6. Kết cấu Khóa luận
2.2.3. Thực trạngcông tác tạo động lực qua các công cụ phi tài chính
Abraham Maslow nêu rõ 5 cấp bậc nhu cầu “Nhu cầu sinh lý - Nhu cầu an toàn - Nhu về xã hội - Nhu cầu được tôn trọng - Nhu cầu tự hoàn thiện bản thân”. Một mặt, NV làm việc kiếm tiền nhằm đáp ứng hai nhu cầu cấp thấp của mình là “Nhu cầu sinh lý - Nhu cầu an toàn”. Mặt khác NV chăm chỉ cống hiến để đạt được những mục tiêu cao hơn mà không thể thỏa mãn được bằng tiền bạc, thông qua những đãi ngộ phi tài chính. Những mục tiêu này của NV rất đa dạng và mang tính lũy tiến “Nhu cầu về xã hội - Nhu cầu được tôn trọng - Nhu cầu tự hoàn thiện bản thân”. Các công cụ tạo động lực qua hình thức phi tài chính có tác dụng vô cùng to lớn đến việc thành công của công tác tạo động lực của doanh nghiệp. Chính sách đãi ngộ phi tài chính hợp lý, đúng thời điểm và đúng đối tượng sẽ kích thích NV của công ty phấn đấu hết khả năng và mang về lợi ích to lớn cho doanh nghiệp.
Phương Chi là doanh nghiệp trẻ hợp tác hầu hết với KH tại nước ngoài, với môi trường làm việc được đánh giá hiện đại và thân thiện nhất hiện nay, Phương Chi không ngừng nỗ cam kết mang đến NV của mình những đãi ngộ hợp lý nhất. Cụ thể:
a. Bố trí công việc
Bất kể ai khi đi làm đều mong muốn được bổ nhiệm vào những vị trí công việc phù hợp với trình độ và khả năng của bản thân. Tạo ra môi trường làm việc tiện nghi, lương thưởng cạnh tranh nhưng công việc nhàm chán và tạo áp lực thì vẫn không duy trì được động lực để làm việc. Tại Phương Chi, đầu mục công việc cho từng vị trí đều được thiết kế một cách nhất quán. Đặc biệt, mỗi công việc tại Phương Chi đều được xem xét, đánh giá kỹ lưỡng để phân công cho NV dựa theo đúng nhận thức, sở trường, khi đó NV mới cảm thấy hứng thú với nhiệm vụ được giao và phát huy hết những năng lực tiềm tàng trong bản thân. Có thể kể đến việc ra đầu vào đối với vị trí NV xử lý dữ liệu, thông qua hai bài kiểm tra đầu vào là kỹ năng xử lý trên Excel và khả năng đọc viết tiếng Anh - tiếng Đức để phân công NV mới vào những dự án khác nhau. Sử dụng thành thạo phần mềm Excel thì sẽ được phân công vào nhóm liên quan đến việc quản lý các hóa đơn, chứng từ, phân tích chính sách giá. Khả năng ngoại ngữ cao hơn thì sẽ được phân vào những nhóm
trong dự án liên quan đến việc sáng tạo nội dung mô tả sản phẩm, tối ưu nội dung hình ảnh hiển thị.
Con người luôn nhận thấy sự áp lực, quá tải, cho rằng bản thân mình là kém cỏi, là vô dụng khi nhận được những công việc nằm ngoài khả năng của họ. Mặt khác, nếu phải đảm nhận một công việc mà họ làm được một cách dễ dàng, không tốn nhiều công sức và trí lực thì nó lại làm cho người NV cảm thấy rảnh rỗi và không tìm ra động lực để trau dồi kiến thức, phát triển bản thân. Hiểu được tâm lý đó, những NQL của Phương Chi khi quyết định giao cho NV những công việc đều dựa trên mức độ khó khác nhau. Các NV có thâm niên công tác, thành thạo tay nghề thì phân công vào những công việc với độ khó cao hơn. Riêng những NV mới thì được hướng dẫn, bàn giao cho những đầu mục công việc ít phức tạp rồi được tăng dần lên theo tiến trình làm việc của mỗi NV. Mọi bước làm của công việc đều được trình bày rõ ràng, rành mạch thông qua những tài liệu đào tạo nội bộ, các NV mới hoàn toàn dễ dàng hoàn thiện công việc của mình một cách hiệu quả và đúng nhất. Ngoài ra, việc đánh giá NV xuyên suốt quãng thời gian lao động tại Phương Chi sẽ là tiêu chuẩn để thực hiện việc luân chuyển vị trí công tác một cách phù hợp nhất. Thông qua những chỉ số đánh giá năng lực, mà những NV được coi là có thành tích xuất sắc sẽ được thuyên chuyển qua những vị trí khác có mức lương tương xứng với tiềm năng hiện tại của họ, là cơ hội để người NV được trải nghiệm những dự án khác nhau trong công ty, nhằm giúp họ phát triển nhận thức cũng như những kỹ năng làm việc tại nhiều dự án khác nhau.
