Do đặc thù từ hoạt động sản xuất kinh doanh nên căn cứ vào Luật doanh nghiệp số 60/2005/GH11; Căn cứ vào Điều lệ của Công ty cổ phần phần mềm Quảng Ích; Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch hội đồng quản trị công ty; Ban giám đốc điều hành quyết định tổ chức mô hình quản lý của công ty theo mô hình kiểu chức năng nhằm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ chính của các phòng ban đồng thời tăng cường sự phối hợp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích
(Nguồn tư liệu: Phòng Hành chính Nhân sự - Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích)
• Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát Giám đốc điều hành và những người quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị do Luật pháp và điều lệ Công ty, các quy chế nội bộ của Công ty và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông quy định.
Ban giám đốc: Tổng Giám đốc điều hành quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và Điều lệ của Công ty.
Các phòng ban nghiệp vụ: Các phòng, ban nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Ban Giám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của Ban Giám đốc. Công ty hiện các phòng nghiệp vụ với chức năng được quy định như sau:
• Phòng hành chính nhân sự: Có chức năng xây dựng phương án kiện toàn bộ máy tổ chức trong Công ty, quản lý nhân sự.
• Phòng Kinh doanh: Có chức năng trong việc định hướng kinh doanh, phương hướng hoạt động sản xuất của công ty, Theo dõi các mã hàng, làm thủ tục xuất hàng, vận chuyển hàng hoá.
• Phòng phần mềm: Có chức năng lập trình phần mềm, test dữ liệu. đóng gói các sản phẩm phần mềm, triển khai ứng dụng
• Phòng chăm sóc khách hàng: Có chức năng hỗ trợ khách hàng sử dụng phần mềm khi gặp vấn đề khó khăn trong quá trình sử dụng. Viết tài liệu hướng dẫn sử dung phần mềm. Nhập dữ liệu vào phần mềm theo yêu cầu của khách hàng...
• Phòng truyền thông: Sản xuất các chương trình quảng cáo, chương trình trò chơi (trừ chương trình có nội dung nhà nước cấm); Chụp ảnh quảng cáo;
Truyền thông trên các trang mạng hình ảnh và các hoạt động của công ty. Tổ chức các chương trình đào tạo trình độ nhân sự các bộ phận trong công ty. Tổ chức các buổi hội thảo giới thiệu sản phẩm mới, hỗ trợ các buổi tập huấn sử dụng sản phẩm khi chuyển giao công nghệ cho khách hàng. Tổ chức các sự kiện khác kiên quan đến hình ảnh của Công ty.
• Phòng hành chính nhân sự: Có chức năng xây dựng phương án kiện toàn bộ máy tổ chức trong Công ty, quản lý nhân sự.
• Phòng Ke toán: Có chức năng tư vấn cho Ban lãnh đạo về tài chính. Tổ chức công công tác toán kế toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành.
2.2. Tổ chức công tác kế toán của Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích
a. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, bao gồm 06 người. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung phù hợp với quy mô, trình độ lao động và cơ cấu lao động của Công ty trong đó trình độ đại học 6 người, đặc biệt kế toán trưởng đã có thâm niên 15 năm trong nghề. Hiện nay phòng kế toán của công ty gồm có:
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích
(Nguồn tư liệu: Phòng Kế toán - Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích)
Do tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung nên mọi công tác kế toán được thực hiện ở phòng kế toán của công ty, từ việc thu thập chứng từ, ghi sổ chi tiết đến việc lập báo cáo kế toán. Phương thức tổ chức kế toán tại công ty có đặc trưng là mọi nhân viên kế toán đều chịu sự điều hành trực tiếp từ kế toán trưởng.
Nhiệm vụ từng bộ phận của bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng: Là người phụ trách và chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo và
cấp trên về mọi hoạt động kế toán tài chính, kế toán quản trị của công ty. Tổ chức thu thập, xử lý thông tin, số liệu. Kiểm tra giám sát các thu chi. Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu cho Lãnh đạo, cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định.
