* Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Phòng HCTH sẽ tiến hành hoặc phối hợp với các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng cần chọn lọc và phân loại hồ sơ ứng viên dựa vào yêu cầu của bản mô tả công việc của vị trí đó, năng lực và kinh nghiệm thể hiện trên hồ sơ,... Thời gian dự kiến cho việc chọn lọc hồ sơ ứng viên là 10 ngày sau khi đã kết thúc việc tiếp nhận hồ sơ.Việc xét tuyển, sàng lọc hồ sơ sẽ được ưu tiên đối với hồ sơ của các ứng viên nội bộ.
về mặt hình thức, một hồ sơ đầy đủ thông tin bao gồm các giấy tờ sau: - Sơ yếu lý lịch ( ghi rõ quá trình công tác và học tập ).
Khóa luận tôt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
- Đơn xin việc.
- Bản sao: bằng tốt nghiệp, bảng điểm, chứng minh thư, sổ hộ khẩu, giấy
khai sinh, các văn bằng chứng chỉ liên quan.
- 4 ảnh 3x4 cm mới nhất.
Tùy vào từng vị trí cần tuyển mà công ty sẽ yêu cầu bổ sung những giấy tờ cần thiết khác trong bộ hồ sơ. Ve mặt nội dung, hồ sơ phải thể hiện được trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bày đơn xin việc và sơ yếu lý lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn. Với những yêu cầu của một bộ hồ sơ, phòng hành chính tổng hợp có thể hiểu một cách khái quát nhất về từng ứng viên để lựa chọn được những hồ sơ có các tiêu chuẩn tương đối phù hợp với yêu cầu của công việc.
(Nguồn: Phòng hành HCTH công ty PGCO )
* Tổ chức phỏng vấn
Công ty sẽ chia làm 2 nhóm đối tượng:
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
HĐPV được thành lập trong quá trình phỏng vấn tuyển chọn nhân sự chứ công ty chưa có văn bản yêu cầu cụ thể về số lượng cũng như các thành viên tham gia phỏng vấn.
Quá trình phỏng vấn được chia làm hai giai đoạn gồm phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn chuyên sâu.
+ Phỏng vấn sơ bộ:
Căn cứ vào yêu cầu của công việc, vị trí, kết quả nghiên cứu hồ sơ để chuẩn bị câu hỏi cho các ứng viên. Các câu hỏi thường được đặt ra trong phỏng vấn sơ bộ là:
Điểm mạnh - yếu của bạn là gì?
Tại sao bạn lại muốn làm việc tại công ty?
Bạn đã bao giờ làm việc ở những công ty cùng ngành chưa?
Khi làm việc, nếu gặp khó khăn, căng thẳng thì bạn giải quyết như thế nào? Ở vị trí mà bạn muốn làm việc thì điều gì là quan trọng nhất?
Tiêu chuẩn đánh giá sự thành đạt của cá nhân bạn là gì?
Chị Nguyễn Xuân Lan - Phó phòng HCTH cho biết: “Qua buổi phỏng vấn, HĐPV sẽ thu thập được thêm thông tin cá nhân của ứng viên, đánh giá tác phong, kỹ năng giao tiếp và quan trọng nhất là đánh giá được khả năng chuyên môn cũng như kinh nghiệm mà các ứng viên tích luỹ được trong quá trình học tập và làm việc trước đây. Sau đó, tiến hành đánh giá để lựa chọn những ứng viên trúng tuyển vòng một. Phòng HCYH sẽ thông báo cho các ứng viên biết mình có trúng tuyển hay không, và thông báo cho những ứng viên trúng tuyển về ngày giờ phỏng vấn lần 2”.
+ Phỏng vấn chuyên sâu:
Trước khi tiến hành phỏng vấn thì tiến hành chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn cho các ứng viên. HĐPV dự đoán trước những câu hỏi, những tình huống mà ứng viên có thể thắc mắc trong quá trình phỏng vấn, cũng như chuẩn bị các câu trả lời để không bị bị động trước các câu hỏi của ứng viên. Ứng viên có thể hỏi nhà tuyển dụng những vấn đề mà họ quan tâm, thắc mắc về công ty cũng như về công việc. Thông qua đó, nhà tuyển dụng sẽ giới thiệu về công ty, làm cho ứng viên thấy được những ưu thế của công ty, mục tiêu phát triển của công ty, các cơ hội làm việc tại
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
công ty. Cán bộ tuyển dụng sẽ giới thiệu sơ lược về công việc của ứng viên sẽ làm nếu được nhận vào làm việc. Ứng viên sẽ hiểu hơn về những yêu cầu của công việc, tự thấy được mình có phù hợp với vị trí này không, tránh được những bỡ ngỡ nếu sau này họ được nhận vào làm việc. Ngoài ra, để dánh giá năng lực chuyên môn thì HĐPV tiến hành đưa ra các câu hỏi dưới dạng tình huống. Từ đó có thể thấy được năng lực thực sự của từng ứng viên. Đây là căn cứ quan trọng nhất để công ty có thể đưa ra quyết định tuyển dụng.
