Việc trước tiên các DN cần thực hiện đĩ là ghi chép lại tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình diễn ra trong từng ngày và tổng hợp theo tháng, theo quý thơng qua việc thu thập các hĩa đơn, chứng từ phát sinh.
Do hĩa đơn là cơ sở để doanh nghiệp phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan việc mua, bán trong kì; đồng thời là bằng chứng quan trọng liên quan tới nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp. Khi trong trường hợp, DN mua nguyên vật liệu để
phục vụ hoạt động sản xuất, khoản này là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, tuy nhiên nếu DN khơng cĩ hĩa đơn chứng minh tới việc mua hàng này thì khoản chi phí này là khơng được chấp nhận.
Vì vậy, mỗi khi cĩ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, DN cần phải thu thập đầy đủ các hĩa đơn đầu ra lẫn đầu vào, sau khi xử lý cần lưu trữ cẩn trọng các giấy tờ này để làm căn cứ chứng minh nghĩa vụ thuế của đơn vị mình. Và tất cả các hĩa đơn, chứng từ được chấp thuận phải đảm bảo cả ba yếu tố: hợp pháp, hợp lệ và hợp lý theo quy định của Bộ Tài chính.
Cơng việc tiếp theo doanh nghiệp thực hiện là kê khai và nộp các loại thuế liên quan từng kỳ trong năm.
Hiện nay, hầu hết tất cả các DN đều thực hiện việc kê khai và nộp thuế trực tuyến. Sau khi đã hồn thiện việc đăng ký thơng tin trên trang trực tuyến, đầu năm, DN thực hiện nộp tiền thuế mơn bài, số tiền thuế này sẽ được chuyển trực tiếp từ tài khoản ngân hàng DN đã đăng ký tới tài khoản của Kho Bạc Nhà nước.
Đối với các DN mới thành lập, năm đầu tiên, DN cần nộp tờ khai lệ phí mơn bài theo quy định, trên tờ khai ghi rõ thơng tin: người nộp lệ phí, mã số thuế, vốn điều lệ hay vốn đầu tư, mức lệ phí mơn bài. Tờ khai chỉ cần nộp duy nhất một lần, từ những năm tiếp sau DN chỉ cần nộp số tiền thuế mơn bài theo tờ khai.
Đối với việc kê khai và nộp các loại thuế khác: Tùy thuộc vào hoạt động của doanh nghiệp mà kỳ kê khai và nộp các loại thuế lại khác nhau: cĩ thể theo tháng hay theo quý.
Thời hạn nộp các khoản thuế sẽ trùng với thời hạn nộp các tờ khai thuế. Doanh nghiệp sẽ cần phải chú ý thời hạn nộp nghĩa vụ thuế của đơn vị mình, để thực hiện đúng hạn. Mỗi kỳ theo tháng hoặc quý, DN sẽ thực hiện lên tờ khai thuế GTGT và nộp khoản thuế này đúng thời hạn quy định. Dựa vào các hĩa đơn, chứng từ, DN xuất bảng kê hàng hĩa, dịch vụ bán ra và mua vào để đối chiếu khớp số liệu đã ghi chép, và tính tốn thuế GTGT đầu ra và đầu vào được khấu trừ để xác định nghĩa vụ của loại thuế này. Một chú ý nữa, đĩ là đối với các hĩa đơn cĩ giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, để các khoản chi phí này được trừ khi tính thuế, hay số thuế
GTGT đối với hĩa đơn này được khấu trừ buộc các DN phải thực hiện thanh tốn qua ngân hàng theo khoản 2, điều 15, Thơng tư 219/2013/TT-BTC quy định.
Hàng quý, DN phải thực hiện xác định ước tính số tiền thuế TNDN tạm nộp cho Nhà nước. Số tiền tạm nộp này dựa trên kết quả kinh doanh của DN trong kì, DN sẽ nộp trực tiếp số tiền tạm nộp cho Nhà nước và hạn cuối cùng là ngày thứ ba mươi của quý tiếp sau đĩ.
DN thực hiện trách nhiệm kê khai và quyết tốn thuế thay thuế TNCN cho người lao động, mỗi DN sẽ phải thực hiện việc khai thuế cho người lao động theo tháng hoặc theo quý. Khi doanh nghiệp thực hiện kê khai theo quý, thì số tiền thuế TNCN kê khai và phải nộp sẽ là tổng sơ thuế của các tháng trong quý. Các DN sẽ thực hiện kê khai theo mẫu tờ khai số 05/KK-TNCN, và thời hạn nộp thuế TNCN trùng với thời hạn nộp tờ khai (theo tháng: ngày thứ 20 của tháng tiếp theo, nộp theo quý: ngày thứ 30 của quý tiếp theo).
Lập báo cáo tình hình sử dụng hĩa đơn theo Quý
Hàng quý, các doanh nghiệp phải thực hiện lập báo cáo để phản ảnh tình hình sử dụng hĩa đơn của đơn vị mình, kể cả trường hợp trong kì doanh nghiệp khơng sử dụng hĩa đơn, ngoại trừ các doanh nghiệp sử dụng hĩa đơn do Cơ quan thuế cấp. Thời hạn nộp báo cáo là ngày 30 của tháng đầu tiên quý sau. Và chỉ với các doanh nghiệp thuộc đối tượng rủi ro cao về thuế mới lập báo cáo theo tháng, cũng theo quy định tại điều này.
