách hàng và ký hợp đồng sau đó chuyển yêu cầu của khách hàng về sản phẩm cho bộ phận kỹ thuật hoàn thiện, bổ sung sản phẩm phù hợp với người dùng,
chuyển cho bộ phận chăm sóc khách hàng tạo mật khẩu, ID. Bộ phận chăm sóc khách hàng chuyển cho phòng kế toán lưu giữ hợp đồng và quản lý khách hàng.
- Quy trình kinh doanh đối với các sản phẩm theo đơn đặt hàng phần mềm nghiệp vụ trong nội bộ cơ quan ban ngành.
+ Nhân viên kinh doanh nhận đơn đặt hàng của khách hàng sau đó chuyển
cho Lãnh đạo ký duyệt đơn đặt hàng. Nhân viên kinh doanh chuyển đơn đặt hàng cho phòng kỹ thuật thực hiện việc thu thập, khảo sát, và sản xuất phần mềm.
Bước 1: Khảo sát
Bước 2: Xây dựng cấu trúc dữ liệu Bước 3: Thiết kế phân hệ dữ liệu Bước 4: Test dữ liệu
Bước 5: Đóng gói phần mềm
+ Phòng kỹ thuật chuyển hợp đồng, đơn đặt hàng cho bộ phận kế toán để
lưu giữ và quản lý.
+ Hết thời hạn của hợp đồng, bộ phận kỹ thuật bàn giao nghiệm thu. Bộ
phận kế toán thực hiện các thủ tục về tài chính.
Hiện nay công ty cung cấp các sản phẩm phần mềm chủ yếu là:
Hệ thống phần mềm quản lý trường học trực tuyến tích hợp sổ liên lạc điện tử là kênh thông tin liên lạc giữa nhà trường và gia đình, thông qua các hình thức hiện đại, cập nhật kịp thời như tin nhắn, Website, tổng đài VoIP, phần mềm IOS, Android.
Phần mềm quản lý thư viện và sách điện tử bản quyền trực tuyến, giải pháp hoàn diện quản lý thư viện truyền thống và thư viện điện tử. Giải pháp hóa số, phân phối và kinh doanh sách điện từ có bản quyền
Phần mềm cổng thông tin điện tử tích hợp, xây dựng các cổng thông tin lớn, đa dịch vụ, phù hợp với các cổng thông tin, website cho các Bộ, Ngành Viện, Cơ quan, Báo chí, Giáo dục, Thương mại...
Phần mềm E - Learning: Hệ thống học tập và đào tạo trực tuyến cho phép nhà trường, các đơn vị đào tạo, giáo dục có thể tạo ra các chương trình, khóa học tập hoàn
toàn trực tuyến. Học viên có thể học tập, tao đổi thông qua hội nghị Video trực tuyến. Hệ thống cũng tích hợp với Test và Exam Manager cho phép tổ chức thi, đánh giá kết quả học tập, tạo thành chương trình đào tạo khép kín.
Hệ thống phần mềm thanh toán trực tuyến và ngân hàng ảo, tích hợp với các ngân hàng, các hình thức thanh toán qua thẻ ...truyền thống, nhăm cung cấp đơn vị thanh toán cho các dịch vụ trực tuyến một cách năng động, hiệu quả và tiết kiệm chi phí xã hội.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích
Do đặc thù từ hoạt động sản xuất kinh doanh nên căn cứ vào Luật doanh nghiệp số 60/2005/GH11; Căn cứ vào Điều lệ của Công ty cổ phần phần mềm Quảng Ích; Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch hội đồng quản trị công ty; Ban giám đốc điều hành quyết định tổ chức mô hình quản lý của công ty theo mô hình kiểu chức năng nhằm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ chính của các phòng ban đồng thời tăng cường sự phối hợp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích
(Nguồn tư liệu: Phòng Hành chính Nhân sự - Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích)
• Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát Giám đốc điều hành và những người quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị do Luật pháp và điều lệ Công ty, các quy chế nội bộ của Công ty và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông quy định.
Ban giám đốc: Tổng Giám đốc điều hành quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và Điều lệ của Công ty.
Các phòng ban nghiệp vụ: Các phòng, ban nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Ban Giám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của Ban Giám đốc. Công ty hiện các phòng nghiệp vụ với chức năng được quy định như sau:
• Phòng hành chính nhân sự: Có chức năng xây dựng phương án kiện toàn bộ máy tổ chức trong Công ty, quản lý nhân sự.
• Phòng Kinh doanh: Có chức năng trong việc định hướng kinh doanh, phương hướng hoạt động sản xuất của công ty, Theo dõi các mã hàng, làm thủ tục xuất hàng, vận chuyển hàng hoá.
• Phòng phần mềm: Có chức năng lập trình phần mềm, test dữ liệu. đóng gói các sản phẩm phần mềm, triển khai ứng dụng
• Phòng chăm sóc khách hàng: Có chức năng hỗ trợ khách hàng sử dụng phần mềm khi gặp vấn đề khó khăn trong quá trình sử dụng. Viết tài liệu hướng dẫn sử dung phần mềm. Nhập dữ liệu vào phần mềm theo yêu cầu của khách hàng...
• Phòng truyền thông: Sản xuất các chương trình quảng cáo, chương trình trò chơi (trừ chương trình có nội dung nhà nước cấm); Chụp ảnh quảng cáo;
Truyền thông trên các trang mạng hình ảnh và các hoạt động của công ty. Tổ chức các chương trình đào tạo trình độ nhân sự các bộ phận trong công ty. Tổ chức các buổi hội thảo giới thiệu sản phẩm mới, hỗ trợ các buổi tập huấn sử dụng sản phẩm khi chuyển giao công nghệ cho khách hàng. Tổ chức các sự kiện khác kiên quan đến hình ảnh của Công ty.