Kết thúc quá trình phỏng vấn kết thúc, mỗi thành viên trong hội đồng có kết quả đánh giá của riêng mình và tiến hành họp để đưa ra quyết định cuối cùng về việc tuyển dụng ứng viên. Ngay khi có kết quả, trưởng phòng HCTH sẽ lập danh sách quyết định thử việc cho các ứng viên được chọn và báo cáo GĐ phê duyệt.
- Với vị trí công nhân sản xuất:
Trong trường hợp công ty tuyển dụng công nhân sản thì công ty chỉ dừng lại ở việc phỏng vấn sơ bộ và được tiến hành một cách đơn giản. Việc phỏng vấn chỉ do đại diện phòng hành chính tổng hợp và đại diện bộ phận cần tuyển dụng tiến hành.
Các vấn đề được đặt ra trong quá trình phỏng vấn thường xoay quanh các nội dung mà ứng viên kê khai trong sơ yếu lý lịch như:
Quá trình học tập?
Tiểu sử phát triển của bản thân? Các kỹ năng, năng khiếu ( nếu có )? Quá trình công tác trước đây?
Tại sao lại ứng tuyển vào công ty?...
Việc đánh giá ứng viên dựa vào khả năng giao tiếp, sức khỏe, tác phong thông qua ngoại hình bên ngoài.
Những ứng viên trúng tuyển sẽ được thông báo trong vòng 1 tuần sau đó được bố trí thử việc.
* Thử việc
Mọi vị trí khi tuyển dụng trong công ty đều phải trải qua thời gian thử việc:
- Thời gian thử việc là 02 tháng đối với các vị trí cấp quản lý, trưởng
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
- Thời gian 01 tháng đối với các vị trí khác.
- Trưởng phòng ban bộ phận nơi nhân viên mới làm việc chịu trách nhiệm
lập chương trình đào tạo nghiệp vụ ban đầu và chương trình thử việc và kèm cặp, hướng dẫn và tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên mới thực hiện công việc.
* Đánh giá người lao động trong thời gian thử việc
Ket thúc thời gian thử việc, trưởng các bộ phận hoặc người quản lý trực tiếp nhân viên mới chịu trách nhiệm chính trong việc đánh giá nhân viên mới. Phòng HCTH theo dõi thời gian thử việc và thông báo cho trưởng bộ phận đánh giá mức hoàn thành công việc của nhân viên trong thời gian thử việc ít nhất trước khi thời hạn thử việc kết thúc 05 ngày.
Các tiêu chí đánh giá quá trình thử việc bao gồm:
- Mức độ hoàn thành công việc.
- Khả năng giao tiếp.
- Kiến thức.
- Tinh thần làm việc nhóm.
- Tinh thần tự giác.
- Tính chủ động, sáng tạo trong công việc.
* Ký hợp đồng lao động
Sau khi đánh giá thử việc, nếu nhân viên đáp ứng đủ yêu cầu thì sẽ được ký kết hợp đồng lao động. Các loại hợp đồng trong công ty gồm hợp đồng thời vụ 6 tháng hoặc 12 tháng, hợp đồng lao động 1 - 3 năm, hoặc hợp đồng không thời hạn theo bộ luật lao động.
Cuối hạn mỗi hợp đồng, bộ phận hành chính nhân sự thông báo cho các trưởng bộ phận để tiến hành đánh giá người lao động dưới quyền qua đó quyết định xem có tiếp tục ký gia hạn hợp đồng hay không. Hợp đồng sau đó sẽ được lưu lại tại phòng HCTH 1 bản, 1 phỏng quản lý trực tiếp 1 bản và người lao động giữ lại 1 bản.
Khóa luận tôt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
2.2.4. Công tác kiểm tra, đánh giá tuyển dụng
Với đội ngũ cán bộ nhân sự có nhiều năm kinh nghiệm, hàng năm công ty đã tuyển được rất nhiều người tài về làm việc. Ket quả cụ thể của hoạt động tuyển dụng trong những năm gần đây đã thể hiện rõ điều này.
