Bằng việc phỏng vấn trực tiếp Hiệu trưởng và Kế tốn trưởng, cĩ thể thấy được thực trạng tổ chức bộ máy kế tốn tại Nhà trường như sau:
*Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn
Trường THCS Vĩnh Niệm là một đơn vị giáo dục quốc dân phân cấp, là đơn vị dự tốn cấp III, nên bộ máy kế tốn được tổ chức theo mơ hình tập trung. Điều này đảm bảo tồn trường chỉ cĩ một bộ phận phụ trách tất cả các hoạt động kế tốn. Khơng tồn tại cơ
quan hạch tốn độc lập ở các phịng ban khác. Đối với các giao dịch kinh tế phát sinh ở các phịng ban khác, kế tốn hướng dẫn người giao dịch thực hiện các thủ tục, giấy tờ, chứng từ liên quan. Sau đĩ chuyển về bộ phận kế tốn để tiến hành xử lý chứng từ.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế tốn của Nhà trường *Về tổ chức lao động kế tốn
Phịng kế tốn hiện cĩ 2 thành viên, trong đĩ cả 2 thành viên đều là viên chức, được đào tạo đại học chính quy chuyên ngành Kế tốn. Trong quá trình hành nghề 15-20 năm, cán bộ phịng kế tốn luơn gìn giữ thái độ chuyên nghiệp, liêm chính, tuân thủ pháp luật và các chế độ kế tốn hiện hành.
Lao động kế tốn của trường được phân bậc viên chức, 1 viên chức được xếp ngạch kế tốn viên (mã ngạch: 06.032) và 1 viên chức làm cơng tác thủ quỹ được xếp ngạch nhân viên thừa hành, phục vụ (mã ngạch: 01.005).
Phân cơng lao động kế tốn: tuy chỉ cĩ 2 cán bộ kế tốn nhưng nhiệm vụ đều được phân cơng cụ thể, rõ ràng theo vị trí chức vụ
- Kế tốn trưởng của Nhà trường hiện tại kiêm nhiệm vị trí quản lý của phịng Kế tốn cũng như việc thực hiện các phần hành kế tốn.
Kế tốn trưởng chịu trách nhiệm về tổ chức vận hành cơng tác hạch tốn, thực hiện báo cáo tình hình hoạt động của phịng với lãnh đạo Nhà trường. Xây dựng lịch trình, kế hoạch cơng tác của phịng, tổ chức thực hiện nhiệm vụ và phân cơng nhân sự của Phịng về các nhiệm vụ trong phạm vi quyền hạn của mình; thực hiện cơng tác lập dự tốn, chấp
hành dự tốn và quyết tốn kinh phí ngân sách, lập các báo cáo tài chính định kỳ theo năm. Phân tích tình hình kinh tế tài chính của Trường để giải quyết nhu cầu quản lý; tư vấn pháp luật về quản lý tài chính, tài sản và đầu tư của nhà trường; Kiểm tra cơng tác kế tốn của viên chức và người lao động trong phịng, tổ chức cho trưởng các phịng, khoa khác thực hiện nhiệm vụ của nhà trường cĩ hiệu quả; Theo dõi nguồn thu sự nghiệp, phân bổ việc sử dụng ngân sách, tình hình đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, mua sắm sửa chữa tài sản, hợp đồng kinh tế với các cá nhân, tổ chức bên ngồi.
Kế tốn trưởng cịn chịu trách nhiệm thực hiện những cơng việc kế tốn cụ thể như sau:
+ Kế tốn tổng hợp: dựa trên tình hình tài chính qua các năm, số lượng giáo viên, học sinh để lập “Dự tốn ngân sách Nhà nước” trình nộp cấp trên phê duyệt; tiếp nhận, tổng hợp chứng từ của các giao dịch kinh tế; kiểm tra định kỳ và đối chiếu tình hình phát sinh trong tháng và số dư liên quan đến tiền mặt khi khĩa sổ cuối mỗi tháng với thủ quỹ; hàng tháng giao tài liệu, chứng từ cho Người quản lý, Hiệu trưởng, hoặc người được Hiệu trưởng ủy quyền ký duyệt; lập tất cả các loại báo cáo quyết tốn (tháng, quý, năm) và kịp thời trình lên cấp trên, Ban Giám hiệu, Ủy ban Nhân dân...; lưu trữ chứng từ, giấy tờ, hồ sơ liên quan đến các giao dịch kinh tế
+ Kế tốn các khoản chi tự chủ: Việc trả lương và các khoản trích theo lương được thực hiện như sau: Tổ chức ghi chép một cách tin cậy, kịp thời, đầy đủ và phù hợp các chính sách và chế độ quản lý tiền lương, các khoản khuyến khích, phụ cấp và bảo hiểm. Phúc lợi của chính phủ (bảo hiểm xã hội), bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, và hỗ trợ của các nhà quản lý trường học cho cán bộ giáo viên trong trường (kinh phí cơng đồn).
