a. Chứng từ kế toán sử dụng: Hóa đơn GTGT đầu ra; Hợp đồng đầu vào; Phiếu thu; Giấy báo Có và các chứng từ khác liên quan
b. Tài khoản và sổ kế toán sử dụng
PHAN MẺM KẺ TOÁN
Sổ cái TK 911 và sổ chi tiết TK 9111: Xác định kết quả kinh doanh phần mềm
c. Phương pháp kế toán
❖Nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Nghiệp vụ: Ngày 30/12/2020, Phòng kế toán tập hợp trên sổ chi tiết các TK 5112; TK 6321; TK 64211; TK 64221 như sau: Tổng phát sinh Có TK 5112: 35.157.108.286đ Tổng phát sinh Nợ TK 6321: 14.824.066.846đ Tổng phát sinh Nợ TK 64211: 20.509.960.839đ Tổng phát sinh Nợ TK 64221: 1.125.790.228đ Nợ TK 5112: 35.157.108.286đ Có TK 9111: 35.157.108.286đ Nợ TK 9111: 14.824.066.846đ Có TK 6321: 14.824.066.846đ Có TK 64211: 20.509.960.839đ Có TK 64221: 20.509.960.839đ Nợ TK 9111: 1.125.790.228đ Có TK 42121: 1.125.790.228đ Phụ lục số 07: Sổ chi tiết TK 9111
2.3.3.2. Xác định kết quả kinh doanh tài chính, thu nhập khác
Ngày 31/12/2020, theo nghiệp vụ phát sinh doanh thu hoạt động tài chính và doanh thu khác. Cuối kỳ kế toán kết chuyển vào TK 9112: Xác định kết quả kinh doanh lĩnh vực khác
Nợ TK 515: 8.465.129đ
Có TK 9112: 8.465.129đ
Phụ lục số 08: Sổ chi tiết TK 9112
2.3.4. Thực trạng ghi sổ kế toán trên phần mềm kế toán a. Công việc hàng ngày:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi
LÊ TRẦN QUỲNH ANH 54 2021
Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan
b. Công việc cuối tháng:
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Ghi chủ:
Nhập SO liệu hùng Hgiy
In sô, báo cáo Cuoi tháng; Cuoi năm
Đổi chiểu, kiểm tra.
SỎ KỂ IO-AIN
-SÔ tông hưp
-Sô chỉ tiêt
BÂNG TÔNG HỢP
CHỦNG TƯ KE
TOÁN CỦNG LOẠI -Bão cáo tài chinh
- Bão cáo kê toán, quan tiị
MÁY M TÍNH
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán bằng phần mềm kế toán
(Nguồn: Internet)
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN PHẦN MỀM QUẢNG ÍCH 3.1. Đánh giá thực trạng
3.1.1. Ket quả đạt được 3.1.1.1. Ve quản lý
về vấn đề quản lý, công ty đã đạt được một số kết quả đáng chú ý như sau: Thứ nhất: Bộ máy quản lý được cơ cấu hợp lý, mỗi phòng ban đảm nhiệm chức năng khác nhau nhưng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau tạo nên một thể thống nhất. Các phòng ban hoạt động nhịp nhàng trong kinh doanh và tuân thủ theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo.
Thứ hai: Công ty có đội ngũ cán bộ có trình độ nghiệp vụ chuyên sâu, có tinh thần làm việc đoàn kết sáng tạo đầy nhiệt huyết. Trong năm 2014 năm 2015 Công ty đã lọt vào Top 30 doanh nghiệp CNTT và gia nhập vào hiệp hội CNTT và đạt giải nhân tài đất Việt năm 2012, top 30 doanh nghiệp công nghệ thông tin của năm 2017, Giải thưởng Sao Khuê 2021.
Thứ ba: Bộ máy quản lý rất gọn nhẹ nhưng vẫn hoàn thành tốt công việc. Thường xuyên có sự đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán phần hành. Đảm bảo việc ghi chép kịp thời và trung thực. Hệ thống chứng từ sổ sách gọn nhẹ, dễ hiểu và được theo dõi quản lý chặt chẽ.