Số ứng viên trúng tuyển và đi làm 62 75 83
Tỷ lệ tuyển chọn 65% 64% 61%
Tỷ lệ hoàn thành KH 98.41
Nă m 2017 2018 2019 K H HT Tỷ lệhoàn thành KH K H TH Tỷ lệhoàn thành KH K H HT Tỷ lệhoàn thành KH Nhân viên kinh
doanh 2 0 1 7 94.44 % 2 1 1 8 90% 2 5 2 3 95.83 %
Nhân viên kế toán 3 3 100% 4 4 100% 4 4 100%
Nhân viên hành chính
nhân sự
5 5 100% 5 4 80% 6 6 100%
Công nhân sản xuất 3
5 5 3 100% 8 4 8 4 100% 2 5 94 94.23% Tổng số 6 3 6 2 98.41 % 7 8 7 5 96.15 % 8 7 8 3 95.4%
(Nguồn: Phòng hành HCTH công ty PGCO )
Qua bảng số liệu trên có thể thấy được tỷ lệ ứng viên được tuyển dụng vào công ty là rất cao, tuy có giảm qua các năm gần đây song vẫn chiếm tỷ lệ cao, tỷ lệ tuyển chọn qua các năm cụ thể là: năm 2017 là 65%, năm 2018 là 64 %, năm 2019 là 61%. Mặt khác, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch tuyển dụng ở mức cao, luôn trên 95%. Tuy nhiên, tỷ lệ tuyển chọn cao cho thấy hoạt động tuyển dụng của công ty chưa đạt được hiệu quả, phương pháp tuyển mộ chưa thu hút được ứng viên để họ nộp hồ sơ xin việc, quá trình phỏng vấn chưa tạo cho ứng viên động lực để họ quyết định làm việc, gắn bó với công ty. Do đó, công ty không có nhiều sự lựa chọn trong quá trình tuyển dụng, cơ hội tìm được những nhân viên tài năng bị hạn chế.
Khóa luận tôt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
2.3. Kết quả tuyển dụng của công ty các năm 2017 - 2019
(Nguồn: Phòng hành HCTH công ty PGCO )
Qua bảng số liệu trên có thể thấy, quá trình tuyển dụng đáp ứng gần như đầy đủ nhu cầu tuyển dụng mà công ty đề ra. Số lượng lao động cần tuyển mỗi năm ngày một tăng, đặc biệt ở các vị trí nhân viên kinh doanh và công nhân sản xuất do để đáp ứng yêu cầu vận hành hoạt động sản xuất cũng nhu kinh doanh sản phẩm của công ty. Mặt khác, các vị trí như nhân viên kinh doanh và công nhân sản xuất thường có sự biến động do nhân viên rời bỏ công ty do đó phải thường xuyên tuyển mới. Với sự cạnh tranh của nền kinh tế thị trường, yêu cầu tuyển dụng nhân viên kinh doanh rất lớn tạo ra khó khăn không hề nhỏ cho công ty trong quá trình tuyển dụng.
2.4. Đánh giá công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty TNHH PGCO
2.4.1. Kết quả đạt được
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
Nhu cầu tuyển dụng của công ty khá sát với thực tiễn sản xuất kinh doanh của,
nhu cầu tuyển dụng tuy chưa được xây dựng thành kế hoạch tuyển dụng nhưng đã được xác định dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty và nhu cầu thực tế của từng bộ phận, phòng ban. Công ty đã xác định được tính cấp thiết cho nhu cầu tuyển dụng, ứng phó được với sự thay đổi trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Nguồn tuyển mộ khá đa dạng, bao gồm cả nguồn tuyển nội bộ và nguồn tuyển bên ngoài. Đối với nguồn tuyển nội bộ, công ty chỉ xác định tuyển dụng một số vị trí quản lý nhất định, bởi những vị trí này cần những người đã thuộc với công ty, với văn hoá và cách làm việc tại công ty, đồng thời họ đã có sẵn các mối liên hệ công việc và hiểu được nhu cầu của các bộ phận mà họ đã từng làm việc. Tuy nhiên, do nhu cầu mở rộng sản xuất, nên trong quá trình tuyển dụng nguồn tuyển bên ngoài vẫn chiếm tỷ lệ lớn giúp cho công ty tuyển chọn được những nhân lực mới giúp thay đổi chất lượng nhân lực, bầu không khí làm việc và văn hóa của công ty. Công ty mở rộng nguồn tuyển bên ngoài với các vị trí công nhân sản xuất, nhân viên kinh doanh, kế toán. Với cách thức này đã khuyến khích người lao động cũ trong công ty tích cực làm việc để có cơ hội thăng tiến, đồng thời tuyển được nhân lực mới từ bên ngoài giống như có luồng gió mới đến các hoạt động của công ty.