Chi phí khác: các khoản chi phí gắn liền với các hoạt động diễn ra trong Nhà trường, đảm bảo hoạt động dạy và học, chi phí mua sắm tài sản cố định, thiết bị phục vụ dạy học, chi phí sửa chữa lớn nhỏ cơ sở vật chất. Các khoản chi tiêu phải được thực hiện theo các nguyên tắc đã được thiết lập và được ghi nhận, hạch tốn vào các mục, tiểu mục phù hợp...
Kế tốn cĩ thể kiểm tra, rà sốt chứng từ, phiếu thu chi và thực hiện các giao dịch
cho đến khi chúng đã được ký chấp nhận một cách kỹ lưỡng, đầy đủ. Lập hồ sơ lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn và báo cáo tình hình sử dụng các nguồn kinh phí thuộc phạm vi phần hành này.
+ Kế tốn thanh tốn các khoản chi khơng tự chủ: chi trả kinh phí tổ chức lớp học dựa trên cơ sở dự tốn chi tiết được duyệt cho từng lớp (số lượng học sinh cụ thể của từng lớp), kế hoạch tổ chức lớp và các chứng từ liên quan khác; kiểm tra, đảm bảo số lượng chứng từ phù hợp, lập phiếu thu, phiếu chi, thực hiện thanh tốn sau khi được Hiệu trưởng hoặc người được Hiệu trưởng ủy quyền phê duyệt; báo cáo tình hình sử dụng nguồn kinh phí để chi cho các lớp.
+ Kế tốn nguồn thu đơn vị, thu hộ, chi hộ: Theo dõi và thực hiện các giao dịch thu, chi liên quan đến doanh thu; đối với các khoản thu tổ chức lớp kỹ năng xã hội, rà sốt, kiểm tra hồ sơ, lập phiếu thu, chi, quyết tốn kinh phí lớp học theo dự tốn được Hiệu trưởng phê duyệt; báo cáo với Kế tốn trưởng, và cấp trên về các khoản thu, chi, lưu trữ chứng từ từng tháng để so sánh, đối chiếu. Đối với các khoản thu hộ, chi hộ, theo dõi, báo cáo tình hình cho cấp trên khi cĩ yêu cầu.
+ Kế tốn xây dựng cơ bản: Đối với xây dựng cơ bản, kế tốn chịu trách nhiệm tiến hành thanh tốn với bên thứ ba các hạng mục cơng việc đã được xem xét, ký duyệt; ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình phân bổ, sử dụng, thanh tốn, quyết tốn vốn xây dựng cơ bản; tính tốn chi phí xây dựng và mua sắm tài sản cố định; báo cáo đầu tư xây dựng cơ bản; theo dõi, kiểm tra tính hiệu quả của cơng tác xây dựng cơ bản; tổng hợp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, chứng từ liên quan. Đối với tài sản cố định, tư vấn mua sắm tài sản cố định; sử dụng nguồn vốn tài trợ để hình thành tài sản phù hợp với quy định và chủ trương của Thành phố; phối hợp với Tổ Quản lý hàng tồn kho của Phịng Quản trị Trang thiết bị ghi chép, ghi chép chính xác, đầy đủ, kịp thời tình trạng số lượng hiện cĩ, tình hình biến động tăng giảm của tài sản của Nhà trường. Số lượng, định giá và giám sát việc lưu kho, sửa chữa và sử dụng tài sản cố định trong các bộ phận; đo lường khối lượng hao mịn tài sản cố định một cách chính xác và kịp thời; tài sản sau khi hết thời gian sử dụng hoặc đã được mua mới thay thế thì cĩ thể được thanh lý, nhượng bán, kế tốn tiến hành so sánh lượng khấu hao cịn lại và giá thanh lý để xác định tính hiệu quả của việc sử dụng
nguồn vốn; sau thanh lý, ghi giảm tài sản và hạch tốn các tài khoản liên quan.
+ Ke tốn kho bạc, ngân hàng và kế tốn thuế: thực hiện lập chứng từ cho các giao dịch với Kho bạc và ngân hàng, chuyển khoản thanh tốn các giao dịch kinh tế phát sinh tại đơn vị, rút dự tốn ngân sách được giao tại Kho bạc, tiếp nhận các khoản hỗ trợ bằng tiền gửi ngân hàng từ các tổ chức khác. Định kỳ, lập báo cáo đối chiếu việc sử dụng tiền gửi ngân hàng với ngân hàng và nguồn kinh phí ngân sách với Kho bạc nơi rút dự tốn.
