doanh
3.2.2.1. Giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu a. về chứng từ kế toán sử dụng
Thứ nhất: Thống nhất sử dụng hóa đơn điện tử, phần mềm hóa đơn điện tử, quản lý ký số hóa đơn điện tử, bảo mật thông tin hóa đơn theo quy trình như sau:
• Bước 1: Kế toán thực hiện lập hóa đơn điện tử căn cứ vào các chứng từ đầu
vào.
• Bước 2: Kế toán trưởng duyệt hóa đơn
• Bước 3: Lãnh đạo đơn vị kí số cho hóa đơn điện tử
• Bước 4: Chuyển hóa đơn điện tử qua email/in hóa đơn chuyển đổi và gửi khách
hàng
• Bước 5: Lưu trữ hóa đơn.
Thứ hai: Hợp đồng đánh theo số thứ tự quy định riêng, không được để trùng số hợp đồng.
Thứ ba: Hợp đồng phải ghi rõ tiến độ thanh toán chính xác để kế toán công nợ theo dõi và xử lý việc thu hồi công nợ.
Thứ tư: Hợp đồng phải được lưu trữ cùng các văn bản biên bản bàn giao nghiệm thu, thanh lý hợp đồng và được phân loại hợp lý, dễ tìm khi cung cấp cho nhà quản lý hoặc cơ quan chức năng. (Ví dụ: Hợp đồng có thể đánh theo như sau: mã nhân viên/số thứ tự hợp đồng/năm. Như vậy sẽ hạn chế được việc trùng số hợp đồng.)
b. Về sổ kế toán sử dụng
Thứ nhất: Doanh nghiệp nên sử dụng sổ Nhật ký bán hàng riêng cho sản phẩm phần mềm để khi báo cáo cho cơ quan quản lý, họ nắm được rõ tình hình doanh thu của hàng hóa phần mềm đó.
Thứ hai: Sổ chi tiết TK 5112 và Sổ Cái TK 511 in theo tháng và kết chuyển sang TK 9111 xác định kết quả kinh doanh. Hiện nay doanh nghiệp đang in theo năm do đó số liệu không được phản ánh kịp thời.
3.2.2.2. Hoàn thiện kế toán chi phí
a. về kế toán giá vốn
Đặc điểm giá vốn của phần mềm chủ yếu là chi phí lương của cán bộ công nhân viên bộ phận kỹ thuật và các khoản trích theo lương. Hiện tại Kế toán công ty tập hợp chi phí sản xuất phần mềm trên chung vào TK 1541 khi phát sinh và cuối kỳ kết chuyển sang TK 6321 như vậy là không phù hợp với cách tính giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ.
Vậy nên, giải pháp thứ nhất là: Đối với mỗi đơn hàng, kế toán phải tập hợp riêng chi phí sản xuất kinh doanh. Chi phí dở dang của đơn hàng nào thì sẽ tập hợp và tính vào chi phí dở dang cuối kỳ của đơn hàng đó; sang năm khi hoàn thành đơn hàng đó thì sẽ kết chuyển sang. Các nhà quản lý cũng sẽ thấy được lãi (lỗ), chi phí có phù hợp hay không để có phương án điều chỉnh. Các chi phí dùng chung cho các đơn đặt hàng thì có thể phân bổ theo tỷ lệ doanh thu.
Đối với phần mềm sản xuất Công ty đã đăng ký bản quyền với cục Sở hữu trí tuệ, khi bán cho khách hàng công ty vẫn phải bổ sung các Module theo nhu cầu của khách hàng thì kế toán tập hợp chi phí theo từng đơn đặt hàng. Khi nghiệm thu, kế toán kết chuyển chi phí sang giá vốn của đơn đặt hàng đó. Các chi phí dùng chung cho các đơn đặt hàng thì phân bổ theo tỷ lệ doanh thu.