Thứ tư: Chứng từ, sổ kế toán, hóa đơn được lưu trữ cẩn thận, khoa học khi cần thuận tiện cho việc tìm số liệu, chứng từ. Chứng từ được phân loại rất khoa học, vừa theo dõi trên file vừa theo dõi trên excel rất thuận tiện cho việc tìm kiếm.
Thứ năm: Phần mềm công ty đang sử dụng rất gọn nhẹ, dễ dùng, dễ tra cứu nhập liệu. Là công cụ giúp việc cho kế toán rất đắc lực. Dễ thống kê, tìm kiếm số liệu chi tiết từ các năm trước.
Thứ sáu: Bộ máy kế toán của công ty có sự chuyên môn hóa, đảm bảo đúng nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng.
Thứ bảy: Công ty lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tập trung, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. Các nghiệp vụ kế toán đều được thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ, lập báo cáo thực hiện tại phòng kế toán. Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho chuyên môn hóa, đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán.
Thứ tám: Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích chọn chế độ kế toán theo TT133/2016/TT-BTC và hình thức kế toán Nhật ký chung, phù hợp với đặc điểm, quy mô, trình độ quản lý, tình hình phương tiện phục vụ công tác kế toán tại Công ty.
Thứ chín: Việc tổ chức lập, kiểm tra, luận chuyển, bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy các chứng từ kế toán được phòng kế toán tổ chức một cách khoa học và theo đúng luật và quy định hiện hành.
3.1.1.2. về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh a. Kế toán doanh thu
Kế toán tổ chức, sắp xếp chứng từ, phương pháp hạch toán, TK sử dụng và cách ghi nhận doanh thu phù hợp với các quy định hiện hành. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi nhận kịp thời, chính xác và đầy đủ. Việc theo dõi hạch toán doanh thu là cơ sở quan trọng cho việc xác định kết quả kinh doanh, đánh giá hiệu quả của từng loại hình dịch vụ, từ đó có kế hoạch phù hợp theo định hướng của Công ty.
b. Kế toán chi phí
Vấn đề mà các nhà quản lý luôn quan tâm và tìm mọi cách để quản lý chặt chẽ chính là giảm thiểu tối đa các loại chi phí. Do vậy, công ty đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời khi phát sinh trong việc hạch toán chi phí. Bộ phận kế toán đã tập hợp chi phí theo quy định của chế độ kế toán. Xác định và phân bổ chi phí theo quy định hiện hành.
c. Kế toán xác định kết quả kinh doanh
Trong thực tế, doanh nghiệp có nhiều lĩnh vực sản xuất kinh doanh, trong đó kinh doanh sản xuất phần mềm được nhà nước ưu đãi thuế TNDN. Mới nhất, năm 2020, các doanh nghiệp được nhà nước hỗ trợ giảm 30% thuế TNDN. Các chính sách thuế này ảnh hưởng đến số thuế phải nộp. Kết quả kinh doanh phần mềm đã được bộ
phận kế toán xác định riêng để thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định. Cách này đã giúp cho các cơ quan ban ngành cũng như bộ phận quản trị thấy rõ được kết quả kinh doanh của lĩnh vực sản xuất phần mềm.
3.1.2. Hạn chế cần khắc phục3.1.2.1. Hạn chế về quản lý 3.1.2.1. Hạn chế về quản lý
a. Về tổ chức bộ máy quản lý
Ngoài các ưu điểm được nêu ở phần trên thì Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích vẫn còn có các hạn chế tồn tại chế về mặt tổ chức quản lý như sau:
Thứ nhất: Các phòng ban có sự liên kết về công việc với nhau nhưng chưa chặt chẽ, đôi khi còn xảy ra một số vấn đề gây ảnh hưởng đến chi phí của công ty. Các phòng ban làm việc mang tính chất tự phát. Việc luân chuyển công việc không được chặt chẽ, khoa học.
Thứ hai: Kỹ năng quản lý của một số lãnh đạo chưa tốt mà chỉ giỏi trong nghiệp vụ, kỹ thuật, không được tham gia các lớp tập huấn dẫn đến quản lý theo mô hình tự phát, lỏng lẻo không khoa học. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc, cách bố trí công việc đối với từng thành viên trong công ty. Điều này dẫn đến việc một số nhân viên không có tinh thần, động lực làm việc, ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng chi phí tiền lương, tiền công.
