Cơng tác kế tốn của Nhà trường đang thực hiện theo chế độ kế tốn Hành chính sự nghiệp theo Thơng tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Chế độ về hệ thống tài khoản kế tốn, hệ thống báo cáo tài chính, chứng từ kế tốn, sổ sách kế tốn của Nhà trường tuân thủ theo Quyết định này.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi chép và hạch tốn: Đồng tiền sử dụng trong hạch
tốn của là Đồng Việt Nam (VND).
- Niên độ kế tốn: Niên độ kế tốn của Nhà trường bắt đầu từ 01 tháng 01 và kết
thúc vào ngày 31 tháng 12 năm Dương Lịch.
- Hình thức kế tốn: Chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ tại Nhà trường
- Phần mềm kế tốn MISA hành chính sự nghiệp.
2.2. Đặc điểm quản lý tài chính tại trường THCS Vĩnh Niệm
*Nội dung thu
Trường THCS Vĩnh Niệm là cơ sở giáo dục và đào tạo cơng lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân hoạt động cĩ thu được ngân sách Nhà nước cấp một phần kinh phí hoạt động thường xuyên, gọi tắt là cơ sở giáo dục và đào tạo cĩ thu. Vì thế, Nhà trường cĩ những nội dung thu như sau:
- Nguồn kinh phí Ngân sách Nhà nước năm nay: nguồn kinh phí này được Nhà
nước cấp dựa trên dự tốn Ngân sách mà Nhà trường đã lập và được Ủy ban Nhân dân và Phịng Giáo dục - Đào tạo quận Lê Chân phê duyệt, kèm theo các dự tốn tốn chỉ tiêu chi tiết.
- Nguồn kinh phí dùng để trả lương cho cán bộ, cơng chức, viên chức của Nhà
trường trong dự tốn của năm trước nhưng chưa sử dụng hoặc sử dụng chưa hết, được cho phép chuyển sang năm sau sử dụng tiếp mà khơng cần hồn lại cho Nhà nước.
- Nguồn thu sự nghiệp:
+ Thu học phí của người học thuộc loại hình đào tạo chính quy trong phạm vi mức thu do Nhà nước quy định
+ Thu từ hoạt động dạy thêm, học thêm + Lệ phí tuyển sinh theo quy định
+ Thu từ các dự án liên kết đào tạo với các tổ chức ngồi Nhà trường
+ Thu từ hoạt động khai thác cơ sở vật chất của Nhà trường: tận dụng sân trường làm chỗ gửi xe vào ban đêm cho các hộ dân quanh trường
+ Thu do cán bộ, giáo viên tham gia hoạt động hoạt động dịch vụ với bên ngồi hoặc theo cơ chế khốn nộp về đơn vị
- Thu tiền đĩng gĩp xây dựng trường theo quy định của cấp cĩ thẩm quyền
- Các khoản thu khác theo quy định của pháp luật: các khoản được cấp trên hỗ trợ
hoặc các đơn vị cĩ liên quan khác khi sử dụng cơ sở vật chất của Nhà trường để tổ chức các chương trình, hội nghị do đơn vị đĩ trực tiếp chủ trì.
Trong đĩ, nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp bao gồm:
- Nguồn kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên: đây là nguồn kinh phí được
sử
dụng để đảm bảo các hoạt động thường xuyên liên quan đến quá trình thực hiện nhiệm vụ và chức năng của đơn vị
- Nguồn kinh phí cho hoạt động khơng thường xuyên bao gồm:
Kinh phí nghiệp vụ: là nguồn kinh phí thực hiện tổ chức các lớp học, bồi dưỡng chuyên mơn nghiệp vụ cho cán bộ, giáo viên
Kinh phí mua sắm, sửa chữa: là nguồn kinh phí thực hiện việc mua sắm, sửa chữa chống xuống cấp tài sản cố định, cơ sở vật chất của Nhà trường trong năm theo kế hoạch mua sắm và sửa chữa tài sản cố định được cấp trên phê duyệt.
* Nội dung chi
Dựa vào việc phỏng vấn kế tốn và tìm hiểu các nội dung thu của Nhà trường, đơn vị cĩ các nội dung chi sau:
- Chi hoạt động thường xuyên của Nhà trường: Nhà trường cĩ tồn quyền quyết
định việc sử dụng khoản chi này cho phù hợp với hoạt động của đơn vị
+ Chi tiền cho cán bộ, giáo viên, nhân viên trong Nhà trường: lương và các khoản trích theo lương, tiền hỗ trợ thai sản, ốm đau, tai nạn...
+ Chi tiền cho các hoạt động của học sinh: tiền thưởng, tiền hỗ trợ gia cảnh, tiền mua quà tặng, tiền chi tổ chức các hoạt động ngoại khĩa.
