Thực trạng quản lý các khoản chi

5. Kết cấu đề tài

3.2.2. Thực trạng quản lý các khoản chi

Một yêu cầu căn bản đối với quản lý chi trong các đơn vị sự nghiệp là phải có hiệu quả và tiết kiệm. Nguồn lực luôn có giới hạn nhưng nhu cầu sử dụng không

có giới hạn. Hoạt động sự nghiệp diễn ra trên phạm vi rộng, đa dạng và phức tạp dẫn đến nhu cầu chi luôn gia tăng với tốc độ nhanh chóng trong khi khả năng huy động nguồn thu có hạn nên tiết kiệm để đạt hiệu quả trong quản lý tài chính là vấn đề vô cùng quan trọng. Do đó việc phải tính toán sao cho với chi phí thấp nhất nhưng vẫn đạt hiệu quả cao nhất là vấn đề quan tâm hàng đầu của quản lý tài chính. Muốn vậy các đơn vị phải sử dụng đồng thời nhiều biện pháp khác nhau, trong đó có tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để phản ánh, ghi nhận kịp thời các khoản chi theo từng nội dung chi, từng nhóm chi, mục chi và thường xuyên tổ chức phân tích, đánh giá, tổng kết rút kinh nghiệm, trên cơ sở đó đề ra biện pháp tăng cường quản lý chi.

Hàng năm cùng với việc lập dự toán các khoản thu, các CĐ&TCN trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc tiến hành lập dự toán cho các khoản chi trong năm của đơn vị.

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao năm kế hoạch, các khoản thu, nhiệm vụ chi năm trước và các văn bản hướng dẫn.

Dự toán chi hàng năm được lập cho các nội dung:

* Các khoản chi thường xuyên bao gồm:

- Chi hoạt động thường xuyên cho nhiệm vụ GD- ĐT. - Chi cho các hoạt động phục vụ thu phí, lệ phí.

- Chi phục vụ cho việc thực hiện các hoạt động dịch vụ, thu khác. Trong dự toán chi thường xuyên phải chi tiết các mục chi như:

+ Tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, các khoản đóng góp và các khoản có tính chất lương.

+ Dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, thông tin liên lạc, chi phí thuê mướn, hội nghị, công tác phí, sửa chữa thường xuyên tài sản cố định.

+ Các khoản chi mua hàng hoá, vật tư chuyên môn như: Vật tư thực hành, giáo trình, tài liệu...

+ Các khoản chi khác trong đó có việc trích lập các quỹ; Quỹ dự phòng ổn định thu nhập, quỹ khen thưởng, phúc lợi, quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp. Mức trích lập các quỹ trên do Hiệu trưởng Trường quyết định và được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của Trường.

* Các khoản chi không thường xuyên bao gồm:

- Chi thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ.

- Chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia, chi đào tạo kỹ năng nghề. - Chi đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định thực hiện các dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

* Chi khác: Nâng cấp, xây mới nhà làm việc. Mua sắm trang thiết bị chuyên môn.

Trong năm nếu có phát sinh đột xuất các khoản chi ngoài dự toán, các trường lập dự toán điều chỉnh cho phù hợp.

Việc quản lý sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nguồn lực tài chính đối với các trường CĐ&TCN trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc rất quan trọng, với nguồn thu thì ngày càng hạn hẹp nhưng nhu cầu chi tiêu thì rất lớn. Nguồn thu từ NSNN cấp chi thường xuyên có xu hướng chững lại và thu từ phí, lệ phí có tăng nhưng không đáng kể trong khi các khoản chi như tiền lương, bảo hiểm xã hội, dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, chi nghiệp vụ chuyên môn và các khoản chi phí khác đều tăng đáng kể cho nên việc cân đối thu chi theo đúng định mức, tiêu chuẩn, chế độ là việc rất quan trọng và cần thiết. Chính vì vậy việc quản lý sử dụng hiệu quả nguồn lực tài chính là yêu cầu thường xuyên và cấp bách của các trường.