• Chi phí phát sinh theo từng đơn đặt hàng
Nợ TK 154 (Chi tiết theo đơn đặt hàng) Có TK 111, 112, 131
• Chi phí dùng chung kế toán hạch toán
Nợ TK 154 (Chi phí dùng chung) Có TK 111, 112, 131
Cuối kỳ khi kết thúc đơn đặt hàng, kế toán phân bổ chi phí dùng chung như sau:
Chi phí dùng chung phân bổ cho đơn đặt
hàng phần mềm
Tổng chi phí dùng chung phát Doanh thu theo
sinh trong kỳ đơn đặt hàng
Tổng doanh thu theo đơn đặt x phần mềm
hàng trong kỳ
Vi vậy, giải pháp thứ hai là: Chi phí bảo hành bảo trì phần mềm, kế toán nên trích trước vào chi phí mỗi đơn hàng. Sau đó, khi thực hiện bảo hành bảo trì, kế toán
tập hợp chi phí phát sinh thực tế để giảm các khoản chi phí đã trích.
• Khi trích trước chi phí bảo hành, bảo trì kế toán hạch toán
Nợ TK 154 (Chi tiết theo đơn đặt hàng):
Có TK 352: Trích lập dự phòng bảo hành bảo trì
• Khi phát sinh chi phí thực tế cho việc bảo hành, bảo trì
Nợ TK 352: Giảm khoản trích lập dự phòng bảo hành bảo trì Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền thanh toán
b. về kế toán chi phí bán hàng b1. Chứng từ kế toán sử dụng.
Thứ nhất: Hiện nay, Bộ Tài chính cho ra đời các trang website để doanh nghiệp có thể tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn. Đây là công cụ hữu hiệu cho kế toán tránh được nhiều rủi ro. Vì vậy, khi tiếp nhận chứng từ, kế toán phải kiểm tra mã số thuế của
doanh nghiệp trên trang www.tncnonline.com.vn, www.gdt.gov.vn,
www.masothue.vn. Kiểm tra tính hợp pháp trên trang www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Thứ hai: Công ty cho nhân viên bộ phận kế toán tham gia các lớp đào tạo chuyên sâu về chứng từ kế toán. Như vậy khi làm việc, kế toán sẽ phát hiện và giảm thiểu được phần nào các chứng từ không hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN.
b2. Tài khoản kế toán sử dụng
Khâu bán hàng của công ty rất được trú trọng, Công ty đầu tư rất nhiều chiến lược, chính sách giá, chính sách bán hàng. Trong quá trình bán hàng, các chi phí phát sinh đã được kế toán xử lý, theo dõi kịp thời và phản ánh chi tiết vào TK 64211: Chi phí bán hàng phần mềm.
Trong thực tế chi phí bán hàng có những khoản chi dùng cho bộ phận bán hàng phần mềm và bộ phận bán hàng hóa, dịch vụ khác như chi phí lương bộ phận bán hàng, chi phí khấu hao máy móc thiết bị dùng cho bộ phận bán hàng.. .Các chi phí này có tính chất dùng chung cho cả hai loại doanh thu (doanh thu phần mềm chịu thuế 5%; doanh thu bán hàng hóa thương mại và dịch vụ khác là 20%). Hiện tại công ty đang dùng hai tài khoản chi phí bán hàng:
TK 64211: Chi phí bán hàng phần mềm
TK 64212: Chi phí bán hàng hóa thương mại và dịch vụ khác
Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp chung phát sinh trong
kỳ x
Tổng doanh thu trong kỳ
Vì vậy, giải pháp là: Công ty nên mở sổ chi tiết TK 64213: Chi phí bán hàng chung. Tài khoản trung gian này tập hợp các chi phí bán hàng chung sau đó cuối kỳ căn cứ vào tỷ lệ doanh thu bán ra của mặt hàng đó, sau đó kế toán phân bổ sang TK 64211 và TK 64212. Chi phí bán hàng phân bổ cho mặt hàng phần mềm Tổng chi phí bán hàng chung Doanh thu bán phát sinh trong kỳ _____________________ phần mềm x
Tổng doanh thu trong kỳ trong kỳ
Kết chuyển chi phí dùng chung vào chi phí bán hàng phần mềm: Nợ TK 64211: Chi phí bán hàng phần mềm
Có TK 64213: Chi phí bán hàng chung
Kết chuyển chi phí dùng chung vào chi phí bán hàng hóa thương mại và dịch vụ khác Nợ TK 64212: Chi phí bán hàng hóa thưong mại và dịch vụ khác
Có TK 64213: Chi phí bán hàng chung
c. về kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp c1. Chứng từ kế toán sử dụng
Tưong tự phần chứng từ của kế toán chi phí quản lý bán hàng, kế toán phải kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ kế toán trên các trang Website được Bộ Tài chính hỗ trợ.