- Kế toán tổng hợp: Kiểm tra giám sát việc ghi sổ, chứng từ kế toán hàng ngày
của các nhân viên trong bộ phận kế toán. Kiểm tra việc thực hiện giao dịch ký kết hợp đồng với nhà cung cấp cũng như khách hàng, ngân hàng, cơ quan bảo hiểm, cơ quan thuế, lập các loại báo cáo theo yêu cầu của Kế toán trưởng
- Kế toán thanh toán: Lập chứng từ, theo dõi các khoản thanh toán với khách
hàng. Thanh toán các khoản tạm ứng, thực hiện giao dịch với ngân hàng. Thường xuyên báo cáo số liệu với kế toán tổng hợp
- Kế toán công nợ: Lập mã danh sách khách hàng, quản lý công nợ, lập các
chứng từ liên quan đến khách hàng, đối chiếu công nợ khách hàng cuối tháng, báo cáo tổng hợp, chi tiết công nợ theo đối tượng khách hàng khi có yêu cầu. Lập kế hoạch đòi nợ, theo dõi và quản lý các thông tin của khách hàng. Thường xuyên báo cáo số liệu với kế toán tổng hợp.
- Thủ quỹ: Là người quản lý tiền mặt tại công ty, chịu trách nhiệm thu chi tiền
mặt bán hàng và chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, lên báo cáo quỹ và kiểm kê số tiền thực tế. Kết hợp với kế toán thanh toán thực hiện giao dịch với ngân hàng. Làm các công việc khi có yêu cầu của kế toán trưởng.
Công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị. Hiện tại toàn bộ kế toán quản trị là do kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm toàn bộ các báo cáo, phân tích, lập dự toán trước Lãnh đạo.
2.2.2. Chính sách kế toán công ty đang áp dụng tại công ty
- Chế độ kế toán: Công ty cổ phần phần mềm Quảng Ích sử dụng Chế độ Ke toán
doanh nghiệp Việt Nam, áp dụng Thông Tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính là đồng Việt
Nam ký hiệu là “đ”.
- Đối với các hoạt động kế toán phát sinh có liên quan tới ngoại tệ thì được quy
đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá do NHNN Việt Nam công bố.
- Kỳ kế toán áp dụng: Kỳ kế toán năm là mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01
tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch.
- Doanh nghiệp nộp báo cáo tài chính năm cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê và
cơ quan đăng ký kinh doanh
- Phương pháp tính thuế: Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Kế toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính trị giá vật tư, hàng hóa, thành phẩm xuất kho theo phương
pháp bình quân gia quyền
- Phương pháp khấu hao: Theo phương pháp đường thẳng (tuyến tính)
Các nguyên tắc và phương pháp kế toán: Theo Thông Tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính
Hình thức kế toán: Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung, việc lựa chọn hình thức kế toán này là phù hợp với quy mô của doanh nghiệp nhỏ và vừa và cũng phù hợp với trực trạng kế toán hiện nay của Công ty.
Hệ thống sổ kế toán của Công ty bao gồm:
+ Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt (Sổ Nhật ký thu tiền, sổ Nhật ký
chi tiền, sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký bán hàng).
+ Sổ Cái các tài khoản có phát sinh: 131, 311, 511, 642, 911...
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết (Sổ quỹ tiền mặt, sổ Tiền gửi ngân hàng, sổ
chi tiết hàng hóa mở cho TK 156; Sổ chi tiết công nợ cho từng khách hàng thường xuyên và nhóm khách hàng; thẻ tính giá thành sản phẩm; thẻ TSCĐ...).
Phụ lục số 01: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc như ( Hóa đơn, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Co...) kế toán hạch toán số liệu vào các sổ, thẻ hạch toán chi tiết (Sổ theo dõi tiền mặt, thẻ kho, tiền gửi ngân hàng...) đồng thời ghi vào sổ Nhật ký chung.
Các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên ghi vào Nhật ký đặc biệt. Chứng từ đã ghi vào Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào số Nhật ký chung.
Từ sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt lấy số liệu để lên Sổ Cái các tài khoản TK 111, TK 112, TK 131...