Việc thông báo tuyển dụng của công ty đã được thực hiện đăng tuyển công khai, trên các phương tiện mạng xã hội, thông qua các trang giới thiệu việc làm. Điều này giúp thông tin tuyển dụng của công ty có thể đến được với nhiều ứng viên và tạo điều kiện cho công ty tìm kiếm được nhiều ứng viên sáng giá cho các vị trí cần công ty cần tuyển. Đồng thời, tránh khỏi những nghi ngờ trong quá trình tuyển chọn, đảm bảo tính công bằng giữa các ứng viên tham gia ứng tuyển, tăng uy tín, hình ảnh cho công ty.
Công ty luôn thực hiện khá tốt mục tiêu tuyển dụng đặt ra thông qua số lượng và chất lượng của đội ngũ nhân viên mới tuyển dụng. Hòa nhập nhanh với công việc và phù hợp với văn hóa của công ty.
Chất lượng tuyển chọn nhân lực của công ty khá cao, các trường hợp tuyển dụng mới đều đáp ứng yêu cầu công việc do công ty đề ra.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
2.4.2. Hạn chế
Nhằm đưa ra những nhận xét, đánh giá khách quan hơn về quy trình tuyển dụng của công ty, tôi đã tiến hành khảo sát ý kiến của công nhân viên đang làm việc tại công ty.
Nội dung các câu hỏi như sau:
- Xác định hình thức ứng tuyển của ứng viên.
- Xác định thực tế hoạt động đánh giá nhân viên trong công ty.
- Xác định mức độ phù hợp với vị trí công việc của nhân viên.
- Đánh giá của nhân viên về công tác tuyển dụng của công ty.
Kết quả khảo sát được thể hiện qua các biểu đồ dưới đây: Câu 2:
■ Qua giới thiệu của nhân viên trong công ty ■Qua mạng xã hội: Facebook, Zalo,..
■ Qua trang web tuyển dụng "Tự xin việc
■ Qua trung tâm giới thiệu việc làm
Hình 2.8: Các hình thức ứng tuyển vào công ty
Có thể thấy các nguồn tuyển dụng của công ty chủ yếu từ sự giới thiệu của các nhân viên trong công ty, qua các trang mạng xã hội và qua các trang web tuyển
Khóa luận tôt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
Câu 3:
Không rõ ràng ■Trung lập ■ Rõ ràng ■Rất rõ ràng ■Rất không rõ ràng
Hình 2.9: Hoạt động đánh giá nhân viên
Các nhân viên thực hiện khảo sát phần lớn đều cho rằng hoạt động đánh giá nhân viên của công ty được tiến hành một cách không rõ ràng, họ không biết đến cũng như không được tham gia vào hoạt động đánh giá này. Chỉ một số ít các nhân viên thuộc bộ phận hành chính, kế toán được tham gia vào công tác đánh giá nhân viên. Điều này cho thấy hoạt động đánh giá nhân viên không được triển khai tốt, không mang tính minh bạch, công bằng, kết quả đánh giá sẽ không có ý nghĩa cũng như không thuyết phục đối với các nhân viên trong công ty.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
Phần lớn các nhân viên được khảo sát đều thấy công việc hiện tại phù hợp với khả năng của bản thân, họ hài lòng với vị trí của mình. Như vậy, công tác tuyển chọn được thực hiện khá tốt, phân chia đúng người đúng việc. Khi nhân viên cảm thấy hài lòng với vị trí của mình thì năng lực của họ sẽ được phát huy, hiệu quả hoàn thành công việc được nâng cao, qua đó cũng giúp công ty hoàn thành mục tiêu, ngày càng phát triển.
Câu 5:
■Hài lòng ■Trung lập ■ Rất hài lòng ■Không hài lòng ■Rất không hài lòng
Hình 2.11: Đánh giá của nhân viên về công tác tuyển dụng
Hoạt động tuyển dụng được tiến hành khá tốt, các nhân viên phần lớn đều cảm thấy hài lòng với công tác này. Sự hài lòng của họ nằm ở các khía cạnh như