3.1.2.1. Hạn chế về quản lý
a. Về tổ chức bộ máy quản lý
Ngoài các ưu điểm được nêu ở phần trên thì Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng Ích vẫn còn có các hạn chế tồn tại chế về mặt tổ chức quản lý như sau:
Thứ nhất: Các phòng ban có sự liên kết về công việc với nhau nhưng chưa chặt chẽ, đôi khi còn xảy ra một số vấn đề gây ảnh hưởng đến chi phí của công ty. Các phòng ban làm việc mang tính chất tự phát. Việc luân chuyển công việc không được chặt chẽ, khoa học.
Thứ hai: Kỹ năng quản lý của một số lãnh đạo chưa tốt mà chỉ giỏi trong nghiệp vụ, kỹ thuật, không được tham gia các lớp tập huấn dẫn đến quản lý theo mô hình tự phát, lỏng lẻo không khoa học. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc, cách bố trí công việc đối với từng thành viên trong công ty. Điều này dẫn đến việc một số nhân viên không có tinh thần, động lực làm việc, ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng chi phí tiền lương, tiền công.
Thứ ba: Hiện tại việc quản lý giữa các phòng ban còn lỏng lẻo. Đặc biệt giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận công nợ. Hai bộ phận này không có hệ thống thông tin trao đổi dẫn đến bộ phận kinh doanh không bàn giao đầy đủ tình hình công nợ khách hàng cho kế toán theo dõi công nợ được biết. Do vậy công nợ không được đốc thúc kịp thời và báo cáo chính xác cho Lãnh đạo.
Thứ tư: Trong năm, Bộ Tài chính ban hành rất nhiều các Thông tư, Quyết định thay đổi và bổ sung sửa đổi. Vậy nên không tránh khỏi việc cập nhật không kịp thời của kế toán dẫn đến có những sai sót nhất định trong quá trình làm việc như kê sai chỉ tiêu trên Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, chế độ thuế GTGT, Chế độ Hóa đơn, chứng từ...
mà chỉ có bộ phận kế toán làm, do vậy bộ phận kế toán thường xuyên phải tìm lại và cung cấp cho bộ phận kinh doanh dẫn đến thất lạc hợp đồng.
Thứ sáu: Việc luân chuyển chứng từ kế toán giữa các bộ phận trong công ty như bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán tuy được tổ chức một các khoa học nhưng vẫn còn tồn tại những hạn chế như tính kịp thời, chính xác, đối chiếu dữ liệu giữa hai bộ phận. Trong quá trình làm việc bộ phận kinh doanh thường để thiếu hợp đồng, thiếu biên bản bàn giao, thiếu hoặc không đúng thông tin khách hàng nên kế toán tiếp nhận thông tin không đủ dẫn đến việc lập hóa đơn sai và phải hủy.
b. về quản lý tài chính.
Thứ nhất: Hiện nay các Công ty thu tiền khách hàng chủ yếu là tiền mặt. Do vậy trong quá trình thu hồi công nợ mất rất nhiều thời gian, tốn chi phí đi lại, không hiệu quả về mặt quản lý, chưa kể đến việc tiền rách, tiền thiếu, tiền giả.
Thứ hai: Công ty chưa có quy chế tài chính hàng năm. Tất cả các khoản thu, chi đều được Trưởng phòng kế toán đề xuất theo tính chất công việc phát sinh từng lần như các khoản chi công tác phí, phúc lợi...
3.1.2.2. Hạn chế về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh a. Tồn tại về kế toán doanh thu
a1. Hạn chế về kế toán doanh thu Một là: Về chứng từ kế toán
(1) Hóa đơn GTGT không được lập ba liên như nhau về chỉ tiêu người mua hàng nên rất khó để cho người bán hàng ký vào hóa đơn. Kế toán thường làm hồ sơ thanh toán và xé hóa đơn đưa đến hoặc chuyển phát nhanh cho khách hàng. Trong khi đó, cơ quan quản lý thuế yêu cầu phải hoàn thiện các chỉ tiêu trên hóa đơn với các chỉ tiêu bắt buộc.
(2) Hợp đồng kinh tế không được đánh thứ tự, thường xuyên bị trùng số hợp đồng. Một số hợp đồng không được tập hợp đầy đủ xảy ra tình trạng thất lạc hợp đồng.