b. Đánh giá việc thực hiện công việc một cách công bằng
Công tác đánh giá thực hiện công việc ngoài việc hỗ trợ NQL đưa ra các quyết định nhân sự, các kết quả đánh giá thực hiện công việc công bằng, minh bạch còn là cách để duy trì động lực NV. Quy trình chứa nhiều tính phức tạp, có chứa nhiều yếu tố chủ quan từ người đánh giá mặc cho doanh nghiệp, tổ chức đã xây dựng nên hệ thống các tiêu chuẩn đánh giá khách quan của thực hiện công việc. Môi trường làm việc tại Phương Chi là một môi trường trẻ, bởi vậy việc đánh giá thực hiện công việc tại công ty là thẳng thắn và minh bạch. Nội quy công ty chỉ rõ sẽ thực hiện đánh giá 6 tháng/1 lần, NV mới thì sau 02 tháng đầu thử việc sẽ tiến hành được đánh giá để đi đến ký kết HĐLĐ.
Trong trường hợp NV không hoàn thành được KPIs công việc đã đề ra thì sẽ bị đánh giá là năng lực chuyên môn còn yếu, chưa đáp ứng được vị trí công việc và sẽ được hỗ trợ đào tạo lại, đánh giá lại khi thể hiện tiến bộ. Công tác đánh giá NV phụ thuộc vào nhiều yếu tố như năng lực và chỉ tiêu hoàn thành công việc, việc thực hiện và tuân thủ nội quy của công ty, sự hòa đồng với các thành viên trong nhóm và được gán cho những trọng số thể hiện mức độ ưu tiên khác nhau khi thực hiện đánh giá. Phương Chi luôn tạo ra sự công bằng giữa các NV khi thực hiện đánh giá công việc, nghiêm cấm mọi hình thức đánh giá dựa trên quan điểm chủ quan, các mối quan hệ giữa người được đánh giá và người đánh giá. Công tác đánh giá thực hiện công việc này vừa giúp cho NV vị trí của mình đang ở đâu so với mặt bằng chung trong đội nhóm, còn yếu kém thì sẽ phải nỗ lực không ngừng nghỉ để tiến bộ, NV được đánh giá cao sẽ tự hào về chính bản thân mình và có cơ hội thăng tiến phù hợp, tạo động lực làm việc cho NV trong công ty thi đua sáng tạo, làm việc chăm chỉ để có được thành tựu, đạt được nhu cầu được tự thể hiện.
c. Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, tạo điều kiện tốt nhất cho nhân
viên để hoàn thành công việc của mình
Ngoài những đặc trưng liên quan về chuyên môn, kỹ năng, kiến thức của từng vị trí đảm nhận thì hàng ngày không khí làm việc chính là thứ có tác động lớn nhất và trực tiếp đến tâm trạng và phong thái lao động của NV. Vấn đề tạo bầu không khí làm việc hòa đồng, tôn trọng nhau và có sự chia sẻ giữa các đồng nghiệp là những yếu tố mà các NQL cần phải xem xét khi xây dựng VHDN của mình. Tại Phương Chi định hướng thiết lập nên một văn hóa tổ chức đặc trưng của những người trẻ, đầy nhiệt thành. Các NV trong cùng nhóm luôn sẵn sàng san sẻ và hỗ trợ công việc với những cộng sự của mình. NV mới vào sẽ được phổ biến những nội quy, nguyên tắc hoạt động của công ty ngay trong buổi đầu nhận việc, được các Leader và QA hết sức hỗ trợ để có thể hiểu đủ và làm đúng những công việc của nhóm. Tại Phương Chi, công ty luôn hy vọng NV nói lên quan điểm, cái “tôi” của NV không bị vùi dập mà được kiểm soát ở một mức độ phù hợp với văn phong ở Phương Chi, không ngại chia sẻ nhằm mong muốn phát hiện được phương pháp làm việc mới tiết kiệm thời gian hơn, và giảm chi phí kinh doanh của công ty.
