nhân lực
1.2.10.1. Định nghĩa khung năng lực
Theo định nghĩa của Tổ chức phát triển công nghiệp Liên hợp quốc (2012), năng lực là một tập hợp các kiến thức, kỹ năng liên quan, thái độ giúp cho một cá nhân thực hiện hiệu quả nhiệm vụ hoặc hoạt động của một công việc, hoặc chức năng nhất định. Trong đó:
- Kiến thức: được hiểu là những thông tin, sự kiện, quy luật thuộc lĩnh vực được học và nghiên cứu từ trường lớp, hoặc được tích luỹ từ thực tế, từ các nguồn tài liệu, hoặc từ các chuyên gia có kinh nghiệm. Trong môi trường doanh nghiệp, kiến thức là sự hiểu biết về sự thật, quy trình của các nhân viên trong doanh nghiệp. - Kỹ năng: được hiểu là khả năng chuyên biệt của một cá nhân về một hoặc
nhiều khía cạnh nào đó được sử dụng để giải quyết tình huống hay công việc phát sinh trong thực tế một cách hiệu quả.
- Thái độ: được hiểu là cách nhìn nhận về công việc, về nhiệm vụ, về đồng nghiệp và về cộng đồng. Thái độ chi phối cách ứng cử, hành vi và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân sự.
Năng lực xác định các kỹ năng và kiến thức cho phép mọi người thực hiện thành công công việc của họ. Năng lực có liên quan đến trách nhiệm công việc, vai trò và khả năng của một cá nhân. Nhà quản lý có thể các định các cụm kiến thức, kỹ năng và thái độ cần thiết cho mỗi công việc bằng cách thiết kế khung năng lực. Khung năng lực phác thảo cụ thể những gì nhân viên cần làm với vị trí của mình, xác định rõ ràng mối quan hệ đến các mục tiêu và thành công của tổ chức.
1.2.10.2. Vai trò của khung năng lực đối với tổ chức.
Trong một tổ chức, khung năng lực đóng vai trò quan trọng trong rất nhiều hoạt động, cụ thể:
- Tuyển chọn và tuyển dụng: Khung năng lực có thể sử dụng làm cơ sở để tuyển dụng đối với đội ngũ quản lý và cán bộ có năng lực phù hợp với công việc. Thông qua khung năng lực, người tuyển dụng sẽ có một bức tranh toàn diện về các yêu cầu của công việc, phân biệt giữa các năng lực có thể đào tạo và những năng lực rất khó phát triển và phải đáp ứng ngay khi tuyển dụng. Đồng thời, khi đánh giá
các ứng viên, khung năng lực kết hợp với các công cụ tuyển dụng khác như: phỏng vấn, test đầu vào, ... nhà tuyển dụng sẽ đảm bảo được tính hệ thống và khả năng tuyển được người phù hợp sẽ cao hơn.
- Đào tạo và phát triển: Khung năng lực là cơ sở quan trọng cho hoạt động xác định nhu cầu đào tạo, thiết kế nội dung chương trình đào tạo phát triển đội ngũ quản lý và lãnh đạo. Xây dựng khung năng lực, doanh nghiệp sẽ phải xác định được yêu cầu về loại năng lực và cấp độ ở từng năng lực của vị trí hiện tại hoặc vị trí cần phát triển.
- Quản lý và đánh giá hiệu quả hoạt động: Khung năng lực là cơ sở hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá năng lực cho cán bộ quản lý nhân viên. Khung năng lực với các cấp độ khác nhau sẽ giúp nhà quản lý xác định được yếu tố quyết định tới thành công trong công việc, đánh giá được hiệu suất của nhân viên và phổ biến cách thực hiện tốt nhất đối với một công việc cụ thể. Qua đó, doanh nghiệp có thể tập trung vào các kiến thức, kỹ năng, thái độ cần thiết nên hiệu quả thực hiện công việc của người lao động, khai thác hiệu quả thời gian và tiền bạc dành cho tổ chức, góp phần thực hiện chiến lược trong tổ chức.
- Xây dựng lương thưởng: Khung năng lực là cơ sở cho hoạt động xây dựng hệ thống quản lý thành tích và đãi ngộ dành cho đối tượng quản lý và lãnh đạo trong tổ chức. Dựa vào khung năng lực, cán bộ quản lý có cách hiểu chung về những gì cần được kiểm soát và đo lường, việc vận hành hệ thống lương cũng trở nên dễ dàng hơn vì doanh nghiệp chỉ cần so sánh mức độ đáp ứng và yêu cầu năng lực để quyết định một người ở bậc lương nào trong một thanh lương.
- Xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp: Khung năng lực là một công cụ hữu ích trong việc xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp. Khung năng lực sẽ giúp nhân viên tự đánh giá bản thân có phù hợp với vị trí nào đó trong doanh nghiệp không bằng cách so sánh với các năng lực đã đề ra trong khung năng lực. Đối với tổ chức, khung năng lực giúp các nhà quản lý tìm được người phù hợp mỗi khi có một việc mới, đồng thời xác định được những điểm mạnh, điểm yếu trong năng lực của lực lượng lao động trong công ty, từ đó đề xuất được giải pháp khắc phục phù hợp. - Các hoạt động khác: Xây dựng khung năng lực là cơ sở hỗ trợ tổ chức xây
dựng văn hóa doanh nghiệp và xây dựng chiến lược trong tổ chức. 28
1.2.10.3. Phương pháp xây dựng khung năng lực
Một khung năng lực xác định kiến thức, kỹ năng và các thuộc tính cần thiết cho các nhân viên trong tổ chức. Mỗi vị trí công việc sẽ có một bộ năng lực riêng cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Để phát triển khung năng lực, nhà quản lý có thể thực hiện một vài cách tiếp cận khác nhau:
- Sử dụng danh sách các năng lực tiêu chuẩn thông dụng, và sau đó tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của tổ chức
- Sử dụng tư vấn bên ngoài để phát triển khung năng lực
- Tạo một khung năng lực chung và sử dụng nó cho toàn bộ các công việc
Khung năng lực cần phải liên quan tới người thực hiện công việc, bao hàm các năng lực liên quan tới từng vị trí cụ thể và được công bố rộng rãi cho nhân viên trong suốt quá trình xây dựng. Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn năng lực hoàn chỉnh thường trải qua 06 bước:
- Bước 01: Xây dựng danh mục chức danh và mô tả công việc
Để xây dựng hệ thống tiêu chuẩn năng lực cho nhân viên một cách hoàn chỉnh, trước hết, doanh nghiệp cần có sự chuẩn hóa trong cơ cấu tổ chức, chuẩn hóa các chức danh, chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí công việc trong từng phòng ban thuộc từng bộ phận. Qua đó, xây dựng nên bảng mô tả công việc cụ thể, chính xác gắn với từng chức danh.
- Bước 02: Xác định năng lực
Đối với mỗi vị trí công việc trong từng phòng ban thuộc từng bộ phận tại doanh nghiệp sẽ cần tới các năng lực khác nhau. Có 04 loại năng lực cơ bản chính: Năng lực cốt lõi, năng lực quản lý, năng lực chuyên môn và năng lực cá nhân. Trong đó, không phải vị trí nào cũng cần thiết phải đầy đủ cả 04 năng lực. Đồng thời, các cấp bậc năng lực của mỗi vị trí cũng khác nhau.
- Bước 03: Xây dựng định nghĩa năng lực
Định nghĩa năng lực bao gồm 02 thành phần chính. Một là, động từ minh họa khả năng (mô tả/ phân biệt/ làm/ hướng dẫn ...) theo công việc tương ứng. Hai là, phạm vi hoặc ngữ cảnh công việc liên quan đến công ty.
Sau khi xây dựng xong định nghĩa năng lực, các năng lực được viết biểu hiện theo cấp độ. Có 05 cấp độ biểu hiện năng lực.
+ Cấp độ 01: Biểu hiện sự hiểu biết hạn chế, không thể hiện được năng lực yêu cầu, đòi hỏi có quá trình đào tạo, hoàn thiện rất sớm.
+ Cấp độ 02: Biểu hiện sự hiểu biết cơ bản khi thực hiện các công việc đơn giản.
+ Cấp độ 03: Biểu hiện sự hiểu biết rộng, thực hiện được các công việc, thể hiện thường xuyên đạt yêu cầu ở điều kiện bình thường.
+ Cấp độ 04: Thể hiện hiểu biết rộng rãi, thực hiện được công việc trong điều kiện khó khăn, với khối lượng công việc lớn.
+ Cấp độ 05: Là cấp độ chuyên gia, vượt trội, xuất sắc, thể hiện được sự sáng tạo, chủ động hoặc dẫn dắt trong công việc.
- Bước 04: Tập hợp thành từ điển năng lực
Một năng lực đầy đủ bao gồm 03 thành phần: Tên năng lực, định nghĩa về năng lực, các biểu hiện năng lực theo 05 cấp độ. Các năng lực tập hợp lại tạo nên từ điển năng lực.
- Bước 05: Xác định tiêu chuẩn năng lực cho các chức danh - Bước 06: Áp dụng khung năng lực đánh giá năng lực nhân viên
Khi thực hiện đánh giá năng lực nhân viên, cần có tiêu chuẩn đánh giá theo nhóm chức danh công việc được đánh giá, và mục đích đánh giá cụ thể (tuyển dụng, trả lương, đào tạo). Doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng các phương pháp đánh giá khác nhau như: Đánh giá bằng bài kiểm tra, phỏng vấn, quan sát trong quá trình làm việc, dựa trên kết quả công việc. Trong quá trình đánh giá, cần bám rất chặt vào các biểu hiện trong từ điển năng lực. Các biểu hiện thực tế trong công việc rất đa dạng, nên đòi hỏi người đánh giá phải có khả năng vận dụng linh hoạt, sáng tạo khi đánh giá năng lực nhân viên.
Khi đã có kết quả đánh giá năng lực nhân viên hoàn chỉnh, các doanh nghiệp sẽ dựa trên năng lực hiện có của nhân viên để thực hiện các hoạt động tiếp theo: thuyên chuyển, bổ nhiệm,... Trong công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, các nhân viên có năng lực sau khi đánh giá đạt trong khoản từ 70-100% so với năng lực chuẩn, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch để thực hiện đào tạo và phát triển cá nhân đó để đạt mức năng lực hoàn thiện cao hơn.