Việc lập kế hoạch chức năng là việc làm vô cùng quan trọng, nó giúp phân chia các công việc của các chương trình, dự án để đạt được mục tiêu của công ty thành những công việc cụ thể và có cấp độ rõ ràng. Điều này giúp công ty G&B đẽ dàng thực hiện và triển khai các chương trình dự án này một cách dễ dàng và dễ quản lý. Do đó sau khi lập kế hoạch chiên lược công ty lập kê hoạch chức năng để tiến hành thực hiện nhằm rõ con đường đạt được mục tiêu của mình.
2.2.6 Điều chỉnh các bước của kế hoạch.
Khi kế hoạch được hoàn thành thì phòng kế hoạch sẽ trình bày bản kế hoạch này với hội đồng quản trị hoặc nhà lãnh đạo, giám đốc. Nếu kế hoạch được sự đồng thuận
của hội đồng quản trị hoặc giám đôc thì phòng kế hoạch có trách nhiệm thực hiện và chuyển bản kế hoạch kinh doanh xuống các phòng ban khác để bắt đầu tổ chức thực hiện. Nếu bản kế hoạch kinh doanh không được sự đồng thuận cao nhất của hội đồng quản trị hoặc giám đốc thì sẽ được chỉnh lại dựa trên các ý kiến không đồng tình một cách hợp lý và được chuyển lại cho các lãnh đạo để được xét duyệt. Các bước này công ty G&B đã thực hiện tương đối tốt, qua quá trình này các lãnh đạo và nhân viên sẽ hiểu mục tiêu, tầm nhìn cũng như ý chí của ban lãnh đạo, đồng thời cho thấy trình độ chuyên môn của phòng kế hoạch.
Khi đã qua trình bày bản kế hoạch kinh doanh với hội đồng quản trị hoặc giám đốc thì bản kế hoạch sẽ được các ý kiến phản hổi từ ban lãnh đạo này, các bước thực hiện bản kế hoạch sẽ được điều chỉnh lại cho hợp lý nhất, đạt được sự đồng thuận cao nhất từ hội đồng hoạt, giám đốc. Qua đó các chương trinh, dự án trong bản kế hoạch sẽ được nhiều sự ủng hộ từ ban lãnh đạo, được sự hỗ trợ, nguồn vốn tốt nhất để thực hiện đạt mục tiêu chung của công ty. Các kế hoạch tác nghiệp được phân chia phù hợp và hiệu quả hơn để bắt đầu đưa vào hoạt động.
Sự góp mặt các ý kiến của lãnh đạo, hội đồng quả trị rất có ý nghĩa. Sau khi đã thu nhận các ý kiến này bản kế hoạch kinh doanh sẽ thể hiện sự đồng tình của các nhà lãnh đạo với kế hoạch đã được thông qua, như thế kế hoạch sẽ được ủng hộ cao và được được thự thi dễ dàng. Tuy nhiên việc lập kế hoạch kinh doanh cần sự chuyên môn cao và sự nghiên cứu thầu đào về các yếu tố trên thị trường, do vậy các nhà lãnh đạo là những người không chuyên về lập kế hoạch kinh doanh tronh doanh nghiệp. Điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của bản kế hoạch kinh doanh do tính chủ quan trong ý kiến của các nhà quản lý. Nên việc tiếp thư các ý kiến này phải được phòng kế hoạch lược bỏ các ý kiến không thực sự hữu dụng để lập được bản kế hoạch kinh doanh hiệu hiệu quả nhất.
2.3 Nội dung các kế hoach kinh doanh của công ty G&B năm 2018.2.3.1 Kế hoạch marketing. 2.3.1 Kế hoạch marketing.
STT Hoạt động Kinh phí
Như đã trình bay trên phần cơ sở lý thuyết, kế hoạch Marketing sẽ dựa trên các chính sách bán hàng mà công ty đề ra dựa trên mục tiêu kinh doanh của công ty. Qua đó mọi hoạt động liên quan đến kế hoạch marketing phải được lập dựa trên mục tiêu, đinh hướng kinh doanh của công ty đã đề ra từ đầu. Các hoạt động Marketing giới thiệu các sản phẩm của công ty đến với thị trường. Marketing làm tăng khối lượng khách hàng cho công ty, đồng thời tăng doanh thu cho công ty. Với tầm quan trong đó, kế hoach marketing phải phân tích thị trường để đạt hiệu quả quảng cáo tốt nhất.