0 5,000 10,000 15,000 20,000 25,000 30,000 35,000 40,000 45,000 50,000 2010 2011 2012

CĐN Việt Đức Vĩnh Phúc CĐN Cơ khí Nông nghiệp CĐN Việt Xô số 1

TCN Kỹ thuật XD và nghiệp vụ TCN số 11

Biểu đồ 3.4. Cơ cấu tổng chi của các trường CĐ&TCN trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc

(Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán của các trường: CĐN Việt Đức Vĩnh Phúc, CĐN Cơ khí Nông nghiệp, CĐN Việt Xô số 1, TCN Kỹ thuật Xây dựng và nghiệp vụ, TCN Số 11)

Cụ thể cơ cấu chi cho các chỉ tiêu của các trường như sau:

Bảng 3.5. Cơ cấu chi và tổng chi các trường CĐ&TCN trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc Năm Tên đơn vị, chỉ tiêu 2010 2011 2012 So sánh (%) Tổng số (triệu đồng) Tỷ trọng (%) Tổng số (triệu đồng) Tỷ trọng (%) Tổng số (triệu đồng) Tỷ trọng (%) 2011/ 2010 2012/ 2011 Bình quân 3 năm Trường CĐN Việt - Đức Vĩnh Phúc

Chi thường xuyên 23.480 72,8 27.500 71,3 29.050 67,8 117,1 105,6 111,2 Chi không thường xuyên 8.000 24,8 10.000 25,9 12.300 28,7 125 123 124 Chi khác 782,5 2,4 1.058 2,8 1.475,6 3,5 135,2 139,5 137,4

Tổng chi 32.262,5 100 38.558 100 42.825,6 100 109,7 107,2 108,5 Trường CĐN cơ khí

nông nghiệp

Chi thường xuyên 26.168 73,7 28.950 72,4 31.210 75,1 110,6 107,8 109,2 Chi không thường xuyên 8.354,5 23,6 9.846 24,6 9.300 22,4 117,9 94,5 106,2 Chi khác 971 2,7 1.190 3,0 1.046 2,5 122,6 87,9 105,3

Tổng chi 35.493,5 100 39.986 100 41.556 100 112,7 103,9 108,3 Trường CĐN Việt Xô số 1

Chi thường xuyên 29.564,7 71,3 31.663,8 69,9 31.087 68,4 107,1 98,2 102,7 Chi không thường xuyên 9.077 22,5 12.089 26,7 13.310 29,3 131,2 110,1 120,7 Chi khác 1.782 4,4 1.557 3,4 1.076 2,7 87,4 69,1 78,3

Tổng chi 40.423,7 100 45.309,8 100 45.473 100 116,9 89,3 103,1 Trường TCN Kỹ thuật

xây dựng và nghiệp vụ

Chi thường xuyên 16.719,6 69,2 16.673,0 73,4 16.321,0 72,1 99,7 97,9 98,8 Chi không thường xuyên 5.980,0 24,8 4.996,8 22,0 5.320,0 23,5 83,6 106,5 95,1 Chi khác 1.460,0 6,0 1.032,0 4,5 993,6 4,4 70,7 96,3 83,5

Tổng chi 24.159,6 100 22.701,8 100 22.634,6 100 94,0 99,7 96,9 Trường trung cấp nghề

số 11

Chi thường xuyên 15.879,5 71,4 16.936,0 68,2 17.406,0 62,8 106,7 102,8 104,8 Chi không thường xuyên 5.487,0 24,7 6.874,0 27,7 9.017,0 32,5 125,3 131,2 128,3 Chi khác 886,0 3,9 1.011,0 4,1 1.307,0 4,7 114,1 129,3 121,7

Nhìn vào cơ cấu chi của các trường CĐ&TCN trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc ta thấy tổng chi các trường đều tăng qua 3 năm trong đó chi thường xuyên tăng và chiếm tỷ lệ cao trong tổng chi. Các khoản chi khác như chi tài trợ, viện trợ, quà biếu tăng của các tổ chức trong và ngoài nước chiếm tỷ lệ rất thấp trong tổng chi.

 Quản lý chi thường xuyên

Kinh phí chi các hoạt động thường xuyên của các đơn vị lấy từ hai nguồn thu chủ yếu là NSNN cấp cho hoạt động thường xuyên và nguồn thu sự nghiệp, đây là hai nguồn chi thường xuyên của đơn vị được sử dụng theo quy chế chi tiêu nội bộ. Chi hoạt động thường xuyên chiếm tỷ trọng chủ yếu trong tổng chi của các trường CĐ&TCN trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. có thể thấy tình hình quản lý và sử dụng các khoản chi của đơn vị qua bảng số liệu sau:

Bảng 3.6. Phân tích cơ cấu chi thường xuyên tại các trường CĐ&TCN trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc Năm Tên đơn vị, chỉ tiêu 2010 2011 2012 So sánh (%) Tổng số (triệu đồng) Tỷ trọng (%) Tổng số (triệu đồng) Tỷ trọng (%) Tổng số (triệu đồng) Tỷ trọng (%) 2011/ 2010 2012/ 2011 Bình quân 3 năm Trường CĐN Việt- Đức Vĩnh Phúc

Chi cho con người 11.285,0 48,1 14.025,3 51,0 15.965,4 55,0 124,3 113,8 119,1 Chi quản lý hành chính 2.326,6 9,9 2.744,3 10,0 2.854,3 9,8 118,0 104,0 111,0 Chi nghiệp vụ chuyên môn 4.815,0 20,5 5.355,6 19,5 5.493,7 18,9 111,2 102,6 106,9 Chi khác 5.053,4 21,5 5.374,8 19,5 4.736,6 16,3 106,4 88,1 97,3

Tổng chi 23.480,0 100 27.500,0 100 29.050,0 100 117,1 105,6 111,4 Trường CĐN cơ khí

nông nghiệp

Chi cho con người 11.934,0 45,6 14.734,2 50,9 16.729,7 53,6 123,5 113,5 118,5 Chi quản lý hành chính 2.626,6 10,0 2.697,0 9,3 2.989,2 9,6 102,7 110,8 106,8 Chi nghiệp vụ chuyên môn 6.209,6 23,7 6.144,0 21,2 6.397,1 20,5 98,9 104,1 101,5

Năm Tên đơn vị, chỉ tiêu 2010 2011 2012 So sánh (%) Tổng số (triệu đồng) Tỷ trọng (%) Tổng số (triệu đồng) Tỷ trọng (%) Tổng số (triệu đồng) Tỷ trọng (%) 2011/ 2010 2012/ 2011 Bình quân 3 năm Chi khác 5.397,8 20,6 5.374,8 18,6 5.094,0 16,3 99,6 94,8 97,2 Tổng chi 26.168,0 100 28.950,0 100 31.210,0 100 110,6 107,8 109,2 Trường CĐN Việt Xô

số 1

Chi cho con người 15.421,0 52,2 17.763,7 56,1 18.429,7 59,3 115,2 103,7 109,5 Chi quản lý hành chính 3.509,7 11,9 3.687,0 11,6 3.389,2 10,9 105,1 91,9 98,5 Chi nghiệp vụ chuyên môn 5.763,0 19,5 5.945,1 18,8 4.995,0 16,1 103,2 84,0 93,6 Chi khác 4.871,0 16,5 4.268,0 13,5 4.273,1 13,7 87,6 100,1 93,9

Tổng chi 29.564,7 100 31.663,8 100 31.087 100 107,1 98,2 102,6 Trường TCN Kỹ thuật

xây dựng và nghiệp vụ

Chi cho con người 7.975,8 47,7 9.081,7 54,5 9.872,2 60,5 113,9 108,7 111,3 Chi quản lý hành chính 2.309,7 13,8 2.597,0 15,6 2.051,0 12,6 112,4 79,0 95,7 Chi nghiệp vụ chuyên môn 2.549,6 15,2 2.671,6 16,0 2.432,0 14,9 104,8 91,0 97,9 Chi khác 3.884,5 23,2 2.322,7 13,9 1.965,8 12,0 59,8 84,6 72,2

