nhà nước qua Kho bạc Nhà nước Sơn Tây, thành phố Hà Nội giai đoạn 2016- 2019
3.3.3.1. Quản lý rủi ro trong kiểm soát hồ sơ đầu năm
Vào đầu mỗi năm ngân sách, các ĐVSDNS sẽ phải gửi đến KBNN Sơn Tây hồ sơ lần đầu bao gồm:
- Dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao;
- Hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ (Đối với khoản chi có giá trị hợp đồng từ hai mươi triệu đồng trở lên); trường hợp khoản chi phải thực hiện lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu thì đơn vị gửi thêm: Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
- Ngoài ra, các đơn vị gửi cho KBNN Quy chế chi tiêu nội bộ và/hoặc Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền, cụ thể như sau:
+ Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền (Đối với đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm 2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và Tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập; Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập và
các Nghị định quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập trong từng lĩnh vực; Nghị quyết số 77/NQ-CP ngày 24 tháng 10 năm 2014 của Chính phủ về thí điểm đổi mới cơ chế hoạt động đối với các cơ sở giáo dục đại học công lập giai đoạn 2014 - 2017).
+ Quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan (Đối với cơ quan nhà nước thực hiện theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17 tháng 10 năm 2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nước và Nghị định số 117/2013/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 130/2005/NĐ-CP).
- Đối với khoản chi thanh toán cá nhân:
+ Đối với các khoản chi tiền lương: văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt; danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có phát sinh, thay đổi).
+ Đối với các khoản chi tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng, phụ cấp lương, học bổng học sinh, sinh viên, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đương chức: danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức; danh sách những người được tiền thưởng, tiền phụ cấp, tiền trợ cấp; danh sách học bổng (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh).
+ Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại, khoán chi xây dựng văn bản quy phạm pháp luật: danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
Để hạn chế những rủi ro phát sinh thì cán bộ, công chức KBNN Sơn Tây sẽ thực hiện kiểm tra chi tiết các hồ sơ đầu năm do ĐVSDNS gửi đến, cụ thể như sau:
- Sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ. Đối với dự toán giao đầu năm và danh sách những người hưởng lương phải đảm bảo khớp đúng với Quyết định giao dự toán và phê duyệt chỉ tiêu biên chế đã được cấp có thẩm quyền
phê duyệt. Đối với Quy chế chi tiêu nội bộ phải đảm bảo đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị, chủ tịch công đoàn đơn vị và được đóng dấu của đơn vị và dấu của công đoàn đơn vị.
- Kiểm tra, rà soát nội dung hồ sơ đảm bảo đúng các quy định của pháp luật hiện hành. Đối với nội dung các khoản chi quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ phải bảo đảm đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi do Nhà nước quy định. Đối với danh sách những người hưởng lương, cán bộ, công chức sẽ kiểm tra tính logic của hệ số lương, phụ cấp, mức lương…; danh sách những người hưởng chế độ khoán sẽ thực hiện kiểm tra xem có đảm bảo đúng đối tượng quy định không, mức khoán có đúng Quy chế chi tiêu nội bộ và quy định của pháp luật không.
- Trường hợp trong năm, ĐVSDNS có thay đổi thông tin trong hồ sơ đầu năm thì phải có văn bản giải trình lý do thay đổi có xác nhận của thủ trưởng đơn vị và các bên có liên quan và các nội dung thay đổi cũng phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Sau khi đã kiểm soát hồ sơ đầu năm bảo đảm đúng quy định thì cán bộ, công chức sẽ lưu hồ sơ theo từng đơn vị để phục vụ cho việc tham chiếu, kiểm soát chi trong suốt một năm.
