6. Kết cấu khóa luận
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
• Đối với Công ty
EY Việt Nam nói chung có cơ cấu tổ chức theo mô hình được áp dụng chung cho
toàn bộ hệ thống EY trên khắp thế giới. Bộ máy quản lý với người đứng đầu là Tổng giám đốc và các Phó Tổng giám đốc (Partners) có nhiệm vụ quản lý về mặt vĩ mô. Hệ thống tổ chức được chia thành 2 phần: Bộ phận quản lý nội bộ và bộ phận nghiệp vụ.
Bộ phận quản lý nội bộ gồm các phòng ban có chức năng duy trì hoạt động, tổ chức trong nội bộ công ty. Ví dụ như: bộ phận Nhân sự đảm nhận việc quản lý nhân sự, tổ chức các chương trình tuyển dụng theo nhu cầu của công ty, đảm bảo duy trì văn hóa nơi công sở...; bộ phận IT đảm nhận việc quản lý toàn bộ hệ thống lưu trữ dữ liệu nội bộ, hỗ trợ sửa chữa, nâng cấp hệ thống máy móc của công ty. Bộ phận nghiệp vụ là
Hệ thống tổ chức được phân cấp vô cùng cụ thể và chi tiết nhằm tăng tính chuyên môn hóa cũng như đạt được sự hiệu quả tối ưu trong từng hoạt động tại EY cũng như khuyến khích sự phát triển của các cá nhân, tạo nên một tập thể vững mạnh không chỉ về chuyên môn, nghiệp vụ mà còn cả sự kết nối giữa các thành viên trong tổ chức. Mô hình tổ chức được khái quát lại như mô hình dưới đây:
Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức tại Công ty EY Việt Nam
Chủ nhiệm (Manager) Cán sự (Senior) Trợ lý (Staff)
Nguồn: Tài liệu nội bộ từ Bộ phận Nhân sự EY Việt Nam • Đối với bộ phận Tư vấn thuế
Ngoài ra, bộ phận Tư vấn thuế tại EY Việt Nam cũng được phân chia cụ thể thành các cấp nhằm đảm bảo tính chuyên trách trong nhiệm vụ của mỗi cá nhân, đảm bảo các cá nhân hoàn thành tốt công việc trong phạm vi của mình, thể hiện tính thống nhất, chuyên nghiệp và đảm bảo bao trùm toàn bộ các công việc, nhiệm vụ trong quá trình cung cấp dịch vụ.
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ phận Tư vấn thuế
Nguồn: Tài liệu nội bộ EY Việt Nam
Với số lượng khách hàng lớn, các chuyên gia tư vấn thuế tại EY sẽ được phân chia thành các nhóm, chịu trách nhiệm với một hay nhiều dự án. Quy mô một nhóm dự án điển hình tại EY sẽ bao gồm một Tổng giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc (Partner), một Chủ nhiệm dự án (Senior Manager hoặc Manager), hai đến ba Cán sự (Senior) và các Trợ lý (Staff). Số lượng mỗi vai trò trong nhóm sẽ thay đổi tùy theo quy mô của mỗi
dự án.
“Partner” luôn là những người có nhiều năm kinh nghiệm trên thị trường tư vấn sẽ là người tìm kiếm, kết nối khách hàng, tạo mối quan hệ với những người chủ doanh nghiệp khách hàng và kiểm soát toàn bộ công việc cũng giám sát đội ngũ nhân viên thông qua các Chủ nhiệm. Công việc của “Partner” thiên về phát triển và duy trì khách hàng nhiều hơn là giải quyết các vấn đề kỹ thuật.
Chủ nhiệm dự án có thể là “Senior Manager” hoặc “Manager”, chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ dự án bằng cách đảm bảo việc thực hiện đầy đủ những quy trình, thủ tục cần thiết và là người hướng dẫn, chỉ đạo cũng như dẫn dắt cả nhóm từng ngày trong
suốt khoảng thời gian diễn ra dự án. Nhìn chung, Chủ nhiệm dự án có hai nhiệm vụ chính: một là phối hợp công việc của các cán sự; hai là,trao đổi với khách hàng về những
vấn đề phát sinh trong quá trình tư vấn thuế.
Cán sự dự án có trách nhiệm phân công, phối hợp và giám sát các trợ lý của mình,
định hướng cụ thể các công việc và phân bổ đều cho các trợ lý, giám sát tiến trình hoàn thành công việc, phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót nếu cần. Cán sự dự án cũng phải thực hiện những công việc khó hơn như phân tích hay đánh giá rủi ro... Ở vị trí Cán sự dự án yêu cầu bắt đầu phát triển khả năng làm việc với khách hàng, trao đổi hay giải quyết những sự việc phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.
Đối với các trợ lý, thời gian đầu, công việc chủ yếu là kiểm tra chứng từ, sổ sách,
tham gia so sánh, lưu trữ dữ liệu. Khi đã có kinh nghiệm, trợ lý sẽ được yêu cầu thực hiện các phần hành phức tạp hơn, hoàn thành các nhiệm vụ được giao đúng theo thời hạn và đạt chất lượng yêu cầu để đảm bảo dự án đi đúng tiến độ và đạt thành công dưới sự giám sát của Cán sự dự án.