(3) Thanh lý hợp đồng thường không thu thập đầy đủ dẫn đến khó khăn cho kế toán trong việc trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi.
(4) Thông tin cung cấp cho Lãnh đạo chủ yếu lấy từ hệ thống phần mềm kế toán
tài chính, chưa chú trọng đến các báo cáo phân tích tình hình doanh thu theo góc độc
kế toán quản trị của Công ty.
Hai là: về tài khoản kế toán và sổ kế toán
(1) Chỉ phân chia doanh thu theo đặc điểm của doanh thu mà chưa theo dõi doanh thu chi tiết của từng nhóm hàng phần mềm. Kế toán phải đưa ra các báo cáo chi tiết từng loại nhóm hàng của doanh thu phần mềm để bộ phận quản lý thấy được doanh thu nhóm hàng phần mềm nào đang chiếm tỷ trọng cao để có cơ sở phân tích, tìm hiểu để đầu tư. Với các nhóm phần mềm nào có doanh thu chiếm tỷ trọng thấp, nhà quản lý phải tìm hiểu nguyên nhân để đưa ra các giải pháp giúp doanh thu những nhóm sản phẩm phần mềm này đạt tỷ trọng cao hơn.
(2) Sổ chi tiết TK 5112 và Số Cái TK 511 được kết chuyển và in vào thời điểm cuối năm khi lập báo cáo tài chính. Do vậy không phản ánh số liệu kịp thời cho cơ quan chức năng khi thanh kiểm tra.
a2. Hạn chế về kế toán thu nhập khác. Một là: Chứng từ kế toán
Kế toán không sử dụng các bảng kê tính ra số tiền cụ thể từ việc thu nhập mà tính bằng phương pháp thủ công và ghi vào phiếu thu hoặc sử dụng email để thông báo số tiền cho khách hàng. Đây là cách làm không chuyên nghiệp, rất dễ nhầm lẫn và mất rất nhiều thời gian để ngồi tính khi kiểm tra lại số liệu cung cấp cho cơ quan quản lý.
Hai là: Phương pháp kế toán
Kế toán chỉ mở sổ cái TK 711, không mở chi tiết cho từng loại nghiệp vụ kinh tế giống nhau. Việc này dẫn đến việc kế toán mất công rất lâu ngồi phân loại lại và sẽ cung cấp thông tin được kịp thời khi quản lý yêu cầu làm báo cáo chi tiết cho các khoản thu nhập khác.
b. Hạn chế về kế toán chi phí Một là: Chứng từ kế toán
(1) Kế toán nhận chứng từ thường chưa kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn. Trên hóa đơn thông tin địa chỉ nhà cung cấp viết không đầy đủ, không đúng với địa chỉ trên đăng ký kinh doanh. Chứng từ kế toán chi phí là một thành phần quan trọng vì nó là căn cứ để xác định chi phí được khấu trừ khi tính thuế TNDN.
(3) Ke toán không được tập huấn thường xuyên về tính hợp lý và hợp lệ trên hóa đơn.
Hai là: Phương pháp kế toán
(1) Một số hóa đơn, chứng từ được kế toán hạch toán theo thời điểm kê khai, không hạch toán theo thời điểm phát sinh thực tế.
(2) Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp dùng chung cho lĩnh vực sản xuất phần mềm và lĩnh vực khác, nhưng không được kế toán hạch toán vào tài khoản dùng chung để phân bổ mà kế toán cho hết sang chi phí của phần mềm.
(3) Các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được dùng cho doanh thu phần mềm và doanh thu bán hàng hóa và dịch vụ như chi phí cước điện thoại, chi phí thuê nhà.. .chưa được hạch toán vào TK trung gian để phân bổ theo tỷ lệ doanh thu mà kế toán tự hạch toán theo cảm tính.
(4) Ngoài chi phí được khấu trừ khi tính thuế TNDN còn có các chi phí kế toán không được khấu trừ. Kế toán hạch toán chi phí này vào TK 811 - chi phí khác sau đó cuối kỳ kết chuyển vào TK 4212 để giảm lợi nhuận. Cách hạch toán này không phù hợp với chế độ kế toán công ty đang áp dụng.
c. Tồn tại về kế toán xác định kết quả kinh doanh
Hợp đồng kinh tế đầu vào bị thất lạc do trong quá trình lưu trữ có sự trao đổi giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh.
Hóa đơn đầu ra không có chữ ký điện tử của người mua hàng.