3.3.3.2. Quản lý rủi ro trong kiểm soát hồ sơ đăng ký và sử dụng tài khoản
Trong quá trình thực hiện kiểm soát chi, cán bộ, công chức KBNN Sơn Tây đã chỉ ra một số cách nhận diện, đánh giá mức độ ảnh hưởng và biện pháp phòng tránh những rủi ro xảy ra trong quá trình đăng ký và sử dụng tài khoản như sau:
a) Hồ sơ mở tài khoản chưa đúng theo yêu cầu quy định
Những yếu tố có thể dẫn đến rủi ro trong hoạt động nghiệp vụ:
- Hồ sơ mở tài khoản thiếu quyết định thành lập đơn vị (hoặc Giấy tờ chứng thực tính hợp pháp); quyết định bổ nhiệm chức vụ của chủ tài khoản (thủ trưởng đơn vị), kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán). Trường hợp ủy quyền cho cấp phó làm chủ tài khoản nhưng thiếu giấy ủy quyền.
- Các văn bản nói trên là bản sao chưa có xác nhận của cơ quan cấp trên trực tiếp quản lý đơn vị hoặc cơ quan công chứng.
- Khi có sự thay đổi, như thay đổi chủ tài khoản, thay đổi chữ ký thứ nhất hoặc chữ ký thứ hai, thay đổi mẫu dấu, thay đổi tên đơn vị,…nhưng chưa bổ sung hồ sơ mở tài khoản theo quy định.
- Giấy đăng ký mở tài khoản phần dành Kho bạc Nhà nước không ghi ngày bắt đầu hoạt động, thiếu chữ ký của lãnh đạo, thiếu dấu,…; bản đăng ký mẫu chữ ký phần duyệt của Kho bạc sử dụng dấu không đúng quy định.
Đánh giá mức độ ảnh hưởng nếu không được xử lý kịp thời:
- Hồ sơ chưa đầy đủ, chưa đảm bảo tính pháp lý dễ dẫn đến đơn vị /cá nhân lợi dụng, sử dụng tiền không đúng mục đích, hoặc thất thoát tiền, tài sản có liên quan đến trách nhiệm của Kho bạc.
- Phần ghi của Kho bạc thiếu các yếu tố liên quan theo quy định sẽ không theo dõi, quản lý được việc mở tài khoản của đơn vị, dẫn đến trách nhiệm cá nhân chưa chấp hành đúng theo các quy định của Bộ Tài chính, Kho bạc Nhà nước về chế độ mở và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước.
Biện pháp phòng, tránh của KBNN Sơn Tây:
- Thực hiện công khai thủ tục mở và sử dụng tài khoản tại nơi dễ quan sát. Kiên quyết yêu cầu các đơn vị khi mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước phải thực hiện đầy đủ hồ sơ tài liệu theo quy định.
- Cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ phải kiểm tra, xem xét sự đầy đủ, tính hợp lệ, hợp pháp về thủ tục, ghi đầy đủ các nội dung theo mẫu quy định, hướng dẫn khách hàng thực hiện đúng chế độ mở và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước.
- Xây dựng kế hoạch tự kiểm tra và tổ chức định kỳ, thường xuyên tự kiểm tra hồ sơ mở tài khoản lưu trữ tại Kho bạc Nhà nước để bổ sung, hoàn thiện kịp thời những thiếu sót trong các hồ sơ.
Thực trạng và biện pháp khắc phục của KBNN Sơn Tây đối với các trường hợp đã xảy ra:
Bảng 3.2: Thống kê các trƣờng hợp hồ sơ mở tài khoản chƣa đúng yêu cầu quy định giai đoạn 2016-2019
TT Chỉ tiêu Số trƣờng hợp
2016 2017 2018 2019
1
Hồ sơ chưa đầy đủ, chưa đảm bảo tính pháp lý
(Ví dụ: thiếu Quyết định thành lập đơn vị, quyết định bổ nhiệm chủ tài khoản, …) (Đƣợc phát hiện trong quá trình KSC)
20 18 12 5
2
Phần ghi của Kho bạc thiếu các yếu tố liên quan
(Ví dụ: Giấy đăng ký mở tài khoản phần dành Kho bạc Nhà nước không ghi ngày bắt đầu hoạt động, thiếu chữ ký của lãnh đạo, thiếu dấu, …)
(Đƣợc phát hiện qua công tác thanh tra và công tác tự kiểm tra của KBNN Sơn Tây)
10 7 4 0
Nguồn: Báo cáo tổng kết của KBNN Sơn Tây các năm 2016, 2017, 2018, 2019