Công ty Phương Chi cung cấp thỏa đáng các công cụ làm việc cho NV gồm 02 desktop (máy tính để bàn) cá nhân đã được thiết lập kết nối mạng nội bộ công ty, hệ
thống máy móc như máy in, máy chiếu, phòng đào tạo nhằm phục vụ công tác đào tạo NV mới. Mỗi NV sẽ được bài trí chỗ ngồi của mình theo sở thích riêng, miễn sao NV thấy dễ chịu với bàn làm việc của mình, từ đó tạo cảm giác hứng thú với nhiệm vụ hàng ngày. Song song với đó, Phương Chi còn cung cấp những cơ sở vật chất đảm bảo sức khỏe của NV trong giờ làm việc như máy lạnh, máy lọc nước sạch,... và vị trí mặt bằng tại cả 3 cơ sở tại Hà Nội của công ty đều được đặt tại những tòa nhà văn phòng hiện đại, đầy đủ hệ thống thang máy, thang bộ, các thiết bị phòng ngừa tai nạn hi hữu luôn được đảm bào có sẵn mọi lúc, mọi nơi. Mặt khác, công tác giữ vệ sinh nơi làm việc luôn được công ty đặt lên hàng đầu. Trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc mỗi ca làm việc thì đều có những NV lao công thực hiện công tác dọn dẹp nhằm đảm bảo không khí làm việc khỏe mạnh đến NV tại Phương Chi.
Đặc biệt còn đề cập đến hình thức làm việc trực tuyến tại nhà khi tình hình dịch bệnh COVID-19 có những diễn biến phức tạp. Với đặc điểm là một công ty làm về dịch vụ cho các đối tác từ nước ngoài, đòi hỏi mỗi NV phải được lắp đặt tối ưu các nhu yếu phẩm cần thiết để an tâm làm việc trực tuyến tại nhà để đảm bảo sức khỏe cho chính bản thân NV và cho cộng đồng, xã hội.
d. Tạo cơ hội thăng tiến cho NV
Tạo cơ hội thăng tiến là một yếu tố trọng tâm để NV có quyết định gắn bó lâu dài với doanh nghiệp hay không. Công ty TNHH Phần mềm Phương Chi sẽ dựa trên bản kết quả thực hiện công việc định kỳ và phê duyệt NV lên chức vụ cao hơn. Công việc này trước hết sẽ dựa trên đánh giá của Leader và sau đó được quyết định bởi trưởng bộ phận Nhân sự cùng với Ban giám đốc để có quyết định thuyên chuyển, sắp xếp lại vị trí nhân sự phù hợp với từng thời kỳ kinh doanh của công ty. Có thể kể đến một vài tấm gương điển hình tại Phòng sản xuất của công ty, cơ sở Mỹ Đình trong quý III và quý IV năm 2020 như có tất cả 20 NV vượt qua hạn thử việc và ký HĐLĐ chính thức tại Phương Chi, trong đó có 02 NV chỉ sau 06 tháng gắn bó đã thể hiện được kỹ năng xuất sắc của bản thân và được lên chức Right Hand mà không phải trải qua vị trí QA như hầu hết các NV lâu năm tại Phương Chi. Qua đây đã thể hiện được công khai chế độ đãi ngộ của công ty trong công tác tạo động lực của công ty, không chỉ dừng lại ở tác động đến chính những NV được thăng tiến mà còn là cách để các NV khác trong công ty nhìn thấy những cơ hội
thăng tiến bứt phá, kích thích làm việc hăng hái, say mê cống hiến hết khả năng của bản thân cho công ty.
