❖ Năng lực cán bộ kế hoạch.
Đào Thị Liễu 1984 Kế toán Nguyễn Đức Dũng 1978 Tài chính
(Nguồn: Phòng kế hoạch)
Qua bảng trên, để lập được bảng kế hoạch kinh doanh thỏa mãn các yêu cầu của công ty thì người lập kế hoạch phải có hiểu biết sâu rộng về các lĩnh vực kinh doanh của công ty, có hiểu biết về các công việc của các phòng ban khác, có chuyên môn cao trong lập kế hoạch kinh doanh. Qua đó cho thấy với nguồn nhân viên hiện có của công ty tại phòng lập kế hoạch kinh doanh thì đã đáp ứng được phần nào về nhu cầu lập kế hoạch kinh doanh của công ty, các nhân viên năm những chuyên môn riêng hiểu biết về cac lĩnh vực kinh doanh của công ty. Điều này giúp phòng ban hiểu rõ về lĩnh vực kinh doanh, các nguồn lực nội bộ của công ty và từ đó lên được các kế hoạch kinh doanh, triển khai nó một cách hiệu quả nhất.Tuy nhiên thiếu sót ở đây là các nhân viên chưa có ai có chuyên môn về lập kế hoạch kinh doanh, điều này sẽ là một yếu tố làm bản kế hoạch kinh doanh không đạt được chất lượng cao nhất.
Để khắc phục hạn chế này thì công ty đã tổ chức các chương trình học nhằm nâng cao chất lượng và chuyên môn về lập kế hoạch kinh doanh cho bộ phận kế hoạch. Đồng thời tuyển thêm những cá nhân có chuyên môn lập kế hoạch kinh doanh có năng cho bộ phận này.
Tại công ty G&B để lập được bản kế hoạch kinh doanh đáp ứng nhu cầu của công ty thì các phòng phải ban trong công ty phải liên kết với nhau, qua đó cung cấp những thông tin cần thiết để lập kế hoạch kinh doanh. Phòng kinh doanh tiếp thị sẽ thu thập những thông tun về khách hàng, những đổi mới trong nhu cầu của thị trường, sau đó tổng hợp các thông tin đã tổng hợp được để cung cấp cho phòng kế hoạch, đồng thời thu nhận thêm thông tin về các sản phẩm của công ty để lên các kế hoạch Marketing phù hợp. Phòng nhân sự sẽ cung cấp các số liệu nhân sự của công ty qua năm vừa qua, phòng tài chính đánh giá tình hình chi tiêu cho các hoạt động của công ty. Sau đó dựa trên các số liệu nhận được phòng kế hoạch phân tích các số liệu này, xem sét các mục tiêu của nhà lãnh đạo mà thiết lập các tính toán tổng quát về chi phí và hoạt động sẽ diễn ra cho tương lai. Sau đó đưa mục tiêu của công ty xuống các phòng ban trong công ty. Phòng tài chính sẽ thu nhận thông tin này để dự tính kế hoạch ngân sách phù hợp cho công ty. Phòng nhân sự và phòng tiếp thị cũng lên kế hoạch nhân sự và Marketing của mình.
Sau khi các phòng ban đưa lên các kế hoạch Marketing, kế hoạch tài chính, kế hoạch nhân sự.. .Thì phòng kế hoạch sẽ tổng hợp và đưa ra bản kế hoạch tổng thể nộp lên ban lãnh đạo xét duyệt. Sau khi tổng hợp kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất phòng kế hoạch đưa bản kế hoạch xuống các phòng ban để các hoạt động cùa công ty G&B trong năm diễn ra nhịp nhàng và hiệu quả nhất.
Để giúp thông tin được cập nhật liên tục thì công ty đã thiết lập hệ thống thông tin nội bộ cho phép cập nhật những thay đổi đang diễn ra trong nội bộ công ty và những biến động môi trường bên ngoài. Phòng kế hoạch sẽ dựa trên những thông tin cập nhật này để phân tích, đánh giá để điều chỉnh các hoạt động trong bản kế hoạch hiệu quả nhất giúp công ty đạt được mục tiêu kinh doanh.
Sự liên kết giữa các phòng ban trong công ty đã giúp công ty nắm bắt được những thay đổi trong nội bộ cũng như môi trường bên ngoài công ty. Điều này giúp công ty có cái nhìn khách quan nhất những gì diễn ra trong và ngoài doanh nghiệp.
Đồng thời giúp công tác lập kế hoạch kinh doanh thuận lợi nhất, đỗ chính xác cao nhất và với chất lượng đáp ứng yêu cầu của công ty.
❖ Điều kiện tiếp xúc thông tin.
Thông tin về thị trường và đối thủ cạnh tranh của công ty được phòng kinh doanh tiếp thị thu thập, nơi sẽ thực hiện tổng hợp và phân tích các thông tin. Các thông tin trong nội bộ sẽ được nhận quan hệ thống thông tin nội bộ của công ty. Các thông tin về khách hàng, đối tác sẽ được thu nhập qua cá hội chợ, sự kiện và tiềm kiếm hàng năm.
Các phòng tại công ty đều có internet, có thể dễ dàng cập nhật thông tin về thị trường hiện nay. Phòng kế hoach dễ dàng cập nhật thị trường từ đó xác định xu hướng của thị trường, qua đó có hướng phát triển hợp lý theo hướng đáp ứng nhu cầu của thị trường trên nguồn lực của doanh nghiệp.
Để có thể làm việc hiệu quả công ty cũng cung cấp đầy dủ các trang bị càn thiết phục vụ cho nhu cầu công việc, có mạng nội bộ dễ dàng liên hệ các phòng ban để cập nhật thông tin thay đổi từng ngày, các công cụ văn phòng cơ bản nhu fax, máy in, máy tính. Với những trang thiết bị hiện đại cho thấy điều kiện làm việc của văn phòng khá tốt, đảm bảo phát huy được năng lực, sức mạnh của nhân viên trong công ty.