Qua Bảng 3.2 ở trên cho thấy, các trường hợp hồ sơ mở tài khoản chưa đúng yêu cầu quy định giai đoạn 2016-2019 tiềm ẩn rủi ro tại KBNN Sơn Tây có xu hướng giảm dần qua các năm. Khi có sự thay đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký mở và sử dụng tài khoản, các ĐVSDNS đã chủ động hơn trong việc cung cấp hồ sơ để KBNN Sơn Tây cập nhật, bổ sung và lưu hồ sơ phục vụ việc đối chiếu khi kiểm soát chi. Đặc biệt, các lỗi thuộc trách nhiệm của Kho bạc chỉ được phát hiện qua công tác thanh tra chuyên ngành của KBNN Hà Nội và công tác tự kiểm tra của KBNN Sơn Tây đã giảm mạnh từ 10 trường hợp năm 2016 xuống còn 0 trường hợp năm 2019. Để có được điều này là do cán bộ, công chức KBNN Sơn Tây đã dần nhận thức được tầm quan trọng của việc kiểm soát hồ sơ mở tài khoản sẽ giúp hạn chế rủi ro trong kiểm soát chi ngân sách; thời gian qua cán bộ, công chức KBNN Sơn Tây đã rèn luyện tính cẩn thận trong kiểm soát hồ sơ mở tài khoản của đơn vị và tích cực nghiên cứu các văn bản pháp lý có liên quan để hướng dẫn các ĐVSDNS được chính xác, kịp thời. Mặc dù sai sót có giảm nhưng số trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa đảm bảo tính pháp lý khi mở tài khoản được cán bộ, công chức phát hiện trong quá trình kiểm soát chi vẫn còn ở mức cao do trách nhiệm của ĐVSDNS còn chưa cao. Để khắc phục tình trạng này, KBNN Sơn Tây đã phối hợp
với các đơn vị thực hiện rà soát, hướng dẫn bổ sung hồ sơ; bổ sung các nội dung ghi chưa đầy đủ; đối với các đơn vị không thể hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định cần xác định rõ nguyên nhân và có báo cáo về Kho bạc Nhà nước Hà Nội xin ý kiến chỉ đạo.
b) Mở tài khoản không đúng đối tượng, nội dung và tính chất
Những yếu tố có thể dẫn đến rủi ro trong hoạt động nghiệp vụ:
Tài khoản mở cho ĐVSDNS có nội dung hoạt động và tính chất tài khoản không phù hợp.
Đánh giá mức độ ảnh hưởng nếu không được xử lý kịp thời:
- Mở tài khoản không đúng đối tượng có thể dẫn đến đơn vị/cá nhân lợi dụng, sử dụng tiền không đúng mục đích, hoặc chiếm đoạt tiền, trốn thuế, không minh bạch trong việc sử dụng tiền, tài sản của Nhà nước.
- Kho bạc Nhà nước chịu trách nhiệm trong kiểm soát chi ngân sách khi khách hàng sử dụng tài khoản không phù hợp với nội dung của tài khoản đã đăng ký hoặc vi phạm thủ tục tục thanh toán.
Biện pháp phòng, tránh của KBNN Sơn Tây:
- Công khai hóa các đối tượng, loại tài khoản mà ĐVSDNS được phép mở tại Kho bạc Nhà nước Sơn Tây.
- Cán bộ, công chức KBNN Sơn Tây thường xuyên cập nhật các văn bản quy định của pháp luật để hướng dẫn cho đơn vị mở tài khoản được chính xác, đúng đắn.
Thực trạng và biện pháp khắc phục của KBNN Sơn Tây đối với các trường hợp đã xảy ra:
Trong thời gian qua, tình trạng mở tài khoản cho ĐVSDNS với nội dung và tính chất tài khoản không phù hợp vẫn còn tồn tại, cụ thể: năm 2016 có 11 trường hợp, năm 2017 có 8 trường hợp, năm 2018 có 5 trường hợp, năm 2019 có 1 trường hợp. Điều này xảy ra một phần do cán bộ, công chức kiểm soát không cập nhật kịp thời các văn bản pháp lý có liên quan nên hướng dẫn chưa đúng cho đơn vị hoặc thiếu trách nhiệm trong việc kiểm soát; một phần khác là do ĐVSDNS không nắm được quy định về các loại tài khoản hoặc cố tình làm như vậy để tư lợi cá nhân. Tuy
nhiên, cán bộ, công chức KBNN Sơn Tây đã kịp thời có các biện pháp xử lý như sau:
- Phối hợp với ĐVSDNS xử lý số dư tài khoản và thực hiện tất toán tài khoản mở không đúng quy định.