Thứ ba: Hiện tại việc quản lý giữa các phòng ban còn lỏng lẻo. Đặc biệt giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận công nợ. Hai bộ phận này không có hệ thống thông tin trao đổi dẫn đến bộ phận kinh doanh không bàn giao đầy đủ tình hình công nợ khách hàng cho kế toán theo dõi công nợ được biết. Do vậy công nợ không được đốc thúc kịp thời và báo cáo chính xác cho Lãnh đạo.
Thứ tư: Trong năm, Bộ Tài chính ban hành rất nhiều các Thông tư, Quyết định thay đổi và bổ sung sửa đổi. Vậy nên không tránh khỏi việc cập nhật không kịp thời của kế toán dẫn đến có những sai sót nhất định trong quá trình làm việc như kê sai chỉ tiêu trên Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, chế độ thuế GTGT, Chế độ Hóa đơn, chứng từ...
mà chỉ có bộ phận kế toán làm, do vậy bộ phận kế toán thường xuyên phải tìm lại và cung cấp cho bộ phận kinh doanh dẫn đến thất lạc hợp đồng.
Thứ sáu: Việc luân chuyển chứng từ kế toán giữa các bộ phận trong công ty như bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán tuy được tổ chức một các khoa học nhưng vẫn còn tồn tại những hạn chế như tính kịp thời, chính xác, đối chiếu dữ liệu giữa hai bộ phận. Trong quá trình làm việc bộ phận kinh doanh thường để thiếu hợp đồng, thiếu biên bản bàn giao, thiếu hoặc không đúng thông tin khách hàng nên kế toán tiếp nhận thông tin không đủ dẫn đến việc lập hóa đơn sai và phải hủy.
b. về quản lý tài chính.
Thứ nhất: Hiện nay các Công ty thu tiền khách hàng chủ yếu là tiền mặt. Do vậy trong quá trình thu hồi công nợ mất rất nhiều thời gian, tốn chi phí đi lại, không hiệu quả về mặt quản lý, chưa kể đến việc tiền rách, tiền thiếu, tiền giả.
Thứ hai: Công ty chưa có quy chế tài chính hàng năm. Tất cả các khoản thu, chi đều được Trưởng phòng kế toán đề xuất theo tính chất công việc phát sinh từng lần như các khoản chi công tác phí, phúc lợi...
3.1.2.2. Hạn chế về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh a. Tồn tại về kế toán doanh thu
a1. Hạn chế về kế toán doanh thu Một là: Về chứng từ kế toán
(1) Hóa đơn GTGT không được lập ba liên như nhau về chỉ tiêu người mua hàng nên rất khó để cho người bán hàng ký vào hóa đơn. Kế toán thường làm hồ sơ thanh toán và xé hóa đơn đưa đến hoặc chuyển phát nhanh cho khách hàng. Trong khi đó, cơ quan quản lý thuế yêu cầu phải hoàn thiện các chỉ tiêu trên hóa đơn với các chỉ tiêu bắt buộc.
(2) Hợp đồng kinh tế không được đánh thứ tự, thường xuyên bị trùng số hợp đồng. Một số hợp đồng không được tập hợp đầy đủ xảy ra tình trạng thất lạc hợp đồng.
(3) Thanh lý hợp đồng thường không thu thập đầy đủ dẫn đến khó khăn cho kế toán trong việc trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi.
(4) Thông tin cung cấp cho Lãnh đạo chủ yếu lấy từ hệ thống phần mềm kế toán
tài chính, chưa chú trọng đến các báo cáo phân tích tình hình doanh thu theo góc độc
kế toán quản trị của Công ty.
Hai là: về tài khoản kế toán và sổ kế toán
(1) Chỉ phân chia doanh thu theo đặc điểm của doanh thu mà chưa theo dõi doanh thu chi tiết của từng nhóm hàng phần mềm. Kế toán phải đưa ra các báo cáo chi tiết từng loại nhóm hàng của doanh thu phần mềm để bộ phận quản lý thấy được doanh thu nhóm hàng phần mềm nào đang chiếm tỷ trọng cao để có cơ sở phân tích, tìm hiểu để đầu tư. Với các nhóm phần mềm nào có doanh thu chiếm tỷ trọng thấp, nhà quản lý phải tìm hiểu nguyên nhân để đưa ra các giải pháp giúp doanh thu những nhóm sản phẩm phần mềm này đạt tỷ trọng cao hơn.