Tổng chi 16.719,6 100 16.673,0 100 16.321 100 99,7 97,9 98,8 Trường trung cấp nghề

số 11

Chi cho con người 8.349,4 52,6 9.984,6 59,0 10.763,2 61,8 119,6 107,8 113,7 Chi quản lý hành chính 2.487,0 15,7 2.197,0 13,0 2.370,2 13,6 88,3 107,9 98,1 Chi nghiệp vụ chuyên môn 2.616,1 16,5 2.851,8 16,8 2.542,0 14,6 109,0 89,1 99,1 Chi khác 2.427,0 15,3 1.902,6 11,2 1.730,6 9,9 78,4 91,0 84,7

Tổng chi 15.879,5 100 16.936,0 100 17.406,0 100,0 106,7 102,8 104,7

Qua bảng số liệu 3.6 chi thường xuyên và tính toán của tác giả ta phân tích theo nhóm các chỉ tiêu sau:

 Chi cho con người

Gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, thu nhập tăng thêm và các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội. Khoản chi này

nhằm bù đắp hao phí lao động, đảm bảo quá trình tái sản xuất sức lao động cho giảng viên, cán bộ viên chức của trường. Theo kế hoạch khoản chi trên chiếm khoảng 45%-60% tổng chi của các trường và thực tế mức chi các trường qua các năm thường cao hơn kế hoạch, tuy nhiên vẫn chưa đảm bảo cải thiện được cuộc sống cho cán bộ viên chức.

Khoản chi trên chiếm tỷ lệ cao trong tổng chi thường xuyên, khoản chi cho con người chiếm tỷ lệ bình quân 55% trong tổng chi thường xuyên. Cụ thể như trường CĐN Việt Đức Vĩnh Phúc khoản chi cho con người năm 2012 so với năm 2010 tăng 19,1%, trường CĐN cơ khí nông nghiệp năm 2012 so với năm 2010 tăng 18,5%, trường CĐN Việt Xô số 1 tăng 9,5%, Trường TCN Kỹ thuật xây dựng và nghiệp vụ tăng 11,3, trường TCN số 11 tăng 13,7%.

Các khoản chi cho con người chủ yếu là chi lương và phụ cấp lương năm sau tăng cao hơn năm trước, có sự gia tăng về tiền lương là do các nguyên nhân sau: Quy mô đào tạo ngày càng tăng, đội ngũ cán bộ nhân viên tăng, do nhà nước thực hiện tăng lương cơ bản từ 830.000 đồng/1tháng lên 1.050.000 đồng/1tháng. Bậc lương định kỳ của cán bộ viên chức đến định kỳ tăng. Ngoài phần lương theo ngạch bậc theo quy định, từ tháng 5/2011 áp dụng trả phụ cấp thâm niên giáo dục bằng nguồn kinh phí NSNN cấp. Các khoản đóng góp như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp được tính trên quỹ tiền lương của đơn vị nên sự gia tăng của tiền lương ngạch bậc và phụ cấp lương kéo theo sự gia tăng các khoản đóng góp.

 Chi quản lý hành chính

Bao gồm các khoản chi dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, thông tin liên lạc, chi phí thuê mướn, hội nghị, công tác phí, sửa chữa thường xuyên tài sản cố định,... Qua bảng số liệu ta thấy tình hình các khoản chi hành chính giữa các trường có sự biến động không đều giữa các năm. Năm 2011 so với năm 2010 có xu hướng tăng trung bình khoảng 5,3%. Sang năm 2012 do có nhiều sự biến động về kinh tế cũng như kết quả công tác đào tạo, tuyển sinh cho nên kế hoạch thực hiện chi quản lý hành chính có xu hướng giảm xuống. Nhìn chung các khoản chi quản lý hành chính giai đoạn 2010 - 2012 có sự biến động khác nhau. Cụ thể; trường CĐN Việt

Đức Vĩnh phúc kết quả chi quản lý hành chính giai đoạn 2010-2012 tăng khá cao khoảng 11%, trường CĐN cơ khí nông nghiệp tăng 6,8%, còn lại ba trường là trường CĐN Việt Xô số 1, Trường TCN Kỹ thuật xây dựng và nghiệp vụ, trường TCN số 11 thì khoản chi quản lý hành chính lại giảm, trung bình khoảng 3%. Điều này cho thấy các trường đã có kế hoạch chi tiêu hợp lý hơn, phù hợp với tình hình chung của xã hội.