Trong thực tế công ty G&B dựa theo mục tiêu kế hoạch kinh doanh mà công ty đề ra. Dựa vào thị trường mục tiêu là cung cấp các thiết bị y tế, mà doanh nghiệp đã thực hiện các kế hoạch Marketing đã tiến hành trong năm trước để tiến hành marketing cho những năm sau. Trong bản kế hoạch marketing của công ty xác định những chi phí và các hoạt động mà doanh nghiệp sẽ tiến hành trong năm nay. Sau khi bản kế hoạch được thông qua công ty sẽ chuyển xuống phòng kinh doanh tiếp thị để thực hiện chi tiết về kế hoạch Marketing này.Dựa trên các thống kê số liệu từ những năm trước, phòng kế toán thực hiện hàm hôi quy tuyến tính để tính doanh thu dự báo của doanh nghiệp vào năm sau. Qua số liệu mà phòng kế toán gửi qua, phòng kế hoạch lập các kế hoạch Marketing cho năm sau phù hợp nhất.
Các kế kế hoạch Marketing của công ty để đạt được mục tiêu:
- Tổ chức các buổi sự kiện giới thiệu sản phẩm của công ty 3 lần/năm.
- Đăng tin rao trên các trang báo mạng điện tử như: Facebook, zalo, Intargram... - Telesales đến các trung tâm ty tế, các bệnh viện, trụ sở có nhu cầu.
- Quảng cáo thiết bị y tế qua truyền thông hàng ngày. - Tiến hành giới thiệu trực tiếp sản phẩm tại các cơ sở y tế.
Dựa trên các tính toán của công ty, công ty đã xác định chi phí của hoạt động marketing mà doanh nghiệp tiến hành như sau:
Bảng 5: Ke hoạch marketing của công ty G&B
1 Hoạt động PR 3000 2 Hội chợ 3000 3 Hội nghị khách hàng 1000 4 Công cụ Marketing 1000 5 Quảng cáo + Truyền hình 500 + Truyền thanh 500 + Báo chí 500 Tổng cộng 9500
Qua bản kế hoạch trên ta thấy các hoạt động trong kế hoạch marketing của công ty G&B chưa thực sự rõ ràng, Các chi phí cho hoạt động Marketing của doanh nghiệp định tiến hành chỉ mang cái nhìn tổng quát, chưa nêu được các hoạt động cụ thể, số lượng, địa điểm, thời gian mà công ty định thực hiện trong thời gian tới.
Dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty và phong kinh doanh tiếp thị các hoạt động Marketing của công ty đã đạt được hiểu quả cao trong năm qua. Tuy nhiên dưới cái nhìn, góc độ của nhà nghiên cứu thì kế hoach marketing của công ty G&B nên chú khác phục những khuyết điểm :
• Kế hoach Marketing Được lập dựa trên các thông tin thu thập được từ môi trường trong và ngoài doanh nghiệp. Tuy nhiên trong kế hoạch Marketing của công ty chỉ nói về chi phí và các hoạt động Marketing định tiến hành, chưa có yếu tố phân tích các đặc điểm của thị trường hiện tại. Điều này có thể dẫn tới công ty không ác định được lượng tiêu thị của thị trường, dẫn đến quảng cáo sai và các mặt hàng nhập khẩu về có thể không đáp ứng nhu cầu thực tế của khách hàng.
• Kế hoach kinh doanh cần nêu ra các phương pháp với các giả định, những thay đổi trong tương lai của thị trường. Từ đó bản kế hoạch Marketing có những giải pháp, chiến lược cụ thể phù hợp với các sự thay đổi này một cách nhanh chóng và hợp lý nhất.
• Kế hoạch Marketing xác định các mục tiêu kinh doanh dựa trên các số liêu phân tích, dự báo về thị trường hiện này, qua đó phản ánh quyết tâm và ý chí của người lãnh đạo trong việc đạt được các mục tiêu đề ra. Nhưng trong bản kế hoạch Marketing này chỉ nêu các hoạt động Marketing mà chưa đề cập dến các mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn đạt được.
• Để đạt được hiểu quả cao hơn phòng kế hoạch và phòng tiếp thị phải có sự kết hợp nhằm tính toán được doanh thu và chi phi thực hiện quảng cáo, có được những sự hiểu biết về nhu cầu khách hàng cũng nhu về thị trường hiện tại sẽ giúp phòng kế hoạch đánh giá đúng đắn nhất về kế hoạch Marketing này. Ngoài ra phượng tiện tính toán của công ty cũng có những hạn chế, các biến số theo thị trường luôn thay đổi liên tục, kèm theo có nhiều tố ảnh hưởng đến quyết định của khách hàng, nên việc chỉ dựa theo hàm tuyến tính đơn giản sẽ làm các số liệu tính toán được từ phường pháp này không thực sự thể hiện được các thay đổi nhanh chóng của thị trường, điều này sẽ làm bản kế hoạch mất độ tin cậy.
