Căn cứ vào việc hệ thống chứng từ giữ vai trị quan trọng trong việc phản ánh các giao dịch kinh tế, đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh phù hợp với pháp luật. Chứng từ là nền tảng để lập sổ kế tốn và báo cáo kế tốn, 2 nội dung kế tốn phổ biến nhất dùng để
xem xét tổng quan và phân tích chi tiết tài chính của đơn vị. Neu chứng từ kế tốn cĩ sai sĩt sẽ dẫn đến khĩ khăn trong cơng tác quản lý. Khĩa luận đề xuất những giải pháp hồn thiện hệ thống chứng từ kế tốn như sau:
- Trình bày cụ thể bằng văn bản về việc lập và lưu chuyển chứng từ kế tốn, tổ chức phổ biến và hướng dẫn đối với các phịng ban, nhân sự trong Nhà trường, đảm bảo quy định được hiểu, nắm rõ và thực hiện đúng quy cách
- Văn bản về lưu chuyển chứng từ cần được mơ tả bằng sơ đồ từ khi chứng từ được lập và kết thúc quá trình xử lý, trên đĩ thể hiện rõ các biểu mẫu cĩ liên quan đến quy trình đĩ
- Kết nối phần mềm kế tốn với dịch vụ cơng để phần mềm tự động tiếp nhận và xử lý chứng từ kho bạc nhằm hạn chế sai phạm cĩ khả năng phát sinh nếu nhập chứng từ thủ cơng, đồng thời kiểm tra chứng từ trước khi thực hiện giao dịch tại Kho bạc
- Ban hành quy định kế tốn khi tiếp nhận chứng từ cần phải kiểm tra tính hợp lý của chứng từ ngay, nhắc nhở, yêu cầu chữ ký xác nhận đầy đủ
- Đề xuất sử dụng chứng từ “Phiếu xuất kho”, “Phiếu nhập kho” để theo dõi tình trạng, số lượng trang thiết bị mua về và sử dụng theo thời gian, bộ phận và mục đích sử dụng
- Đề xuất bổ sung sử dụng mẫu chứng từ bắt buộc “Giấy đề nghị thanh tốn tạm ứng” theo quy định của pháp luật
- Tổ chức tập huấn, hướng dẫn, quán triệt các phịng ban phát sinh giao dịch kinh tế về thủ tục thanh tốn, khơng nợ chứng từ, chữ ký. Kế tốn cĩ thể hủy, trả chứng từ, từ chối tiếp nhận nếu bộ chứng từ khơng tuân theo quy định đã nêu trên. Thơng báo, hướng dẫn, cập nhật kịp thời tới cán bộ viên chức khi cĩ sự sửa đổi về quy trình lưu chuyển chứng từ theo quy định mới
- Đơn giản hĩa thủ tục, giấy tờ hành chính, giảm thiểu các giấy tờ khơng quan trọng nhằm tiết kiệm thời gian, cơng sức, giảm sự cồng kềnh của bộ chứng từ
- Đối với các chứng từ điện tử, cần đảm bảo tính bảo mật dữ liệu khi lưu trữ. Khi sử dụng chứng từ điện tử cần cài đặt các phần mềm bảo mật, kiểm tra chống lại các hình thức khai thác, thâm nhập, sao chép bất hợp pháp và đánh cắp dữ liệu
- Lên kế hoạch hủy bỏ chứng từ, giảm thiểu chi phí lưu trữ, bảo quản chứng từ
Nĩi chung, thực tế sử dụng chứng từ tại Nhà trường đã được xây dựng đảm bảo các nguyên tắc hạch tốn tương ứng với đặc điểm hoạt động cũng như đặc điểm tài chính và quy định của pháp luật về chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp.