a. Thực trạng quản trị tiền mặt.
- Các biện pháp quản trị tiền mặt tại công ty.
Tiền và các khoản tương đương đương tiền có tính thanh khoản cao dễ dàng đáp ứng khả năng thanh toán của công ty. Tùy thuộc vào quy mô kinh doanh của công ty, mỗi công ty luôn phải có một lượng tiền mặt nhất định tại quỹ để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của công ty, đề phòng các khoản chi phí phát sinh không lường trước của công ty. Để đáp ứng đủ nhu cầu tiền mặt cần thiết cho HĐKD công ty luôn có các biện pháp để quản trị tiền của công ty mình.
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ tổng hợp Việt Cường không sử dụng các mô hình phức tạp để dự đoán mức dự trữ tiền mặt tối ưu trong kỳ. Do cơ cấu mô hình kinh doanh đơn giản nên giám đốc công ty lựa chọn hai cách để dự đoán. Một là thông qua các số liệu thực tế của các kỳ kinh doanh trước đó. Hai là dựa vào kinh nghiệm của bản thân và thông qua các dự định kinh doanh sắp tới. Công ty kiểm soát tiền của công ty hằng ngày một cách chặt chẽ bằng cách giám sát các giấy
tờ hóa đơn mua bán hàng hóa, cuối ngày đối chiếu sổ sách giữa kế toán, thủ quỹ và tiền mặt thực tế tại kho, tiền gửi trong tài khoản ngân hàng.
Giám đốc công ty kết hợp với phòng tài chính kế toán dự đoán thu chi, xác định các khoản CP, DT của các kế hoạch kinh doanh sắp tới nhằm dự trữ lượng tiền mặt cần thiết tại quỹ.
Mọi hoạt động thu chi trong công ty đều thông qua phòng tài chính kế toán. Kế toán công ty chịu trách nhiệm ghi chép những giấy tờ, hóa đơn, hoạch toán một cách chính xác cẩn thận lên các sổ sách có liên quan. Khi cần sử dụng tiền mặt hay nhập quỹ tiền mặt đều phải thông qua thủ quỹ. Thủ quỹ chỉ được phép xuất hoặc nhập quỹ khi có đủ các giấy tờ hợp lệ.
Vì mô hình kinh doanh là doanh nghiệp vừa và nhỏ nên hoạt động bán hàng hóa chủ yếu vẫn là khách hàng nhỏ lẻ tuy nhiên mặt hàng kinh doanh có giá trị tương đối lớn nên một số khách hàng vẫn ưa thích thanh toán qua tài khoản ngân hàng hơn là thanh toán bằng tiền mặt. Để đáp ứng nhu cầu đó công ty đã tạo tài khoản và liên kết với nhiều ngân hàng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán của khách hàng. Công ty chọn các ngân hàng có mức độ phổ biến cao để giao dịch như Agribank, Vietcombank, Viettinbank, BIDV ... Việc khách hàng thanh toán qua tài khoản ngân hàng giúp cho công ty đỡ mất các khoản chi phí quản lý tiền mặt, giảm rủi ro mất mát và nhanh chóng hơn trong công tác thanh toán, tăng hiệu quả sử dụng TSNH.
- Cơ cấu tiền mặt của công ty giai đoạn 2016 — 2018.
Chỉ tiêu
Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Chênh lệch 2018-
2017 Chênh lệch 2017-2016
Số tiền Tỷ lệ
%
Số tiền Tỷ lệ
% Số tiền Tỷ lệ% Tuyệt đối đối (%)Tương Tuyệt đối Tương
đối (%) Tiền và TĐT 6 161.709.79 0 10 4 150.355.19 0 10 2 72.078.43 100 (78.276.762) 6)(52,0 (11.354.60 2) (70,20) Tiền mặt 37.374.76 6 23,11 7 57.899.99 35,81 3 21.082.34 29,25 (36.817.654) 9)(63,5 20.525.231 54,92 TGNH 124.335.03 0 76,89 7 92.455.19 61,49 9 50.996.08 70,75 (41.459.108) 4)(44,8 3)(31.879.83 (25,64) Tỷ trọng/ TSNH 8,6 8 8,56 3,59
Bảng 4.5: Cơ cấu tiền mặt của công ty giai đoạn 2016 - 2018.
(Nguồn: Bảng cân đối tài khoản của công ty)
Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Tiền và TĐT VNĐ 161.709.79 6 150.355.19 4 72.078.432
Nhìn chung, ta thấy khoản mục tiền và TĐT ở công ty chủ yếu tồn tại tại hai khoản mục là tiền mặt và TGNH. Sở dĩ công ty chỉ để tồn tại dưới hai khoản mục này một phần là để đáp ứng nhu cầu kinh doanh hằng ngày của công ty, một phần là để thực hiện các hoạt động trả nợ bởi vì trong những năm qua công ty chỉ có các khoản vay ngắn hạn, không có vay dài hạn.
Khoản mục tiền và tương đương tiền có dấu hiệu giảm liên tục trong vòng 3 năm qua. Sự sụt giảm này do sự giảm của tiền gửi ngân hàng và tiền mặt tại quỹ biến động không ổn định. Năm 2017, khoản mục này giảm 11.354.602 đồng ứng với mức giảm 70,20% so với năm 2016. Sang năm 2018, khoản mục này tiếp tục sụt giảm 78.276.762 đồng ứng với mức giảm 52,06% so với năm 2017. Năm 2017 doanh nghiệp làm ăn thua lỗ, số lượng tiêu thụ sản phẩm giảm mạnh vì vậy sang năm 2018 công ty phải mở rộng các chính sách tín dụng nhằm đẩy mạnh số lượng sản phẩm tiêu thụ dẫn tới các khoản phải thu tăng tiền giảm.
Tiền mặt của công ty biến động không ổn định trong 3 năm qua tăng ở năm 2017 và giảm trong năm 2018. Tuy nhiên lượng tiền mặt tại công ty vẫn chiếm tỷ trọng ít. Tiền mặt năm 2016 đạt 37.374.766 đồng chiếm 23,11% trên tổng số của khoản mục tiền và tương đương tiền. Năm 2017, khoản mục này tăng lên 57.899.997 đồng chiếm tỷ lệ 35,81%. Và năm 2018 khoản mục này lại giảm xuống còn 21.082.343 đồng chiếm tỷ lệ 2,25%.
Về xu hướng, so với năm 2016 tiền mặt tại quỹ năm 2017 tăng 20.525.231 đồng ứng với mức tăng 54,92%. Năm 2018 tiền mặt giảm mạnh 36.817.654 đồng ứng 63,59% so với năm 2017.
TGNH của công ty trong 3 năm qua liên tục giảm. Năm 2016, TGNH đạt 124.335.030 đồng chiếm tỷ trọng 76,89% trên tổng số của khoản mục tiền và TĐT. Năm 2017 TGNH của công ty giảm xuống còn 92.455.197 đồng chiếm tỷ trọng 61,49% và sang năm 2018 TGNH của công ty giảm xuống còn 50.996.089 đồng chiếm tỷ trọng 70,75%. Do thời đại phát triển khách hàng ưa thích thanh toán qua ngân hàng hơn nên lượng tiền gửi ngân hàng trong vòng 3 năm qua luôn chiếm tỷ trọng lớn. Để đáp ứng được nhu cầu mua hàng hóa và giảm bớt chi phí quản lý, rủi ro khi dự trữ tiền mặt hàng tuần công ty đều tiến hành dùng tiền mặt tại quỹ của công ty nhập vào tiền gửi tại ngân hàng. Và một lượng khách hàng của công ty là
44
các trường học doanh nghiệp nên họ mua một lượng máy vi tính lớn vì vậy họ thường thanh toán bằng TGNH hơn.
về xu hướng, tiền gửi ngân hàng năm 2017 giảm 31.879.833 đồng ứng với 25,64% so với năm 2016. Năm 2018, tiền gửi ngân hàng giảm 41.459.108 đồng ứng với 44,84% so với năm 2017.
Công ty vẫn chưa áp dụng mô hình quản lý quỹ nào cụ thể, mà chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của giám đốc công ty nên còn sơ sài thiếu sót.
- Xem xét các chỉ tiêu thanh toán của công ty.
Bảng 4.6: Các chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán của công ty.
Các khoản phải thu NH VNĐ 2 560.329.58 6 201.129.12 3 258.026.19 Hàng tồn kho VNĐ 1.139.706.15 2 31.405.835.58 31.675.418.36 Tài sản ngắn hạn VNĐ 1.861.745.53 0 31.757.319.90 82.005.522.98 Nợ ngắn hạn VNĐ 1.560.757.36 7 1.453.764.42 4 1.678.827.67 3 Hệ số thanh toán ngắn hạn Lần 1,19 1,21 1,19 Hệ số thanh toán nhanh Lần 0,46 0,27 0,20 Hệ số thanh toán tức thời Lần 0,104 0,103 0,043
Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Tiền và các khoản
TĐT
VNĐ 161.709.79
6 4 150.355.19 2 72.078.43
Doanh thu thuần VNĐ 2.949.596.16
5 2.170.081.534 02.341.500.11 Vòng quay tiền mặt Vòng 18,2 4 14,43 32,49 Thời gian một vòng quay tiền mặt Ngày 19,7 4 24,9 4 11,0 8
(Nguồn: Tổng hợp từ bảng cân đối kế toán của công ty)
Qua bảng trên ta thấy hệ số khả năng thanh toán ngắn hạn của công ty khá ổn định ở giai đoạn 2016 -2018. Khả năng thanh toán ngắn hạn của công ty giai đoạn này luôn duy trì ở mức lớn hơn 1 chứng tỏ khả năng thanh toán ngắn hạn của công ty tương đối tốt.
Hệ số khả năng thanh toán nhanh dùng để đo lường khả năng thanh toán bằng tiền và các khoản TĐT, các khoản dễ chuyển hóa thành tiền để thanh toán không kể
45
đến khoản mục HTK. Ta thấy hệ số khả năng thanh toán của công ty trong ba năm qua giảm dần và dưới 1. Hệ số này cho thấy khả năng thanh toán nhanh của công ty đang ở mức kém.
Trong 3 năm qua hệ số khả năng thanh toán tức thời liên tục giảm đặc biệt giảm sâu ở năm 2018 và nhỏ hơn 1. Đây là một dấu hiệu cảnh báo cho công ty về khả năng trả nợ của công ty, công ty nên bổ sung các khoản tiền tại quỹ để đảm bảo các hoạt động kinh doanh được diễn ra bình thường tránh tình trạng trả nợ chậm và bị ghi vào lịch sử tín dụng giảm uy tín của công ty.
- Đánh giá hiệu quả sử dụng tiền mặt của công ty.
Bảng 4.7: Các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng tiền mặt của công ty.
(Nguồn: Tổng hợp từ báo cáo tài chính của công ty)
Qua bảng số liệu trên ta thấy vòng quay tiền mặt biến động bất ổn trong vòng 3 năm qua. Chỉ số này phản ánh rằng với một đồng tiền và tương đương tiền tạo ra được bao nhiêu đồng DT. Năm 2016 cứ một đồng tiền và TĐT tạo ra 18,24 đồng DTT. Năm 2017 cứ một đồng tiền và TĐT chỉ tạo ra được 14,43 đồng DT. Năm 2018 cứ một đồng tiền và TĐT lại tạo ra được 32,49 đồng doanh thu. Sở dĩ năm 2018 vòng quay tiền mặt đạt giá trị lớn nhất là do sự gia tăng DTT năm 2018 tăng 7,9% so với năm 2017.