+ Chi phí quản lý: văn phịng phẩm, dịch vụ internet, viễn thơng, vệ sinh mơi trường, cơng tác phí, .
+ Chi hoạt động nghiệp vụ giảng dạy, học tập: mua sách giáo khoa, tài liệu tham khảo, vật tư thiết bị cho phịng thực hành, chi phí cho giáo viên tham gia các lớp nâng cao nghiệp vụ, .
+ Chi phí thuê giáo viên người nước ngồi dạy ngoại ngữ + Chi cho thi học sinh giỏi, giáo viên giỏi, tuyển sinh lớp 6
- Các khoản chi khơng thường xuyên: là các khoản chi được thực hiện theo cơ chế khơng tự chủ, Nhà trường thực hiện các khoản chi này theo đúng quy định của Nhà nước và cấp trên phê duyệt
+ Chi nghiên cứu khoa học, cơng nghệ cấp cơ sở, tham gia các cuộc thi về khoa học kỹ thuật của giáo viên và học sinh
+ Chi nộp các khoản thuế theo quy định của pháp luật
+ Chi mua sắm tài sản cố định, sửa chữa lớn cơ sở vật chất: bàn ghế, phịng học, điện nước, các phịng chức năng, thí nghiệm, thực hành, nhà thể chất...
+ Chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp trên giao cho
+ Chi tập huấn chuyên mơn nghiệp vụ cho phương pháp giảng dạy mới
2.3. Quy trình quản lý tài chính của trường THCS Vĩnh Niệm
Trường THCS Vĩnh Niệm là đơn vị dự tốn cấp III, trực thuộc Phịng Giáo dục và Đào tạo Quận Lê Chân và Ủy ban Nhân dân Quận Lê Chân, là đơn vị hành chính sự nghiệp giáo dục, được ngân sách Nhà nước cấp đảm bảo hoạt động một phần. Để tiếp nhận kinh phí do Nhà nước cấp, Nhà trường cần lập dự tốn ngân sách Nhà nước dựa trên đặc điểm tài chính của đơn vị; sau khi được phê duyệt và cấp dự tốn sử dụng, đơn vị tổ chức chấp hành dự tốn ngân sách Nhà nước theo quy định của cấp trên; cuối năm, đơn vị phải quyết tốn số ngân sách đã sử dụng và nộp báo cáo quyết tốn cho cấp quản lý.
*Lập dự tốn ngân sách Nhà nước:
Dựa trên cơ sở các văn bản thơng báo quy định về thời gian và quy trình, cách thức lập dự tốn ngân sách Nhà nước, kế tốn tiến hành chuẩn bị số liệu, tham khảo ý kiến của lãnh đạo Nhà trường để lập “Dự tốn ngân sách Nhà nước”.
Kế tốn dựa trên dự tốn ngân sách của năm trước cũng như thực tế tình hình sử dụng ngân sách của các năm trước để lập dự tốn ngân sách chi cho hoạt động thường
xuyên. Ke tốn lập “Dự tốn thu, chi ngân sách Nhà nước” theo mẫu quy định.
Đối với những nhiệm vụ đột xuất được giao trong năm nhưng chưa được giao kinh phí, kế tốn sẽ tạm ứng trước tiền trong đơn vị để thực hiện nhiệm vụ. Sau đĩ, kế tốn tiến hành lập dự tốn kinh phí bổ sung gửi lên cấp trên phê duyệt.
Sau khi dự tốn của trường THCS Vĩnh Niệm được Ủy ban nhân dân quận Lê Chân phê duyệt, Ủy ban ra “Quyết định giao dự tốn thu, chi ngân sách nhà nước” cho đơn vị dự tốn cấp dưới, kèm theo quyết định là các biểu chi tiết dự tốn phân bổ cho Nhà trường (Phụ lục 2.1, 2.2).
* Thực hiện sử dụng dự tốn ngân sách Nhà nước
Tình hình chấp hành dự tốn thu, chi ngân sách của trường THCS Vĩnh niệm được thể hiện qua “Bảng đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí bằng hình thức rút dự tốn tại Kho bạc Nhà nước” (Phụ lục 2.3).
Trường THCS Vĩnh Niệm được tiếp nhận nguồn kinh phí thường xuyên và nguồn kinh phí khơng thường xuyên từ Ủy ban Nhân dân quận Lê Chân theo hình thức rút dự tốn từ Kho bạc tại Kho bạc Nhà nước Lê Chân. Tùy thuộc vào tình hình tài chính của thành phố mà ngân sách Nhà nước cấp cĩ thể được giải ngân tồn bộ theo quyết định giao dự tốn hoặc giải ngân bổ sung theo từng giai đoạn.
