Có thể khẳng định, hiện nay, công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực diễn ra liên tục, tại hầy hết mọi thời điểm trong năm đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn. Trước khi tìm được câu trả lời cho câu hỏi, thời gian thực hiện đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là khi nào cho hợp lý? Cần xác định khi nào doanh nghiệp cần thực hiện đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Đó là các thời điểm:
Doanh nghiệp có sự thay đổi lớn về cơ cấu cán bộ nhân viên: Ví dụ, doanh nghiệp tuyển mới cán bộ nhân viên cho nhiều vị trí. Các nhân sự mới tham gia vào một tổ chức, tất yếu cần được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn, định hướng nghề nghiệp, qua đó, họ nhận định bản thân có phù hợp với môi trường văn hoá doanh nghiệp này hay không?
Vậy, thời gian thực hiện đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong trường hợp này thường diễn ra khi doanh nghiệp tuyển mộ nhiều nhân lực mới. Đối với các doanh nghiệp tập trung vào tuyển chọn nhân lực là sinh viên mới ra trường, quá trình này thường diễn ra vào thời gian tháng 6,7 hàng năm.
Hoạt động của doanh nghiệp có những biểu hiện yếu kém: Những biểu hiện yếu kém thể hiện qua năng lực nhân sự, chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên làm
ảnh hưởng đến năng suất và mục tiêu của tổ chức đã đặt ra. Neu không thực hiện đào tạo và phát triển nhân viên tại thời điểm này, sẽ dẫn tới sự thất bại của tổ chức khi không những không thể đạt được mục tiêu, mà còn làm ảnh hưởng đến danh tiếng của tổ chức khi đội ngũ nhân sự không đạt được hiệu quả công việc. Hậu quả cuối cùng là nguy cơ đnahs mất nguồn nhân tài cho tổ chức, tỷ lệ nhảy việc cao. Vì vậy, khi doanh nghiệp nhận thấy các biểu hiện đi xuống của doanh thu trong thời gian dài, tỷ lệ nghỉ việc cao, tỷ lệ phàn nàn của khách hàng gia tăng, xung đột trong tổ chức thường xuyên diễn ra, là lúc doanh nghiệp cần cân nhắc thực hiện đào tạo lại nhân viên.
Doanh nghiệp có sự thay đổi về công nghệ, chiến lược mới: Đòi hỏi đội ngũ nhân sự có khả năng thích ứng nhanh, và nâng cao trình độ để nhanh chóng nắm bắt xu hướng công nghệ, chiến lược doanh nghiệp. Trên thực tế, khi doanh nghiệp có sự thay đổi về chiến lược, công nghệ, chỉ có cán bộ lãnh đạo là những người được trực tiếp truyền đạt, trao đổi thông tin với hội đồng quản trị để nắm rõ sự thay đổi đó. Còn lại, các cán bộ nhân viên cấp dưới chỉ được truyền đạt lại thông tin qua các cán bộ lãnh đạo trực tiếp của mình. Do vậy, rất dễ xảy ra tình trạng tư duy sai về chiến lược mà doanh nghiệp đang hướng tới. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực lúc này là rất cần thiết và cần có sự phối hợp giữa cán bộ lanh đạo cùng với đối tác chiến lược nhân sự để thực hiện đào tạo đúng với chiến lược nhỏ mà các phòng ban đang hướng tới.
Doanh nghiệp cần phát triển đội ngũ cán bộ nguồn: Cán bộ nguồn - Đội ngũ cán bộ kế cận là linh hồn cho sự phát triển, trường tồn của một tổ chức. Đội ngũ cán bô kế cận có thể đến từ 02 nguồn khác nhau: Nguồn nội bộ và nguồn bên ngoài. Đối với nguồn nội bộ, mặc dù cán bộ nguồn nội bộ phần lớn đã nắm được các công tác, tiêu chuẩn, chỉ tiêu cần đạt trong công việc, nhưng vẫn cần tới đào tạo và phát triển, không chỉ để tiếp thu những tinh hoa kinh nghiệm của các cán bộ lãnh đạo đi trước, mà còn phát triển năng lực tư duy, năng lực lãnh đạo khi thực hiện công việc. Đối với nguồn bên ngoài, trên thực tế, nhân tài được thu hút từ bên ngoài để trở thành lãnh đạo trong doanh nghiệp đều là những tinh hoa và có kinh nghiệm lâu năm về lĩnh vực mà doanh nghiệp đang cần tới. Công việc đào tạo và phát triển cần thực hiện lúc này là đào tạo và truyền bá văn hoá tổ chức, phương thức làm việc của
doanh nghiệp đối với nguồn lực thu hút từ bên ngoài, sớm giúp họ hoà nhập với công việc, nắm bắt được những vấn đề tổ chức đang gặp phải, và giải quyết nó dựa trên kinh nghiệm lâu năm mà họ có được trên thị trường.