Nhìn vào chỉ số thời gian một vòng quay tiền mặt ta thấy công ty chưa sử dụng hiệu quả khoản mục tiền và TĐT. Thời gian một vòng quay tiền mặt giai đoạn 2016 -2018 tương đối lớn. Tỷ số này tăng ở năm 2017 và giảm ở năm 2018. Năm 2016, thời gian một vòng quay tiền mặt là 19,74 ngày tuy nhiên sang năm 2014 chỉ tiêu
Thời hạn Quá trình tiến hành thu hồi nợ
Sau 10 ngày kể từ
ngày quá hạn Gửi mail nhắc nhở thời hạn trả nợ, giá trị khoản nợ.
này lại tăng lên 24,94 ngày. Năm 2018, thời gian một vòng quay tiền mặt giảm xuống còn 11,08 ngày.
Do số lượng sản phẩm tiêu thụ năm 2017 giảm mạnh dẫn tới DTT giảm làm cho hiệu quả sử dụng tiền mặt giảm sút do vòng quay tiền mặt giảm và thời gian một vòng quay tiền mặt lại tăng. Tuy nhiên sang đến năm 2018 tình hình kinh doanh của công ty được cải thiện hiệu quả sử dụng tiền mặt tăng. Vòng quay tiền mặt tăng, số ngày một vòng quay giảm. Đây là một dấu hiệu khởi sắc cho tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian tới.
b. Thực trạng quản trị khoản phải thu.
- Các biện pháp quản trị khoản phải thu ngắn hạn của công ty.
Việc quản lý khoản phải thu là một công tác quan trọng trong quản trị TSNH của công ty. Bởi lẽ nó quan trọng vì nếu công tác quản trị khoản phải thu không tốt sẽ dẫn tới tình trạng công ty bị khách hàng chiếm dụng vốn, công ty không đủ vốn để tiến hành các hoạt động kinh doanh. Và nếu công ty không chấp nhận cho khách hàng nợ, không có các chính sách tín dụng thương mại công ty có thể sẽ mất một lượng khách hàng lớn. Tuy nhiên khi cho khách hàng nợ công ty luôn có quy định chặt chẽ bắt buộc khách hàng phải tuân thủ.
Việc cho khách hàng nợ lại công ty thường xem xét các chỉ số tài chính, lịch sử tín dụng và lịch sử quá trình trả nợ của khách hàng.
Theo thông tin của phòng tài chính kế toán công ty tỷ lệ và thời hạn cấp tín dụng của công ty được quy định như sau:
“ Nhóm khách hàng có mối quan hệ thân thiết, làm ăn lâu năm với công ty thường trả nợ đúng hạn hoặc các doanh nghiệp nhà nước, trường học công lập có độ tin cậy cao có thể không phải đặt cọc và thời hạn nợ dài.
Nhóm khách hàng có quy mô nhỏ, có lịch sử tín dụng tốt, đã từng giao dịch với công ty có thể yêu cầu đặt cọc 10% - 20% giá trị đơn hàng, thời hạn trả nợ không quá 3 tháng.
Nhóm khách hàng lần đầu giao dịch với công ty, công ty yêu cầu đặt cọc từ 20% -30% giá trị đơn hàng, thời hạn trả nợ không quá 1 tháng.
47
Nhóm khách hàng có lịch sử tín dụng không tốt, công ty yêu cầu đặt cọc ít nhất 30% giá trị đơn hàng và phải hoàn tất thanh toán cho công ty ngay sau 15 ngày khi công ty cung cấp hàng hóa cho khách hàng.”
Ngoài những quy định cụ thể về quá trình cấp tín dụng cho khách hàng, công ty cũng đưa ra quy định cho quá trình thu hồi các khoản nợ như sau:
Sau 20 ngày kể từ ngày quá hạn
Gửi mail thông tin hóa đơn yêu cầu khách hành tiến hành thanh toán khoản nợ, cảnh báo cho khách hàng về tín nhiệm và các khoản chiết khấu mà khách hàng sẽ không được hưởng.