2.3.2 Ke hoạch bán hàng
Dựa trên các kết quả mà công ty đã làm được năm qua mà phòng kế hoạch xác định các mục tiêu kế hoạch bán hàng nắm sau. Sau đó được chuyển sang phòng kinh doanh tiếp thị, trưởng phòng sẽ phân bố các chỉ tiêu cần đạt được cho nhân viên. Các chỉ tiêu sẽ được cụ thể cho từng tháng và tứng khu vực thị trường của công ty. Nhân viên kinh doanh quản lý các khu vực này sẽ được nhận chỉ tiêu theo và thực hiện theo chỉ thị của phòng kinh doanh tiếp thị.
Kết quả Mức hỗ trợ Đánh giá
Không đạt Không hỗ trợ Các trường hợp không hoàn thành chỉ tiêu, ý thức làm việc kém, không đáp ứng yêu cầu cam kết.
Đạt 100% 50% Đạt mục tiêu đề ra đã cam kết hỗ trợ 50% chi phí bán hàng.
Đạt 200% trở lên
100% Hỗ trợ 100% chí bán hàng cho nhân viên.
Năng lực của nhân viên bán hàng: - Trình độ 12/12
- Ngoài hình dễ nhìn, khả năng giao tiếp tốt. - Có kinh nghiệm trên 6 tháng.
- Có kỹ năng văn phòng, máy tinh, phương tiện đi lại. Bảng 7: Chính sách hỗ trợ chi phí bán hàng
STT Nội dung đào tạo Chi phí
ĩ Đào tạo kiến thức cho hội đồng quản trị Ĩ50
2 Đào tạo ban giám đốc 250
3 Đào tạo trưởng phòng Ĩ50
4 Đào tạo kỹ năng văn phòng Ĩ65
5 Đào tạo kỹ năng kinh doanh ĩ25
Qua kế hoạch trên hoạt động kế hoạch bán hàng tương đối tốt. Đã có chính sách hỗ trợ nhân viên. Nhưng bên đó kế hoạch bán hàng cần khắc phục để hoạt động bán hàng tốt hơn:
• Kế hoạch xuất phát từ trên số liệu năm trước mà không dựa trên các số liệu phân tích thị trường hiện này. Từ đó có thể kế hoạch không phù hợp với thị trường thay đổi.
• Các kế hoạch kinh doanh cần nêu các rủi ro trong bán hàng trong tương lai, từ đó nêu các giải pháp để giảm tính huống rủi ro cho doanh nghiệp trong tương lai, có thể hành động ngay khi các tình huống xảy ra.
• Kế hoạch dựa trên quan điểm của các nhà lập kế mà không lấy ý kiến từ các bộ phận bán hàng, những người mà hiểu rõ thị trường hiện nay nhất. Nên các nhà lãnh đạo nên lấy thêm các ý kiến của bộ phận bán hàng và từ đó đưa ra mục tiêu một cách chính xác nhất.
2.3.3 Ke hoạch nhân sự
được các mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Với thực tế môi trường thay đôi liên tục từng ngày thì chất lượng nguồn nhân lực là vô cùng quan trọng, đòi hỏi nguồn nhân lực chất lượng ngày càng cao. Để đáp ứng được nhu cầu nhân sự hiện tại và tương lai thì công ty đã thiết lập kế hoạch nhân sự giúp thực hiện được các mục tiêu đề ra của mình.
Sơ đồ kế hoạch nhân sự của công ty năm 2018: Số nhân viên trong công ty.
- Giám đốc ( Mr. dũng)
- Giám đốc tài chính ( Ms Lan) - Trưởng phòng nhân sự (Ms thảo) - Trường phòng kinh doanh ( Mr Đạt) - Trưởng phòng kế hoạch ( Mr Dũng)
- Năm trưởng nhóm kinh doanh (mỗi nhóm 10 nhân viên kinh doanh)
Công ty G&B đã chú trọng đầu tư đội ngũ nhân viên. Xuất phát từ sự cạnh tranh ngày càng cao trên thị trường và nhu cầu đối với lao động của doanh nghiệp, công ty xác định chi phí cho các hoạt động bồi dưỡng, đào tạo nâng cao chất lượng của nhân viên của công ty. Dựa trên các thông tin về nhân viên công ty xác định kế hoạch đào tạo nhân viên nhu sau.