e. Chính sách hoạt động đào tạo và phát triển
Hiện nay, hoạt động ĐT&PTNNL luôn được coi trọng trong hầu hết tổ chức. Công tác đào tạo và phát triển có hiệu quả dẫn đến điều chỉnh năng suất, tối thiểu hóa chi phí, từ đó tiếp thêm sinh lực dẫn đến thành công về sau của doanh nghiệp. Phương Chi đã nhận thức được tầm ảnh hưởng của công tác tạo động lực nên luôn đi đầu trong những hoạt động hỗ trợ NV của mình. Điển hình ví dụ như NV mới của phòng sản xuất, công ty sẽ đào tạo lý thuyết và kỹ năng đọc tài liệu, nhập liệu và chăm sóc KH dịch vụ, trong suốt quá trình đào tạo sẽ do các cán bộ, trưởng bộ phận Đào tạo - Công ty Phương Chi giảng dạy. Dành cho các NV thuộc Phòng thiết kế đồ họa, Phòng chỉnh sửa hình ảnh cũng được tham gia học tập từ lớp học do chính công ty thiết kế. Trong vòng 3 năm trở lại đây, công ty liên tục mở ra các lớp học ôn và thi TOEIC cho toàn bộ NV đang làm việc tại công ty, mở ra những nhóm học tập online để các NV giao thông tài liệu và bí quyết học tập của mình. Công ty cũng xem xét nguyện vọng của NV muốn tham gia vào các khóa học đào tạo bên ngoài vào ngoài giờ làm việc. Nội quy Phương Chi có quy định về vấn đề NV xin kinh phí để đào tạo ngoài công ty, cụ thể NV đó phải đủ cả hai tiêu chí đó là làm việc trên một năm và cam kết sau đào tạo phải tiếp tục ở lại và làm việc cho Phương Chi.
f. Tạo động lực thông qua các hoạt động ngoài giờ
Sau những ngày làm việc mệt mỏi, NV cần có những hình thức vui chơi, giải trí nhằm giải tỏa căng thẳng, tái tạo lại năng lượng mới để sẵn sàng thực hiện nhiệm vụ mới. Phương Chi tham gia vào miền dịch vụ TMĐT, đại đa số NV của Phương Chi là những người trẻ tràn đầy sức sống và nhiệt huyết thì các phong trào, hoạt động thi đua đoàn thể là cách thức tốt nhất để duy trì động lực cho NV tại đây. Theo truyền thống qua các năm, Phương Chi thường xuyên phối hợp xây dựng các sự kiện như Hội khỏe Phương Chi, giao lưu và tiệc tổng kết Tất niên, các hoạt động chào đón ngày lễ Giáng sinh, định kỳ tổ chức hoạt động team building nhằm gắn kết toàn thể NV tại công ty.
Đặc biệt tại Phương Chi còn hỗ trợ cho NV của mình gia nhập khóa học Yoga, bơi lội với mức hỗ trợ từ 150.000 đồng - 200.000 đồng/1 tháng/ 1 NV. Ngoài ra,
1. Giới tính Nam: 36 NV chiếm tỷ lệ 35% Nữ: 66 NV chiếm tỷ lệ 65% 2. Độ tuổi Từ 18-dưới 30: 89 NV chiếm tỷ lệ 87% Từ 30-dưới 40: 12 NV chiếm tỷ lệ 12% Trên 40: 1 NV chiếm tỷ lệ 1% 3. Trình độ học vấn
Trên đại học: 1 NV chiếm tỷ lệ 1% Đại học: 83 NV chiếm tỷ lệ 81%
Cao đẳng, trung cấp, phổ thông: 18 NV chiếm tỷ lệ 18%
4. Vị trí
Leader: 6 NV chiếm tỷ lệ 6% Right hand: 3 NV chiếm tỷ lệ 3%
tùy theo KQHĐKD tại công ty trong năm mà NV sẽ có cơ hội tham quan, nghỉ mát mỗi mùa hè hằng năm. Thành tích của NV càng cao, thì sẽ có càng nhiều đãi ngộ cho họ.
Các sự kiện trên đã làm nên không khí tích cực, chia sẻ giữa những NV với nhau. Tạo cho họ cảm giác được san sẻ, giúp đỡ, an tâm làm việc và cống hiến sức lao động cho công ty.