Các khoản chi phí cần phải đáp ứng các điều kiện sau để được ngân sách Nhà nước thanh tốn:
- Nội dung chi phải được bao gồm trong biểu mẫu đi kèm “Quyết định giao dự
tốn” mà Ủy ban Nhân dân ban hành
- Nội dung chi đảm bảo khơng vượt quá định mức cho phép theo “Quy chế chi tiêu
nội bộ” của Nhà trường
- Khoản chi dự định thực hiện phải được Hiệu trưởng hoặc Phĩ hiệu trưởng được
ủy quyền quyết định chi, và phải được quản lý đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả. Trong trường hợp thủ trưởng hay người được ủy quyền thực hiện chi mà kém năng lực sẽ gây thất thốt ngân sách, do đĩ địi hỏi người quản lý phải cĩ năng lực làm việc tốt
- Cĩ đầy đủ văn bản, hồ sơ, chứng từ, hĩa đơn hợp pháp, hợp lệ liên quan đến từng khoản chi đĩ
Nguồn ngân sách cho các hoạt động thường xuyên được sử dụng theo cơ chế tự chủ, do đĩ Nhà trường cĩ quyền điều chỉnh các nội dung chi khác đi so với trong “Quyết định giao dự tốn”. Đồng thời, cĩ thể ứng trước nguồn kinh phí này để phục vụ cho những nhiệm vụ đột xuất, khơng thường xuyên như đã nêu ở trên.
*Quyết tốn thu, chi:
Vào thời điểm cuối năm ngân sách theo kế hoạch (bao gồm thời gian chỉnh lý quyết tốn), kế tốn thực hiện lập “Bảng đối chiếu tình hình sử dụng ngân sách bằng hình thức rút dự tốn tại Kho bạc Nhà nước” gửi về Kho bạc Nhà nước quận Lê Chân và “Báo cáo quyết tốn kinh phí hoạt động năm” gửi về cơ quan quản lý, phê duyệt dự tốn là Ủy ban Nhân dân Quận Lê Chân và Phịng Giáo dục và Đào tạo Lê Chân (Phụ lục 2.4).
Thời hạn gửi báo cáo: chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm ngân sách Sau khi tiếp nhận báo cáo quyết tốn, Phịng Tài chính - Kế hoạch Ủy ban Nhân dân quận Lê Chân tiến hành kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết tốn, xem xét tính phù hợp, pháp lý, tuân thủ quy định trong việc sử dụng ngân sách Nhà nước của đơn vị. Khi đã đồng ý với các nội dung trong báo cáo quyết tốn, phịng lập “Biên bản đồng ý duyệt quyết tốn” nếu khơng thì yêu cầu Nhà trường nộp trả kinh phí khơng được sử dụng hợp lệ.
2.4. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại trường THCS Vĩnh Niệm
2.4.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế tốn
Bằng việc phỏng vấn trực tiếp Hiệu trưởng và Kế tốn trưởng, cĩ thể thấy được thực trạng tổ chức bộ máy kế tốn tại Nhà trường như sau:
*Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn
Trường THCS Vĩnh Niệm là một đơn vị giáo dục quốc dân phân cấp, là đơn vị dự tốn cấp III, nên bộ máy kế tốn được tổ chức theo mơ hình tập trung. Điều này đảm bảo tồn trường chỉ cĩ một bộ phận phụ trách tất cả các hoạt động kế tốn. Khơng tồn tại cơ
quan hạch tốn độc lập ở các phịng ban khác. Đối với các giao dịch kinh tế phát sinh ở các phịng ban khác, kế tốn hướng dẫn người giao dịch thực hiện các thủ tục, giấy tờ, chứng từ liên quan. Sau đĩ chuyển về bộ phận kế tốn để tiến hành xử lý chứng từ.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế tốn của Nhà trường *Về tổ chức lao động kế tốn
Phịng kế tốn hiện cĩ 2 thành viên, trong đĩ cả 2 thành viên đều là viên chức, được đào tạo đại học chính quy chuyên ngành Kế tốn. Trong quá trình hành nghề 15-20 năm, cán bộ phịng kế tốn luơn gìn giữ thái độ chuyên nghiệp, liêm chính, tuân thủ pháp luật và các chế độ kế tốn hiện hành.
Lao động kế tốn của trường được phân bậc viên chức, 1 viên chức được xếp ngạch kế tốn viên (mã ngạch: 06.032) và 1 viên chức làm cơng tác thủ quỹ được xếp ngạch nhân viên thừa hành, phục vụ (mã ngạch: 01.005).