Chi hoạt động chuyên môn

Các khoản chi thanh toán dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, thông tin tuyên truyền, liên lạc, chi hội nghị đây là khoản chi thường xuyên, đòi hỏi cần phải quản lý tiết kiệm, hiệu quả. Ngoài ra, các khoản chi mua giáo trình, tài liệu, dụng cụ học tập, vật liệu, hoá chất phục vụ thực hành, thí nghiệm, thù lao hướng dẫn thực tập, thí nghiệm tuỳ theo nhu cầu thực tế của các trường. Khoản chi này nhằm đáp ứng các phương tiện phục vụ việc giảng dạy, giúp cho giảng viên truyền đạt kiến thức một cách có hiệu quả. Đây là khoản chi có vai trò quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đào tạo. Vì vậy việc tăng chi cho giảng dạy là một trong những điều kiện giúp các trường nâng cao chất lượng đào tạo. Theo kế hoạch khoản chi nghiệp vụ chuyên môn chiếm khoảng 20-21% trong tổng chi, đây là mức khá thấp trong tổng chi của các trường và có xu thế giảm xuống trong tổng chi hàng năm. Trường CĐN Việt - Đức Vĩnh Phúc và trường CĐN cơ khí nông nghiệp chi cho nghiệp vụ chuyên môn giai đoạn 2010-2012 tăng lên khoảng 4%, điều này cho thấy hai trường trên đã chú trọng đầu tư nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho công tác đào tạo, và cùng hai trường trên cũng thuộc các trường đào tạo nghề trọng điểm của cả nước. Còn trường CĐN Việt Xô số 1, Trường TCN Kỹ thuật xây dựng và nghiệp vụ, trường TCN số 11 công tác chi cho nghiệp vụ chuyên môn lại giảm xuống, trung bình giai đoạn 2010-2012 mức giảm khoảng 3%. Điều này cho thấy các trường đang gặp khó khăn về công tác thu chi tài chính hoặc các trường chưa chú trọng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn phục vụ công tác đào tạo nghề.

Chi cho nghiệp vụ chuyên môn tuy có tăng nhưng chưa có những chuyển biến đáng kể. Thực tế kinh phí chi cho giáo trình, tài liệu, dụng cụ học tập, vật liệu, hoá chất phục vụ thí nghiệm và các trang thiết bị phục vụ giảng dạy còn hạn hẹp. Vì vậy, tình trạng chung là học chay, dạy chay vẫn diễn ra dẫn đến chất lượng đào

tạo không được cải thiện. Việc chi trả thù lao vượt giờ, chi đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cũng còn nhiều bất cập, chưa tương xứng với công sức của giảng viên, do đó không tạo động lực để họ dành thời gian nâng cao trình độ và nâng cao chất lượng giảng dạy.

Chi chuyên môn nghiệp vụ thường chiếm tỷ lệ lớn sau chi lương nhưng chi như vậy còn hạn chế vì để nhà trường phát triển mạnh cần dành nguồn kinh phí nhiều hơn nữa đầu tư cho chuyên môn nghiệp vụ. Chi chuyên môn nghiệp vụ hàng năm tăng còn ở mức thấp trong những năm tới cần có kế hoạch tăng mục chi này.

 Chi khác

Các khoản chi khác trong đó có việc trích lập các quỹ; Quỹ dự phòng ổn định

Kinh nghiệm của các nước

Bài học kinh nghiệm cho Viê ̣t Nam