Đối với kế tốn thuế: Mua, quản lý, nhận và ghi các loại hĩa đơn giá trị gia tăng, chứng từ thu phí, lệ phí theo quy định hiện hành của Nhà nước; lập, kê khai và quyết tốn các loại thuế phát sinh như thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân, thuế mơn bài; báo cáo cho kế tốn trưởng và Ban Giám hiệu nhà trường một cách thường xuyên, định kỳ theo quy định.
- Thủ quỹ: thực hiện việc chi trả những vấn đề liên quan đến tiền mặt đã được Hiệu trưởng đồng ý; tư vấn cho kế tốn trưởng về kế hoạch cân đối quỹ cơng bằng; làm việc với kế tốn và giáo viên để phân cơng chế độ, tiền thưởng cho học sinh; đối chiếu sổ theo dõi tiền mặt với sổ tiền mặt của kế tốn lập. Nếu cĩ chênh lệch, sai sĩt trọng yếu thì phải rà sốt lại để xác định rõ nguyên nhân và báo cáo lại với Kế tốn trưởng nhằm đưa ra những biện pháp khắc phục và bút tốn điều chỉnh bổ sung vào sổ kế tốn; trực tiếp tiếp nhận tiền mặt từ các nguồn thu sự nghiệp; thực hiện việc nộp và rút tiền mặt từ tài khoản ngân hàng của Nhà trường và Kho bạc; kiểm kê quỹ tiền mặt theo yêu cầu của cấp trên; lập báo cáo định kỳ và bàn giao giấy tờ, chứng từ liên quan đến tiền mặt cho kế tốn trưởng.
*về quy chế hoạt động, chế độ làm việc của phịng kế tốn
Quy định về chế độ hoạt động và làm việc của phịng Kế tốn được xây dựng riêng do đặc điểm cơng việc khác với đại bộ phận lao động trong Nhà trường. Quy định cụ thể về thời gian làm việc, trực ban của phịng Kế tốn như sau:
Phịng kế tốn làm việc theo giờ hành chính 8 tiếng/ngày và làm việc 5 ngày trong tuần (từ thứ 2 đến thứ 6).
Kế tốn trưởng cĩ thể vắng mặt tại văn phịng trong khoảng thời gian làm việc để
Diên giãi Sơ liệu tại đon vị So liệu tại KBNN Chênh lệch Nguyên nhân Tài khoản: 3713.XXXXXXX
So dư đầu kỳ 473.750.07
1
thực hiện các giao dịch trực tiếp tại Kho bạc, ngân hàng hoặc làm việc với các bên thứ ba về các giao dịch liên quan đến Nhà trường. Khi đĩ, kế tốn trưởng cần báo cáo và xin ý kiến đồng ý của Hiệu trưởng hoặc Phĩ Hiệu trưởng. Khi kế tốn trưởng vắng mặt, việc tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ, hĩa đơn, chứng từ được giao lại cho thủ quỹ. Thủ quỹ cĩ trách nhiệm giữ và bảo quản số chứng từ đĩ trong khoảng thời gian kế tốn trưởng vắng mặt, báo cáo và giao nộp lại chứng từ khi kế tốn trưởng trở về.
2.4.2. Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn
*Xác định danh mục chứng từ sử dụng
Nhà trường đã sử dụng các biểu mẫu được quy định theo Thơng tư 107/2017/TT- BTC ban hành ngày 10/10/2017 đổi mới thay cho Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 30/3/2006; sửa đổi, bổ sung quy định về Chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp. Trường THCS Vĩnh Niệm sử dụng gồm 4 loại chứng từ bắt buộc: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh tốn tạm ứng, biên lai thu tiền và các loại chứng từ được hướng dẫn (Phụ lục 2.6). Ngồi ra, đối với các giao dịch liên quan tới Kho bạc Nhà nước, Nhà trường lưu hành theo danh mục mẫu biểu, chứng từ kế tốn theo Thơng tư 77/2017/TT-BTC ngày 28/7/2017 và Nghị định 11/2020/NĐ-BTC sửa đổi và bổ sung nội dung về “Thủ tục hành chính liên quan đến kho bạc Nhà nước”.
*Mẫu chứng từ kế tốn được sử dụng
Trong danh mục chứng từ kế tốn hành chính sự nghiệp, các biểu mẫu được Nhà nước đính kèm, Nhà trường giữ nguyên đại đa số các chỉ tiêu theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Một vài chứng từ hướng dẫn cĩ sự thay đổi, loại bỏ chỉ tiêu khơng cần thiết. Ví dụ: Mẫu biểu “Bảng chấm cơng” được loại bỏ chỉ tiêu dịng “Bộ phận” để phù hợp với tổ chức nhân sự của Nhà trường, người phụ trách được phân cơng thực hiện chấm cơng và theo dõi đối với tất cả nhân viên, cơng chức, viên chức trong Nhà trường (trừ lao cơng và bảo vệ), khơng chia chấm cơng riêng từ phịng ban, bộ phận.