(2) Sổ chi tiết TK 5112 và Số Cái TK 511 được kết chuyển và in vào thời điểm cuối năm khi lập báo cáo tài chính. Do vậy không phản ánh số liệu kịp thời cho cơ quan chức năng khi thanh kiểm tra.
a2. Hạn chế về kế toán thu nhập khác. Một là: Chứng từ kế toán
Kế toán không sử dụng các bảng kê tính ra số tiền cụ thể từ việc thu nhập mà tính bằng phương pháp thủ công và ghi vào phiếu thu hoặc sử dụng email để thông báo số tiền cho khách hàng. Đây là cách làm không chuyên nghiệp, rất dễ nhầm lẫn và mất rất nhiều thời gian để ngồi tính khi kiểm tra lại số liệu cung cấp cho cơ quan quản lý.
Hai là: Phương pháp kế toán
Kế toán chỉ mở sổ cái TK 711, không mở chi tiết cho từng loại nghiệp vụ kinh tế giống nhau. Việc này dẫn đến việc kế toán mất công rất lâu ngồi phân loại lại và sẽ cung cấp thông tin được kịp thời khi quản lý yêu cầu làm báo cáo chi tiết cho các khoản thu nhập khác.
b. Hạn chế về kế toán chi phí Một là: Chứng từ kế toán
(1) Kế toán nhận chứng từ thường chưa kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn. Trên hóa đơn thông tin địa chỉ nhà cung cấp viết không đầy đủ, không đúng với địa chỉ trên đăng ký kinh doanh. Chứng từ kế toán chi phí là một thành phần quan trọng vì nó là căn cứ để xác định chi phí được khấu trừ khi tính thuế TNDN.
(3) Ke toán không được tập huấn thường xuyên về tính hợp lý và hợp lệ trên hóa đơn.
Hai là: Phương pháp kế toán
(1) Một số hóa đơn, chứng từ được kế toán hạch toán theo thời điểm kê khai, không hạch toán theo thời điểm phát sinh thực tế.
(2) Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp dùng chung cho lĩnh vực sản xuất phần mềm và lĩnh vực khác, nhưng không được kế toán hạch toán vào tài khoản dùng chung để phân bổ mà kế toán cho hết sang chi phí của phần mềm.
(3) Các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được dùng cho doanh thu phần mềm và doanh thu bán hàng hóa và dịch vụ như chi phí cước điện thoại, chi phí thuê nhà.. .chưa được hạch toán vào TK trung gian để phân bổ theo tỷ lệ doanh thu mà kế toán tự hạch toán theo cảm tính.
(4) Ngoài chi phí được khấu trừ khi tính thuế TNDN còn có các chi phí kế toán không được khấu trừ. Kế toán hạch toán chi phí này vào TK 811 - chi phí khác sau đó cuối kỳ kết chuyển vào TK 4212 để giảm lợi nhuận. Cách hạch toán này không phù hợp với chế độ kế toán công ty đang áp dụng.
c. Tồn tại về kế toán xác định kết quả kinh doanh
Hợp đồng kinh tế đầu vào bị thất lạc do trong quá trình lưu trữ có sự trao đổi giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh.
Hóa đơn đầu ra không có chữ ký điện tử của người mua hàng.
3.1.3. Nguyên nhân của hạn chế
Trong suốt quá trình hoạt động, không có doanh nghiệp nào là không có hạn chế về quản lý hay về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh. Nguyên nhân của các hạn chế trên là vì bộ phận quản lý chưa thật sự chú trọng đến quản lý công việc của từng bộ phận. Trình độ quản lý của từng bộ phận vẫn còn tồn tại hạn chế đẫn đến tình trạng tổ chức quản lý giữa các phòng ban chưa được tốt.
Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh còn nhiều điểm chưa