Do đĩ, để thực hiện việc lập Báo cáo tình hình sử dụng hĩa đơn, DN dựa vào số hĩa đơn đầu ra trong kì tới thời điểm lập báo cáo đã lưu trữ để thực hiện. Cơng việc trước hết doanh nghiệp cần làm đĩ là sắp xếp lại và tính tốn số các hĩa đơn đã xuất tức là đã sử dụng, hĩa đơn đã hủy hay bị mất trong quý. Thực hiện báo cáo một cách chi tiết, số hĩa đơn tồn đầu kì, từ số hĩa đơn đầu tới số cuối; đến báo cáo số hĩa đơn đã sử dụng, bị mất hay hủy và tất cả các nội dung này cần được trình bày rõ số của từng hĩa đơn đã bị mất hay hủy. Bên cạnh đĩ, trong kì, DN thực hiện in hay đặt in thêm hĩa đơn sử dụng cũng cần phải báo cáo. Vì vậy, việc kiểm sốt hĩa đơn ngay từ đầu đã rất quan trọng, để tránh trường hợp DN khơng tìm ra được các hĩa đơn đã hủy, bị mất, hay tập hợp được đủ hĩa đơn của từng quyển dẫn tới việc kê
khai sai, bị phạt hay phải giải trình cho Cơ quan thuế về các mục khơng được làm rõ.
Lập các báo cáo cuối năm, và thực hiện quết tốn thuế TNDN, TNCN
về báo cáo cuối năm, nhìn chung, khi kết thúc năm tài chính, các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế tốn theo Thơng tư 133/2016/TT-BTC cho các DN nhỏ và vừa đều phải tập hợp số liệu để lên Báo cáo tài chính theo quy định gồm cĩ: Báo cáo tình hình tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Bảng cân đối phát sinh các tài khoản, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (khơng bắt buộc). Với các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế tốn theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC thì cần cĩ thêm Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (bắt buộc) khi nộp và khơng cần đi kèm Bảng cân đối phát sinh các tài khoản. DN cịn cần phải lập Thuyết minh Báo cáo tài chính - Đây là bản đi kèm và khơng thể tách rời với Báo cáo, và nộp báo cáo chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Để thực hiện được việc này, DN cần tập hợp lại tất cả các dữ liệu liên quan tới các mục cần thể hiện trong báo cáo. Cuối kì, kiểm tra sốt xét tính đúng đắn về các số liệu ở từng khoản mục thơng qua các nguồn từ: Báo cáo từ năm trước, dữ liệu phần mềm, sổ kế tốn tổng hợp, sổ kế tốn chi tiết và lập thuyết minh dựa trên thơng tin từ Báo cáo tài chính, tình hình thực tế và các dữ liệu liên quan.
Đồng thời, khi kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp thực hiện lên tờ khai quyết tốn thuế TNDN và hồn thành việc nộp khoản thuế này. Cuối kỳ, DN cần kết chuyển các tài khoản chi phí, doanh thu để xác định kết quả kinh doanh, rà sốt lại các khoản thu chi, đặc biệt là việc tách các chi phí kế tốn trong kì đã ghi nhận nhưng khơng được trừ khi tính thuế TNDN. DN sẽ thực hiện cung cấp đầy đủ thơng tin về doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, các loại chi phí liên quan để xác định kết quả kinh doanh và tính tiền thuế DN phải nộp. Hàng quý, DN đã thực hiện cơng việc tạm nộp một khoản tiền thuế TNDN. Do vậy, cuối năm DN sẽ thực hiện việc tính tốn lại xem DN cịn phải nộp thuế hay khơng, dựa vào số chênh lệch giữa sơ thuế TNDN phải nộp với tổng số thuế này đã tạm nộp trong năm. Nếu số tiền cịn phải nộp vượt trên 20% số tiền thuế phải nộp, DN sẽ bị phạt chậm nộp theo quy định.
Cơng việc thực hiện tiếp theo đĩ là thực hiện quyết tốn thuế TNCN thay người lao động: Cuối năm, DN sẽ tổng hợp lại danh sách tất cả người lao động làm việc, người lao động làm việc thời vụ, cĩ đầy đủ các thơng tin cũng như hợp đồng lao động. DN thực hiện quyết tốn thuế TNCN thay cho tất cả người lao động bất kể họ cĩ phải nộp thuế hay khơng, thực hiện kê khai quyết tốn và nộp tiền thuế đúng thời hạn. Trong đĩ, DN cần thể hiện thơng tin chi tiết danh sách người lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên, cá nhân ủy quyền cho DN quyết tốn thuế thay; danh sách người lao động làm thời vụ để áp mức thuế suất tồn phần; thu nhập chịu thuế và số tiền thuế đã khấu trừ của từng cá nhân trong năm, và thực hiện tính tốn số thuế TNCN cịn phải thực hiện nghĩa vụ cuối năm.
Hồn thành nghĩa vụ khai và nộp thuế cịn phụ thuộc: doanh nghiệp cĩ sai sĩt, hay kê khai thiếu, và các vấn đề liên quan trong cơng tác thực hiện cần làm tờ khai bổ sung hay hỗn nộp thuế; Về phía Cơ quan Thuế chấp nhận hay khơng chấp thuận? DN phải cập nhật thơng tin về phản hồi từ phía Cơ quan Thuế, tiếp nhận các yêu cầu để cĩ các bước xử lý, tránh trường hợp nợ thuế, chậm nộp, hay vi phạm quy định.