c2. Tài khoản kế toán sử dụng
Lĩnh vực sản xuất phần mềm của Công ty được ưu đãi thuế TNDN. Còn các lĩnh
vực khác không được Nhà nước ưu đãi và chịu mức thuế TNDN phổ thông. Hiện tại Kế toán mở chi tiết TK 6422 như sau:
TK 64221: Chi phí quản lý doanh nghiệp phần mềm
TK 64222: Chi phí quản lý doanh nghiệp bán hàng hóa thưong mại và dịch vụ Trong thực tế kinh doanh có những khoản chi như chi phí tiếp khách, chi phí mua máy tính cho bộ phận quản lý. Các chi phí này có tính chất chung.
Do vậy, giải pháp là: Kế toán nên mở chi tiết TK 64223: Chi phí quản lý doanh nghiệp chung. Cuối kỳ căn cứ vào doanh thu, kế toán phân bổ chi phí trên sổ chi tiết 64223 sang sổ chi tiết TK 64221 và TK 64222 theo tỷ lệ doanh thu.
Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho mặt hàng phần mềm
Doanh thu bán phần mềm
trong kỳ
c3. Phương pháp kế toán.
Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp dùng chung như chi phí tiếp khách, chi phí mua thiết bị cho bộ phận quản lý... kế toán hạch toán:
Nợ TK 64223: Tổng chi phí
Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán
Thuế GTGT của dịch vụ mua vào dùng chung cũng được phân bổ. Hàng quý kế toán tạm phân bổ thuế GTGT được khấu trừ. Cuối năm sau, kế toán điều chỉnh số thuế đã tạm khấu trừ hàng quý để xác định số thuế GTGT phải nộp căn cứ vào tỷ lệ doanh thu.
Trong quá trình thu hồi công nợ, có nhiều khoản công nợ không thu hồi được do nguồn chi ngân sách của các công ty mua hàng đã hết năm tài chính, không xử lý nên đã bị cắt và không cấp lại nữa. Kế toán công ty trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi vào số chi tiết TK 64221. Vì không tập hợp đầy đủ chứng từ nên khi kiểm tra, cơ quan chức năng đề nghị doanh nghiệp điều chỉnh khoản này về thu nhập khác và truy thu thuế với mức thuế suất phổ thông là 20%. Đây là một rủi ro rất lớn, nguyên nhân do không hiểu đầy đủ về các văn bản quy phạm về điều kiện khi trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Vì vậy, giải pháp là: Khi trích lập kế toán nên áp dụng nguyên tắc trận trọng. Phải có đủ chứng từ theo quy định như hợp đồng, hóa đơn, biên bản thanh lý, bàn giao, biên bản hết nguồn chi của đơn vị mua hàng, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản đòi nợ thì kế toán trích lập các khoản dự phòng vào chi phí quản lý doanh nghiệp TK 6422, chi tiết TK 64221.
d. về chi phí khác
Ngoài chi phí được khấu trừ khi xác định thuế TNDN, Công ty còn có các chi phí kế toán không được trừ khi xác định thuế TNDN, hóa đơn cho những khoản này kế toán vẫn kê khai. Kế toán hạch toán vào TK 811 sau đó cuối kỳ kế toán kết chuyển sang TK 4212 làm giảm lợi nhuận. Cách hạch toán này không phù hợp với chế độ kế toán.
Vì vậy giải pháp là: Kế toán nên hạch toán các khoản chi phí kế toán không được khấu trừ khi xác định thuế TNDN (như chi phí quan hệ khách hàng) vào TK 4212. Cuối năm kế toán điều chỉnh trên tờ khai mẫu 03/TNDN - Tờ khai quyết toán thuế TNDN.
Nợ TK 4212: Tổng số tiền thanh toán
Có TK 111, 112, 331: Tổng số tiền thanh toán