Hiện nay, quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đang được áp dụng ở VINAPAS là mô hình ADDIE.
Sơ đồ 2.2. Mô hình đào tạo ADDIE
2.2.7.1. Trước đào tạo
Khảo sát nhu cầu đào tạo
Để có cơ sở xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo, cứ một năm 02 lần vào tháng 5 và tháng 11, Phòng Hành chính nhân sự công ty VINAPAS tiến hành thực hiện khảo sát và xác định nhu cầu đào tạo đối với nhân sự toàn tổ chức. Thời gian mỗi đợt khảo sát sẽ kéo dài từ 10 - 20 ngày. Đối tượng tham gia khảo sát là toàn bộ nhân viên, cán bộ công ty. Phòng Hành chính nhân sự xác định nhu cầu đào tạo dựa trên các yếu tố:
- Kết quả đánh giá thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên công ty
- Các yêu cầu mở rộng quy mô, hoạt động kinh doanh, mở rộng thị trường trong tương lai
- Căn cứ số lượng sản phẩm sắp triển khai trên thị trường - Đề nghị của các phòng ban khác trong công ty
Dựa vào kết quả khảo sát, Phòng hành chính nhân sự sẽ tiến hành:
- Xác định nội dung, chương trình đào tạo cần thiết sẽ được ưu tiên thực hiện trước trong thời gian tới
- Phát triển và xây dựng nội dung chương trình đào tạo phù hợp với mong muốn, kỳ vọng của cán bộ nhân viên
- Xây dựng kế hoạch triển khai chương trình đào tạo - Tính toán và dự trù ngân sách cho đào tạo
Khảo sát nhu cầu đào tạo được phòng Hành chính nhân sự thực hiện theo trình tự như sau:
Bước 1: Gửi thông báo khảo sát
Phòng Hành chính nhân sự gửi thông báo, công cụ khảo sát và hướng dẫn chi tiết sử dụng công cụ thực hiện khảo sát nhu cầu đào tạo tới các phòng, ban, bộ phận trong công ty. Bao gồm, công cụ chứa các thông tin: Thông tin cá nhân của người tham gia khảo sát (Họ và tên, mã nhân sự, chức danh, vùng, phòng ban); Danh mục các khoá học đã đươc triển khai từ các năm trước và các thông tin liên quan đến khoá học đó, gồm: thời gian đào tạo, kiến thức cần đào tạo (kỹ năng, kiến thức chung, kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, kiến thức về thị trường ngành, kiến thức về sản phẩm...), nội dung đào tạo,... Đồng thời, phòng Hành chính nhân sự phối
hợp với các lãnh đạo cấp cao của từng phòng ban; bộ phận khác để giám sát, đốc thúc nhân viên thực hiện đầy đủ và nghiêm túc bản khảo sát, nhằm đạt được hiệu quả và chính xác từ các mẫu thu về sau quá trình gửi thông báo khảo sát.
Bước 2: Đăng ký nhu cầu đào tạo
Theo mức độ ưu tiên phù hợp, cán bộ nhân viên sau khi tham gia khảo sát sẽ lựa chọn các khoá học phù hợp với nhu cầu đào tạo và tính chất công việc của mình. Các phòng ban, bộ phạn căn cứ vào kế hoạch phát triển cá nhân cũng như lộ trình phát triển nghề nghiệp của cán bộ nhân viên, định hướng kinh doanh và chiến lược phát triển của công ty trong thời gian tới để đăng ký nhu cầu đào tạo, kế hoạch tổ chức và gửi về phòng Hành chính nhân sự.
Bước 3: Xử lý dữ liệu
Sau khi nhận được kết quả khảo sát từ các phòng ban, bộ phận; công tác xử lý dữ liệu được tiến hành. Thông qua quá trình phân tích dữ liệu, phòng Hành chính nhân sự sẽ có cái nhìn tổng quan về số lượng cán bộ nhân viên đăng ký đào tạo. Sau đó sẽ phân tích mức độ phù hợp và tính khả thi của các nhu cầu đó. Cuối cùng xác nhận lại thông tin với từng bộ phận về nhu cầu đào tạo của bộ phận.
Bên cạnh đó, VINAPAS còn thực hiện thêm nhiều phương pháp để xác định nhu cầu đào tạo, phụ thuộc vào mức độ cần thiết, tầm quan trọng và sự ảnh hưởng của khoá đào tạo. Ví dụ như phương pháp chuyên gia, lãnh đạo của các phòng ban, khảo sát qua phương pháp phỏng vấn...
Lập kế hoạch đào tạo tổng thể
Căn cứ vào kết quả khảo sát nhu cầu đào tạo được thống nhất giữa phòng Hành chính nhân sự với các phòng ban và nhu cầu đào tạo vì mục tiêu chung của tổ chức; phòng Hành chính nhân sự xây dựng kế hoạch đào tạo tổng thể trong năm và lập tờ trình trình cấp lãnh đạo phê duyệt. Nội dung kế hoạch tổng thể năm được quy định tại Quy định đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Lập kế hoạch đào tạo chi tiết
Sau khi kế hoạch tổng thể được phê duyệt, phòng Hành chính nhân sự tiến hành công tác lập kế hoạch chi tiết, cụ thể:
- Từ kế hoạch tổng thể theo năm để xác định các khoá đào tạo triển khai theo từng tháng dựa trên nhu cầu thực tế công ty ở thời điểm hiện tại.
- Ngoài các khoá đào tạo có trong kế hoạch tổng thể năm, phòng Hành chính nhân sự bổ sung các khoá học khác theo đề xuất của từng bộ phận/phòng ban nhằm đáp ứng nhu cầu đào tạo tại thời điểm triển khai. Đơn vị có nhu cầu tổ chức các khoá đào tạo cần gửi kế hoạch đào tạo cho phòng Hành chính nhân sự trước 07 ngày kể từ ngày phòng Hành chính nhân sự thông báo kế hoạch theo tháng.
- Phòng Hành chính nhân sự lập tờ trình trình lên cấp lãnh đạo phê duyệt kế hoạch đào tạo chi tiết theo tháng. Nội dung kế hoạch chi tiết tháng được quy định tại Quy định đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
2.2.7.2. Trong đào tạo Triển khai đào tạo
Sau khi lên kế hoạch dào tạo tổng thể và chi tiết được hoàn thành, phòng Hành chính nhân sự sẽ thực hiện tổ chức đào tạo theo kế hoạch.
Chương trình đào tạo trên lớp được triển khai đa dạng, phụ thuộc vào mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn, thời kỳ; những kiến thức về chuyên môn, hay kỹ năng, thái độ cần có trong quá trình làm việc đối với từng vị trí đảm nhận.
2.2.7.3. Sau đào tạo Đánh giá hiệu quả đào tạo
Sau khi hoàn thành các chương trình, khoá đào tạo theo kế hoạch, phòng Hành chính nhân sự thực hiện công tác tổng kết và báo cáo toàn bộ quá trình tổ chức đào tạo, cũng như kết quả đạt được; sau đó gửi lên Giám đốc công ty.
Ở VINAPAS, quá trình đánh giá hoạt động đào tạo được tiến hành đối với học viên ngay sau khoá đào tạo. Đánh giá hoạt động đào tạo thông qua các công cụ như làm bài kiểm tra cuối khoá, xem học viên đã đáp ứng được yêu cầu công việc như chất lượng và số lượng sản phẩm cuối tháng, cuối quý.