Sau 30 ngày kể từ ngày quá hạn
Gọi điện thoại nhắc nhở khách hàng lần thứ 3 về khoản tiền khách hàng phải thanh toán cho công ty.
Từ 30 -45 ngày kể từ ngày quá hạn
Công ty tiến hành đến tận nơi gặp trực tiếp với khách hàng bàn bạc về khoản nợ mà khách hàng nợ công ty.
Sau 60 ngày kể từ ngày quá hạn
Công ty chuyển khoản nợ này vào khoản mục phải thu khó đòi và tiến hành trích lập dự phòng, giảm tín nhiệm khách hàng và nhờ sự can thiệp của bên thứ 3 nếu cần.
Chỉ tiêu
Năm 2016__________ Năm 2017__________ Năm 2018__________ Chênh lệch 2018-2017 Chênh lệch 2017-2016
Số tiền Tỷ lệ
%_____ Số tiền Tỷ lệ% Số tiền Tỷ lệ% Tuyệt đối
Tương
đối (%) Tuyệt đối
Tương đối (%) ^Cac KPT NH 2 560.329.58 0 10 6 201.129.12 0 10 3 258.026.19 100 56.897.067 9 28,2 (359.200.456) ) (64,11 KPT KH 501.186.35 8~ 89,44 152.772.92 8 75,96 193.759.77 2 75,09 40.986.84 4~ 26,8 3 (348.413.430) ~ (69,52) Trả trước cho người bán______ 53.253.024 9,5 1 48.356.198 24,04 55.898.307 21,66 7.542.109 0 15,6 6) (4.896.82 (9,20) Các KPT khác 5.890.20 0 1,0 5 0 0 8.36811 4 3,25 8.368.114 - (5.890.20 0) (1) DP PT khó đòi 0 0 0 0 0 0 0 0 Tỷ trọng / TSNH 30,1 0 11,45 12,87
(Nguồn: Phòng tài chính — kế toán công ty)
Dựa vào các quy định về công tác cấp tín dụng và quá trình tiến hành thu nợ công ty luôn phải kiểm soát chặt chẽ các khoản phải thu, số tiền và thời hạn còn lại của khoản nợ nhằm có các biện pháp cụ thể để thu hồi khoản nợ tránh tình trạng khoản nợ rơi vào tình trạng nợ phải thu khó đòi và phải trích lập dự phòng. Tuy nhiên nhìn vào bảng cân đối kế toán của công ty có thể thấy rằng công ty đang có công tác quản trị khoản phải thu khá tốt trong thời gian 2016 - 2018 không xuất hiện các khoản nợ khó đòi và công ty không phải tiền hành trích lập dự phòng. Đây là một dấu hiệu đáng mừng cho công tác quản trị của công ty.
- Cơ cấu khoản phải thu ngắn hạn của công ty giai đoạn 2016 -2018.
48
Bảng 4.9: Cơ cấu khoản phải thu ngắn hạn của công ty giai đoạn 2016- 2018.
(Nguồn: Bảng cân đối kế toán của công ty)
Trong mỗi một doanh nghiệp việc chiếm dụng vốn, bị chiếm dụng vốn là một việc bình thường và luôn phát sinh trong mỗi doanh nghiệp. Nếu quản trị tốt khoản phải thu và giá trị khoản phải thu ở mức độ cho phép được thì đây là một dấu hiệu tốt để mở rộng thi trường tiêu thụ cho doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu quản trị không tốt khoản phải thu dẫn tới tình trạng nguồn vôn của doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng, doanh nghiệp không có đủ vốn để tái đầu tư và có thể dẫn tới việc phải trích lập dự phòng.
Khoản phải thu ngắn hạn của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ tổng hợp Việt Cường bao gồm phải thu khách hàng, trả trước cho người bán và các khoản phải thu khác. Công ty không có khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
Phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong khoản mục khoản phải thu