Tổng hợp số liệu từ các Sổ Cái, cuối kỳ đối chiếu với sổ chi tiết sau đó kế toán lên Bảng cân đối số phát sinh, cuối kỳ lập Báo cáo tài chính.
Hiện nay để giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán và để cung cấp thông tin kinh tế, tài chính được nhanh chóng, kịp thời, Công ty đã sử dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính tương đối hoàn chỉnh, tên phần mềm kế toán mà Công ty đang áp dụng hiện nay là phần mềm “Fast Accounting” (FA). Phần mềm hoạt động rất thông minh trên cơ sở phân quyền cho người sử dụng. Kế toán tổng hợp là người quản trị sẽ phân quyền các chức năng làm việc cho kế toán khác. Trên cơ sở nhập dữ liệu phát sinh hàng ngày của kế toán thì bất cứ thời gian nào kế toán tổng hợp đều nắm bắt được tình hình công nợ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tài sản ... của Công ty. Do vậy khi cần kế toán tổng hợp lấy số liệu báo cáo một cách nhanh chóng để chuyển cho cấp trên khi có yêu cầu.
Từ các chứng từ kế toán, kế toán mã hóa và nhập dữ liệu vào máy tính. Phần mềm kế toán tự động vào vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, Số chi tiết.. .Sau đó kế toán có thể xem, in các loại Sổ kế toán theo phần hành mà quản lý yêu cầu.
2.3. Thực trạng công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinhdoanh tại Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích doanh tại Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích
2.3.1. Thực trạng kế toán doanh thu
2.3.1.1. Thực trạng kế toán doanh thu phần mềm
a. Đặc điểm doanh thu phần mềm và thời điểm ghi nhận doanh thu
- Đặc điểm doanh thu phần mềm:
nước khuyến khích đầu tư và phát triển. Sản phẩm phần mềm là một loại hàng hóa đặc biệt nó bao gồm hàng loạt các câu lệnh được lập trình bằng nhiều các ngôn ngữ khác nhau bởi các kỹ sư công nghệ thông tin. Do vậy sản phẩm phần mềm do chất xám của các lập trình viên tạo ra trên máy tính có cấu hình phù hợp.
Sản phẩm phần mềm khi đóng gói lại không đem nhập kho mà lưu trữ trên hệ thống Server bảo mật bằng mã nguồn sản phẩm.
Sản phẩm phần mềm và dịch vụ phần mềm không chịu thuế GTGT và được nhà nước cho hưởng các chính sách ưu đãi về thuế GTGT và thuế TNDN.
Doanh thu phần mềm bao gồm các phần mềm công ty sản xuất, gia công.
- Thời điểm ghi nhận doanh thu: Khi hai bên ký biên bản nghiệm thu bàn giao
quyền sở hữu, không phụ thuộc đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
b. Thực trạng kế toán doanh thu phần mềm
b1. Chứng từ kế toán sử dụng: Hóa đơn GTGT; Hợp đồng; Đơn đặt hàng; Biên bản nghiệm thu bàn giao; Thanh lý hợp đồng; Biên bản chuyển giao mã nguồn.
