Căn cứ vào nguồn nhân lực, vật lực, tài lực, mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thức đào tạo và phát triển nguồn nhân lực khác nhau. Tương tự với quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Các doanh nghiệp có thể tham khảo, ứng dụng, và thiết kế các quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực phù hợp nhất với tổ chức của mình. Căn cứ theo tài liệu học tập môn Phát triển nguồn nhân lực của Học viện Ngân hàng, quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có thể được chia thành 04 bước như sau:
Bước 01: Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển
Xác định nhu cầu đào tạo là quá trình xác định đào tạo có cần thiết cho tổ chức hay không. Để xác định nhu cầu đào tạo và phát triển, doanh nghiệp cần trải qua các hoạt động phân tích doanh nghiệp, phân tích tác nghiệp, phân tích nhân viên.
Phân tích doanh nghiệp tức là, xác định chiến lược của tổ chức hiện nay là gì; nguồn lực của doanh nghiệp sẽ ra sao để đưa ra biện pháp đào tạo hợp lý; sự hỗ trợ của nhà quản trị và đồng nghiệp trong doanh nghiệp có tích cực hay không. Phân tích tác nghiệp là qua trình xác định những nhiệm vụ, kiến thức, kỹ năng và hành vi quan trọng cần được chú trọng đào tạo để nhân viên hoàn thành tốt công việc. Phân tích tác nghiệp cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ, trách nhiệm của mối tương quan với các công việc khác nhau, các kiến thức, kỹ năng, điều kiện làm việc hiện nay tại tổ chức như thế nào. Phân tích nhân viên là quá trình doanh nghiệp xác định xem ai là người cần đào tạo, và học đang thiếu kiến thức, kỹ năng, thái độ gì, đồng thời, xác định xem đối tượng cần đào tạo có đang sẵn sàng tham gia đào tạo hay không.
Có nhiều phương pháp xác định nhu cầu đào tạo. Ví dụ: Lập bảng hỏi, quan sát, phỏng vấn, đọc tài liệu, hoặc nhóm tập trung. Mỗi phương pháp đều có ưu, nhược điểm riêng:
- Phương pháp lập bảng hỏi: Có ưu điểm là chi phí thấp, thời gian thực hiện nhanh, có thể thu thập thông tin với nhóm mẫu lớn, dễ dàng tổng hợp và phân tích số liệu. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là nhiều khả năng tỷ lệ trả lời thấp hoặc không hợp lệ, các câu trả lời thiếu chi tiết.
- Phương pháp quan sát: Có ưu điểm là tạo ra những thông tin liên quan đến môi trường làm việc, giảm thiểu tối đa sự gián đoạn trong công việc. Nhược điểm của phương pháp này là người quan sát cần phải có kỹ năng, hành vi của nhân viên có thể bị ảnh hưởng khi thường xuyên bị quan sát.
- Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: Với ưu điểm cung cấp thông tin chi tiết hơn về nhu cầu đào tạo, cung cấp nguyên nhân và giải pháp tốt hơn cho các vấn đề của doanh nghiệp. Tuy nhiên, phương pháp này rất tốn thời gian, gặp nhiều khó khăn trong việc phân tích, người phỏng vấn cần có kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn sâu.
- Phương pháp nhóm tập trung: Hữu ích đối với những vấn đề phức tạp, hoặc một cá nhân không có khả năng, hoặc không muốn phát biểu. Nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là đôi khi người được hỏi chỉ cung cấp cho người hỏi những thông tin mà người hỏi muốn nghe. Các thành viên có thể miễn cưỡng khi tham gia nếu có sự chênh lệch về vị trí và địa vị.
Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển giúp doanh nghiệp xác định được các nguyên nhân cần tói nhu cầu đào tạo: Thay đổi luật pháp, nhân viên thiếu kỹ năng cơ bản, không hoàn thành công việc, phàn nàn của khách hàng tăng, yêu cầu của công việc cao hơn,... Kết quả của xác định nhu cầu đào tạo hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định về nội dung cần đào tạo, người được đào tạo, phương pháp đào tạo, tần suất đào tạo.
Bước 02: Thiết kế chương trình đào tạo
Chương trình đào tạo là một hệ thống các môn học và bài học được dạy, cho thấy kiến thức nào, kỹ năng nào cần được dạy và dạy trong thời gian bao lâu. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp. Tức là, khi thiết kế chương trình đào tạo, doanh nghiệp cần lượng hoá chuẩn đầu ra của môn học, đề cương môn học ra sao, và kế hoạch giảng dạy như thế nào.
Khi thiết kế chương trình đào tạo, doanh nghiệp cần chú ý tới đặc điểm của người học. Bởi lẽ, tại các doanh nghiệp, người học thường là những người đi làm đã lập gia đình. Do đó, khả năng và động lực học tập của họ đã bị san sẻ với thời gian chăm sóc gia đình. Đồng thời, chương trình được thiết kế cần có môi trường học tập cho học viên tốt, gần gũi với học viên để áp dụng lý thuyết ứng dụng tại ngay môi trường việc làm thực tế của mình.
Bước 03: Tiến hành đào tạo
Các lớp đào tạo trực tiếp, trực tuyến được tiến hành sau khi các chương trình đào tạo đã được thiết kế, chuẩn hoá, đưa vào bài giảng. Hình thức tiến hành đào tạo đa dạng phụ thuộc vào nguồn lực của tổ chức, thời gian đào tạo, nhu cầu của cán bộ nhân viên và mục tiêu của khoá đào tạo.
Bước 04: Đánh giá đào tạo
Đánh giá đào tạo là quá trình thu thập các thông tin về đầu ra cần thiết của khoá học để xem xét khoá học có hiệu quả hay không. Hiệu quả ở đây là lợi ích mà khoá học mang lại cho học viên và cho công ty. Khi đánh giá, cần thực hiện đánh giá xem học viên tiếp thu, học hỏi được gì từ khoá học, chương trình học có diễn ra suôn sẻ hay không, học viên có thoả mãn với chương trình học không, kiến thức và kỹ năng được học làm thay đổi thực hiện công việc của học viên như thế nào.
Qua đánh giá đào tạo, chuyên viên đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có thể xác định được điểm mạnh và điểm yếu của chương trình học tập. Từ đó, tìm các biện pháp tối ưu nhất để cải tiến chương trình, hoặc cân nhắc xem có nên tiếp tục đầu tư vào chương trình học hay không.