- Báo cáo về Kho bạc Nhà nước Hà Nội và đề xuất biện pháp khắc phục đối với những trường hợp còn vướng mắc.
3.3.3.3. Quản lý rủi ro trong giao nhận hồ sơ, chứng từ với ĐVSDNS và kiểm soát mẫu dấu, chữ ký của ĐVSDNS
Những yếu tố có thể dẫn đến rủi ro trong hoạt động nghiệp vụ:
- ĐVSDNS gửi hồ sơ, chứng từ đến Kho bạc nhưng 02 bên không làm phiếu giao nhận; phiếu giao nhận không ghi rõ ngày, tháng giao nhận; thiếu chữ ký của ĐVSDNS, thiếu chữ ký của cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ, không ghi rõ thời gian trả kết quả. Chưa lập phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu quy định hoặc có lập nhưng chưa đầy đủ theo từng lần ĐVSDNS gửi tài liệu bổ sung đến Kho bạc.
- Mẫu dấu, chữ ký trên chứng từ không khớp với hồ sơ mẫu dấu, chữ ký mà ĐVSDNS đã đăng ký KBNN Sơn Tây.
- Hồ sơ, chứng từ chi do ĐVSDNS gửi đến KBNN Sơn Tây không đóng dấu hoặc không có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị.
Đánh giá mức độ ảnh hưởng nếu không được xử lý kịp thời:
- Việc chấp hành chưa đúng các quy định trong việc giao nhận hồ sơ, tài liệu giữa Kho bạc Nhà nước và ĐVSDNS có thể dẫn đến: quá thời hạn thanh toán theo quy định; gây phiền hà cho ĐVSDNS phải đi lại nhiều lần để bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ. Mức độ ảnh hưởng đối với Kho bạc Nhà nước: nếu xảy ra việc khiếu nại, khiếu kiện về việc chậm thanh toán, cán bộ, công chức Kho bạc sẽ không có cơ sở, không đủ điều kiện để chứng minh việc làm của bản thân để xác định trách nhiệm, dẫn đến cán bộ, công chức Kho bạc phải hoàn toàn chịu trách nhiệm, bồi thường thiệt hại nếu có khiếu kiện xảy ra.
- Trường hợp mẫu dấu, chữ ký trên chứng từ không khớp với hồ sơ mẫu dấu, chữ ký mà ĐVSDNS đã đăng ký KBNN Sơn Tây hoặc hồ sơ, chứng từ chi do
ĐVSDNS gửi đến KBNN Sơn Tây không đóng dấu hoặc không có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị nếu không kịp thời phát hiện có thể dẫn đến việc đơn vị, cá nhân lợi dụng thanh toán, chi trả các khoản chi không đúng quy định của pháp luật gây thất thoát ngân sách nhà nước và gây rủi ro pháp lý cho cán bộ, công chức Kho bạc.
Biện pháp phòng, tránh của KBNN Sơn Tây:
- Công khai quy trình giao nhận, hồ sơ chứng từ và quán triệt các ĐVSDNS phải thực hiện nghiêm túc.
- Thường xuyên nhắc nhở cán bộ, công chức thực hiện đầy đủ các quy định về giao nhận hồ sơ, chứng từ; kiểm tra danh mục hồ sơ đơn vị gửi, ngày, tháng, năm và chữ ký trên phiếu giao nhận; ghi rõ thời hạn trả kết quả hoặc thời hạn nộp hồ sơ cho đơn vị (đối với những hồ sơ chưa hợp lệ trả lại đơn vị để hoàn thiện).
- Định kỳ rà soát hồ sơ mẫu dấu, chữ ký của ĐVSDNS để kịp thời phát hiện