Nĩi chung, do đặc điểm hoạt động của Nhà trường ít phát sinh những giao dịch đặc biệt, nên việc sửa đổi mẫu chứng từ khơng thật sự cần thiết. Ngồi ra, trong thực tế tổ chức cơng tác kế tốn, chứng từ “Giấy đề nghị thanh tốn tạm ứng” chưa được sử dụng
48
tại đơn vị do kế tốn đã sử dụng thay thế bằng “Giấy đề nghị thanh tốn”.
Đối với các mẫu biểu liên quan tới giao dịch đối với Kho bạc Nhà nước, Nhà trường lưu hành chứng từ theo như phát hành của Kho bạc. Ví dụ:
Bảng 2.1: Bảng xác nhận số dư tài khoản tiền gửi tại KBNN (Nguồn: phịng Kế
tốn)
Đơn vị: Trường THCS Vĩnh Niệm Mã ĐVQHNS: 1024640
Địa chỉ: Sơ 29 đường Vĩnh Cát. Vĩnh Niệm. Lè Chân, Hãi Phịng
56 So dư cuơi kỹ 521.233.61 5 Tài khoản 3714.xxxxxxx So dư đầu kỳ' 456.863.35 4
Phát Sinh tâng trong kỳ 535.765.38 7
Phát Sinh giâm trong kỳ 715.805.11 3
Sơ dư cuơi kỳ 276.823.62
lưu trữ thì Nhà nước cho phép việc in chứng từ điện tử sang chứng từ giấy. Do đĩ, các chữ ký trên chứng từ Kho bạc được lưu trữ tại Nhà trường đều hiển thị chữ ký dưới dạng chữ ký số.
Với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin thì việc sử dụng chứng từ điện tử để giao dịch với các cơ quan Nhà nước về ngân sách, kinh phí, thuế, bảo hiểm đã gĩp phần cải thiện tiến độ cơng việc kế tốn, giải quyết nhanh chĩng và thuận lợi hơn. Chữ ký được sử dụng trên các chứng từ điện tử với Kho bạc, cơ quan Thuế, cơ quan Bảo hiểm xã hội là chữ ký số. Chữ ký số mà Nhà trường đang sử dụng được cung cấp bởi Dịch vụ chữ ký số Viettel - CA, được bảo mật và đảm bảo tính pháp lý theo quy định như chữ ký thơng thường.
*Quy trình luân chuyển chứng từ
Quy trình luân chuyển chứng từ được mơ tả như sau:
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ tại đơn vị
- Tiếp nhận hồ sơ thanh tốn:
Khi các bộ phận của trường cần sử dụng kinh phí để hồn thành các hoạt động của mình, người đại diện (người thanh tốn) báo cáo và xin ý kiến của Ban Giám hiệu theo biểu mẫu theo quy định, sau đĩ được chuyển cho phịng Kế tốn. Kế tốn sẽ tư vấn, hướng dẫn cho người thanh tốn điền “Giấy đề nghị thanh tốn” cũng như các thủ tục, giấy tờ liên quan đến giao dịch đĩ. Kế tốn xem xét tính đúng đắn, phù hợp của chứng từ đĩ, đảm bảo chứng từ được sử dụng đúng loại, đúng mẫu theo chế độ hiện hành. Sau khi xác định chứng từ đã hợp lý, kế tốn yêu cầu chữ ký cần cĩ trên chứng từ, người thanh tốn cần tiến hành đi lấy chữ ký của các bên liên quan và cấp trên để cấp trên phê duyệt thanh tốn. Chứng từ sau đĩ sẽ được giao nộp lại cho phịng kế tốn để kế tốn lập, xử lý và hạch tốn vào phần mềm kế tốn.
- Lập, xử lý chứng từ kế tốn:
Khi giao dịch kinh tế phát sinh, kế tốn thu thập hĩa đơn, hợp đồng và các giấy tờ cĩ liên quan. Dựa vào tính chất của giao dịch đĩ để xác định chứng từ kế tốn cần lập và xử lý.
Đối với chứng từ kế tốn liên quan đến tình hình sử dụng tiền mặt, phiếu thu, chi tiền mặt được lập thành 2 liên, 1 liên được giao cho người nộp hoặc nhận tiền, 1 liên được lưu trữ kèm với các giấy tờ khác cĩ liên quan. Với các giao dịch yêu cầu thanh tốn bằng chuyển khoản hoặc liên quan đến tiền gửi tại ngân hàng và Kho bạc, dựa vào tình hình thanh tốn và sử dụng kinh phí được tổng hợp bằng giấy tờ từ các cá nhân, phịng ban