6 Đào tạo kỹ năng cán bộ xuất nhập khẩu 100 7 Dự trữ cho các đào tạo khác 100
Đơn vị : triệu đồng (Nguồn: phòng tài chính)
Dựa vào bảng số liệu trên ta thấy công ty G&B đã rất chú trọng trong công tác nhân sự. Công ty đã lên kế hạch rõ ràng, chi tiết các hoạt đống đào tạo nâng cao chất lượng các nguồn nguồn nhân lực hiện có của công ty. Với sự nâng cao chất lượng này công ty sẽ đáp ứng được định hướng phát triển lâu dài của công ty. Chất lượng nguồn nhân lực tăng lên làm tăng khả năng cạnh tranh của công ty đối với các đôi thủ cạnh tranh, đồng thời kỹ năng của nhân viên tăng giúp công ty nắm bắt được xu thế thị trường từ đó thay đổi hợp lý một cách nhanh nhất. Chất lượng nguồn nhân viên tăng, chuyên môn của các nhân viên tăng giúp doanh nghiệp giữ chân các nhân viên có năng lực trong công ty, đồng thời đề bặt những thành viên có sự phát triển tốt trong công ty. Điều này giúp bộ máy làm việc của công ty càng trơn tru và hiệu quả hơn. Hướng đi đào nhân viên của công ty trong thời đại cạnh tranh công nghệ số ngày nay là rất chính xác, với sự thay đổi liên tục về thị trường lao động hiện này thì một kế hoạch đào tạo là vô cùng cần thiết.
Trong bản kế hoạch nhân sự của công ty, các nhân viên khi tạo lập đã dựa trên các số liệu thống kê từ phòng nhân sự, sau đó đối chiều với các nhu cầu nguồn nhân lực của nhân viên năm sau để thiết lập chính sách đào tạo hợp lý nhất. Sự phân tích và thấu hiểu nội bộ trong công ty, tiếp thu những phát triển nguồn lao động từ bên ngoài giúp công ty lấp đầy những điểm yếu trong bộ máy, đồng thời đáp ứng được với thị trường cạnh tranh gay gắt hiện này.
Doanh thu thưởng
Công ty chưa có phần chi phí thuê nhân viên ngoài nhằm đáp ứng những trường hợp cần nhân viên ngay, công ty chưa dự đoán kế hoạch về chi phí tuyển dụng nguồn nhân lực mới.
Kế hoạch nhân sự cần có thêm phần điều chỉnh nội bộ qua các kế hoạch thuyên chuyền và đề bạt các nhân viên làm việc hiệu quả, có chuyên môn tốt. Điều này sẽ giúp bộ máy làm việc của công ty hiêu quả hơn. Đồng thời với các chính sách đề bạt này giúp những cá nhân có năng gắn kết với công ty, tăng khả năng đóng góp của các thành viên này với công ty, ảnh hưởng đến thái độ của nhân viên, giữ những nhân viên có năng lực cao làm việc cho công ty.
Ngoài ra việc lên kế hoạch đào tạo được lập tại phòng kế hoạch, kế hoạch được lập dựa theo nhu cầu của của các vị trí công việc cần nâng cao của công ty. Tuy vậy các cán bộ kế hoạch không phải là người thực sự hiểu rõ về trình độ các nhân viên mà chỉ qua được các thông tin về năng lực của nhân viên đã ghi nhận từ trước, điều này sẽ ảnh hưởng đến kết quả của công tác đào tạo, do đó phòng kê hoạch nên kết hợp với các bộ phận phòng ban khác để có kế hoạch đào tạo hiệu quả nhất.
Để đánh giá công tác đào tạo hiệu quả hay không thì công ty cần một kế hoạch đánh giá và kiểm tra các nhân viên sao khi đào tạo. Điều này sẽ giúp công ty nắm bắt trình độ của các nhân viên sau các khóa đào tạo, qua đó lên kế hoạch đào tạo những năm sau hiệu quả nhất.
2.3.4 Kế hoạch tài chính.
Kế hoạch tài chính được xây dựng để quản lý các nguồn tài chính của công ty một cách hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược mà công ty đã định hướng phát triển. Kế hoạch tài chính được lập dựa trên sự phân tích tài chính, các chính sách tài chính, các mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty. Qua đó người lãnh đạo xác định được cơ cấu nguồn vốn, các nguồn vốn cớ bản, nhu cầu sử dụng tài chính của công ty.
Lương Nhân viên
Thu nhập = Lương cơ bản + Hoa hồng + thưởng thêm.
Lương cơ bản 6 triệu đồng - 20 triệu đồng. Hoa hồng 1% theo doanh thu bán hàng. Bảng 9: Ke hoạch thưởng thêm
Từ trên 200 - 300 triệu 3 000 Từ trên 300 - 400 triệu 4 000 Từ trên 400 - 500 triệu 5 000 Từ trên 500 - 600 triệu 6 000 Từ trên 600 - 800 triệu 7 000