• Phòng hành chính nhân sự: Có chức năng xây dựng phương án kiện toàn bộ máy tổ chức trong Công ty, quản lý nhân sự.
• Phòng Ke toán: Có chức năng tư vấn cho Ban lãnh đạo về tài chính. Tổ chức công công tác toán kế toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành.
2.2. Tổ chức công tác kế toán của Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích
a. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, bao gồm 06 người. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung phù hợp với quy mô, trình độ lao động và cơ cấu lao động của Công ty trong đó trình độ đại học 6 người, đặc biệt kế toán trưởng đã có thâm niên 15 năm trong nghề. Hiện nay phòng kế toán của công ty gồm có:
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích
(Nguồn tư liệu: Phòng Kế toán - Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích)
Do tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung nên mọi công tác kế toán được thực hiện ở phòng kế toán của công ty, từ việc thu thập chứng từ, ghi sổ chi tiết đến việc lập báo cáo kế toán. Phương thức tổ chức kế toán tại công ty có đặc trưng là mọi nhân viên kế toán đều chịu sự điều hành trực tiếp từ kế toán trưởng.
Nhiệm vụ từng bộ phận của bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng: Là người phụ trách và chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo và
cấp trên về mọi hoạt động kế toán tài chính, kế toán quản trị của công ty. Tổ chức thu thập, xử lý thông tin, số liệu. Kiểm tra giám sát các thu chi. Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu cho Lãnh đạo, cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định.
- Kế toán tổng hợp: Kiểm tra giám sát việc ghi sổ, chứng từ kế toán hàng ngày
của các nhân viên trong bộ phận kế toán. Kiểm tra việc thực hiện giao dịch ký kết hợp đồng với nhà cung cấp cũng như khách hàng, ngân hàng, cơ quan bảo hiểm, cơ quan thuế, lập các loại báo cáo theo yêu cầu của Kế toán trưởng
- Kế toán thanh toán: Lập chứng từ, theo dõi các khoản thanh toán với khách
hàng. Thanh toán các khoản tạm ứng, thực hiện giao dịch với ngân hàng. Thường xuyên báo cáo số liệu với kế toán tổng hợp
- Kế toán công nợ: Lập mã danh sách khách hàng, quản lý công nợ, lập các
chứng từ liên quan đến khách hàng, đối chiếu công nợ khách hàng cuối tháng, báo cáo tổng hợp, chi tiết công nợ theo đối tượng khách hàng khi có yêu cầu. Lập kế hoạch đòi nợ, theo dõi và quản lý các thông tin của khách hàng. Thường xuyên báo cáo số liệu với kế toán tổng hợp.
- Thủ quỹ: Là người quản lý tiền mặt tại công ty, chịu trách nhiệm thu chi tiền
mặt bán hàng và chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, lên báo cáo quỹ và kiểm kê số tiền thực tế. Kết hợp với kế toán thanh toán thực hiện giao dịch với ngân hàng. Làm các công việc khi có yêu cầu của kế toán trưởng.
Công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị. Hiện tại toàn bộ kế toán quản trị là do kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm toàn bộ các báo cáo, phân tích, lập dự toán trước Lãnh đạo.
2.2.2. Chính sách kế toán công ty đang áp dụng tại công ty
- Chế độ kế toán: Công ty cổ phần phần mềm Quảng Ích sử dụng Chế độ Ke toán
doanh nghiệp Việt Nam, áp dụng Thông Tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính là đồng Việt
Nam ký hiệu là “đ”.
- Đối với các hoạt động kế toán phát sinh có liên quan tới ngoại tệ thì được quy
đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá do NHNN Việt Nam công bố.
- Kỳ kế toán áp dụng: Kỳ kế toán năm là mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01
tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch.
- Doanh nghiệp nộp báo cáo tài chính năm cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê và
cơ quan đăng ký kinh doanh
- Phương pháp tính thuế: Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Kế toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính trị giá vật tư, hàng hóa, thành phẩm xuất kho theo phương
pháp bình quân gia quyền
- Phương pháp khấu hao: Theo phương pháp đường thẳng (tuyến tính)
Các nguyên tắc và phương pháp kế toán: Theo Thông Tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính
Hình thức kế toán: Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung, việc lựa chọn hình thức kế toán này là phù hợp với quy mô của doanh nghiệp nhỏ và vừa và cũng phù hợp với trực trạng kế toán hiện nay của Công ty.
Hệ thống sổ kế toán của Công ty bao gồm:
+ Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt (Sổ Nhật ký thu tiền, sổ Nhật ký
chi tiền, sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký bán hàng).
+ Sổ Cái các tài khoản có phát sinh: 131, 311, 511, 642, 911...
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết (Sổ quỹ tiền mặt, sổ Tiền gửi ngân hàng, sổ
chi tiết hàng hóa mở cho TK 156; Sổ chi tiết công nợ cho từng khách hàng thường xuyên và nhóm khách hàng; thẻ tính giá thành sản phẩm; thẻ TSCĐ...).
Phụ lục số 01: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc như ( Hóa đơn, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Co...) kế toán hạch toán số liệu vào các sổ, thẻ hạch toán chi tiết (Sổ theo dõi tiền mặt, thẻ kho, tiền gửi ngân hàng...) đồng thời ghi vào sổ Nhật ký chung.
Các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên ghi vào Nhật ký đặc biệt. Chứng từ đã ghi vào Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào số Nhật ký chung.