Phân cơng lao động kế tốn: tuy chỉ cĩ 2 cán bộ kế tốn nhưng nhiệm vụ đều được phân cơng cụ thể, rõ ràng theo vị trí chức vụ
- Kế tốn trưởng của Nhà trường hiện tại kiêm nhiệm vị trí quản lý của phịng Kế tốn cũng như việc thực hiện các phần hành kế tốn.
Kế tốn trưởng chịu trách nhiệm về tổ chức vận hành cơng tác hạch tốn, thực hiện báo cáo tình hình hoạt động của phịng với lãnh đạo Nhà trường. Xây dựng lịch trình, kế hoạch cơng tác của phịng, tổ chức thực hiện nhiệm vụ và phân cơng nhân sự của Phịng về các nhiệm vụ trong phạm vi quyền hạn của mình; thực hiện cơng tác lập dự tốn, chấp
hành dự tốn và quyết tốn kinh phí ngân sách, lập các báo cáo tài chính định kỳ theo năm. Phân tích tình hình kinh tế tài chính của Trường để giải quyết nhu cầu quản lý; tư vấn pháp luật về quản lý tài chính, tài sản và đầu tư của nhà trường; Kiểm tra cơng tác kế tốn của viên chức và người lao động trong phịng, tổ chức cho trưởng các phịng, khoa khác thực hiện nhiệm vụ của nhà trường cĩ hiệu quả; Theo dõi nguồn thu sự nghiệp, phân bổ việc sử dụng ngân sách, tình hình đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, mua sắm sửa chữa tài sản, hợp đồng kinh tế với các cá nhân, tổ chức bên ngồi.
Kế tốn trưởng cịn chịu trách nhiệm thực hiện những cơng việc kế tốn cụ thể như sau:
+ Kế tốn tổng hợp: dựa trên tình hình tài chính qua các năm, số lượng giáo viên, học sinh để lập “Dự tốn ngân sách Nhà nước” trình nộp cấp trên phê duyệt; tiếp nhận, tổng hợp chứng từ của các giao dịch kinh tế; kiểm tra định kỳ và đối chiếu tình hình phát sinh trong tháng và số dư liên quan đến tiền mặt khi khĩa sổ cuối mỗi tháng với thủ quỹ; hàng tháng giao tài liệu, chứng từ cho Người quản lý, Hiệu trưởng, hoặc người được Hiệu trưởng ủy quyền ký duyệt; lập tất cả các loại báo cáo quyết tốn (tháng, quý, năm) và kịp thời trình lên cấp trên, Ban Giám hiệu, Ủy ban Nhân dân...; lưu trữ chứng từ, giấy tờ, hồ sơ liên quan đến các giao dịch kinh tế
+ Kế tốn các khoản chi tự chủ: Việc trả lương và các khoản trích theo lương được thực hiện như sau: Tổ chức ghi chép một cách tin cậy, kịp thời, đầy đủ và phù hợp các chính sách và chế độ quản lý tiền lương, các khoản khuyến khích, phụ cấp và bảo hiểm. Phúc lợi của chính phủ (bảo hiểm xã hội), bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, và hỗ trợ của các nhà quản lý trường học cho cán bộ giáo viên trong trường (kinh phí cơng đồn).
Chi phí khác: các khoản chi phí gắn liền với các hoạt động diễn ra trong Nhà trường, đảm bảo hoạt động dạy và học, chi phí mua sắm tài sản cố định, thiết bị phục vụ dạy học, chi phí sửa chữa lớn nhỏ cơ sở vật chất. Các khoản chi tiêu phải được thực hiện theo các nguyên tắc đã được thiết lập và được ghi nhận, hạch tốn vào các mục, tiểu mục phù hợp...
Kế tốn cĩ thể kiểm tra, rà sốt chứng từ, phiếu thu chi và thực hiện các giao dịch
cho đến khi chúng đã được ký chấp nhận một cách kỹ lưỡng, đầy đủ. Lập hồ sơ lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn và báo cáo tình hình sử dụng các nguồn kinh phí thuộc phạm vi phần hành này.
+ Kế tốn thanh tốn các khoản chi khơng tự chủ: chi trả kinh phí tổ chức lớp học dựa trên cơ sở dự tốn chi tiết được duyệt cho từng lớp (số lượng học sinh cụ thể của từng lớp), kế hoạch tổ chức lớp và các chứng từ liên quan khác; kiểm tra, đảm bảo số lượng chứng từ phù hợp, lập phiếu thu, phiếu chi, thực hiện thanh tốn sau khi được Hiệu trưởng hoặc người được Hiệu trưởng ủy quyền phê duyệt; báo cáo tình hình sử dụng nguồn kinh phí để chi cho các lớp.