b2. Tài khoản và sổ kế toán sử dụng
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Chi tiết TK 5112: Doanh thu bán hàng phần mềm
- Sổ cái tài khoản 511 và sổ chi tiết tài khoản 5112
b3. Phương pháp kế toán
Dựa vào bên ký Biên bản nghiệm thu bàn giao, kế toán xuất Hóa hơn GTGT và hạch toán nghi sổ như sau:
Nợ TK 111, 112, 131: Giá trị thanh toán
Có TK 5112: Doanh thu bán hàng phần mềm
(Do mặt hàng phần mềm không chịu thuế GTGT nên không phải hạch toán TK 3331: Thuế GTGT phải nộp)
Cuối kỳ kế toán kết chuyển sang TK xác định kết quả kinh doanh Nợ TK 5112: Tổng doanh thu bán hàng phần mềm
Có TK 9112: Kết quả kinh doanh phần mềm ❖Nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Nghiệp vụ: Ngày 30/12/2020 căn cứ vào Hợp đồng kinh tế, Biên bản bàn giao nghiệm thu, Công ty xuất bán phần mềm liên lạc điện từ- eNetViet - Bản quyền
từ tháng 9 đến 31/12/2020 cho trường THPT Trung Văn. Địa chỉ: phố Tố Hữu, phường Trung Văn, quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội. Hóa đơn số 0000054 ký hiệu QU/19E ngày 30/12/2020. Tổng giá trị trên Hóa đơn là: 161.700.000đ. Phần mềm không chịu thuế GTGT. Đơn vị thanh toán bằng hình thức tiền mặt. Kế toán hạch toán:
Khi xuất hóa đơn ghi nhận doanh
Nợ TK 131 (Trường THPT Trung Văn): 161.700.000đ Có TK 5112: 161.700.000đ
Phụ lục số 02: Hóa đơn GTGT số 0000054
2.3.1.2. Thực trạng kế toán doanh thu hoạt động tài chính
a. Chứng từ kế toán sử dụng: Hợp đồng kinh tế; Hóa đơn GTGT; Giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng.
b. Sổ kế toán sử dụng: Sổ Cái TK 515. Tất cả các khoản thu được từ hoạt động tài chính kế toán đều ghi vào TK 515, không mở TK chi tiết.
c. Phương pháp kế toán:
Cuối tháng lãi TGNH của doanh nghiệp, căn cứ vào Giấy báo Có của ngân hàng, kế toán hạch toán.
Nợ TK 112 (Chi tiết ngân hàng): Số tiền lãi của tháng Có TK 515: Số tiền lãi của tháng
Khi công ty được hưởng chiết khấu thanh toán, căn cứ vào Hợp đồng, Giấy báo Nợ của ngân hàng về khoản thanh toán đó và giấy xác nhận của hai bên về khoản tiền chiết khấu công ty được hưởng kế toán nghi:
Nợ TK 111, 112, 331: Số tiền công ty được hưởng Có TK 515: Số tiền công ty được hưởng
Cuối kỳ kế toán kết chuyển về tài khoản xác định kết quả Nợ TK 515: Tổng số doanh thu hoạt động tài chính kết chuyển
Có TK 911: Tổng số doanh thu hoạt động tài chính kết chuyển ❖ Nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
• Nghiệp vụ 1: Ngày 30/6/2020, Công ty nhận được Giấy báo Có của ngân hàng Vietinbank về khoản lãi TGNH tháng 6/2020 với số tiền là 664.730đ. Căn cứ
vào sổ phụ ngân hàng kế toán nghi. Nợ TK 1121 (Vietinbank): 664.703đ
Có TK 515: 664.703đ
• Nghiệp vụ 2: Ngày 30/6/2020, Công ty nhận được Giấy báo Có của ngân hàng TMCP Abbank về khoản lãi TGNH tháng 6/2020 với số tiền là 1.050.000đ. Căn cứ vào sổ phụ ngân hàng kế toán nghi:
Nợ TK 1122 (Abbank): 2.175.312đ Có TK 515: 2.175.312đ
Căn cứ vào sổ phụ kế toán ghi Sổ chi tiết TK 1121, TK 1122 và sổ Cái TK 515.
Phụ lục số 03: Sổ Cái TK 515
2.3.1.3. Thực trạng kế toán thu nhập khác
a. Chứng từ kế toán sử dụng: Hợp đồng kinh tế; Giấy báo Có của ngân hàng; Phiếu thu.
b. Tài khoản và sổ kế toán sử dụng
TK 711: Thu nhập khác
Kế toán mở sổ cái TK 711. Toàn bộ các khoản thu nhập khác kế toán đều hạch toán và ghi vào sổ cái TK 711, không mở tài khoản chi tiết.
c. Phương pháp kế toán
Thu khoản nợ khó đòi đã xóa sổ nay thu hồi lại được Nợ TK 111, 112: Số tiền thu hồi lại được
Có TK 711: Số tiền thu hồi lại được ❖ Nghiệp vụ kinh tế phát sinh: